Collecter les réponses des questionnaires

Les questionnaires permettent de regrouper des informations provenant des personnes interrogées et de contextualiser les données. Chaque collection peut avoir un ou plusieurs questionnaires que vous pouvez déployer sous forme d'enquêtes, de rapports d'événement ou comme un moyen de suivi lors de la correction d'enregistrements.

Comment les questionnaires fonctionnent-ils ?

Dans chaque collection, vous pouvez créer un ou plusieurs questionnaires. Une fois qu'un questionnaire existe, vous pouvez le déployer pour collecter des informations provenant des personnes interrogées à l'aide des méthodes suivantes :

Enquête questionnaire envoyé à des personnes interrogées connues ou anonymes
Rapport d'événement questionnaire publié sous forme de lien anonyme pour déclarer des événements ou des incidents
Correction d'enregistrements questionnaire affecté à des personnes ou à des groupes de flux de travail pour fournir des informations de suivi sur des enregistrements spécifiques

Les réponses sont capturées dans la table indiquée où chaque question est définie comme une colonne distincte. Selon la manière dont vous déployez le questionnaire, différentes règles s'appliquent :

pour le nombre de fois où vous pouvez remplir le questionnaire ;
s'il est possible ou pas de mettre à jour une réponse.

Remarque

Vous pouvez ajouter jusqu'à 500 questions à un questionnaire. Toutefois, si une table liée au questionnaire atteint 500 colonnes au total, vous ne pouvez plus ajouter de questions.

Par exemple, si une table contenant 100 colonnes est liée à un questionnaire, le questionnaire est alors limité à 400 questions.

Sécurité du questionnaire

Les questionnaires et les réponses sont traitées dans un environnement sécurisé et toutes les données sont chiffrées qu'elles soient en transit ou au repos. Le transfert de toutes les données s'effectue via une connexion HTTPS sécurisée.

Chaque questionnaire que vous déployez est accessible via un URL tokenisé que le système génère automatiquement. L'URL tokenisée contient une combinaison de majuscules, de minuscules, de caractères numériques et spéciaux.

Attention

L'URL tokenisée agissant comme un mot de passe, il est important de la conserver dans un espace sécurisé et personnel. Éviter de partager l'URL tokenisée avec d'autres parties. L'URL tokenisée est intentionnellement complexe pour garantir la sécurité d'accès aux données. Vous avez 1 chance sur 700 d'imputer le bon chemin d'URL à un seul enregistrement.

Expiration du questionnaire

Certains destinataires du questionnaire doivent remplir les questionnaires pendant le laps de temps accordé par le paramètre du délai de la session de votre entreprise.

Si un destinataire fait partie de votre entreprise, il ou elle doit remplir le questionnaire pendant le laps de temps accordé par le paramètre du délai de session de votre organisation. Si vous créez des questionnaires longs pour des personnes de votre entreprise, assurez que la durée du délai de la session est adaptée en conséquence pour permettre à la personne de remplir vos questionnaires. Pour obtenir plus d'informations sur la modification de ce paramètre, consultez la page Mettre à jour les paramètres de l'organisation.
Si un destinataire ne fait pas partie de votre instance (par exemple, si vous envoyez par e-mail un questionnaire à une personne qui n'utilise pas Diligent One), la session du questionnaire du destinataire expirera au bout de 7 jours.

Remarque

Lorsqu'un destinataire répond à un questionnaire, les données sont automatiquement enregistrées toutes les 15 secondes pour la plupart des types de réponse (choix unique, liste déroulante, paragraphe, etc.). En revanche, l'enregistrement automatique a lieu toutes les 30 secondes pour les réponses de type Pièce jointe. Cette fonctionnalité contribue à empêcher la perte de données, notamment lors de sessions prolongées telles que de longs questionnaires ou en cas d'expiration de session.

Exemple

Questionnaires de suivi automatisés

Vous surveillez des employés dont le montant des frais de repas à rembourser dépasse la limite autorisée de 90,00 € dans un outil d'analyse de données. Pour chaque employé qui soumet une demande de remboursement qui dépasse la limite, vous voulez envoyer un questionnaire qui contient des questions sur la politique de gestion des déplacements et des loisir de votre société.

Pour automatiser ce processus, vous créez un déclencheur qui identifie les demandes de remboursement de repas dépassant la limite et qui envoie alors à l'employé lié à la demande de remboursement un lien vers le questionnaire, par e-mail.

Les réponses sont enregistrées sous forme de colonnes supplémentaires dans l'enregistrement qui a déclenché le questionnaire.

Outil d'analyse de données

N° employé	Département	Date	E-mail	Montant
1001	IT	07 juin 2014	mark_shire@example.com	20,02
1002	Recherche et développement	03 juin 14	priya_mogham@example.com	50,87
1003	RH	04 juin 14	cynthia_chan@example.com	120.32
1004	Marketing	07 juin 2014	tran_smith@example.com	11,32
1007	Marketing	07 juin 2014	clara_johnson@example.com	40,67
1008	Ventes	02 juin 14	mary_jenkins@example.com	92,36
1009	Recherche et développement	06 juin 14	brian_wu@example.com	18,00
1010	RH	06 juin 14	gerry_jones@example.com	67,02