Envoyer des tableaux de bord par e-mail

Envoyer un tableau de bord par e-mail pour partager les données avec d'autres utilisateurs de Rapports. Vous pouvez uniquement envoyer par e-mail les tableaux de bord qui sont sauvegardés et activés.

Fonctionnement

Lorsque vous enregistrez un rapport ou un tableau de bord, vous pouvez définir des paramètres de distribution et de sécurité associés au rapport ou au tableau de bord. Ces paramètres vous permettent d'indiquer si le rapport ou le tableau de bord peut être envoyé par e-mail ou non et le niveau d'accès que les personnes doivent avoir pour être en mesure de recevoir le rapport ou le tableau de bord diffusé par e-mail.

Envoi par e-mail des tableaux de bord aux intervenants externes

Pour envoyer par e-mail un tableau de bord à une personne qui n'a pas accès à l'application Rapports, vous devez définir les paramètres suivants :

Pour tous les rapports figurant dans le tableau de bord	Le tableau de bord
Lorsque vous enregistrez le rapport : Dans l'onglet Détails, définissez Public pour Accès au rapport. Dans l'onglet Distribution, choisissez Non sécurisé pour Sécurité des e-mails et de diffusion.	Lorsque vous enregistrez le tableau de bord : Choisissez Accès au tableau de bord pour Public.

Une fois que vous avez configuré les paramètres de distribution et de sécurité, vous pouvez envoyer le tableau de bord par e-mail.

Autorisations

Seuls les admins et les auteurs de rapport peuvent envoyer un tableau de bord par e-mail.

Vérifier les paramètres de sécurité et de distribution

1. Ouvrez l'application Rapports.

   La page Parcourir s'ouvre.

2. Ouvrez un tableau de bord existant et cliquez sur Partager.

   La boîte de dialogue Partager s'ouvre.

3. Cliquez sur Partager les paramètres.
4. Assurez-vous que l'option e-mail est activée et que l'option Sécurité des e-mails et de diffusion est correcte.

   Paramètre	Description
   E-mail	vous permet de diffuser le rapport par e-mail
   Sécurité des e-mails et de diffusion	vous permet d'indiquer le niveau d'accès que doivent avoir les personnes pour recevoir le rapport par e-mail : Tous les utilisateurs Tous les utilisateurs de Rapports peuvent recevoir le rapport par e-mail Non sécurisé Il est possible d'envoyer le rapport à des intervenants externes qui n'ont pas accès à l'application Rapports Utilisateurs validés Tous les utilisateurs avec un accès dossier au rapport peuvent recevoir le tableau de bord par e-mail

5. Cliquez sur Retourner pour partager.

Envoyer le tableau de bord par e-mail

1. Cliquez dans le champ Ajouter des destinataires et indiquez les destinataires de l'e-mail :
   • Pour envoyer le tableau de bord à un utilisateur ou à un groupe spécifique, saisissez le nom de l'utilisateur ou du groupe et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
   • Pour visualiser une liste de tous les utilisateurs et groupes, cliquez sur Tout, et sélectionnez l'utilisateur ou le groupe approprié.
   • Pour sélectionner un destinataire dans une liste d'utilisateurs, cliquez sur Personnes uniquement, et choisissez l'utilisateur approprié.
   • Pour sélectionner un groupe dans une liste de groupes, cliquez sur Groupes uniquement, et choisissez le groupe approprié.
2. Dans le champ Nom, saisissez un objet pour l'e-mail.

   Le nom du tableau de bord s'affiche comme objet de l'e-mail, par défaut.

3. Facultatif. Saisissez un message supplémentaire pour accompagner le tableau de bord.
4. Indiquez le format du tableau de bord dans l'e-mail en sélectionnant une des options suivantes :

   

   Commentaires

   Considérations :

   • Si vous ne sélectionnez pas d'option, le tableau de bord est joint comme un PDF dans l'e-mail.
   • Si vous sélectionnez l'option Lier au rapport, les destinataires reçoivent par e-mail un lien au tableau de bord qui les redirige vers le tableau de bord dans l'application Rapports. Tout destinataire qui n'a pas accès à Rapports ne peut pas accéder au lien.
5. Cliquez sur Soumettre.

   Résultat Le tableau de bord est envoyé à(aux) destinataire(s) par e-mail.