Beoordelingsenquête uitvoeren

Verbind een vragenlijst vanuit de Resultaten-app met een beoordeling in de Projecten-app om zelfbeoordelingen uit te voeren met controle-eigenaren voor SOX-tests, controlecertificaten of risicobeoordelingen, en zorg ervoor dat de antwoorden gemakkelijk in te zien zijn wanneer u procedures of stapsgewijze beschrijvingen en tests uitvoert.

Wat is een beoordelingsenquête?

Een beoordelingsenquête is een vragenlijst uit de Resultaten-app die is gekoppeld aan een beoordeling in de Projecten-app.

Beoordelingsenquêtes worden gebruikt om antwoorden op vragenlijsten uit de Resultaten-app samen te voegen zodat deze gemakkelijk in te zien zijn wanneer u procedures of stapsgewijze beschrijvingen en tests uitvoert.

Voordat u begint

Voordat u een beoordelingsenquête kunt uitvoeren, dient u binnen een project in de Projecten-app doelen en controles te definiëren.

U dient ook gegevenscontainers op te zetten in de Resultaten-app (verzameling, analyse en tabel), en een vragenlijst samen te stellen. De tabel (enquête) in de Resultaten-app wordt gebruikt om de antwoorden op de vragenlijsten op te slaan.

Hoe het werkt

U koppelt een vragenlijst vanuit de Resultaten-app aan een beoordeling in de Projecten-app. Beoordelingen zijn onder andere:

  • Uitvoeringsprocedures
  • Stapsgewijze beschrijvingen
  • Tests

Zodra u de vragenlijst aan de beoordeling gekoppeld hebt, kunt u de vragenlijst vanuit de Projecten-app versturen en beginnen met antwoorden te volgen in de Projecten-app.

Indien u een beoordeling verwijdert, kunt u de algemene status van die beoordeling niet langer in de Projecten-app bekijken. Antwoorden op vragenlijsten in de Resultaten-app worden niet verwijderd wanneer u een beoordeling verwijdert.

Contextuele gegevens die in Resultaten worden weergegeven

De volgende velden in de Projecten-app worden als contextuele gegevens weergegeven in de tabel in de Resultaten-app.

Opmerking

U dient de vragenlijst in de Resultaten-app te configureren naar Alle recordvelden tonen of Geselecteerde recordvelden weergeven om deze velden weer te geven aan de ontvangers van de vragenlijst. Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijsten maken.

Projectvelden Doelvelden Controlevelden
  • Project-ID
  • Projecttitel
  • Referentie-ID (gebaseerd op een Doelreferentie en Controle-ID)
  • Doel-ID
  • Doeltitel
  • Controle-titel
  • Beschrijving controles
  • Controle-ID

Voorbeeld

Zelfbeoordelingen uitvoeren met controle-eigenaren

Scenario

Om aan de SOX-vereisten te kunnen voldoen, dient u een reeks zelfbeoordelingen uit te voeren met individuele controle-eigenaren om de operationele effectiviteit van interne controles te valideren.

U wilt een vragenlijst aan controle-eigenaren sturen en de antwoorden samenvoegen voor referentiedoeleinden wanneer u controles gaat testen.

Proces

Binnen uw project klikt u op het tabblad Veldwerk. Vervolgens klikt u op Een beoordeling aanmaken voor... en selecteert u de testronde die van toepassing is op de zelfbeoordeling. Tot sluit selecteert u de vragenlijst die u aan de individuele controle-eigenaren wilt sturen en de juiste controles, en specificeert u de individuele controle-eigenaren.

Selectie vragenlijst

Selectie van controle en specificatie van controle-eigenaar

Resultaat

De zelfbeoordeling van de controle wordt aan de gespecificeerde controle-eigenaars verzonden. De individuele controle-eigenaars vullen de vragenlijst in en de antwoorden worden onder Opgeslagen beoordelingen samengevoegd.

