アンケートの回答の収集

アンケートは、回答者から情報を集め、データから状況を解釈するために使用されます。各コレクションは 1 つ以上のアンケートで構成できます。各アンケートは、レコードを改善する場合の調査、イベント レポート、またはフォローアップの仕組みとして配布します。

アンケートの用途

各コレクションには、1 つ以上のアンケートを作成できます。アンケートがあれば、それを配布し、次の方法を使って回答者から情報を収集できます。

  • 調査 既知または匿名の回答者に送って回答してもらうアンケート
  • イベント レポート イベントやインシデントを報告する匿名のリンクとして投稿されるアンケート
  • レコードの改善 特定のレコードに関するフォローアップ情報を提供する個人またはワークフロー グループに割り当てられるアンケート

回答は指定されたテーブルに取り込まれます。質問は別個の列として定義されます。以下のどの方法でアンケートを配布するかによって、異なるルールが適用されます。

  • 何回アンケートに回答できるか
  • 回答を更新できるかどうか

メモ

アンケートには最大で 500 の質問を追加できます。ただし、アンケートにリンクするテーブルが合計で 500 列に達する場合は、質問をそれ以上追加できません。

たとえば、100 列あるテーブルがアンケートにリンクする場合は、アンケートの質問数は 400 に制限されます。

アンケートのセキュリティ

アンケートと回答はセキュリティで保護された環境で処理され、転送中および保管中のすべてのデータは暗号化されています。すべてのデータは、高安全性 HTTPS 接続を使用して転送されます。

配布するアンケートにアクセスするには、自動的に生成されるトークン化された URL を使用します。トークン化された URL には、大文字、小文字、数値、特殊文字の組み合わせが含まれています。

注意

トークン化された URL はパスワードのように機能するために、当該 URL をセキュリティ保護し、非公開の状態で保持しておくことが重要です。トークン化された URL を他の関係者と共有することはお避けください。トークン化された URL は、データ アクセスのセキュリティを確保するために意図的に複雑にしてあります。単一のレコードの正確な URL のパスを入力する確率は、700 デシリオン分の 1 になります。

アンケートの有効期限

アンケート受信者の何人かは、あなたのセッション タイムアウトの設定によって許可された時間内にアンケートを完了する必要があります。

  • 受信者があなたのインスタンスの一員である場合は、そのメンバーはあなたのインスタンスのセッション タイムアウトの設定で許可された時間内にアンケートを完了する必要があります。あなたのインスタンスの社員に対し、長いアンケートを作成した場合は、あなたのセッション タイムアウトは、誰かがアンケートを完了するのに十分な長い時間にしてください。この設定の変更の詳細については、組織の設定の更新を参照してください。
  • 受信者があなたのインスタンスの一員でない場合（例：Diligent One を使用していない相手にアンケートを電子メール送信する）、受信者のアンケートセッションは 7 日を経過すると有効期限が切れます。

メモ

受信者がアンケートに回答すると、ほとんどの回答タイプ（単一選択、ドロップダウン、段落など）でデータは 15 秒ごとに自動的に保存されます。ただし、添付ファイル応答タイプでは、自動保存は 30 秒ごとに行われます。この機能は、特に長いアンケートなど長時間のセッション中にセッションタイムアウトが発生した場合に、データ損失を防ぐのに役立ちます。

例

フォローアップ アンケートの自動化

データ アナリティクスで、従業員が承認されている $90.00 の食費上限額を超える費用を請求していることが監視により判明しました。この上限額を超える請求を行った各従業員に対し、出張費と接待費に関する会社のポリシーについての質問が含まれるアンケートを送信したいとします。

このプロセスを自動化するには、上限額を超えた食費請求を識別するトリガーを作成し、請求を行った従業員にアンケートのリンクを電子メールに記載して送信します。

回答は、アンケートをトリガーしたレコードに追加の列として記録されます。

データ アナリティクス

従業員番号 部門 日付 電子メールアドレス 金額
1001 IT 07-Jun-14 mark_shire@example.com 20.02
1002 研究開発部 03-Jun-14 priya_mogham@example.com 50.87
1003 人事部 04-Jun-14 cynthia_chan@example.com 120.32
1004 マーケティング部 07-Jun-14 tran_smith@example.com 11.32
1007 マーケティング部 07-Jun-14 clara_johnson@example.com 40.67
1008 営業部 02-Jun-14 mary_jenkins@example.com 92.36
1009 研究開発部 06-Jun-14 brian_wu@example.com 18.00
1010 人事部 06-Jun-14 gerry_jones@example.com 67.02

トリガー構成