Operationele risicobeoordelingen automatiseren

In de Projecten-app kunt u beoordelingsdrivers aanmaken op basis van een metriek om beoordelingen van operationele risico's te automatiseren en belangrijke belanghebbenden op de hoogte te stellen wanneer er wijzigingen optreden.

Voordat u begint

Voordat u risicobeoordelingen kunt automatiseren, moet u een project opzetten met doelstellingen, risico's en controles en risicoscore configureren. Om de knop Automatiseren aan te zetten, moet u of iemand in uw team de volgende taken uitvoeren:

Statistieken maken in Resultaten, zie Belangrijke indicatoren monitoren met meetwaarden
De statistiek koppelen aan de beoordeling in een project zie Bewijs van resultaten koppelen

Hoe het werkt

Nadat u de voorbereidende taken hebt voltooid, maakt u een beoordelingsfactor door:

de risicobeoordeling te selecteren die u wilt automatiseren
het definiëren van metrische bereiken die zullen worden gebruikt om de inherente risicoscores voor de risicobeoordeling in te vullen

Zodra u de beoordelingsfactor hebt aangemaakt, wordt de beoordeling automatisch bijgewerkt wanneer de metrische waarde een bepaalde drempel overschrijdt. Wanneer risicobeoordeling wordt gewijzigd, worden belanghebbenden automatisch op de hoogte gesteld via de dagelijkse overzichts-e-mail van Projecten. Hiermee kunnen ze de juiste actie ondernemen.

Waarom automatiseren beoordelingsfactoren inherente risicoscores?

Beoordelingsfactoren automatiseren inherente risicoscores om u te informeren over het huidige risiconiveau van uw organisatie. Aangezien risicobeoordelingen een doorlopend en iteratief proces zijn, kunnen inherente risicoscores na verloop van tijd veranderen.

Op basis van de inherente risicoscore kunt u bepalen of het risico een bedreiging vormt voor uw organisatie of dat het risico minder kritiek is voor uw organisatie. Risicoresponsopties kunnen bestaan uit het verhogen of verlagen van middelen die nodig zijn voor risicobehandeling.

Welke veranderingen in Projecten hebben invloed op de manier waarop beoordelingsfactoren werken?

Afhankelijk van de wijziging worden beoordelingsfactoren ingeschakeld, uitgeschakeld, gekopieerd of permanent verwijderd.

Wijzigen	Impact
Een statistiek in Resultaten verwijderen die gekoppeld is aan een risico in Projecten	Zodra een statistiek is gekoppeld aan een beoordelingsfactor, wordt de automatisering van de risicobeoordeling in Projecten uitgeschakeld als u wijzigingen aanbrengt in de configuratie van de statistiek in Resultaten. De meest recente beoordelingswaarde blijft behouden en de controlebeoordeling wordt een handmatig proces. Opmerking U kunt de problemen oplossen in Resultaten of Projecten en de beoordelingsfactor opnieuw inschakelen.
De configuratie van een statistiek in Resultaten wijzigen
De schaal wijzigen die bij een risicoscorefactor hoort	Alle beoordelingsfactoren worden uitgeschakeld. Als de scorewaarde blijft staan (d.w.z. voorheen 1 = Laag en nu 1 = Geen), wordt dezelfde score behouden. Als de scorewaarde niet langer beschikbaar is (d.w.z. voorheen 5 = Zeer hoog, en nu gebruikt u een 3-puntsschaal), dan wordt de score verwijderd zodat u het risico opnieuw kunt beoordelen.
Een project archiveren of tijdelijk verwijderen	Alle beoordelingsfactoren worden uitgeschakeld. De meest recente inherente risicoscore wordt behouden.
Een project dearchiveren of een project herstellen	Alle beoordelingsfactorprogramma's die niet handmatig uitgeschakeld of verbroken waren voordat het project werd gearchiveerd, worden automatisch weer ingeschakeld. De meest recente inherente risicoscore wordt behouden.
Controles importeren, doelstellingen klonen of importeren, of projecten doorrollen	Alle bijbehorende beoordelingsfactoren en gekoppelde statistieken worden gekopieerd: als het projecttype van het bronproject en het doelproject hetzelfde zijn van gearchiveerde naar actieve projecten of van actieve naar actieve projecten binnen hetzelfde Diligent One-exemplaar Beoordelingsfactoren worden automatisch ingeschakeld in het doelproject. Als het projecttype van het bronproject en het doelproject verschillend zijn, worden de beoordelingsfactoren niet naar het doelproject gekopieerd.
Een statistiek van een risico in Projecten loskoppelen	Alle bijbehorende beoordelingsfactoren worden definitief verwijderd. De meest recente beoordelingswaarde blijft behouden en de controlebeoordeling wordt een handmatig proces.
Een risicoscorefactor verwijderen	Alle bijbehorende beoordelingsfactoren worden definitief verwijderd.
Een doel (die het risico bevat) uit een project verwijderen
Een risico uit een project verwijderen
Een project definitief verwijderen

