プロジェクトからの電子メール通知
以下について通知する電子メールがプロジェクトから送信されます。
- 割り当てられた要求、レビュー、ToDo、またはアクション
- プロジェクトへの変更
電子メール通知の未受信を報告するユーザーは、スパム フィルターをチェックする必要がある場合があります。組織でカスタムの送信者を設定している場合を除き、電子メール通知は notifications@highbond.com から送信されます。詳細については、「カスタム電子メール送信者を設定する」を参照してください。
電子メール通知のオンまたはオフの切り替え
Launchpad で電子メール通知をオンまたはオフに切り替えることができます。詳細については、「電子メール通知の管理」を参照してください。
電子メール言語
ユーザーのアドレスに電子メールが送信されるときには、ユーザーの言語設定で電子メールの内容が表示されます。ユーザー以外のアドレスに電子メールが送信されるときには、組織のデフォルトの言語設定で電子メールの内容が表示されます。
アラームを送信する頻度を構成する
アクションと要求について定期的なアラームを送信する必要がある場合は、所有者および CC を送られる担当者に電子メール通知を送信すべき頻度を構成することができます。
定期的なアラームは次の頻度で送信できます。
- 毎日、毎週、または毎月のスケジュール
- 期日前の "x" 日かに基づくカスタムのスケジュール
例
定期的なアラームの設定
シナリオ
あなたは要求を作成し、期日を 2019 年 5 月 3 日に指定します。また、通知の設定を次のように設定します。
- 定期的なアラームを送信する 週次
- 期日の前にアラームを送信する 5、3、1、空白、空白
結果
この要求のアラームの電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は週次 (毎月曜日) に送信されます。この要求に対する追加のアラーム電子メールは、2019 年 5 月 3 日の前は、5 日間、3日間、および 1 日間も送信されます。
2019 年 5 月 3 日を過ぎると、アラーム電子メールは、要求がクローズする、削除される、または別の担当者に割り当てられるまで、週次のスケジュールで送信し続けます。この要求に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
手順
-
Launchpad ホームページ（www.highbond.com）から、プロジェクト アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。
プロジェクトのホームページが開きます。
- ［通知］タブを選択します。
- 次のフィールドを構成し、［保存］を選択します。
フィールド デフォルト 備考 定期的リマインダーの送信 毎週 ドロップダウンリストから［毎日］、［毎週］、または［毎月］を選択し、未処理項目 (オープンまたは期日のアクション/要求) 向けにリマインダー電子メールを送信する頻度を指定します。
アラームの電子メールは 00:00 UTC に送信開始となります。毎週のアラームは月曜日に送信され、毎月のリマインダーは月の初日に送信されます。
アクションと要求に関するアラームの電子メールは、項目がクローズ、削除、または別の担当者に割り当てられるまで期日前と期日後に送信します。この項目に割り当てられた担当者がプロジェクトから削除されたり、プロジェクトがアーカイブされたりすると、アラームの電子メールも送信を停止します。
期日の前にアラームを送信する このオプションは、アクション/要求の期日前 "x" 日かに基づいて、アラーム通知のカスタム スケジュールを設定する場合に選択します。カスタム通知の頻度は 5 つまで指定できます。
アクション項目/要求の期日が過ぎた場合、または期日を設定していない場合は、リマインダー電子メールはデフォルトの頻度（毎週）、または指定の定期的なリマインダーの頻度（毎日または毎月）で送信されます。
メモ
期日前の "x" 日間、追加のスケジュールされたリマインダーなしに、定期的なリマインダー電子メールのみを有効にすると、Diligent One は期日前と期日後のどちらにも定期的なリマインダーを送信します。
ただし、両方の通知タイプを有効にすると、Diligent One は期日前にカスタムのスケジュールでのみリマインダーを送信し、期日が過ぎたら追加的な定期的リマインダーのみを送信します。
電子メール通知の種類
| 通知の種類 | 電子メールの件名 | 電子メールが送信されるタイミング | 電子メールを受信できるロール |
|---|---|---|---|
| ユーザーのパスワードのリセット | パスワードをリセットする |
プロジェクト管理者がユーザーのパスワードをリセットしたとき メモ
プロジェクトの管理者は、［システム管理 > ユーザーの管理］からユーザーのパスワードをリセットできます。 |
任意のロール |
| 一括アップロード | 項目がアップロードされました | リスクまたは統制がプロジェクトまたはフレームワークに一括アップロードされたとき、または問題がプロジェクトに一括アップロードされたとき | Professional 部門長 |
| バックアップ | プロジェクトのバックアップをダウンロードする | プロジェクトのバックアップが完了したとき | Professional 部門長 |
