Déclencher une activité automatisée

Les déclencheurs sont des outils d'automatisation qui suivent les mesures et les données d'enregistrement. Les déclencheurs exécutent un ensemble d'actions dès que des conditions ou des seuils spécifiques sont atteints. Utilisez les déclencheurs lorsque vous voulez automatiser les aspects du flux de travail de votre entreprise.

Types de déclencheurs

Type Description Cas d'utilisation
Enregistrement Exécute un ensemble d'actions basés sur des informations ou des données d'enregistrement.
  • déplacer un enregistrement à travers la procédure d'examen
  • mettre à jour des priorités d'enregistrement en fonction de la durée d'inactivité ou des données du champ
  • notifier les utilisateurs de l'apparition de problèmes ou si un enregistrement nécessite une action
  • affecter des enregistrements à un groupe de flux de travail, un utilisateur ou à un e-mail d'un champ d'une table.
  • envoyer des demandes pour compléter des questionnaires
Mesure Exécute un ensemble d'actions lorsque des données de mesure agrégées dépasse un seuil.

Suivre des indicateurs clés et informer les intervenants de toute modification.

Déclencheur sur des enregistrements exemples

Scénario

Vous devez créer un déclencheur qui détecte quand un enregistrement se voit affecter une priorité Critique, et informe le responsable qui supervise le projet (Jane Doe) chaque fois que cela se produit. Le déclencheur doit s'exécuter chaque lundi à 8h00 Heure normale de l'Est (EST).

Processus

Il est possible de configurer le déclencheur comme ci-après :

  • Conditions Enregistrement : La Priorité est Critique
  • Actions Notifier : Jane Doe
  • Fréquence Calendrier : Toutes les semaines, Lundi, 8h00 Heure normale de l'Est (GMT -5:00)

Résultat

Quand un enregistrement reçoit comme priorité Critique, Jane Doe est informé par e-mail. Le déclencheur doit s'exécuter chaque lundi à 8h00 Heure normale de l'Est (EST).

Déclencheur sur une mesure exemple

Scénario

Vous devez créer un déclencheur capable de détecter un risque de perte de talents supérieurs pour votre entreprise. Si 15 employés quittent l'entreprise dans une période de 30 jours, le PDG, Max Wells, et le Directeur en charge des talents, Linda Tang, doivent en être informés par e-mail.

Processus

Il est possible de configurer le déclencheur comme ci-après :

  • Nom de la mesure KRI - Perte de talents supérieurs
  • Conditions Mesures
    • Mesure: employés partis
    • Condition : supérieur à
    • Valeur : 15
    • Couleur du seuil : rouge
  • Actions Notifier : Max Wells, Linda Tang
  • Fréquence CalendrierTous les mois, Vendredi, 9h00 Heure normale de l'Est (GMT -5:00)

Résultat

Quand la mesure dépasse un seuil supérieur à 15 dans une période calculée de 30 jours, le déclencheur s'exécute, et Max Wells et Linda Tang reçoivent l'un et l'autre une notification par e-mail.

Mode d'exécution des déclencheurs

Les déclencheurs s'exécutent en fonction des conditions que vous définissez. Pour un déclencheur d'enregistrement, une condition peut être une expression individuelle, simple ou un groupe plus complexe d'expressions. Les déclencheurs de mesure utilisent une condition individuelle qui définit un seuil.

Dès que les conditions d'un déclencheur sont évaluées comme vraies, les actions que vous configurez dans le déclencheur s'exécutent automatiquement.

Expression simple

Une expression simple est un test conditionnel unique exécuté par rapport à une colonne unique. Le déclencheur s'exécute par rapport à ces enregistrements qui sont évalués comme vrais.

Selon le type de données du champ et si le champ est de type Données ou Information, les opérateurs mis à votre disposition dans chaque expression conditionnelle évoluent.

Exemple

Groupe d'expressions

Un groupe d'expressions est un ensemble de plusieurs expressions simples réunis dans un groupe. Le déclencheur s'exécute par rapport à ces enregistrements où le groupe est évalué comme vrai.

