Dashboards beheren in de Activiteitencentrum-app

Zet eenvoudig gegevenssets van de Projecten-app en de Resultaten-app in om uw eigen aangepaste dashboards te maken in de app Activiteitencentrum. Stel gegevensvisualisaties samen die u kunt publiceren en delen met anderen in uw organisatie en met leidinggevenden voor samenwerking en detectie. De app Activiteitencentrum is gebaseerd op Amazon QuickSight-technologie. Voor meer informatie raadpleegt u Amazon QuickSight-documentatie.

Hoe het werkt

In de app Activiteitencentrum kunt u dashboards maken van de beschikbare gegevenssets van de Projecten-app en de Resultaten-app. De gegevenssets van de Projecten-app omvatten Acties, Certificeringen, Controles, Controleprestaties, Controletesten, Veldwerk, Problemen, Planningsbestanden, Projecten, Aanvragen, Beoordelingen, Risico's, Tijdpagina's en Taken. De beschikbare gegevenssets van de Resultaten-app voor het maken van dashboards zijn afhankelijk van hetgeen een Resultaten-beheerder publiceert naar de app Activiteitencentrum, zie De gegevens van de Resultaten-app publiceren naar de app Activiteitencentrum.

Met behulp van deze gegevenssets kunt u een analyse maken. In de analyse bereidt u gegevens voor, voegt u afbeeldingen en filters toe en publiceert u dit als een dashboard dat kan worden gedeeld. Deze dashboards kunnen optioneel ook worden gekoppeld aan en gedeeld met Boards-sites. Voor meer informatie over waar in de Projecten-app gegevenssets worden opgehaald, raadpleegt u Gegevenssets van Projecten-app.

Rollen en machtigingen

Als u aangepaste dashboards wilt maken, moet u een Rapportbeheerder of Rapportschrijver zijn (zoals gedefinieerd in Beschikbare rollen) in de Rapporten-app om een dashboard te maken en beheren in de app Activiteitencentrum. Alleen gebruikers met de juiste rollen in een project kunnen de gegevensset lezen voor de gegevens van Projectplanning. Deze rollen zijn als volgt: Supervisiebeoordelaar, Supervisie executive, Beperkte professionele gebruiker, Professioneel beheerder en Projectbeheerder. Voor meer informatie over waartoe de verschillende rollen en machtigingen toegang hebben, raadpleegt u Rollen en machtigingen.

Een Activiteitencentrum-dashboard maken

Als u een dashboard wilt maken, hebt u een analyse nodig. Een analyse is in wezen een dashboardconcept waartoe alleen u toegang hebt totdat u ervoor kiest om het te delen. U kunt een nieuwe analyse maken of een bestaande analyse gebruiken om een deelbaar dashboard aan te maken.

1. Open de app Activiteitencentrum.
2. Selecteer Dashboards beheren. De pagina Analyses wordt geopend.

3. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Klik op een bestaande analyse als u een nieuw dashboard vanuit een eerdere sessie wilt aanmaken.
   • Klik op Nieuwe analyse om een volledig nieuw dashboard aan te maken, beginnend met de selectie van de gegevensset.

     Opmerking

     Als u dashboards wilt maken met gebruik van gegevens van de Resultaten-app, moeten de gegevens als gegevenssets worden gepubliceerd vanuit de Resultaten-app door een Resultatenbeheerder. De Resultatenbeheerder kan ook instellen dat gegevenssets automatisch worden gepubliceerd, waarmee standaard elke 24 uur reguliere gegevensupdates worden gepubliceerd. Zie De gegevens van de Resultaten-app publiceren naar de app Activiteitencentrum.

     Voor gegevensintegriteit moeten de weergavenamen van de Resultaten-gegevensset uniek zijn. Anders is het bij het openen van een analyse in Activiteitencentrum om een dashboard te maken moeilijk om onderscheid te maken tussen velden met dezelfde naam. Om dit scenario te voorkomen, verwijdert de Resultaten-connector wanneer een conflict wordt gedetecteerd automatisch de weergavenaam en gebruikt deze een unieke kolomnaam voor de betrokken velden. Hierdoor kunnen de weergavenamen anders worden weergegeven worden. Ze weerspiegelen namelijk de kolomnaam zodat ze makkelijk gevolgd kunnen worden en zodat de veldnamen uniek zijn.

   Laat zien hoe

   1. Klik op Nieuwe analyse. Hiermee wordt de pagina Uw gegevenssets geopend.

      Opmerking

      De standaard vernieuwingssnelheid voor gegevenssets is 45 minuten.

