Werken met verzamelingen

Een verzameling is een container die wordt gebruikt om analyses te organiseren die betrekking hebben op verschillende afdelingen, bedrijfsprocessen of gegevenssets. Verzamelingen zijn het hoogste organisatieniveau in de Resultaten-app.

Soorten verzamelingen

• Standaardverzamelingen Verzamelingen die gebruikt worden om gegevens te organiseren die geïmporteerd zijn uit een bronbestand of uit een Analytics-script. Deze verzamelingen worden rechtstreeks in de Resultaten-app aangemaakt.
• Projectverzamelingen Deze verzamelingen slaan doorgaans gegevens en metadata op die functies in de Projecten-app van Diligent One ondersteunen. Ze lijken op standaard verzamelingen, maar kunnen bepaalde kenmerken of beperkingen hebben op basis van het doel van die verzameling. Diligent One genereert deze automatisch, indien nodig, en het is mogelijk dat u deze niet kunt wijzigen of verwijderen via de Resultaten-app. Bijvoorbeeld:
  • Resultaten gebruikt deze tabellen om controleprestaties of certificeringsvragenlijstantwoorden op te slaan voor actieve projecten. Deze verzamelingen worden automatisch aangemaakt wanneer u controleprestaties of certificeringen inschakelt in de Projecten-app. U kunt ze identificeren door de hyperlink Gekoppeld project bekijken in de lijst met verzamelingen.
• Bijzondere verzamelingen Deze verzamelingen slaan doorgaans gegevens en metadata op die andere functies in Diligent One ondersteunen en kunnen bepaalde kenmerken of beperkingen hebben op basis van het doel van die verzameling. Diligent One genereert deze automatisch, indien nodig, en het is mogelijk dat u deze niet kunt wijzigen of verwijderen via de Resultaten-app. Afhankelijk van uw rol en machtigingen is het mogelijk dat u deze verzamelingen niet eens ziet. Bijvoorbeeld:
  • De Referentieverzameling bevat Referentietabellen. Importeer aangepaste gegevens, zoals een contactenlijst, vanuit een externe bron in deze tabellen, zodat mensen deze kunnen raadplegen in Diligent One. We raden aan om robots te gebruiken om deze tabel up-to-date te houden.
• Gearchiveerde verzamelingen Verzamelingen die handmatig zijn gearchiveerd of die controleprestaties of certificeringsvragenlijstantwoorden opslaan voor gearchiveerde of verwijderde projecten. Verzamelingen van controleprestaties en certificeringen worden automatisch gearchiveerd wanneer u een project archiveert of verwijdert dat controleprestaties of certificeringen heeft ingeschakeld in de Projecten-app.

Machtigingen

Alleen resultatenbeheerders kunnen verzamelingen aanmaken. Resultatenbeheerders en professionele managers kunnen verzamelingen bijwerken en verwijderen.

Een verzameling maken

1. Open de Resultaten-app.
2. Klik vanuit de startpagina Resultaten op +Verzameling toevoegen.
3. Voer de volgende informatie in:
   • Naam Voer een betekenisvolle titel in voor de verzameling. Het maximale aantal tekens is 255.
   • Beschrijving Optioneel. Voer een korte beschrijving in voor de verzameling. U kunt kiezen uit verschillende opmaakopties om de tekst te stileren. De beschrijvingstekst wordt weergegeven onder de naam van de verzameling op de startpagina van Resultaten en op de verzamelingspagina.
4. Optioneel. Onder Workflow, selecteert u de passende optie uit de lijst. Voor meer informatie raadpleegt u Workflows aanmaken in de Resultaten-app.
5. Klik op Verzameling maken.

Zoek en open een verzameling

Om een verzameling te openen die niet gearchiveerd is:

1. Open de Resultaten-app.
2. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
3. Klik op de verzameling die u wilt openen.

Een verzameling openen die gearchiveerd is:

1. Open de Resultaten-app.
2. In de linkerbenedenhoek, vanuit het navigatiezijpaneel, klikt u op Verzamelingenarchief.
3. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
4. Klik op de verzameling die u wilt openen.

