リソースのスケジュール

スケジューラは Diligent One のアプリです。リソースをプロジェクトとフェーズにスケジュールして、チーム作業への積極的関与と対応の可否について監視できるようにするほか、前もって、チームが関与し過ぎないように、または人材配置に不足がないように徹底できます。

機能の仕組み

スケジューラ内の［関係者］タブには、作業に対応可能な人、スケジュール済みの人と、スケジュール済みの時間、および各関与の長さについての包括的な一覧があります。

リソース (ユーザー)

リソースは、組織内のユーザーです。次のロールが割り当てられたユーザーのみが スケジューラに一覧化されます。

• Professional 部門長

• Professional ユーザー

ユーザーが以前にプロジェクトまたはフェーズに対してスケジュールされ、後にそのロールが降格となった場合は、Professional 部門長は、プロジェクトで作業にアクセスし、実施できるように、より高いロールを再割り当てする必要があります。

プロジェクト、フェーズ、および非プロジェクトの積極的関与

ユーザーをプロジェクトおよびフェーズにスケジュールして、予定されたプロジェクトを完了するための十分な能力を確保できます。プロジェクト機能に基づいていない欠勤を考慮して、プロジェクト以外のコミットメントにユーザーをスケジューリングすることもできます。

コンポーネント	説明
プロジェクト	多数のフェーズを含むことが可能な計画された仕事
フェーズ	プロジェクトの一部である重要なステージ: 計画 プロジェクトの計画情報の準備と統合に関連する活動 実地調査 証拠の収集、評価、および文書化に関連する活動 リザルト プロジェクトレポートに関する活動
非プロジェクト	プロジェクト職務に基づかない活動

日付

プロジェクトの日付は、日付がプロジェクトの設定に ("実地調査開始日" および "ターゲットの完了日" として) 設定されると、ユーザー全体で共有されます。

フェーズの日付はプロジェクトの日付から独立しており、個別にユーザーに割り当てることができます。これにより、複数のユーザーを同じプロジェクトまたはフェーズにスケジュールできます。プロジェクトの日付以外にフェーズをスケジュールすることもできます。

スケジュールの重複

スケジュールの重複とは、ある関与の開始日が別の関与の終了日よりも前に始まることです。

スケジュールの重複は、ユーザーをスケジュールすると、［スケジュールの詳細］サイドパネルに自動的に表示されます。これにより、複数のプロジェクトおよびフェーズと関連する二重の予約、または欠勤での予約を避けることができます。

稼働日数と時間数

プロジェクト管理者は、組織のユーザーについてデフォルトの稼働日数と正規時間数を設定できます。特定のユーザーに異なる稼働時間数を指定する必要がある場合は、個別の時間数を設定することもできます。詳細については、「ユーザーの稼働日数と時間数を設定」を参照してください。

この情報を使用して、ユーザーの予定稼働時間数と、ユーザーがプロジェクトに消費した時間数を計算します。

制限

• プロジェクトあたり最大 50 ユーザーをスケジューリングできます
• 単一ユーザーは、最大 100 フェーズにスケジュールできます

使用例

アクセス許可

プロジェクト管理者のみがスケジューラの設定を行えます。

Professional 部門長は、ユーザーのスケジューリングとスケジュール解除ができます。Professional 部門長または Professional ユーザーのみを、プロジェクトとフェーズにスケジュールできます。

Oversight 管理職には、スケジューラへの読み取り専用アクセス権があります。

スケジューラに移動する

複数のプロジェクトにわたりスケジュールを管理できる領域に移動します。

1. スケジューラ アプリを開きます。
2. ［関係者］タブをクリックします。

   結果 ガントチャートには、Diligent One インスタンスにおける Professional 部門長と Professional ユーザーの一覧が表示されます。

ユーザーをフィルター処理

スケジューラアプリの［関係者］タブから、各ユーザーがどのようにプロジェクトおよび非プロジェクト活動を実施しているかを参照してください。デフォルトではアクティブなプロジェクトに関連しているユーザーのみが表示されますが、組織内の全員が見ることのできる自分自身のカスタムビューを作成できます。

