Vragenlijsten maken

Maak een vragenlijst door vragen te ontwerpen, lay-outelementen in te voegen en voorwaardelijke logica te definiëren. Zodra u de vragenlijst hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken voor enquêtes, evenementverslagen en bij het verwerken van gegevens. U kunt in Diligent One ook vragenlijsten gebruiken met specifieke functies, zoals certificeringen.

Een vragenlijst maken

1. Open de Resultaten-app.
2. Klik op de naam van de verzameling met de vragenlijst die u wilt wijzigen.
3. Klik op Vragenlijsten.
4. Klik op Toevoegen en voer de volgende informatie in:
   • Referentie (optioneel) Voer een unieke ID in om naar de vragenlijst te verwijzen. Dit is handig voor gebruikers van het bulkimporteeerprogramma en toolkits om de vragenlijst eenduidig te kunnen identificeren.
   • Naam - Voer een betekenisvolle titel in voor uw vragenlijst.
   • Instructie - Optioneel. Voer uw instructies in voor de personen die uw vragenlijst ontvangen. U kunt uw antwoord opmaken met behulp van de Vet, Cursief, Lijst, of Link-opties boven het tekstvak.
   • Optioneel. Bestanden toevoegen aan vragenlijstinstructies voeg een of meer standaard ondersteunende bestanden toe om mee te sturen met de vragenlijst. De bestanden zijn beschikbaar bij het beantwoorden van de vragenlijst (ze worden in de vragenlijst zelf aangeduid als Gerelateerde bestanden) en worden automatisch gekoppeld aan het dossier voor elke inzending. Ondersteunende bestanden kunnen niet worden gewijzigd nadat een antwoord is ingediend. Bestanden zijn opgenomen in een gereserveerde kolom in de bijbehorende tabel.

     Opmerking

     Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

5. Optioneel. Om gebruikers in staat te stellen bijgewerkte antwoorden in te dienen op eerder toegewezen vragenlijsten zonder een verklarende opmerking te geven, selecteert u Opnieuw indienen van toegewezen vragenlijst zonder opmerking toestaan.

   Opmerking

   Deze instelling werkt niet voor statusvragenlijsten.

6. Kies of ontvangers informatie over specifieke gegevens moeten zien.
   • Kies Alle recordvelden tonen wanneer uw respondenten alle velden van een record moeten kunnen zien. Dit is over het algemeen een goede optie wanneer alle gegevens van een record relevant zijn voor de ontvanger en geen ervan gevoelig is.
   • Kies Toon geselecteerde recordvelden wanneer uw respondenten slechts enkele velden van een record hoeven te zien. U kunt de velden selecteren die ontvangers zien in de instellingen voor de tabel waaruit de vragenlijst wordt verzonden. Dit is over het algemeen een goede optie wanneer slechts een deel van de gegevens van een record relevant is voor de ontvanger of wanneer sommige velden gevoelig zijn en u deze niet aan de ontvanger wilt blootstellen.
   • Kies Alle recordvelden verbergen wanneer uw respondenten de gegevens niet hoeven te zien. Dit is over het algemeen geschikt voor enquêtes en evenementenverslagen waarbij individuele recorddetails niet van belang zijn, maar het kan verwarring veroorzaken wanneer u vragen stelt over specifieke records in een tabel.

     Opmerking

     Wanneer u Alle recordvelden weergeven of Geselecteerde recordvelden weergeven kiest voor een vragenlijst die gekoppeld is aan een beoordelingsenquête, of een tabel voor controleprestaties of certificering, kunnen respondenten contextuele informatie uit de Projecten-app bekijken, zoals de controlebeschrijving. Voor meer informatie raadpleegt u:

     • Beoordelingsenquête uitvoeren
     • Controleprestaties vastleggen
     • Certificeringen vastleggen,
7. Optioneel. Kies de taal voor alle door Diligent One gegenereerde tekst (d.w.z. labels en knoppen) die aan ontvangers van vragenlijsten wordt getoond uit de lijst Systeemtaallocatie. Deze instelling overschrijft alleen alle gebruikers- en organisatietaalinstellingen op deze vragenlijst. Ze vertaalt de vragen en antwoorden binnen de vragenlijst niet. Als u dit niet instelt, zal Diligent One de systeemetiketten weergeven in de taal die is ingesteld in het gebruikersprofiel van de ontvanger (als deze is ingelogd) of in de taalinstelling van uw organisatie (als de ontvanger niet is ingelogd).

   Opmerking

   Als uw vragenlijst meerdere doelgroepen heeft die verschillende talen spreken, overweeg dan om meerdere kopieën van dezelfde vragenlijst te maken om uw belangrijkste doelgroepen zo effectief mogelijk te benaderen.