   2. Selecteer de gegevensset waarvoor u een dashboard wilt ontwerpen. Hiermee wordt de pagina Gegevenssets geopend.

   Let op

   Wanneer u bepaalde gegevenssets gebruikt voor uw dashboards, krijgen gebruikers onbeperkte toegang tot uw gegevens als u het dashboard deelt met alle gebruikers in uw organisatie. Als u dashboards met beperkingen voor gegevenstoegang wilt aanmaken, gebruikt u de volgende gegevenssets: Acties, Certificeringen, Controletesten, Controles, Controleprestaties, Veldwerk, Problemen, Planningsbestanden, Projecten, Aanvragen, Beoordelingen, Risico's, Tijdpagina's en/of Taken.

   3. Klik op Gebruiken in analyse. Hiermee wordt een nieuwe analysepagina gemaakt voor uw geselecteerde gegevensset waarop u een grafiek kunt maken. Voor meer informatie over gegevenssets inclusief het verwijderen van gegevenssets, raadpleegt u Gegevenssets verwijderen.

      Let op

      Het verwijderen van een gegevensset kan niet ongedaan worden gemaakt en kan onomkeerbaar verlies van werk veroorzaken. Wanneer een gegevensset wordt verwijderd, worden de afhankelijke objecten niet verwijderd. Zelfs als u de verwijderde gegevensset vervangt door een identieke gegevensset, werken afhankelijke objecten echter niet meer. Vanwege deze afhankelijkheden en consequenties wordt het verwijderen van gegevenssets niet aangeraden. Als een gegevensset moet worden verwijderd, moet u de impact daarvan beoordelen en aan de hand daarvan een planning maken.

4. Als u een grafiek wilt maken, sleept u attribuutvelden van de Veldenlijst naar het grafiekgebied.
Opmerking

Als de voorbeeldgegevens niet actueel zijn of niet bestaan, moet het dashboard mogelijk worden gepubliceerd om de gegevens te vernieuwen. Als dit het geval is, volgt u stap 7 om het dashboard te publiceren. Het vernieuwen van de gegevensset op een gepubliceerd dashboard kan tot 45 minuten duren. Daarna kunt u de vernieuwde gegevens bekijken in het gepubliceerde dashboard en in de analyse.

5. Optioneel. Er zij verschillende functies beschikbaar om het meeste uit uw gegevens te halen, zoals filters en thema's. Als u de QuickSight-tools en -functies die uw gegevens maximaliseren wilt inzetten om verfijnde dashboards te leveren, raadpleegt u Gegevens visualiseren. Ten minste het volgende wordt aanbevolen:
• Optioneel. Controleer of de automatisch toegepaste grafiek geschikt is voor uw doel of kies een andere optie uit Visuele typen, zoals staafdiagram, niveaukaart, taartdiagram etc. Wanneer u uw gegevensvisualisatie aanmaakt, wordt automatisch een Visueel type toegepast. U kunt verschillende typen testen om te zien wat het best werkt. Zie Visuele typen.
• Optioneel. Hernoem de analyse zodat u deze later gemakkelijk terug kunt vinden. Een analyse heeft een standaardnaam gebaseerd op de gebruikte gegevensset. Selecteer in het vak Analysenaam in de toepassingsbalk de actuele naam en voer een nieuwe naam in.

6. Breng alle andere wijzigingen aan indien vereist en voer een van de volgende handelingen uit:

   • Sla uw analyse op als u nog geen deelbaar dashboard kunt publiceren. Een analyse is in wezen een conceptdashboard. U kunt uw analyse handmatig opslaan met behulp van Opslaan als. Als Automatisch opslaan is ingeschakeld, is geen verdere actie vereist.
   Opmerking

   U kunt instellen of Automatisch opslaan is in- of uitgeschakeld. Dit is een flexibele manier van werken, omdat u nergens aan vast zit. Als Automatisch opslaan is uitgeschakeld, kunt u verschillende paden kiezen zonder de analyse te wijzigen. Als Automatisch opslaan is ingeschakeld, worden uw wijzigingen automatisch opgeslagen maar kunt u nog steeds maximaal 200 wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Meer informatie over hoe u het best Automatisch opslaan kunt gebruiken, is te vinden in Wijzigingen opslaan in analyses.

   • Als u klaar bent om te publiceren, klikt u op Delen en selecteert u Dashboard publiceren. Het dialoogvenster Een dashboard publiceren wordt weergegeven.

7. Voer een van de volgende handelingen uit om een dashboard te publiceren:

   • Als u een nieuw dashboard wilt maken, selecteert u Nieuw dashboard publiceren als, voert u een naam in en klikt u op Dashboard publiceren. Er wordt een dashboard gemaakt en gepubliceerd en dit dashboard is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
   • Als u een bestaand dashboard wilt vervangen, selecteert u Een bestaand dashboard vervangen, selecteert u het dashboard dat u wilt vervangen in de vervolgkeuzelijst, hernoemt u dat dashboard indien gewenst en klikt u op Dashboard publiceren. Het geselecteerde bestaande dashboard wordt vervangen met het nieuwe en is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
   Opmerking

   Het publiceren kan wat tijd kosten. Vernieuw de pagina als u uw wijzigingen na een paar minuten nog niet ziet.