1. 既存のビューを適用または修正するには、ドロップダウンリストからビューを選択します。デフォルトで、［アクティブなプロジェクトのみ］ビューが適用されます。
2. 適用済みのフィルターを変更するには、［適用済みの x フィルター］をクリックします。［保存済みビュー］ペインが開きます。
3. 既存のビューを修正したい場合は、［名前］から、修正するビューを選択します。
4. ユーザー、プロジェクト名、進捗状況、およびタグごとにユーザーリストをフィルター処理します。フィルターを適用するとユーザーリストが更新します。
5. 保存せずにフィルターを適用するよう選択するか、新しいビューまたは既存のビューに変更を保存します。
   • フィルターを保存せずに適用するには、［保存済みビュー］ペインの右上隅の［閉じる］をクリックします。現在のビューに適用された変更が保存されていない旨を示す記述が表示されます。
   • 保存済みのビューが開いている場合に、現在のフィルターでそのビューを更新するには、［保存］をクリックします。.
   • 新しいビューとしてフィルターを保存するには、［ビューに名前を付けて保存］をクリックします。保存済みのビューが開いている場合は、［...］ボタンをクリックして［ビューに名前を付けて保存］オプションにアクセスするか、現在のビューの名前を変更または削除します。

   結果 スケジューラアプリにご利用のフィルターに一致するユーザーが表示されます。

グラフの表示をカスタマイズする

リストに表示されるユーザーのフィルター処理に加え、表示したい時間枠をカスタマイズすることもできます:

• ガントチャートで時間の増分を選択 週、月、四半期、または年度のオプションのうち1つを選択します。

  メモ

  既定の年度末日は 12 月 31 日です。システム管理者は、Launchpad で組織の会計年度末日を定義できます。

  詳細については、組織の設定の更新を参照してください。

• 特定の日付にジャンプしたり時間を超えてスクロール ［今日］または［ジャンプ先」をクリックして、「今日」や「特定の日付」にジャンプしたり、［進む］や［戻る］ボタンをクリックして、選択した時間の増分ごとガントチャートをスクロールしたりします。

ユーザーの稼働日数と時間数を設定

組織のユーザーについてデフォルトの稼働日数と正規時間数を設定します。

1. スケジューラアプリの［関係者］タブから、［設定］をクリックします。

   ［設定］サイドパネルが開きます。

2. 次の情報を指定します:
   • フル タイム 組織で正規社員が週に稼働する予定時間数を入力します。

     デフォルトは 40 時間です。数字を小数点以下 2 桁に四捨五入して指定できます。例: 37.25。

   • 稼働日数 組織における社員の一般的な週の予定稼働日数を選択します。

     1日以上の稼働日を選択する必要があります。月曜日～金曜日がデフォルトの稼働日として選択されています。

     メモ

     非稼働日はガントチャートでグレイアウトされています。

3. ［保存］をクリックします。

   結果 組織のユーザーについてデフォルトの稼働日数と正規時間数が設定されます。

各ユーザーのスケジュール済みの稼働時間数と対応可能な稼働時間数を表示

［スケジュール [時間枠］(残りの時間数) ごと］列は、各ユーザーに対して、ガントチャートに表示された時間に何時間スケジュールされているか、およびスケジュール可能な稼働時間数は何時間残っているかを示しています。ガントチャートの週、月、四半期、または年度を表示するよう選択するかに基づき、列の名前が更新されます。

時間数は次のように計算されます:

• 対応可能時間数 = リソースの予想稼働時間数 - スケジュール済みプロジェクト時間数 - スケジュール済み非プロジェクト時間数

• スケジュール済み時間 (パーセントで表示) = スケジュール済みプロジェクト時間数 / 対応可能時間数 * 100

• 残りの時間数 = 対応可能時間数 - スケジュール済みプロジェクト時間数 - スケジュール済み非プロジェクト時間数

これらの数値は、選択されたガントチャートの時間枠でスケジュール済み時間数または対応可能な時間数を変更するたびに、および時間枠を変更するたびに自動的に更新されます。