| プロジェクトをバックアップできませんでした: もう一度実行してください | プロジェクトのバックアップ処理中に問題が発生したとき | Professional 部門長 | |
| プロジェクトの作成 | プロジェクトを作成できませんでした: もう一度実行してください | 保証計画内でプロジェクトの作成処理中に問題が発生したとき |
|
| プロジェクトがアーカイブされるか、ロール フォワードされる | プロジェクトをアーカイブしました | プロジェクトがアーカイブされたとき | Professional 部門長 |
| projectNameをアーカイブできませんでした: もう一度実行してください | プロジェクトがアーカイブされる際に問題が発生したとき | Professional 部門長 | |
| プロジェクト ロールフォワードが完了しました | プロジェクトがロール フォワードされたとき | Professional 部門長 | |
| 削除されたプロジェクト | 削除されたプロジェクト | プロジェクトが削除されたとき。30 日後に自動的に完全に削除されます |
|
| インポート、複製、コピー | 基準と規制がインポートされました | 基準または規制がコンプライアンス マップに正常にインポートされたとき |
|
| コンプライアンス マップにインポートできませんでした: もう一度実行してください | 基準または規制がコンプライアンス マップにインポートされなかったとき |
|
|
| コンテンツ ライブラリからインポートできませんでした: もう一度実行してください | コンテンツ ライブラリからのインポート処理中に問題が発生したとき |
|
|
|
インポート、複製、ロールフォワード、またはコピーの処理中に問題が発生したとき |
|
|
| 自動化された評価 | 自動化評価への更新 |
|
|
| レビュー | userNameがあなたをレビュー担当者として割り当てました |
次のレビュー担当者が、次のうちいずれかをレビューするよう割り当てられたとき:
|
|
| ToDo | userNameがあなたに ToDo を割り当てました | ToDo があなたに割り当てられたとき | 任意のロール |
| userNameが ToDo に関してコメントしました | ToDo に関するコメントが投稿されたとき | 任意のロール | |
|
ToDo を閉じます |
ToDo がいずれかのユーザーによってクリアされたとき |
任意のロール | |
| userNameが ToDo をクローズしました | ToDo がいずれかのユーザーによってクローズされたとき | 任意のロール | |
| アクション、要求、認定書、および割り当て |
assignerName がアクション項目を assigneeName に割り当てました |
アクションに応答または貢献するよう割り当てられたとき | 任意のロール |
| userName がアクション項目を更新しました |
誰かがアクションを更新するとき この電子メールはアクション作成者、アクション所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。この電子メールはアクションを更新したユーザーには送信されません。 |
任意のロール | |
| userNameがアクション項目に関してコメントしました |
誰かがアクションにコメントを投稿するとき この電子メールはアクション作成者、アクション所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。コメントした担当者にこの電子メールは送信されません。 |
任意のロール | |
|
要求に応答する メモ
この電子メールの件名はカスタマイズ可能です。 |
あなたが要求に応答する、または貢献するよう割り当てられたとき | 任意のロール | |
| userName が要求を更新しました |
要求にファイルが添付されたとき この電子メールは要求作成者、要求所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。ファイルを添付した担当者にこの電子メールは送信されません。 |
任意のロール | |
| userNameが要求でコメントしました |
要求に対してアクションが行われた（コメントが追加された）とき この電子メールは要求作成者、要求所有者、および CC で送信されたユーザーに送信されます。コメントした担当者にこの電子メールは送信されません。 |
任意のロール | |
|
userNameがあなたをItemNameに割り当てました |
ユーザーが目標、統制、統制テスト、または公開済み問題の所有者、管理職所有者、または割り当てられたユーザーに指定されたとき |
|
|
|
questionnaireNameに応答する |
統制パフォーマンスタスクが統制実行者に送信されたとき |
任意のロール | |
| assessmentSurveyname に応答します | 評価の調査が統制所有者に送信されたとき | 任意のロール | |
|
userName あなたの認定書を要求します メモ
この電子メールの件名はカスタマイズ可能です。 |
認定要求が送信されるとき | 任意のロール | |
| リマインダー | アクション項目に対応 |
アクションの状態が「オープン」である場合は、構成された設定に基づいて定期的にアラームが送信されます。 |
任意のロール |
|
要求の状態が「オープン」である場合は、構成された設定に基づいて定期的なアラームが送信されます。 |
任意のロール |