Instellingen van een verzameling wijzigen

1. Open de Resultaten-app.
2. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
3. Zoek de verzameling die u wilt wijzigen, klik op en klik vervolgens op Instellingen.
4. Voltooi een van de volgende:
   • Om de naam van de verzameling bij te werken, voert u een nieuwe naam in het tekstvak Naam in. 
   • Om de beschrijving van de verzameling bij te werken, voert u eventuele aanvullende informatie over de verzameling in het tekstvak Beschrijving in. De beschrijvingstekst wordt weergegeven onder de naam van de verzameling op de startpagina van Resultaten.
   • Om een workflow toe te passen op de verzameling, selecteert u de juiste workflow uit de lijst.
5. Klik op Opslaan. Er zal een melding verschijnen die u laat weten dat de verzameling succesvol is bijgewerkt.

Een verzameling verwijderen

Wanneer u een verzameling verwijdert, worden alle analyses en tabellen die aan de verzameling zijn gekoppeld permanent verwijderd.

1. Open de Resultaten-app.
2. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
3. Zoek de verzameling die u wilt verwijderen, klik op en klik vervolgens op Instellingen.
4. Klik op Verzameling verwijderen. Een dialoogvenster met een waarschuwingsbericht zal verschijnen waarin u wordt gevraagd om de verwijdering van de verzameling te bevestigen.

Let op

Als u ervoor kiest om een verzameling te verwijderen, zal al het bijbehorende werk (tabellen, triggers, metrics en visualisaties) permanent worden verwijderd, en zult u geen toegang meer hebben tot deze items of ze kunnen herstellen.

5. Klik op Verwijderen in het bevestigingsdialoogvenster. De verzameling zal worden verwijderd en van de lijst worden verwijderd.

Een verzameling archiveren

Nadat u klaar bent met een verzameling, kunt u de verzameling en al haar inhoud archiveren in een alleen-lezen status. Gearchiveerde verzamelingen worden opgeslagen in het Verzamelingsarchief en behouden de integriteit van uw gegevens zodra uw werk voltooid is.

Als u een professionele managersrol hebt, kunt u een verzameling archiveren vanaf de Verzamelingsinstellingen-pagina. Zodra de verzameling is gearchiveerd, wordt deze verwijderd van de startpagina en verplaatst naar het Verzamelingenarchief. Alle gegevens en configuraties binnen de gearchiveerde verzameling worden alleen-lezen.

Welke acties zijn beschikbaar zodra een verzameling is gearchiveerd?

Als u toegang heeft tot de verzameling, kunt u de gegevens bekijken die uw rol toestaat. Er zijn slechts twee andere soorten wijzigingen die kunnen worden aangebracht door gebruikers met een Professional Manager-rol:

• Beheren van gebruikerstoegang tot de gearchiveerde verzameling
• Het dearchiveren van de verzameling

Wat gebeurt er met de gegevens in mijn gearchiveerde verzameling?

Gearchiveerde verzamelingen worden beschermd in een alleen-lezen status. Zodra een verzameling is gearchiveerd, kunnen er geen gegevens worden toegevoegd of gewijzigd. Dit omvat exports uit Analytics of Analytics Exchange.

Items uit gearchiveerde verzamelingen zijn niet beschikbaar in andere apps zoals Storyboards, Strategy of Projects. Alle openstaande vragenlijstkoppelingen worden uitgeschakeld en alle triggers stoppen met werken.

Hoe u de verzameling kunt archiveren

1. Open de Resultaten-app.
2. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
3. Zoek de verzameling die u wilt archiveren, klik op en klik vervolgens op Instellingen.
4. Op de pagina Verzamelingsinstellingen, klikt u in de rechterbenedenhoek op Archiveren. Er zal een dialoogvenster verschijnen met een waarschuwingsbericht waarin u wordt gevraagd te bevestigen dat u de verzameling wilt archiveren.

Let op

Als u ervoor kiest een verzameling te archiveren, kunt u geen gegevens in de verzameling bewerken of verwijderen.

5. Klik op Archiveren. Er zal een melding verschijnen die u laat weten dat de verzameling succesvol is gearchiveerd.

Een verzameling uit het archief halen

1. Open de Resultaten-app.
2. In de linkerbenedenhoek, vanuit het navigatiezijpaneel, klikt u op Verzamelingenarchief.
3. Optioneel. Gebruik de zoekbalk om de lijst van verzamelingen op titel te doorzoeken.
4. Navigeer naar de verzameling die u wilt dearchiveren, klik op en klik vervolgens op Instellingen.
5. Op de pagina Verzamelingsinstellingen klikt u in de rechterbenedenhoek op Dearchiveren. De verzameling wordt teruggezet naar een bewerkbare staat en er zal een melding verschijnen om u te informeren dat de verzameling succesvol uit het archief is gehaald en dat eventuele triggers binnenkort zullen hervatten.