Machtigingen

Om een beoordelingsenquête aan te maken dient u toegang te hebben tot het juiste project in de Projecten-app en de verzameling in de Resultaten-app.

Stappen

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Een vragenlijst aan een beoordeling koppelen

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Veldwerk.
  4. Selecteer Maak een beoordeling aan voor... en selecteer de juiste optie.

    De vervolgkeuzelijst wordt dynamisch gegenereerd op basis van het aantal testronden in het project.

    Opmerking

    Iedere beoordeling kan slechts aan één Uitvoeringsprocedure, Stapsgewijze beschrijving of Testronde verbonden worden.

  5. In het Beoordelingsenquête-scherm kiest u de Resultatenenquête die u wilt versturen:
    Opmerking

    U kunt geen Resultatenenquête selecteren uit een gearchiveerde collectie.

    1. Selecteer de Alle collecties-vervolgkeuzelijst om resultaten te filteren uit een specifieke Collectie in de Resultaten-app.
    2. Optioneel. Klik op bekijken naast de juiste enquête om deze in de Resultaten-app te bekijken.
    3. Klik op het keuzerondje naast de juiste enquête en klik op Volgende >.
  6. Selecteer de controles die u met de beoordeling wilt verbinden.
    • Zoek naar een specifieke controle door een trefwoord in het zoekvak in te voeren.
    • Om alle controles onder één enkel doel te selecteren, selecteert u het selectievakje naast het juiste doel.
    • Om specifieke controles onder één enkel doel te selecteren, selecteert u het selectievakje naast de juiste controles.
    • Om alle controles onder alle doelen te selecteren, klikt u op Alles selecteren.
    • Om een of meer van uw selecties te verwijderen, klikt u op Geen.
      Tip

      U kunt sommige controles markeren voor zelfbeoordeling en andere handmatig testen. Sommige auditors sturen zelfbeoordelingen voor niet-sleutelcontroles en testen sleutelcontroles handmatig (of controles die met het grootste risico geassocieerd worden).

  7. Specificeer de eigenaar van iedere controle door een van de volgende acties uit te voeren:
    8. Optie Stappen
    Verschillende eigenaren specificeren voor iedere controle
    1. Voer naast iedere controle de naam of het e-mailadres van de eigenaar in, of klik op bewerken om de bestaande eigenaar te updaten.

      2. Opmerking

      Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.

    2. Klik op het vinkje om aanpassingen te bevestigen of om te annuleren.

      De controle-eigenaar wordt gespecificeerd.
    Specificeer dezelfde eigenaar voor alle controles onder een doel.
    1. Voer in het veld Naam/e-mail voor alle Controles naast elk doel de naam of het e-mailadres van de eigenaar in of klik op bewerkenom een bestaande eigenaar voor alle controles onder het doel te updaten.

      2. Opmerking

      Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.

    2. Klik op het vinkje om aanpassingen te bevestigen of om te annuleren.

      Alle controles onder het doel worden gevuld met de naam van dezelfde eigenaar.
    Opmerking

    Zowel gelicentieerde als niet gelicentieerde gebruikers kunnen als eigenaars worden gespecificeerd. Als u iemand als eigenaar specificeert, dan wordt die persoon niet automatisch als een Eigenaar aangewezen in de Projecten-app. Voor informatie over het aanwijzen van eigenaars, zie Risico's en controles definiëren.

De vragenlijst versturen

Voer een van de volgende handelingen uit:

  • Om de vragenlijst direct te versturen, klik op Nu versturen en vervolgens op Nu versturen.

    U dient tenminste één controle te selecteren en voor iedere controle een controle-eigenaar te specificeren om de enquête te kunnen versturen. Indien dezelfde Eigenaar voor meerdere geselecteerde controles is aangewezen, wordt er één enkele e-mail verzonden aan de ontvanger met daarin een link naar de enquête.

  • Om de vragenlijst op een later tijdstip te versturen, klik op Later hervatten.

