Création de rapports d'extraction

Les rapports d'extraction permettent aux lecteurs de rapport de suivre un chemin de forage spécifique défini par l'auteur du rapport. Vous pouvez créer un rapport d'extraction pour autoriser les lecteurs du rapport à passer de rapports généraux à des rapports plus détaillés.

Fonctionnement

Les rapports d'extraction ont deux composants :

• Rapport principal Rapport principal qui contient des liens vers d'autres rapports enfant.
• Rapports enfant Rapports qui sont liés au rapport principal

Lorsque vous liez un ou plusieurs rapports enfant à un rapport principal, vous définissez une relation entre les rapports basée sur des champs dans le rapport principal qui correspondent aux filtres dans le rapport enfant.

Cette relation permet aux lecteurs du rapport de cliquer sur une valeur mise en lien hypertexte dans le rapport principal et d'ouvrir un rapport enfant qui contient les données filtrées.

Exemple

Astuces pour la conception de rapports d'extraction

Voici certaines astuces que vous pouvez suivre pour réussir la conception d'un rapport d'extraction.

Connaissez votre public

Avant de commencer à concevoir un rapport d'extraction, déterminez à quel public le rapport s'adresse en priorité.

Assurez-vous que le rapport répond aux questions les plus importantes pour le public principal. Résistez à la tentation de créer des rapports répondant aux besoins de tous les publics possibles car cela pourrait rendre le message moins clair pour le public visé.

Pour concevoir une visualisation adaptée à votre public, posez-vous ces trois grandes questions :

• Qui est mon public, principalement ?
• Comment mon public affichera-t-il ce rapport ?
• Quelles actions est-ce que je souhaite que mon public entreprenne à partir de ces données ?

Planifier les données et la structure de votre rapport

Dès que vous avez identifié clairement votre public, vous pouvez commencer à planifier les données et la structure de votre rapport.

Commencez par déterminer le rapport qui sera le rapport principal ou le point de départ. Le rapport principal contient généralement des données générales, de niveau supérieur et sert de point de départ à une analyse approfondie.

Une fois que vous avez déterminé votre point de départ, vous commencer la planification de vos rapports enfant. Les rapports enfant contiennent des informations détaillées.

Lorsque vous avez planifié les données et la structure du rapport, vous pouvez commencer à créer vos rapports principaux et enfant.

Commencez par créer vos rapports enfant.

Une fois que vous avez déterminé tous les rapports dont vous avez besoin pour créer un rapport d'extraction, vous pouvez commencer à créer vos rapports.

Commencez par créer vos rapports enfant qui correspondent à vos rapports les plus détaillés. Une fois que vous avez terminé de créer vos rapports enfant, créez le rapport principal.

Le rapport principal correspond au rapport dans lequel vous définissez la fonctionnalité d'extraction. Ainsi en créant le rapport principal en dernier, vous pouvez définir des relations avec les rapports enfant et terminez le processus de génération de rapport d'extraction.

Avant de commencer

Avant de créer un rapport d'extraction, vous devez :

1. créer au moins un rapport à utiliser comme le rapport enfant ;
2. créer un rapport à utiliser comme le rapport principal ;
3. vous assurer que votre rapport principal contient au moins un champ qui corresponde à un filtre au niveau de votre rapport enfant
   Commentaires

   Pour activer la fonctionnalité d'extraction dans un rapport de tableau croisé dynamique, vous devez intégrer les champs de colonne et de ligne dans vos rapports principaux et enfant.

Autorisations

Seuls les admins et les auteurs de rapport peuvent créer des rapports d'extraction.

Définir un rapport principal d'extraction

1. Ouvrez l'application Rapports.

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez le rapport qui sert de rapport principal.
3. Dans l'onglet Données du générateur de rapports, sous Style d'analyse, sélectionnez Extraction.

   L'onglet Contenu lié s'affiche.