8. Optioneel. Om de vragenlijst automatisch te verzenden wanneer een dossier een specifieke status heeft, selecteert u die status uit de lijst Gekoppelde statussen.
9. Optioneel. Om de vragenlijst te koppelen aan tabellen:
   1. Selecteer één of meerdere tabellen uit de lijst.
   2. Selecteer Deze vragenlijst mag alleen vanuit gekoppelde tabellen worden verzonden voor alle rollen. Deze optie zorgt ervoor dat de vragenlijst alleen kan worden verzonden vanuit tabellen waarmee deze is gekoppeld en niet vanuit andere tabellen bij het verwerken van records. Voor meer informatie raadpleegt u Tabellen koppelen aan vragenlijsten.

   Wanneer een vragenlijst aan een tabel wordt gekoppeld, worden er kolommen voor elke respons in de vragenlijst aan de tabel toegevoegd. U kunt vervolgens antwoorden verzamelen door de vragenlijst toe te wijzen tijdens het verwerken van gegevens. Antwoorden zijn gekoppeld aan het dossier waaraan u de vragenlijst toewijst. Voor meer informatie raadpleegt u Bezig met verwerken van gegevens.

10. Klik op Opslaan. De vragenlijst wordt opgeslagen en weergegeven op de pagina Vragenlijstdetails.

Vragen toevoegen

Voor informatie over specifieke antwoordtypes, zie Vragenlijstonderdelen.

1. Open de Resultaten-app.
2. Klik op de naam van de verzameling die de vragenlijst bevat die u wilt wijzigen.
3. Klik op Vragenlijsten.
4. Klik en open de juiste vragenlijst.

   De pagina Vragenlijstdetails wordt geopend

5. Optioneel. Zet de schakelaar Referenties weergeven aan om het referentieveld in de vragen en antwoorden te tonen.
6. Naast Vragen, klikt u op Toevoegen en selecteert u een Antwoordtype.
7. Vul de volgende velden in:

   Responstype	Veld	Beschrijving
   Alles	Reference	Optioneel. Een uniek ID om naar de vraag te verwijzen. Dit is handig voor gebruikers van het bulkimporteeerprogramma en toolkits om de vraag eenduidig te kunnen identificeren.
   Alles	Vraag	De tekst van de vraag die aan respondenten gesteld moet worden. Gebruik alleen onopgemaakte tekst in dit veld. De maximale limiet van dit veld is 4096 tekens.
   Enkele keuze Meerkeuze Vervolgkeuzelijst	Reactieopties	Opties waaruit respondenten kunnen kiezen: Om meer opties toe te voegen, klikt u op Nog een toevoegen Om een optie voor 'Overig' toe te voegen, selecteert u ‘Overig’ toestaan en voert u een label in
   	Referentieantwoord	Optioneel. Een uniek ID om naar een antwoordoptie te verwijzen. Dit is handig voor gebruikers van het bulkimporteeerprogramma en toolkits om de reactieoptie eenduidig te kunnen identificeren.
   E-mail	E-mail	Respondenten kunnen e-mail-ID's invoeren. Opmerking U kunt het selectievakje Contactenboek inschakelen selecteren om respondenten met de vereiste toegang toe te staan contactenboekgebruikers te selecteren uit de vervolgkeuzelijst of handmatig het e-mailadres in te voeren. Het selectievakje is niet standaard aangevinkt.
   Alles	Instructies	Aanvullende context voor de vraag. U kunt de instructietekst opmaken met behulp van de knoppen Vet, Cursief, Onderstrepen, Lijst of Link. Om de opmaak toe te passen, selecteert u de tekst die u wilt opmaken en klikt u vervolgens op de juiste knop.
   Numerieke schaal	Schaal	Het bereik van waarden waaruit de respondent kan kiezen. U kunt een schaalverdeling selecteren tussen 0-10.
   Numerieke schaal	Labels	Specificeert labels voor de begin-, midden- en eindwaarden die op de schaal worden weergegeven, bijvoorbeeld "laag", "gemiddeld", "hoog".
   Alles	Weergavenaam van kolom	Optioneel. Specificeert de naam van de kolom waarin de antwoorden worden opgeslagen.
   Alles	Maak het antwoord optioneel	Optioneel. Specificeert dat respondenten kunnen kiezen of ze de vraag al dan niet willen beantwoorden voordat ze verder gaan in de vragenlijst.

8. Optioneel. Om het antwoordtype te wijzigen, selecteert u een lijst met Antwoordtypen en kiest u een ander type uit de lijst.

   Beschikbare types om naar te converteren zijn afhankelijk van het type vraag dat u wijzigt. U kunt een vraag met vooraf gedefinieerde antwoorden niet wijzigen naar een vraag met gedefinieerde antwoorden, en vice versa.

9. Om de vraag op te slaan, klikt u op Opslaan.
10. Optioneel. Om extra vragen toe te voegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u een Antwoordtype en herhaalt u vervolgens de stappen 2 tot 4.

Voorwaardelijke logica toepassen

1. Zoek de vraag waaraan u een voorwaardelijke vervolgvraag wilt toevoegen en klik op Bewerken. Zowel de vraag als de vervolgvragen moeten bestaan om voorwaardelijke logica te creëren. De vraag moet een van de volgende antwoordtypen zijn om conditionele logica te ondersteunen:
   • Enkele keuze
   • Meerkeuze
   • Vervolgkeuzelijst

2. Naast het antwoord waarvoor u een vervolgvraag wilt stellen, klikt u op Een vervolgvraag specificeren en selecteert u de vraag in de lijst Toevoegingen.

