Werken met tabellen

Tabellen slaan gegevensrecords op in rijen en kolommen. In specifieke gevallen slaan tabellen ook gegevens en metadata op die andere functies in Diligent One ondersteunen. Zodra u een Collectie en Analyse hebt aangemaakt om een tabel te bevatten, creëert u een geschikt tabeltype en importeert u gegevens of verspreidt u de bijbehorende vragenlijst om antwoorden te verzamelen.

Soorten tabellen

Er zijn verschillende soorten tabellen in de Resultaten-app. Elk type is geschikt voor bepaalde soorten taken en gegevens, dus kies altijd het type dat het beste aansluit bij uw behoeften.

• Gegevensanalyse slaat gegevens op die geïmporteerd zijn uit Analytics of een ondersteund bestandsformaat. Dit type is ideaal voor het beheren en automatiseren van correcties op records, het verzamelen van meer informatie over records en het opslaan van gegevens die u kunt gebruiken om visualisaties en rapporten te maken.

• Enquête slaat antwoorden op van een vragenlijst die via e-mail of een anonieme link wordt verspreid.

• Evenementrapport slaat de antwoorden op van een vragenlijst die als anonieme link is verspreid.

• Projecten Deze tabellen slaan gegevens en metadata op die functies in de Projecten-app van Diligent One ondersteunen. Ze lijken op standaardtabellen, maar hebben bepaalde kenmerken of beperkingen gebaseerd op het doel van die tabel. Diligent One genereert deze automatisch, indien nodig, en het is mogelijk dat u deze niet kunt wijzigen of verwijderen via de Resultaten-app. Bijvoorbeeld:

  • Resultaten gebruikt deze tabellen om controleprestaties of certificeringsvragenlijstantwoorden op te slaan voor actieve projecten. Deze tabellen worden automatisch aangemaakt wanneer u controleprestaties of certificeringen in de Projecten-app inschakelt. U kunt ze identificeren door de hyperlink Gekoppeld project bekijken in de verzameling waartoe deze tabel behoort.

• Systeem In specifieke gevallen hebben tabellen een ander type. Deze tabellen slaan doorgaans gegevens en metadata op die andere functies in Diligent One ondersteunen en kunnen bepaalde kenmerken of beperkingen hebben op basis van het doel van die tabel. Diligent One genereert deze tabellen zelf, naar behoefte, en het is mogelijk dat u deze niet kunt wijzigen of verwijderen via de Resultaten-app. Bijvoorbeeld:

  • Reference-tabellen slaan gegevens op van een ander systeem, gevuld door een robot, die u kunt bekijken en gebruiken in Diligent One.

Grootte-beperkingen voor tabellen

Elke tabel bevat maximaal:

• 100.000 records
• 500 kolommen

  Opmerking

  U kunt maximaal 100 kolommen tegelijkertijd importeren. Vervolgens kunnen meer kolommen worden toegevoegd met behulp van gekoppelde vragenlijsten of exports van Analytics die een primaire sleutel gebruiken. Het gecombineerde aantal gegevenskolommen en vragenlijstkolommen mag niet groter zijn dan 500. Metagegevenskolommen zijn uitgesloten van deze limiet.

• 256 tekens per veldnaam, inclusief lege tekens (is niet van toepassing op afzonderlijke gegevensvelden)

Voordat u begint

Elke tabel moet onderdeel zijn van een analyse en verzameling. Voordat u met tabellen gaat werken, dient u er zeker van te zijn dat deze bovenliggende gegevensstructuren bestaan.

• Een verzameling maken
• Een analyse maken

Een tabel aanmaken

Afhankelijk van de workflow van uw bedrijf kunt u tabellen maken vanuit de Resultaten-app, of in het geval van gegevensanalysetabellen kunt u deze ook maken vanuit Analytics.

Maak een tabel van Resultaten

1. Open de Resultaten-app.

2. Navigeer naar de verzameling en analyse waar u deze tabel wilt plaatsen.

3. Selecteer Tabel toevoegen > Tabeltype. Afhankelijk van welk Diligent One-product u gebruikt, kan de knop Nieuwe tabel in plaats daarvan Enquête toevoegen of Gebeurtenisrapport toevoegen zijn.

4. Voer de tabelgegevens in:

   • In het veld Naam voert u een nieuwe naam in.

   • Optioneel. In het tekstvak Beschrijving kunt u aanvullende informatie over de tabel invoeren.

