Notifications par e-mail dans Projets

Des e-mails sont envoyés depuis Projets pur informer les utilisateurs sur :

  • les requêtes, les examens, les tâches, ou les actions affectés
  • les changements effectués dans les projets
Remarque

Les utilisateurs qui indiquent ne pas avoir reçu de notifications par e-mail doivent vérifier leur filtre anti-spam. Les notifications par e-mail sont envoyées par notifications@highbond.com à moins que votre organisation n'ait configuré un émetteur spécifique. Pour plus d’informations, consultez la section Configurer un expéditeur d’e-mail spécifique.

Activer ou désactiver les notifications par e-mail

Il est possible d'activer et de désactiver les notifications par e-mail dans la Barre de lancement. Pour plus d’informations, consultez la section Gérer les notifications par e-mail.

Langage d'e-mail

Lorsqu'un e-mail est envoyé à une adresse appartenant à un utilisateur, le contenu de l'e-mail s'affiche dans les paramètres de langue de l'utilisateur. Lorsqu'un e-mail est envoyé à une adresse e-mail n'appartenant pas à un utilisateur, le contenu de l'e-mail s'affiche avec les paramètres de langue par défaut de l'organisation.

Configurer la fréquence d'envoi des rappels

Si vous devez envoyer des rappels récurrents à propos des actions et des requêtes, vous pouvez configurer à quelle fréquence les notifications par e-mail doivent être envoyées aux propriétaires et aux personnes en CC.

Vous pouvez envoyer des rappels récurrents selon :

  • une planification journalière, hebdomadaire ou mensuelle
  • une planification personnalisée basée sur un nombre « x » de jours avant la date d'échéance

Exemple

Configuration de rappels récurrents

Scénario

Vous créez une requête et indiquez la date d'échéance au 3 mai 2019. Vous configurez également vos paramètres de notification comme suit :

  • Envoyer des rappels récurrents Toutes les semaines
  • Envoyer des rappels avant la date d'échéance 5, 3, 1, vierge, vierge

Résultat

Les e-mails de rappel pour la requête sont envoyés toutes les semaines (tous les lundi) avant le 3 mai 2019. D'autres e-mails de rappel pour la requête sont également envoyés 5, 3 et 1 jours avant la date du 3 mai 2019.

Après le 3 mai, l'envoi des e-mails de rappel se poursuit sur un rythme hebdomadaire jusqu'à ce que la requête soit fermée, supprimée ou affectée à une autre personne. Si la personne à laquelle la requête est affectée est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.

Étapes

  1. Sur la page d’accueil de la barre de lancement (www.highbond.com), sélectionnez l’application Projets pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Projets.

    La page d’accueil des Projets s’ouvre.

  2. Sous Administration système, sélectionnez Gérer les types de projets.
  3. Accédez au type de projet qui convient, puis sélectionnez Modifier.

    La page Gérer les types de projets s’ouvre.

  4. Sélectionnez l’onglet Notifications.
  5. Configurez les champs suivants et sélectionnez Enregistrer :
    ChampPar défautRemarques
    Envoyer des rappels récurrentsHebdomadaire

    Sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel dans la liste déroulante pour indiquer la fréquence à laquelle les e-mails de rappel vont être envoyés pour les éléments en attente (actions/requêtes ouvertes ou échues).

    L’envoi des e-mails de rappel commence à 00h00 UTC. Rappels hebdomadaires envoyés les lundis et rappels mensuels envoyés le premier jour du mois.

    L'envoi des e-mails de rappel pour les actions ou les requête s'effectue avant et après la date d'échéance jusqu'à ce que les éléments soient fermés, supprimés ou affectés à une autre personne. Si la personne à laquelle l'élément est affecté est retirée du projet ou si le projet est archivé, l'envoi des e-mails de rappel s'arrête également.

    Envoyer des rappels avant la date d'échéance 

    Sélectionnez cette option afin de définir un programme personnalisé pour les e-mails de notification en fonction du nombre de « x » jours avant la date d'échéance de l'action ou de la requête. Vous pouvez indiquer jusqu'à cinq fréquences de notification personnalisée.

    Si la date d'échéance d'une action/requête est dépassée ou si aucune date d'échéance n'est définie, les e-mails de rappel sont envoyés selon la fréquence par défaut (hebdomadaire) ou selon une fréquence de rappel récurrente spécifiée (quotidienne ou mensuelle).

    Remarque

    Si vous activez uniquement l'envoi régulier d'e-mails de rappel récurrent sans autre rappel planifié « x » jours avant la date d'échéance, Diligent One envoie régulièrement des rappels récurrents avant et après la date d'échéance.

    Toutefois, si vous activez ces types de notifications, Diligent One envoie uniquement les rappels selon le calendrier personnalisé avant la date d'échéance et envoie uniquement les autres rappels récurrents de manière régulière après la date d'échéance.

Types de notifications par e-mail

Type de notification Objet de l'e-mail Occurrence de l'e-mail Rôles qui peuvent recevoir l'e-mail
Réinitialiser le mot de passe utilisateur Réinitialisez votre mot de passe

Lorsqu'un admin de projet réinitialise un mot de passe utilisateur

Remarque

Les admins de projet peuvent réinitialiser un mot de passe utilisateur sous Administration système > Gérer les utilisateurs.