    De beoordeling wordt opgeslagen onder Opgeslagen beoordelingen. Naast beoordelingen die niet zijn verzonden wordt de status Niet verzonden weergegeven. Voor beoordelingen die wel zijn verzonden wordt het totale aantal reacties uit het totale aantal controles weergegeven.

Reacties volgen

  1. Klik binnen het project op het tabblad Veldwerk.

    De Doelenlijst wordt weergegeven en de opgeslagen beoordelingen worden weergegeven in het rechter deelscherm. Beoordelingen krijgen een naam op basis van hun verbinding met een Uitvoeringsprocedure, een Stapsgewijze beschrijving of een Test. Indien er meer dan één beoordeling van een bepaald type is, dan worden de namen op opeenvolgende volgorde gezet (bijvoorbeeld: Beoordeling Stapsgewijze beschrijving, Beoordeling Stapsgewijze beschrijving 1, Beoordeling Stapsgewijze beschrijving 2, etc.)

  2. Klik onder Opgeslagen beoordelingen op de juiste beoordeling.

    Het venster Beoordelingsstatus wordt geopend, waarin een lijst te zien is van controles, controle-eigenaars en welke controle-eigenaars op de enquête hebben gereageerd.

  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Om de eigenaar van een controle te updaten, klikt u op bewerken.
    • Om de resultaten van de enquête in de Resultaten-app te bekijken, klikt u op de link naast Enquêteresultaten.
    • Om een reactie in de Projecten-app te bekijken, klikt u op de juiste controle-link.

      Het zijpaneel Beoordelingsresultaten gaat open en geeft de reacties op de enquête weer binnen de context van de beoordeling.

Probleemoplossing

Krijg inzicht in veelvoorkomende fouten en oorzaken bij beoordelingsenquêtes en lees hoe u fouten kunt oplossen.

Foutmelding / probleem Oorzaak Oplossing(en)

De gebruiker kan niet geselecteerd worden in het Eigenaar -veld

OF

De eigenaar wordt weergegeven naast de controle. U kunt echter niet dezelfde eigenaar selecteren voor andere controles.
  • De gebruiker is uit Launchpad verwijderd of met hun toegewezen abonnement hebben zij geen toegang tot de Projecten-app.

    Gebruikers die uit Launchpad zijn verwijderd ontvangen geen enquête en worden alleen als eigenaars weergegeven voor controles waaraan zij waren toegewezen voordat zij uit de Diligent One-instantie verwijderd werden.

  • De toegang van de persoon die daarvoor als eigenaar was aangewezen wordt uit het project verwijderd in de Projecten-app.

 
  • Voeg de gebruiker toe in Launchpad.
  • Het abonnement van een bestaande gebruiker updaten.
  • De toegang van een persoon tot een project herstellen.
  • De gebruiker deblokkeren in de Projecten-app.
"Wij konden uw selectie niet opslaan omdat één of meer geselecteerde controle(s) niet meer bestaan. Probeert u het s.v.p. nogmaals."
  • De controle is verwijderd uit de Projecten-app.
  • Het doel dat de controle bevat, is verwijderd uit de Projecten-app.
 Maak het doel of de controle opnieuw aan in de Projecten-app.
"De enquête die u eerder hebt geselecteerd, is verwijderd. Selecteer een nieuwe enquête."
  • De enquête is verwijderd uit de Resultaten-app.
  • De Verzameling die de enquête bevat is verwijderd uit de Resultaten-app.
 Maak de enquête of verzameling opnieuw aan in de Resultaten-app.
De beoordelingsenquête is niet meer beschikbaar.
  • De beoordelingsenquête is door een gebruiker verwijderd uit de Projecten-app.
 Maak de beoordelingsenquête opnieuw aan.
De beoordelingsenquête kon niet worden verzonden of de beoordelingsenquête is uitgeschakeld. De Resultatenverzameling (waarin de vragenlijst is opgeslagen) is gearchiveerd. Dearchiveer de Resultaten-verzameling en verzend de beoordelingsenquête opnieuw vanuit de Projecten-app.