5. Vul de velden in die specifiek zijn voor het tabeltype:

   Tabeltype	Veld	Beschrijving
   Gegevensanalyse	Scriptnaam (optioneel)	De naam van het script of proces dat wordt gebruikt om de resultatenset te genereren. Er bestaat geen fysieke associatie tussen de scriptnaam in dit veld en de verwerking van het script in Analytics.
   Evenementrapport	Vragenlijst	De gekoppelde vragenlijst die wordt gebruikt om antwoorden te verzamelen die in de tabel worden opgeslagen. U kunt een bestaande vragenlijst selecteren of op Nieuw maken klikken om een nieuwe vragenlijst te maken. Voor meer informatie raadpleegt u Verzamelen van antwoorden uit vragenlijsten.
   Enquête

6. Klik op Maken.

   • Als u een Gegevensanalyse aanmaakt, wordt u doorverwezen naar de pagina Gegevens importeren waar u kunt beginnen met het importeren van gegevens. Voor meer informatie raadpleegt u Importeren en exporteren van gegevens.

   • Als u een Evenementrapport of Enquête maakt, wordt u doorverwezen naar de Collectie waar u de vragenlijst kunt verspreiden om te beginnen met het verzamelen van reacties. Voor meer informatie raadpleegt u Vragenlijsten verspreiden

Maak een tabel buiten Resultaten

U kunt een Gegevensanalyse maken vanuit Analytics met behulp van de opdracht EXPORT. Zie Uitzonderingen exporteren naar Diligent One.

De instellingen van een tabel wijzigen

1. Open de Resultaten-app.

2. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.

3. Klik voor die tabel op en klik op Instellingen.

4. Om de tabeldetails bij te werken:

   • In het veld Naam voert u een nieuwe naam in.

   • In het tekstvak Beschrijving kunt u aanvullende informatie over de tabel invoeren.

5. Werk alle velden bij die specifiek zijn voor het tabeltype:

   Tabeltype	Veld	Beschrijving
   Data Analytics en enkele systeemtabellen (prestatiebeheer en certificeringen)	Scriptnaam (optioneel)	De naam van het script of proces dat wordt gebruikt om de resultatenset te genereren. Er bestaat geen fysieke associatie tussen de scriptnaam in dit veld en de verwerking van het script in Analytics.
   	Primaire sleutel	Het veld dat records op unieke wijze identificeert. Voor meer informatie raadpleegt u Primaire sleutel specificeren.
   	Informatie over e-mail- en vragenlijstrecord	De velden die ontvangers kunnen zien in vragenlijsten en e-mailmeldingen voor toewijzing van vragenlijsten. U kunt geïmporteerde gegevens, metagegevensvelden van Resultaten en vragenlijstvelden selecteren. U dient ten minste één veld te selecteren. Raadpleeg Vragenlijst-e-mails aanpassen en Verzenden van vragenlijsten vanuit records voor meer informatie. Opmerking Als dit een certificeringstabel is, zien ontvangers van opeenvolgende certificeringen altijd eerdere antwoorden, zelfs als u hier vragenlijstvelden uitschakelt.
   Evenementrapporten	Vragenlijst beheren	Instellingen voor de gekoppelde vragenlijst die wordt gebruikt om antwoorden te verzamelen die in de tabel worden opgeslagen. Voor meer informatie raadpleegt u Verzamelen van antwoorden uit vragenlijsten.
   Enquêtes

6. Optioneel. Selecteer Automatisch publiceren van de gegevens van deze tabel als dataset in het Activiteitencentrum om voortdurend de meest actuele gegevens te publiceren voor gebruik bij het maken van dashboards. Als u het automatisch publiceren wilt pauzeren, deselecteert u deze optie.

Opmerking

Wanneer een gegevensset is gemaakt, hebben Rapportbeheerders in de Activiteitencentrum-app toegang tot alle records van de tabel. De Resultaten-app-tabel zal automatisch worden gepubliceerd met een regelmatig interval dat standaard is ingesteld op elke 24 uur.

7. Klik op Opslaan.

Publiceer de gegevens van de Resultaten-app naar de Activity Center-app

U kunt Resultaten-gegevens als datasets publiceren in de Activity Center-app, waar gebruikers met Report Admin-toegang deze kunnen benutten om aangepaste dashboards te maken en optioneel te publiceren op de Boards-site.