Lorsque vous créez un groupe, vous sélectionnez un des opérateurs logiques suivantes pour définir le mode d'évaluation du groupe :

  • TOUS Chaque expression simple du groupe doit être évaluée comme vraie pour le groupe à évaluer sur vrai
  • N'IMPORTE LAQUELLE PARMI Au moins une expression simple du groupe doit être évaluée comme vraie pour le groupe à évaluer sur vrai

Exemples de groupe d'expressions

Expression combinée

Une expression combinée est un ensemble de plusieurs groupes d'expressions. Le déclencheur s'exécute par rapport à ces enregistrements où l'expression combinée s'évalue comme vraie.

Lorsque vous créez plusieurs groupes d'expressions, vous sélectionnez un des opérateurs logiques suivants pour définir le mode d'évaluation de l'expression combinée :

  • ET Chaque groupe d'expression de l'expression combinée doit être évaluée comme vrai pour l'expression combinée
  • OU Au moins un groupe d'expressions de l'expression combinée doit être évaluée comme vrai pour l'expression combinée

Exemples d'expression combinée

Seuils de mesure

Lorsque vous configurez un déclencheur de mesure, vous définissez une condition de seuil qui teste la valeur du calcul dans la mesure pour la période de calcul actuelle. Si la condition est évaluée comme vraie, le déclencheur s'exécute et notifie les intervenants configurés dans le domaine d'actions du déclencheur.

Pour plus d'informations, consultez la section Déclenchement d'actions à partir des mesures.

À quel moment les déclencheurs s'exécutent

Option Description Exemples
Temps réel

Les déclencheurs qui se lancent en temps réel s'exécutent lors de la survenance de l'évènement ou du changement sur lequel repose le déclencheur.

Remarque

Comme l'exécution des déclencheurs en temps réel dépend des modifications apportées à l'enregistrement, les déclencheurs qui utilisent les conditions d'enregistrement inactif doivent être configurés à l'aide d'un planning et non en temps réel.

Déclencheur de mesure

Dans le cas d'un déclencheur de mesure, si le calcul de la mesure se met à jour et si la valeur dépasse le seuil du déclencheur, l'action du déclencheur s'exécute et informe les intervenants de la modification.

Déclencheur d'enregistrement

Dans le cas d'un déclencheur basé sur une priorité d'enregistrement, si un utilisateur modifie une priorité d'enregistrement en une priorité utilisée dans la condition du déclencheur, l'action du déclencheur s'exécute une fois la mise à jour effectuée.

Déclencheur de questionnaire

Dans le cas d'un déclencheur de questionnaire, si un utilisateur répond au questionnaire sélectionné pour la table selon laquelle le déclencheur est configuré, les conditions du déclencheur sont évaluées et l'action du déclencheur commence.
Calendrier

Les déclencheurs qui se lancent à des moments planifiés s'exécutent à l'heure indiquée :

  • Quotidienne
  • Hebdomadaire
  • Mensuelle
  • Trimestriel
  • Tous les n jours

Les intervalles se mesurent à partir de la date de début que vous indiquez.

Programmer un déclencheur vous permet de contrôler la fréquence de réception des notifications par e-mail des déclencheurs.

Remarque

Les déclencheurs configurés avant le 31 Août 2016 ont une heure d'exécution par défaut programmée à 5h00 UTC au Canada et à 00h00 UTC pour toutes les autres régions.

Remarque

Les changements d'heure dues à l'heure d'été peuvent entraîner des exécutions non prévues de déclencheurs de nuit. Pour plus d'informations, consultez la section Comment l'heure d'été affecte les déclencheurs planifiés.

Déclencheur de mesure

Dans le cas d'un déclencheur de mesure, le déclencheur s'exécute mensuellement le 15 du mois à 9h00. Si la valeur de la mesure dépasse le seuil du déclencheur à cette date et heure, l'action du déclencheur s'exécute et les intervenants sont informés de la modification.

Déclencheur d'enregistrement

Dans le cas d'un déclencheur basé sur une priorité d'enregistrement, le déclencheur s'exécute quotidiennement à 13h00. Si une priorité d'enregistrement est identique à la priorité utilisée dans la condition du déclencheur à cette heure, l'action du déclencheur s'exécute.