4. Facultatif. Pour afficher plusieurs rapports dans un seul rapport, sélectionnez Co-afficher.

Lier des rapports enfant avec le rapport principal d'extraction

1. Cliquez sur l'onglet Contenu lié.

   La page Contenu lié s'ouvre.

2. Saisissez un mot-clé dans la zone Rechercher des rapports pour trouver le(s) rapport(s) enfant correspondant(s).
3. Faites glisser chaque rapport enfant vers la zone Extraction area.
   Astuce

   Vous pouvez également faire glisser un tableau de bord dans la zone Forage transversal si vous voulez explorer un tableau de bord depuis un rapport.

4. Pour chaque rapport enfant, procédez comme suit :
   1. Sélectionnez le rapport enfant dans la zone d'affichage.
   2. Sous Types de jointure, sélectionnez l'une des options suivantes :
      • Lien direct conditionnel lie le rapport principal au rapport enfant en fonction des valeurs de filtre indiquées sans besoin de filtres et de champs correspondants
      • Extraction lie le rapport principal au rapport enfant en fonction de relations définies entre les filtres et les champs correspondants
      • Extraction conditionnel lie le rapport principal au rapport enfant en fonction des relations définies entre les filtres et les champs correspondants, et les valeurs de filtre indiquées
      • Lier à lie un graphique à un autre rapport sans besoin de filtres et de champs correspondants
        Commentaires

        Si vous sélectionnez Lier à comme type de jointure, le rapport principal doit contenir un graphique.

   3. Si vous avez sélectionné Extraction conditionnel ou Extraction comme type de jointure, sous Jointures, renseignez ce qui suit :
      • Champ principal Champ du rapport principal qui correspond au filtre dans votre rapport enfant
      • Filtre enfant Filtre dans le rapport enfant qui correspond au champ dans votre rapport principal

        Les rapports enfant peuvent avoir des champs ou filtres supplémentaires qui ne sont pas définis dans le rapport principal. Par exemple, si le rapport enfant est lié à un autre rapport principal, vous pouvez sélectionner Omettre dans le champ ou le filtre principal correspondant.

        Commentaires

        Considérations :

        • Si votre rapport enfant comporte plusieurs filtres, vous devez sélectionner le filtre qui correspond au champ dans votre rapport principal.
        • Si le rapport enfant ne dispose que d'un filtre, celui-ci est automatiquement sélectionné comme le filtre enfant.
   4. Sous Options, renseignez les données suivantes :
      • Champ hypertexte définit l'emplacement où les valeurs mises en lien hypertexte s'affichent

        Seul un champ peut avoir une valeur mise en lien hypertexte. L'option Champ hypertexte ne s'applique pas si vous avez sélectionné le type de jointure Lier à.

        Astuce

        Vous pouvez inclure le champ que vous utiliserez comme un champ hypertexte, en tant que section dans votre rapport enfant. Vous pouvez ainsi afficher le rapport enfant avec la valeur de filtre comme intitulé, à la place d'une valeur dans une colonne.

      • Afficher une nouvelle fenêtre Facultatif. Ouvre le rapport enfant comme une fenêtre pop-up qui se superpose au rapport principal
        Commentaires

        Si vous sélectionnez l'option Afficher une nouvelle fenêtre, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

        • Vous ne pouvez pas définir d'autres chemins de forage qui permettent d'accéder à d'autres rapports.
        • Les rapports co-affichés ne s'affichent pas - seul le rapport principal s'affiche.
   5. Si vous avez sélectionné Lien direct conditionnel ou Extraction conditionnel comme type de jointure, définissez une condition qui indique les valeurs du champ qui sont mises en lien hypertexte.

      Par exemple, si vous définissez Nom du projet comme le champ et Audit de paie comme la valeur, seule la valeur Audit de paie disponible dans le champ Nom du projet est mise en lien hypertexte.

   6. Cliquez sur Mettre à jour.
5. Facultatif. Pour retirer un lien entre un rapport enfant et le rapport principal, sélectionnez le rapport enfant, cliquez sur Supprimer, et cliquez sur Oui pour confirmer.