1. Open de Resultaten-app.
2. Navigeer naar en selecteer de verzameling die de gegevens bevat die u wilt publiceren naar de Activity Center-app. Dit opent de tabel.
3. Voor die tabel klikt u op en selecteert u Publiceren naar Activiteitencentrum. Het dialoogvenster Publiceren naar Activiteitencentrum wordt geopend.
4. Klik op Publiceren. Dit sluit het dialoogvenster en de dataset wordt beschikbaar in de Activity Center-app.
Opmerking

Afhankelijk van de grootte van de dataset kan het enige tijd duren voordat deze verschijnt in de Activity Center-app. Zodra de dataset is aangemaakt/bijgewerkt, hebben Rapportbeheerders toegang tot alle records van de gepubliceerde tabel in de Activity Center-app.

Belangrijk

De dataset in de Activity Center-app wordt niet automatisch bijgewerkt wanneer er wijzigingen worden aangebracht in de bijbehorende Resultaten-tabel. U dient de dataset opnieuw te publiceren naar de Activity Center-app om de wijzigingen in de dataset door te voeren voor actuele rapportage.

5. Optioneel. Als u toegang heeft als Report Admin, kunt u aangepaste dashboards maken en delen vanuit de Activity Center-app die gekoppeld kunnen worden aan Boards-sites. Zie Dashboards beheren in de Activiteitencentrum-app en Diligent One: Activiteitencentrum-dashboards koppelen met Boards-sites .

Automatisch gegevens van de Resultaten-app publiceren naar de Activity Center-app

Een Resultatenbeheerder kan de actualiteit van gegevens waarborgen door het automatisch publiceren van datasets in de Resultaten-app in te schakelen. Op deze manier hoeft u niet handmatig nieuwe gegevens te publiceren die gedeeld moeten worden met de Activity Center-app voor het maken van actuele dashboards.

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
3. Klik voor die tabel op en klik op Instellingen.
4. Selecteer Automatisch publiceren van de gegevens van deze tabel als dataset in het Activiteitencentrum om voortdurend de meest actuele gegevens te publiceren voor gebruik bij het maken van dashboards.
Opmerking

Wanneer een gegevensset is gemaakt, hebben Rapportbeheerders in de Activiteitencentrum-app toegang tot alle records van de tabel. De Resultaten-app-tabel zal automatisch worden gepubliceerd met een regelmatig interval dat standaard is ingesteld op elke 24 uur.

5. Klik op Opslaan.

Automatisch publiceren van Resultaten-app-gegevens naar de Activity Center-app pauzeren

Een Resultatenbeheerder kan op elk moment het automatisch publiceren van gegevens van de Resultaten-app naar de Activiteitencentrum-app pauzeren.

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
3. Klik voor die tabel op en klik op Instellingen.
4. Deselecteer Deze tabelgegevens automatisch als dataset publiceren in het Activiteitencentrum om het automatisch publiceren te pauzeren.
5. Klik op Opslaan.

Een tabel verwijderen

Wanneer u een tabel verwijdert, worden alle bijbehorende triggers en records permanent verwijderd.

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
3. Klik voor die tabel op en klik op Instellingen.
4. Voer onderaan de pagina een van de volgende acties uit:
   • Als u alle records uit de tabel wilt verwijderen, klikt u op Records verwijderen.
     Opmerking

     Met deze optie worden alle records uit de tabel en alle gegevenskolommen geïmporteerd van een andere bron verwijderd. Het volgende wordt niet verwijderd:

     • Door Diligent One gegenereerde kolommen zoals metagegevens of kolommen van gekoppelde vragenlijsten
     • Instellingen voor die tabel
     • Interpretaties en visualisaties (u kunt pas interpretaties openen als de benodigde gegevens voor het genereren van de interpretatie beschikbaar zijn)
     • Statistieken
     • Triggers
   • Als u alle records en de tabel wilt verwijderen, klikt u op Alles verwijderen.
5. Klik op Verwijderen in het bevestigingsdialoogvenster.

Tabelidentificaties weergeven of verbergen

Soms moet u de ID van een tabel weten om ermee te kunnen werken via automatisering, bijvoorbeeld wanneer u gebruikmaakt van de API van Diligent One, een script schrijft of een robot instelt. U kunt deze ID's naast de naam van elke tabel weergeven in elke verzameling in Resultaten.

1. Open de Resultaten-app.
2. Navigeer naar de verzameling die de tabel bevat met de ID die u nodig hebt.
3. Klik bovenaan de pagina op Tabel-ID's weergeven om deze aan of uit te zetten. Als dit is ingeschakeld, verschijnt de ID van elke tabel naast de naam ervan.