個々のユーザーの稼働時間数を指定

個々のユーザーの週の稼働時間数合計を指定します。

1. スケジューラアプリの［関係者］タブから、異なる稼働時間数を指定するユーザーの氏名をクリックします。

   ［ユーザーの詳細］サイド パネルが開きます。

2. 次のフィールドに情報を入力します:

   フィールド	説明
   フル タイム	組織内の正規社員としてユーザーを指定する
   カスタム	正規社員と比べ、ユーザーの週の異なる稼働時間数を指定する
   時間数/週	ユーザーの週の予定稼働時間数を指定する 小数点以下2桁に四捨五入して数値を指定できます。例: 10.25 "フル タイム" を選択した場合、デフォルト値は、組織に設定されている正規の稼働時間数に基づきます。 "カスタム" を選択した場合、カスタムの値を指定できます。
   時給 省略可能	稼働毎時間あたりのユーザーの時給

3. ［保存］をクリックします。

   結果 ユーザーに対して異なる稼働時間数を指定しました。

ユーザーをスケジューリングする

ユーザーをプロジェクト、フェーズ、または非プロジェクト関連の関与に対してスケジュールします。

ユーザーをプロジェクトにスケジューリングする

1. ［スケジューラ］アプリの［関係者］タブから、ユーザー名の隣りにある［このユーザーをスケジュール］をクリックします。
2. サイド パネルで［プロジェクト］を選択します。
3. 次のフィールドに入力します。

   フィールド	説明
   プロジェクト	ユーザーを特定のプロジェクトにスケジューリングする メモ ユーザーが次のロールのいずれかに割り当てられていない場合は、ユーザーをより高いロールに割り当てるようプロンプトで促されます。 Professional 部門長 Professional ユーザー
   プロジェクト日付	プロジェクトの開始日と終了日を定義します 開始日 = 実地調査の開始日 終了日 = 目標の完了日

4. 次のいずれかを実行します。
   • スケジュールを保存し、グラフに戻るには、［保存して閉じる］をクリックします。
   • スケジュールを保存し、別の問題を追加するには、［保存して他を追加する］をクリックします。

   結果 ユーザーはプロジェクトにスケジュールされます。更新されたグラフには、ブロックされた期間が表示されます。

ユーザーをフェーズにスケジューリングする

1. ［スケジューラ］アプリの［関係者］タブから、次のうち 1 つを実行します。
   • ユーザー名の隣りの［このユーザーをスケジュール］をクリックし、該当するプロジェクトを選択します。
   • ユーザー名の横にある矢印 をクリックし、該当するプロジェクトの横にある［プロジェクト名］をクリックします。
2. 次のフィールドに入力します。

   フィールド	説明
   フェーズ	プロジェクト内の次のフェーズのうち 1 つにユーザーをスケジュールします。 計画 実地調査 結果 メモ このフェーズに1つ以上のスケジュールがある場合は、矢印 をクリックして次のスケジュールに移動し、必要に応じて詳細を更新します。
   日付	フェーズの開始日と終了日を定義します 重複するスケジュールがあれば自動的に表示されます。 ヒント タイムラインのエンドポイントをクリックして、適切な場所にドラッグしたり、ガントバーを移動したりすることで、グラフビューから直接フェーズの日付を調整することができます。
   時間数/日 省略可能	ユーザーの稼働にスケジュールされている一日の時間数を指定します 次の情報が自動的に計算されます: 時間数/日 週の稼働時間数を稼働日数で除算します デフォルト値は、組織に設定された正規稼働時間数に基づきます。最小値は1、最大値は24です。数字を小数点以下 2 桁に四捨五入して指定できます。例: 7.25 継続期間 日付間の日数 合計 一日の時間数を継続期間で掛けたもの

3. 次のいずれかを実行します。
   • スケジュールを保存し、グラフに戻るには、［保存して閉じる］をクリックします。
   • スケジュールを保存し、別の問題を追加するには、［保存して他を追加する］をクリックします。

   結果 ユーザーはフェーズにスケジュールされます。更新されたグラフにはブロックされた期間が表示されます。

ユーザーを非プロジェクトの関与にスケジュール

1. ［スケジューラ］アプリの［関係者］タブから、次のうち 1 つを実行します。
   • ユーザー名の横の［このユーザーをスケジュールする］をクリックします。サイドパネルで［非プロジェクト］を選択します。
   • ユーザー名の隣りの矢印 をクリックし、［非プロジェクト ］をクリックします。
2. 次のフィールドに入力します:

   フィールド	説明
   非プロジェクトの種類	カテゴリを指定して非プロジェクト時間を分類する 非プロジェクト時間は、一般的な運営管理タスク、専門的な能力開発、休暇または休職、組織の取り組み、またはプロジェクト職務に基づかない他の活動を構成します。
   日付 省略可能	非プロジェクトの関与の開始日と終了日を定義します 存在する重複したスケジュールがあれば自動的に表示されます。 ヒント タイムラインのエンドポイントをクリックして、適切な場所にドラッグしたり、ガントバーを移動したりすることで、グラフビューから直接非プロジェクトの日付を調整することができます。
   時間数/日 省略可能	ユーザーの非プロジェクトの関与にスケジュールされている一日の時間数を指定します 次の情報が自動的に計算されます: 時間数/日 週の稼働時間数を稼働日数で除算します デフォルト値は、組織に設定された正規稼働時間数に基づきます。最小値は1、最大値は24です。数字を小数点以下 2 桁に四捨五入して指定できます。例: 7.25 継続期間 日付間の日数 合計 一日の時間数を継続期間で掛けたもの

3. 次のいずれかを実行します。
   • スケジュールを保存し、グラフに戻るには、［保存して閉じる］をクリックします。
   • スケジュールを保存し、別の問題を追加するには、［保存して他を追加する］をクリックします。

   結果 ユーザーは非プロジェクトの関与にスケジュールされます。更新されたグラフには、ユーザーが対応不可であることを示すために、ブロックされた期間がグレーのストライプで表示されます。

ユーザーのスケジュールを更新

ユーザーがすでに時間をスケジュールしている場合は、特定の日付と稼働時間数を調整できます。ユーザーのスケジュールを更新するには、開始、終了、またはバーの全体をクリック、ドラッグして、ガントチャートの見える部分にこれを移動するか、次のことを実行します:

1. ［スケジューラ］アプリの［関係者］タブから、ユーザー名の隣りにある矢印 をクリックします。
2. 次のいずれかを実行します。
   • プロジェクトに関連するスケジュールを更新 ガントチャートのプロジェクト名または関連プロジェクトバーをクリックします。
   • プロジェクトフェーズに関連するスケジュールを更新 ガントチャートのフェーズ名または関連フェーズバーをクリックします。
   • 非プロジェクトの関与と関連するスケジュールを更新 ガントチャートの非プロジェクトカテゴリまたは関連する非プロジェクトバーをクリックします。

   ［スケジュール詳細］ サイドパネルが開きます。

3. 必要な更新を行います。
4. 省略可能。プロジェクトフェーズに関連するスケジュールを更新中であり、ユーザーがフェーズの1つ以上のインスタンスにスケジュールされている場合は、矢印 をクリックして、次のスケジュールに移動し、詳細を更新します。
5. 終了したら［保存］ をクリックし、サイドパネルを閉じます。

ユーザーのスケジュールを解除する

プロジェクト、フェーズ、または非プロジェクト関連の関与からユーザーをスケジュール解除します。

1. ［スケジューラ］アプリの［関係者］タブから、該当するユーザー名の隣りにある矢印 をクリックします。
2. 次のいずれかを実行します。
   • プロジェクトからユーザーをスケジュール解除 プロジェクト名をクリックし、［スケジュール解除］をクリックし、［スケジュール解除］をクリックして確認します。
   • フェーズからユーザーをスケジュール解除 プロジェクト名の横の 、フェーズの順にクリックし、［スケジュール解除］をクリックし、［スケジュール解除］をクリックして確認します。
   • 非プロジェクト関連の関与からユーザーをスケジュール解除 非プロジェクトカテゴリをクリックし、［スケジュール解除］をクリックし、［スケジュール解除］をクリックして確認します。

   結果 そのユーザーはスケジュール解除されます。更新されたグラフには、ユーザーは、指定された期間に対応可能として表示されます。