Mettre en forme le rapport

Facultatif. Si vous avez sélectionné Co-afficher en plus de Extraction sous Style d'analyse, effectuez les étapes suivantes :

1. Cliquez sur l'onglet Conception.
2. Dans la barre d'outils de mise en forme, cliquez sur Mise en forme du co-affichage.

   La boîte de dialogue Mise en forme du co-affichage s'ouvre.

3. Configurez une des options de mise en forme du co-affichage et cliquez sur pour fermer la boîte de dialogue.

   Pour plus d'informations, consultez la section Mise en forme de rapports co-affichés.

Enregistrer le rapport

1. Cliquez sur l'onglet Publier.

   La boîte de dialogue Enregistrer le rapport s'ouvre.

2. Dans l'onglet Détails :
   1. Saisissez un nom et une description pour le rapport.
   2. Définissez l'emplacement dans lequel le rapport sera stocké en sélectionnant le dossier de contenu approprié et le sous-dossier du contenu.
   3. Facultatif. Cliquez sur + Ajouter des étiquettes pour créer des étiquettes qui permettent de classer le rapport, ou sélectionnez des étiquettes déjà existantes à associer avec le rapport.
      Astuce

      Vous pouvez utiliser les étiquettes pour filtrer rapidement les rapports dans la page Parcourir.

   4. Indiquez le niveau d'accès requis pour le rapport :
      • Public tous les utilisateurs qui ont accès au sous-dossier de contenu où se trouve le rapport ont accès au rapport
      • Privé vous permet de définir des personnes ou des groupes spécifiques qui peuvent accéder au rapport

        L'onglet Accès utilisateur s'affiche et vous permet de définir les personnes/groupes pouvant accéder au rapport.

3. Dans l'onglet Répartition, indiquez le mode de répartition du rapport :
   • Diffusion vous permet de diffuser le rapport à d'autres personnes et à vous-même par e-mail
   • E-mail vous permet de partager le rapport par e-mail
   • Sécurité d'e-mail et de diffusion Si Diffuser ou E-mail est sélectionné, cette option vous permet d'indiquer le niveau d'accès requis pour que les personnes puissent recevoir le rapport par e-mail.
     • Tous les utilisateurs Tous les utilisateurs de Rapports peuvent recevoir le rapport par e-mail
     • Non sécurisé Il est possible d'envoyer le rapport à des intervenants externes qui n'ont pas accès à l'application Rapports
     • Utilisateurs validés Tous les utilisateurs avec un accès dossier à l'onglet du tableau de bord peuvent recevoir le rapport par e-mail
     Commentaires

     L'option Services web n'est actuellement pas prise en charge.

4. Dans l'onglet Exporter, indiquez les paramètres pour les options d'exportation :
   • Par défaut utilisez les paramètres par défaut définis dans la configuration du rapport
   • Marche active l'option d'exportation
   • Arrêt désactive l'option d'exportation
5. Dans l'onglet Paramètres du rapport, indiquez si le rapport peut être visible dans la page Parcourir, et s'il est possible d'ajouter le rapport aux tableaux de bord.
6. Enregistrez le rapport sous forme de version préliminaire ou activez-le afin que les autres personnes puissent y accéder :
   • Enregistrer > Activer enregistre le rapport et le met à disposition des utilisateurs ayant un accès approprié

     Une fois que vous avez activé un rapport, vous pouvez l'envoyer par e-mail et l'ajouter à un tableau de bord ou une présentation.

     Commentaires

     Si les paramètres Accès utilisateur figurant dans le sous-dossier ont été définis sur Validation de l'expert nécessaire pour la publication, sélectionnez Enregistrer > Demander la validation.

   • Enregistrer > Version préliminaire enregistre le rapport mais ne le met pas à disposition des utilisateurs affectés au rôle Lecteur ou Auteur du rapport