 N’importe quel rôle
Chargement en bloc Éléments chargés Lorsqu'un les risques ou les contrôles sont chargés en bloc dans un projet ou un cadre ou lorsque les problèmes sont chargés en bloc dans un projet Responsable professionnel
Sauvegarder Téléchargez votre sauvegarde du projet. Lorsque la sauvegarde d'un projet est terminée Responsable professionnel
Échec de la sauvegarde du projet : essayez à nouveau Lorsqu'un problème arrive pendant le processus de sauvegarde d'un projet. Responsable professionnel
Création de projet Échec de la création du projet : essayez à nouveau Lorsqu'un problème survient pendant le processus de création d'un projet dans un plan d'assurance
  • Admin de projet
  • Créateur de projet
Projet archivé ou rollforwardé Projet archivé Lorsqu'un projet est archivé Responsable professionnel
Échec de l'archivage de NomProjet : essayez à nouveau Lorsqu'un projet est archivé et qu'un problème survient Responsable professionnel
Rollforward du projet terminé Lorsqu'un projet a été rollforwardé Responsable professionnel
Projet supprimé Projet supprimé Lorsqu'un projet est supprimé et sera automatiquement supprimé de manière définitive dans 30 jours
  • Admin de projet
  • Créateur de projet
Importer, cloner et copier Normes et réglementations importées Lorsque des normes ou des réglementations sont correctement importées dans une carte de conformité
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
Échec de l'importation de la carte de conformité : essayez à nouveau Lorsque des normes ou des réglementations n'ont pas pu être importées dans une carte de conformité
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
Échec de l'importation de la bibliothèque de contenu : essayez à nouveau Lorsqu'un problème survient au cours du processus d'importation de la bibliothèque de contenu
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
  • Échec du processus d'importation : essayez à nouveau
  • Échec du processus de clonage : essayez à nouveau
  • Échec du processus de rollforward : essayez à nouveau
  • Échec de la copie de certification : essayez à nouveau
 Lorsqu'un problème arrive pendant le processus d''importation, de clonage, de rollforward ou de copie
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
Évaluations automatisées Mises à jour des évaluations automatiques
  • Lorsque les évaluations de risque et de contrôle ont été mises à jour par un pilote d'évaluation
  • Si un pilote d'évaluation a été désactivé suite à une erreur.
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
Vérifier NomUtilisateur vous a affecté en tant qu'examinateur.

Lorsque l'examinateur suivant est affecté pour réviser un des éléments suivants :

  • un fichier de planification ;
  • une description ;
  • une matrice de contrôle du risque ou un plan de projet ;
  • une liste des procédures d'exécution ou de revues générales ;
  • une procédure d'exécution ou revue générale individuelle ;
  • une liste de plans de test ;
  • un plan de test individuel ;
  • une session de test ;
  • un test individuel ;
  • un problème (détails, remédiation ou informations sur le retest).
  • Responsable professionnel
  • Utilisateur professionnel
  • Responsable de la supervision
Tâches NomUtilisateur vous a affecté une tâche Lorsqu'une tâche vous a été affectée. N’importe quel rôle
NomUtilisateur a commenté une tâche Lorsqu'une personne publie un commentaire sur une tâche. N’importe quel rôle

Fermer une tâche

Lorsqu'une personne efface une tâche.

 N’importe quel rôle
NomUtilisateur a fermé une tâche Lorsqu'une personne ferme une tâche. N’importe quel rôle
Actions, requêtes, certifications et affectations

NomAssignateur a affecté un élément d'action à NomAssigné

 Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une action N’importe quel rôle
NomUtilisateur a mis à jour un élément d'action

Lorsqu'une personne met à jour une action

Cet e-mail est envoyé au créateur de l'action, au propriétaire de l'action et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant mis à jour l'action ne reçoit pas cet e-mail.

 N’importe quel rôle
NomUtilisateur a commenté un élément d'action

Lorsqu'une personne enregistre un commentaire sur une action

Cet e-mail est envoyé au créateur de l'action, au propriétaire de l'action et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail.

 N’importe quel rôle

Répondre à une requête

Remarque

L'objet de cet e-mail est personnalisable.

 Lorsque vous êtes affecté pour répondre ou contribuer à une requête N’importe quel rôle
NomUtilisateur a mis à jour une requête

Lorsqu'un fichier est joint à une requête.

Cet e-mail est envoyé au créateur de la requête, au propriétaire de la requête et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant joint le fichier ne reçoit pas cet e-mail.

 N’importe quel rôle
NomUtilisateur a commenté une requête

Lorsqu'une requête est exécutée (ajout d'un commentaire).

Cet e-mail est envoyé au créateur de la requête, au propriétaire de la requête et aux utilisateurs mis en CC. La personne ayant ajouté le commentaire ne reçoit pas cet e-mail.

 N’importe quel rôle

NomUtilisateur vous a affecté à un(e) NomÉlément

 Lorsqu'un utilisateur a été affecté en tant que propriétaire, propriétaire exécutif ou Utilisateur affecté pour un objectif, un contrôle, un test ou un problème publié.
  • Propriétaire ou propriétaire exécutif N'importe quel rôle
  • Utilisateur affecté uniquement le responsable professionnel, l'utilisateur professionnel ou le testeur collaborateur

Répondre à NomQuestionnaire

Lorsqu'une tâche de performance de contrôle est envoyée à une personne en charge d'exécuter un contrôle

 N’importe quel rôle
Répondre à NomEnquête_d'évaluation Lorsqu'une enquête d'évaluation est envoyée à un propriétaire de contrôle N’importe quel rôle

NomUtilisateur demande votre certification

Remarque

L'objet de cet e-mail est personnalisable.

 Lorsqu'une demande de certification est envoyée à un utilisateur N’importe quel rôle
Rappel Répondre aux éléments d'action

Lorsque l'état d'une action est « Ouvert », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés

 N’importe quel rôle
  • Action demandée sur un élément de requête ouvert
  • Répondre à plusieurs requêtes

Lorsque le statut d'une requête est « Ouvert », des rappels récurrents sont envoyés en fonction des paramètres configurés

 N’importe quel rôle