レポートのメール送信
レポートをメールで送信して、他のレポートユーザー、およびレポートアプリへのアクセス権がない外部関係者とデータを共有します。保存してアクティブ（有効）とされたレポートのみを電子メールで送信できます。
機能の仕組み
レポートを保存すると、そのレポートに関連する配信とセキュリティの設定を定義できます。これらの設定により、レポートのメール送信が可能かどうか、および電子メールでレポートを担当者が受信できるようにする必要なアクセス レベルを指定できます。
レポートの社外関係者へのメール送信
レポートアプリへのアクセス権がないユーザーにレポートをメールで送信するには、レポートの保存時に次の設定を定義する必要があります:
- ［詳細］タブから、 レポート アクセスを共有に設定します。
- ［配信］タブから、［電子メールとブロードキャストのセキュリティ］を制限なしに設定します。
配信とセキュリティの設定を構成したら、レポートを電子メールで送信できます。
Diligent One データへのアクセス
レポートの配信先ユーザーをどのように入力するかによって、次の動作が行われます。
| 配信先ユーザーの入力方法 | 動作 | 例 |
|---|---|---|
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ユーザーをドロップダウンリストから選択した場合 メモ レポートアプリにアクセスしたユーザーのみがリストされます。 |
レポートアプリでは、ユーザーのトークンを使って、Diligent One データへのそのユーザーのアクセスを認証し、決定します。 レポートには、Diligent One 内でユーザーがアクセスできるデータのみが表示されます。 その他の場合
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シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。 結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、1 つのプロジェクトだけが表示されます。 |
| 電子メール アドレスを手動で入力した場合 |
レポート アプリでは、このアドレスは外部電子メールアドレスとして扱われます。この扱いは、ライセンスを供与されていない外部ユーザーに限らず、Diligent One のライセンスを供与されたユーザーにも適用されます。 レポートには、そのレポートの作成者や、そのレポートを最後に編集したユーザーが、Diligent One においてアクセス許可を持っているデータが表示されます。 |
シナリオ Diligent One インスタンスに 5 つのプロジェクトがありますが、 ユーザーには 1 つのプロジェクトへのアクセス許可だけがあるとします。レポートを送信するユーザーは、管理者であり、5 つすべてのプロジェクトへのアクセス許可を持っています。 結果 当該の配信先ユーザーに対するレポートには、5 つすべてのプロジェクトが表示されます。 |
アクセス許可
レポート管理者とレポート作成者のみが、レポートをメールで送信できます。
送信者の電子メール アドレス
自分の名前と電子メールが、レポートの送信者として、受信者に表示されます。組織がカスタム送信者を設定した場合、これらの設定はレポートアプリでサポートされません。
配信設定とセキュリティ設定を検証する
- レポートアプリを開きます。
［閲覧］ページが開きます。
- メールで送信するレポートを開きます。
- ツールバーで［共有
］をクリックします。［共有］ダイアログボックスが開きます。
- ［共有設定］をクリックします。
- 電子メールの設定がオンであり、［電子メールとブロードキャストのセキュリティの設定が正しいことを確認します。
設定 説明 電子メール レポートを電子メールで配信できます 電子メールとブロードキャストのセキュリティ 電子メールでレポートを受信できる担当者に必要なアクセス レベルを指定できます。
- すべてのユーザー すべてのレポート ユーザーが電子メール経由でレポートを受け取ることができます
- 制限なし レポートアプリを利用できない外部関係者にレポートを送ることができます
- 許可されたユーザー レポートにアクセスできるフォルダーを持つすべてのユーザーが、電子メール経由でレポートを受信することができます
- ［共有に戻る］をクリックします。
レポートをメールで送信する
- ［配信先ユーザー追加］フィールドをクリックし、電子メールの受信者を指定します。
- レポートをレポートアプリへのアクセス権のない外部関係者に送信するには、検索ボックスに電子メールを入力し、Enter キーを押します。
- レポートを特定のユーザーまたはグループに送信するには、ユーザーまたはグループの名前を入力し、該当するユーザーまたはグループを選択します。
- すべてのユーザーおよびグループの一覧を表示するには、［すべて］をクリックし、該当するユーザーまたはグループを選択します。
- ユーザーの一覧から配信先ユーザーを選択するには、［ユーザーのみ］をクリックし、該当するユーザーを選択します。
- グループの一覧からグループを選択するには、［グループのみ］をクリックし、該当するグループを選択します。
- ［名前］フィールドに電子メールの件名を入力します。
デフォルトでは、レポートの名前は電子メールの件名として表示されます。
- 次のオプションのいずれかを選択して電子メールのレポートの書式を指定します。
メモ検討事項：
- オプションを選択しない場合は、レポートは電子メールの本文に HTML コンテンツとして含まれます。
- ［コンテンツへのリンク
］オプションを選択すると、受信者は、レポートへのリンクがメールで送信されます。Diligent One にログインした後、そのリンクを使用すると、レポート アプリでレポートを表示できます。レポート アプリへのアクセス権がない受信者はリンクにアクセスできません。
- 省略可能。レポートを伴う追加のメッセージを入力します。
- ［送信］をクリックします。
結果 レポートは電子メール経由で指定された受信者に送信されます。
