Ajouter des requêtes

Demandez de la documentation auprès des responsables d'activités et d'autres intervenants.

Fonctionnement

Les auditeurs doivent souvent demander des documents aux dirigeants et à d'autres intervenants pour collecter des informations complémentaires.

Pour demander des documents, vous ajoutez une requête et l'affectez à la personne appropriée. Une fois affectée, la personne reçoit une notification par e-mail avec un lien permettant d'accéder à la requête, et a la possibilité d'ajouter une pièce jointe ou de poster un commentaire.

Exemple

Autorisations

Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels et les testeurs collaborateurs peuvent ajouter des requêtes.

Les testeurs collaborateurs peuvent ajouter des requêtes à partir de l'onglet Requêtes et depuis les contrôles et procédures qu'ils possèdent. Ils peuvent uniquement voir et mettre à jour les requêtes qu'ils ont créées ou auxquelles ils sont affectés en tant que propriétaire de requête. De plus, ils ne peuvent supprimer que les requêtes qu'ils ont créées.

Étapes à suivre pour ajouter une nouvelle requête

1. Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.

   La page d’accueil des Projets s’ouvre.

2. Ouvrez un projet.

   Le tableau de bord du projet s'ouvre.

3. Dans l'onglet Planification, Travail de terrain, ou Résultats, cliquez sur Requêtes dans la barre d'utilitaires en haut à droite.
4. Une fois le panneau latéral Requêtes ouvert, cliquez sur le bouton + Nouvelle requête.
5. Dans la fenêtre Requêtes, saisissez les informations suivantes et cliquez sur Enregistrer :

   Champ	Description
   Demandeur	Indique le nom de la personne qui demande des documents
   Description	Présente les informations demandées, comme le nom du document, le numéro de version ou le service où vous êtes susceptible de trouver les informations Remarque Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Astuce Pour activer la vérification orthographique dans les champs RTF, procédez comme suit : Chrome, Firefox, ou Safari CTRL + clic droit dans le champ sous Windows ou Commande + clic droit sous Mac Internet Explorer ou Microsoft Edge accédez aux paramètres du navigateur et activez la vérification orthographique / mise en surbrillance des mots mal orthographiés
   Propriétaire	Indique le nom de la personne en charge de remplir la requête Le champ de recherche fonctionne sur le prénom ou le nom de la personne. Sélectionnez Indiquer un utilisateur... et procédez de l'une des manières suivantes : Indiquer un utilisateur Sélectionnez une personne sous la liste Utilisateurs si la personne est un utilisateur avec une licence dans l'instance Diligent One. Indiquer un contact Si votre organisation utilise l'application Résultats et a une collection de référence, sélectionnez une personne dans la liste Contacts pour définir un des contacts de votre organisation comme le propriétaire de la requête. Saisir manuellement le nom de la personne et appuyer sur Entrée Utilisez cette option si la personne ne fait pas partie des utilisateurs ou des contacts dans une instance Diligent One. Outre le nom de la personne, vous pouvez saisir manuellement son adresse e-mail dans le champ Adresse e-mail. S'il existe des e-mails en double car la personne est un utilisateur et un contact, l'e-mail de contact est filtré des résultats de recherche et seul l'e-mail utilisateur s'affiche. Remarque Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès ou que le rôle Examinateur de la supervision lui a été affecté pour le projet, un lien non authentifié vers la requête lui est envoyé par e-mail. Cela lui permet d'accéder à la requête pour y répondre.
   CC Facultatif	Indique une ou plusieurs personnes susceptibles de participer à la requête Les personnes mises en copie ne sont pas obligatoirement des utilisateurs à ajouter à une instance Diligent One. Seuls les responsables professionnels, les utilisateurs professionnels ou les utilisateurs affectés à un rôle collaborateur peuvent mettre à jour ce champ. Remarque Si l'utilisateur ne dispose d'aucun accès ou que le rôle Examinateur de la supervision lui a été affecté pour le projet, un lien non authentifié vers la requête lui est envoyé par e-mail. Cela lui permet d'accéder à la requête pour y répondre. Astuce Vous pouvez appuyer sur la touche Entrée, la barre d'espace, la touche virgule, tabulation ou point-virgule pour ajouter un e-mail à la liste CC. Les adresses e-mail sont validées avant l'enregistrement.
   Date d'échéance facultatif	Indique la date à laquelle la requête doit être traitée
   Objet de l'e-mail facultatif	Offre la possibilité de personnaliser la ligne d'objet de l'e-mail Remarque Les modifications apportées sont ajoutées à la ligne d'objet d'origine.
   Message de l'e-mail facultatif	Offre la possibilité de personnaliser le corps de l'e-mail Remarque Les modifications apportées sont effectuées dans le corps du texte original.
   Notification	Remarques Ce champ est uniquement disponible si vous mettez à jour un élément de requête existant. Envoyer maintenant Envoie un e-mail immédiatement au propriétaire de la requête et aux personnes mises en copie . Envoyer le rappel [fréquence] Envoie un e-mail au propriétaire de la requête et aux personnes mises en copie selon une planification récurrente spécifiée. Pour obtenir plus d'informations sur les rappels récurrents, reportez-vous à la section Envoyer des rappels de requête récurrents.

Ajouter plusieurs requêtes

Pour en savoir plus sur l'ajout de plusieurs requêtes simultanément, voir Importation en bloc de requêtes.