資産管理での資産レコードの取り扱い
レコードとは、資産のコンテキストにおいて、タスク、イベント、項目をどのように把握、記録するかについてです。レコードは、サーバーの故障などのインシデント、サードパーティに対する契約、セキュリティギャップとこれに対応する改善計画、または資産に関連する他の事柄であるかもしれません。
メモ
レコードはリザルトアプリのレコードと同じ名前を共有しますが、資産に関するレコードは、リザルトのレコードとは関係がありません。
機能の仕組み
資産に関連するレコードを作成します。
すべてのレコードはレコードタイプのインスタンスです。これらはそのレコードタイプの子ではありません（レコードは、それらが作成された資産の子です）。レコードタイプは、レコードが持つべきデータの塊、および動作すべき状態を定義するクラスであり、レコードの属性、ライフサイクルの中でレコードが移動するワークフロー、そしてレコードを確認して、作業ができる人を定義します。各レコードのタイプの厳密な動作は、ワークフロー、資産タイプ、属性タイプ、ロールとの、そのレコードのタイプの関係によって決まります。
いろいろな意味で、レコードタイプがレコードに対するのは、資産のタイプが資産に対するようなものです。レコードは資産にも似ています。いずれの属性も記録し、リスク軽減ワークフローで扱います。ただし、レコードに関連付けられたリスクを評価する必要はありません。
レコードタイプの作成、更新、削除
ソリューションの一部として、レコードタイプが提供されます。貴社独自にレコードタイプの作成、更新、または削除はできませんが、当社のコンサルティングチームと契約されますと、ご利用の環境をカスタマイズできます。
レコードの表示
レコードの所属先の資産でレコードを表示できるか、一定のレコードタイプのすべてのレコードをリスト化するテーブルを表示できます。フラットテーブルのオプションは、レコードが存在する場所がわからない、または何かを得るうえで複数レベルをクリックしたくない場合に役立ちます。
資産内のレコードの表示
- 資産管理アプリを開きます。
- ［すべての資産のタイプ］で、対象の資産のタイプをクリックします。
- 資産リストで、対象の資産の名前をクリックします。多数の資産がある場合は、検索、並べ替え、フィルタリングによって適切な資産を見つけることができます。
- ［レコードタイプ］タブをクリックし、レコードのリストにある表示したいレコードの名前をクリックします。［レコードタイプ］タブは構成可能であるため、タブ名を「調査結果」や「レコード」などにできます。
フラットテーブルでのレコードの表示
- 資産管理アプリを開きます。
- 左側にある展開ボタン をクリックして、サイドパネルを開きます。
- ［レコード］で、選択したレコードタイプをクリックします。レコードタイプは構成可能なので、名前を「調査結果」、「レコード」などにできます
- レコードのリストにある表示したいレコードの名前をクリックします。
レコードの作成
- 資産管理アプリを開きます。
- 追加先の資産を含む資産のタイプをクリックします。
- 追加先の資産をクリックします。
- レコードを追加するレコードタイプをクリックして、［[レコードタイプ] を追加］をクリックします。
- このレコードの名前を入力し、［追加］をクリックします。Diligent One によりレコードが作成されます。
- このレコードを説明するために必要な属性を入力します。
- ［変更を保存］をクリックします。
結果 レコードが作成されました。ライフサイクルを通じてレコードの移動を始めるには、レコードを別の進捗状況に移行します。
レコードの更新
- 更新したいレコードを検索します。
- そのレコードのページ上で、このレコードを説明するために必要な属性を更新します。
- ［保存］をクリックします。レコードが更新されます。
レコードの所有者を追加または変更する
レコードの所有者を追加または更新するには、以下の手順を実行します。
- 所有者を追加または変更するレコードを見つけます。
- ［詳細］タブで、更新する所有者フィールドを見つけてクリックします。例: ビジネス所有者、技術所有者など。
- ドロップダウン リストからユーザーを一人選択し、［変更を保存する］をクリックします。
結果 選択されたユーザーにレコードが割り当てられ、割り当てられたユーザーには電子メールの通知が送信されます。
レコードの別な進捗状況への移行
レコードを別な進捗状況に移行するとは、どのようにそのライフサイクルを通じてレコードを移動するかです。レコードタイプが使用するワークフローに応じ、異なるアクションが移行の中で発生する場合があります。
- 更新したいレコードを検索します。
- 右上のボタンをクリックすると、レコードが次の状態に進行します。例: 調査結果を作成した後、［開始］をクリックして、調査結果を［進行中］状態に進行させます。
メモ
さまざまな進捗状況の移行には、加えられる特定の属性など、さまざまな状況が必要になる場合があります。または、イベントをトリガーする場合があります。他の進捗状況へのレコードの移動に問題がある場合は、システム管理者、または貴社の Diligent 担当者に連絡し、支援を受けてください。
資産レコードを他の資産レコードまたは資産に関連付ける
資産レコードと他のオブジェクト（他の資産レコード、資産、リスク、統制など）の間のカスタム関係を作成できます。詳細については、資産管理での関係の管理を参照してください。
レコードの削除
レコードは恒久的に削除できます。一般的に、レコードを誤って作成した場合を除き、通常のライフサイクルを通じて資産を移行するのがより良い方法です。
注意
レコードを削除すると元に戻せません。レコードは、必要がないことを確認してから削除してください。
- 更新したいレコードを検索します。
- そのレコードのページで、右上隅にある
をクリックして、［削除］をクリックします。 - ［削除］をクリックして確認します。レコードが削除されます。