Machtigingen

Professionele beheerders en professionele gebruikers kunnen risicobeoordelingen automatiseren. Alle andere rollen kunnen alleen geautomatiseerde risicobeoordelingen bekijken.

Een geautomatiseerde risicobeoordeling configureren

Naar een risico in een project gaan.

Opmerking

Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

De startpagina Projecten wordt geopend.
Open een project.
Het projectdashboard wordt geopend.
Klik op het tabblad Veldwerk.
Zoek het juiste doel, klik op Ga naar en selecteer Risicocontrolematrix.
Klik op de titel van het juiste risico.
Klik in het gedeelte Beoordeling naast de betreffende risicoscorefactor op Risicoscorefactor automatiseren .
Het zijpaneel Beoordelingsfactor wordt geopend, met de doelstelling, het risico en de risicoscorefactor al geselecteerd.

Een statistiek specificeren en bereiken definiëren

Klik op de vervolgkeuzelijst Selecteer een statistiek... om de statistiek op te geven die wordt gebruikt om inherente risicoscores in te vullen. De statistiek moet een numerieke waarde genereren. U kunt geen statistieken op basis van datums gebruiken. U kunt alleen statistieken selecteren die aan het geselecteerde risico gekoppeld zijn.
Opmerking
Als u eerder een statistiek hebt gekoppeld en de verzameling in Resultaten waar de statistiek zich bevindt hebt gearchiveerd, wordt de statistiek beschermd in een alleen-lezen status. Er kunnen geen gegevens worden toegevoegd of gewijzigd.
Selecteer de juiste operator (kleiner dan of groter dan) en definieer de voorwaarden waaraan moet worden voldaan voordat de risicobeoordeling automatisch wordt bijgewerkt naar de opgegeven score.
Terwijl u waarden invoert in de rechterkolom, wordt de linkerkolom automatisch gevuld met de volgende opeenvolgende waarde, en de score verandert van kleur zodra u een getal voor de rij hebt ingevoerd.
U kunt voor elke waarde een willekeurig aantal decimalen invoeren. Bij het opslaan worden waarden echter slechts tot twee decimalen weergegeven.
Tip
U kunt de Tab-toets gebruiken om snel verticaal omlaag te bewegen in de juiste kolom.
Optioneel. Schakel de beoordelingsfactor uit als u de risicobeoordeling niet direct wilt automatiseren.
Standaard is de beoordelingsfactor ingeschakeld , en wordt de beoordeling direct na het opslaan geautomatiseerd. Zodra het beoordelingsfactorprogramma is ingeschakeld, kunt u de waarde van de risicobeoordeling niet handmatig bijwerken.
Klik op Opslaan.
Resultaat De risicobeoordeling wordt geautomatiseerd.
Opmerking
U moet alle metrische bereiken definiëren voordat u kunt opslaan.

Geautomatiseerde risicobeoordelingen bekijken of bewerken

Naar het juiste risico in het project navigeren.
Bekijk geautomatiseerde risicobeoordelingen in het gedeelte Beoordeling:
- Als een score een geautomatiseerd pictogram weergeeft, is de automatisering van de risicobeoordeling ingeschakeld.
- Als een score een waarschuwingspictogram weergeeft, is de automatisering van de risicobeoordeling uitgeschakeld.
- Als een score een foutpictogram weergeeft, is er een fout opgetreden.
  Voor meer informatie raadpleegt u Welke veranderingen in Projecten hebben invloed op de manier waarop beoordelingsfactoren werken?
Om een beoordelingsfactor te bewerken of in/uit te schakelen, klikt u op Risicoscorefactor bewerken naast de betreffende risicobeoordeling.
Het zijpaneel Beoordelingsfactoren wordt geopend, waar u het beoordelingsfactor kunt bekijken of configureren.

Een beoordelingsfactor verwijderen