Certificeringen vastleggen
Certificeringen maken gebruik van vragenlijsten om belanghebbenden te vragen informatie te verstrekken.
Hoe het werkt
Wanneer iemand certificeringen voor een project activeert, wordt er automatisch een Resultatenverzameling aangemaakt om de vragenlijstantwoorden voor het project te bevatten. U kunt vervolgens een of meer vragenlijsten opstellen om naar belanghebbenden te sturen.
| App | Actie |
|---|---|
| Projecten |
Voor meer informatie over het opzetten van certificeringsprogramma's, zie Certificeringsprogramma's maken. |
| Resultaten |
|
Certificeringsgegevens
Elk project dat certificeringen gebruikt, heeft een bijbehorende gegevensstructuur in de Resultaten-app. Wanneer iemand certificeringen inschakelt voor een project, worden een Verzameling met een Analyse en een lege Tabel toegevoegd aan de Resultaten-app:
- Verzamelingsnaam is hetzelfde als de projectnaam en wordt bijgewerkt als u uw project een andere naam geeft.
- Analysenaam is standaard "Certificeringen". Als u aangepaste termen hebt gedefinieerd voor het projecttype dat deze verzameling heeft gegenereerd, wordt uw aangepaste term gebruikt in plaats daarvan. U kunt dit hernoemen in de instellingen van de analyse. Als u later een aangepaste term in Projecten wijzigt, zal die wijziging niet worden weergegeven in de naam van de analyse.
- Tabelnaam is standaard "Responses". U kunt dit bewerken in de tabelinstellingen. De tabel is ook getagd als een Certificeringen-tabel boven de titel. Als u aangepaste termen hebt gedefinieerd voor het projecttype dat deze verzameling heeft gegenereerd, wordt uw aangepaste term gebruikt in plaats daarvan. Als u later een aangepaste term in Projecten wijzigt, wordt die wijziging weergegeven in de tag en het tabeltype, maar pas nadat u een certificering verzendt of opnieuw verzendt.
De tabel bevat alle certificeringsgegevens voor dat project. Naarmate er meer items aan certificeringen worden toegevoegd, worden er gegevens aan deze tabel toegevoegd.
Opmerking
Certificeringstabellen zijn vergelijkbaar met elke andere tabel in de Resultaten-app. U kunt standaardfunctionaliteit zoals triggers, meetwaarden en visualisaties met hen gebruiken. Certificeringstabellen bevatten ook standaard metadatakolommen zoals Status en Prioriteit. U kunt certificeringstabellen of de Verzamelingen en Analyses die deze bevatten niet handmatig verwijderen.
Opmerking
Als u controleprestaties en certificeringen voor hetzelfde project inschakelt, gebruiken beide functies dezelfde verzameling in de Resultaten-app, maar worden de gegevens opgeslagen in afzonderlijke analyses en tabellen.
Contextuele gegevens die in Resultaten worden weergegeven
De volgende Projectvelden worden als contextuele gegevens vastgelegd in de tabel in de Resultaten-app:
U dient de vragenlijst in de Resultaten-app te configureren naar Alle recordvelden tonen of Geselecteerde recordvelden weergeven om deze velden weer te geven aan de ontvangers van de vragenlijst. Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijsten maken.
| Projectvelden | Doelvelden | Certificeringsvelden |
|---|---|---|
|
|
|
Contextuele gegevens zichtbaar voor belanghebbenden maar niet vastgelegd in Resultaten
Om de context bij het beantwoorden van certificeringsvragenlijsten te verbeteren, zien belanghebbenden aanvullende informatie over het certificeringsprogramma in de vragenlijst zelf, maar deze gegevens worden niet vastgelegd in de in Resultaten opgeslagen dossiers.
- Aanvullende informatie of instructies over de certificering.
- Gerelateerde bestanden die aan de certificering zijn toegevoegd.
- De omschrijving van het item dat wordt gecertificeerd.
- Om de SOX 302-vereisten goed te ondersteunen, stellen opeenvolgende certificeringen belanghebbenden in staat om eerdere antwoorden op een vragenlijst te zien, zelfs als vraagvelden zijn uitgeschakeld in de instellingen van de tabel van die certificering. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk dat een controlebeheerder een controle certificeert, vervolgens kan hun directeur die controle certificeren na het bekijken van de antwoorden van de controlebeheerder, enzovoort. Dit creëert een keten van certificeringen die leidt tot de uiteindelijke goedkeuring door de directie. Voor meer informatie over opeenvolgende certificeringsprogramma's, zie Certificeringsprogramma's maken.
Tabellen of records verwijderen
U kunt geen tabellen of gegevens verwijderen die door Diligent One zijn aangemaakt ter ondersteuning van certificeringen. U kunt deze tabellen of records verwijderen door het project dat deze heeft gegenereerd te verwijderen in de Projecten-app.
Certificeringen uitschakelen of items verwijderen
Als u certificeringen uitschakelt, of een item in de Projecten-app verwijdert dat een bijbehorende certificering heeft, worden de tabel en gegevens bewaard in de Resultaten-app. Echter, alle links naar de certificeringsvragenlijst verlopen en kunnen niet worden gebruikt om aanvullende gegevens vast te leggen.
Gearchiveerde projecten
Wanneer een project dat certificeringen gebruikt wordt gearchiveerd of verwijderd in de Projecten-app, wordt de bijbehorende verzameling in de Resultaten-app ook gearchiveerd. Voor meer informatie over gearchiveerde Verzamelingen, zie Werken met verzamelingen.
Projecten doorsturen
Wanneer een gearchiveerd project dat certificeringen gebruikt, wordt doorgerold in Projecten, worden de certificeringen naar het nieuwe project gekopieerd.
In de Resultaten-app wordt automatisch een nieuwe Verzameling aangemaakt die alle verzamelingsleden en eerder gemaakte vragenlijsten bevat. De naam en beschrijving van de analyse worden ook gekopieerd naar de nieuwe analyse binnen de nieuwe verzameling. Het nieuwe project en de nieuwe Collectie worden automatisch gekoppeld, maar certificeringen worden niet automatisch opnieuw verzonden. Wanneer u klaar bent om met certificeringen te beginnen, kunt u elke certificering naar behoefte opnieuw verzenden.