   Als u geen vragen in de lijst ziet, zorg ervoor dat u de vraag die u wilt kiezen heeft gemaakt en opgeslagen, en probeer het vervolgens opnieuw. U kunt geen vervolgvraag specificeren voor een bestaande vervolgvraag.

   Gebruik het pictogram Verwijderen om de relatie te verwijderen als u de verkeerde vraag hebt geselecteerd.

3. Klik op Opslaan.

   De vervolgvraag wordt ingesprongen weergegeven onder de vraag. De vervolgvragen worden alleen getoond aan ontvangers die het antwoord selecteren waaraan u de vervolgvraag hebt gekoppeld.

Voeg een lay-outelement in

1. Klik op de pagina Vragenlijstdetails op Toevoegen en selecteer een van de volgende opties:
   • Pagina-einde

   • Sectie

     Om de sectie met vragen te contextualiseren, geeft u een korte beschrijving en klikt u vervolgens op Opslaan.

2. Klik en sleep het lay-outelement naar de juiste locatie binnen de vragenlijst.

   Er is geen limiet aan het aantal secties of pagina-einden dat u binnen een vragenlijst kunt definiëren.

Bekijk een voorbeeld van de vragenlijst

Zodra u de onderdelen van uw vragenlijst heeft toegevoegd, bekijkt u een voorbeeld zoals een ontvanger het zou zien. Vanaf de pagina Vragenlijstdetails klikt u op Voorbeeld.

Het vooraf bekijken van de vragenlijst stelt u in staat om de vragenlijst te testen en ermee te interacteren, zonder dat er antwoorden worden opgeslagen.

Een vragenlijst bewerken

Bewerk een vragenlijst op elk gewenst moment door één van de volgende stappen uit te voeren:

Taak	Stap	Opmerkingen
Bewerk de naam van de vragenlijst, instructies, lay-out, systeemlabeeltaal, of gekoppelde statussen en tabellen	Vanaf de pagina Vragenlijstdetails klikt u op Bewerken.	Kies Alle recordvelden tonen wanneer uw respondenten alle velden van een record moeten kunnen zien. Dit is over het algemeen een goede optie wanneer alle gegevens van een record relevant zijn voor de ontvanger en geen ervan gevoelig is. Kies Toon geselecteerde recordvelden wanneer uw respondenten slechts enkele velden van een record hoeven te zien. U kunt de velden selecteren die ontvangers zien in de instellingen voor de tabel waaruit de vragenlijst wordt verzonden. Dit is over het algemeen een goede optie wanneer slechts een deel van de gegevens van een record relevant is voor de ontvanger of wanneer sommige velden gevoelig zijn en u deze niet aan de ontvanger wilt blootstellen. Kies Alle recordvelden verbergen wanneer uw respondenten de gegevens niet hoeven te zien. Dit is over het algemeen geschikt voor enquêtes en evenementenverslagen waarbij individuele recorddetails niet van belang zijn, maar het kan verwarring veroorzaken wanneer u vragen stelt over specifieke records in een tabel. Opmerking Wanneer u Alle recordvelden weergeven of Geselecteerde recordvelden weergeven kiest voor een vragenlijst die gekoppeld is aan een beoordelingsenquête, of een tabel voor controleprestaties of certificering, kunnen respondenten contextuele informatie uit de Projecten-app bekijken, zoals de controlebeschrijving. Voor meer informatie raadpleegt u: Beoordelingsenquête uitvoeren Controleprestaties vastleggen Certificeringen vastleggen
Een vraag bewerken	Vanaf de pagina Vragenlijstdetails klikt u op de betreffende vraag om deze te openen.
Vragen opnieuw ordenen	Vanaf de pagina Vragenlijstdetails sleept u elke vraag naar de gewenste locatie.	Wanneer vragen opnieuw worden geordend in een vragenlijst: alle gerelateerde kolommen in de tabel worden in dezelfde volgorde weergegeven de vragen binnen het zijpaneel van de vragenlijst (zichtbaar voor de respondent) worden in dezelfde volgorde weergegeven Als de tabel vragen uit meerdere vragenlijsten bevat, tonen de kolommen binnen de tabel eerst vragen uit de oudste vragenlijst en als laatste vragen uit de nieuwste vragenlijst.
Een vraag verwijderen	Klik op het prullenbakpictogram naast de vraag die u wilt verwijderen op de pagina Vragenlijstdetails.	Het verwijderen van een vraag zorgt er alleen voor dat deze uit de vragenlijst wordt gehaald en voorkomt dat toekomstige ontvangers van de vragenlijst de vraag kunnen beantwoorden. De gegevens die verzameld zijn binnen het vraagveld in de tabel worden niet verwijderd. U kunt de vraag niet verwijderen als deze wordt gebruikt in een vragenlijst die is opgeslagen, maar nog niet is ingediend.