Meer informatie over het publiceren van een dashboard in QuickSight is te vinden in Dashboards publiceren.

Auteurslimieten voor Activiteitencentrum-dashboards beheren

Momenteel geldt de auteurslimiet voor dashboards voor de eerste 64 dashboardauteurs. Op dit moment kan deze limiet niet worden verhoogd. Voor de auteurs die in deze limiet worden opgenomen, geldt: wie het eerst komt, het eerst maalt. Als u echter een foutmelding ontvangt dat de limiet is bereikt en u hebt wel auteurstoegang nodig, moet een systeembeheerder een van de bestaande auteurs verwijderen zodat een nieuwe auteur toegang kan krijgen voor het maken van dashboards. Zie Gebruikers toevoegen en beheren.

Activiteitencentrum-dashboards delen

Als u een Professioneel abonnement hebt en als beheerder of schrijver toegang hebt tot rapporten, kunt u uw dashboards delen met andere gebruikers in uw organisatie. Dashboards kunnen ook worden gekoppeld en gedeeld met Boards-sites. Zie Activiteitencentrum-dashboards koppelen met Boards-sites.

1. Open de app Activiteitencentrum.
2. Selecteer in het linkernavigatievenster het aangepaste dashboard dat u wilt delen.
3. Klik in het dashboard op Delen. Een dialoogvenster [dashboardnaam] delen wordt geopend.
4. Selecteer Delen met alle gebruikers om te delen met iedereen in uw organisatie die toegang heeft tot de app Activiteitencentrum. Hiermee kunnen Rapporten-beheerders ook de functies Bewerken, Delen en Verbinding maken met Boards gebruiken, ongeacht of ze het dashboard hebben gemaakt.
   Opmerking

   Als u Delen met alle gebruikers selecteert, worden belangrijke mogelijkheden voor dashboardbeheer ingeschakeld. Hiermee kunnen meerdere Rapporten-beheerders samenwerken aan hetzelfde dashboard en dit samen opstellen. Bovendien kan dashboardbeheer ook worden overgedragen om verweesde dashboards te vermijden, in plaats van dat beheermogelijkheden alleen tot de maker van het dashboard behoren.

   Als dit niet is geselecteerd, deelt u het dashboard alleen met uzelf. Deze optie is echter handig als u het delen van een dashboard ongedaan moet maken.

Let op

Wanneer u bepaalde gegevenssets gebruikt voor uw dashboard, krijgen alle gebruikers in uw organisatie gegevenstoegang als u het dashboard deelt. Gebruikers kunnen de gegevens dan zonder beperking openen en bekijken. Als u dashboards met beperkingen voor gegevenstoegang wilt aanmaken, gebruikt u de volgende gegevenssets: Acties, Certificeringen, Controletesten, Controles, Controleprestaties, Veldwerk, Problemen, Planningsbestanden, Projecten, Aanvragen, Beoordelingen, Risico's, Tijdpagina's en/of Taken.

5. Klik op Delen. Hiermee wordt het dialoogvenster gesloten en wordt het dashboard beschikbaar gemaakt voor iedereen in uw organisatie die toegang heeft tot de app Activiteitencentrum. Het gedeelde dashboard wordt in het linkernavigatievenster weergegeven wanneer Activiteitencentrum is geopend. Andere Rapporten-beheerders hebben ook de mogelijkheden Bewerken, Delen en Verbinding maken met Boards voor dit dashboard.

Diligent One-dashboards als sjablonen gebruiken

U kunt de dashboardsjablonen van Diligent One gebruiken, analyses maken en de datasets van uw organisatie ermee in kaart brengen.

1. Selecteer in het linkernavigatievenster van Activity Center het Diligent One-dashboard dat u als sjabloon wilt gebruiken.

   U herkent de Diligent One-dashboardsjablonen aan het T-pictogram aan het einde van de naam van elke sjabloon.

2. Selecteer op de pagina die wordt weergegeven, in de rechterbovenhoek Gebruiken als sjabloon.

3. Selecteer Dashboards beheren.

   De pagina Analyses wordt geopend en toont de analyses die zijn gegenereerd via de Diligent One-dashboardsjabloon. Deze analyse behoudt dezelfde naam als de geselecteerde sjabloon en bevat een tijdstempel dat aangeeft wanneer deze voor het laatst is gebruikt.

4. Selecteer de sjabloon.

5. Selecteer op de pagina die verschijnt, op het tabblad Gegevens de optie Gegevenssets.

6. Selecteer in het gegevenssetvak de gegevensset die u wilt gebruiken en selecteer via het pictogram met meer opties (drie puntjes) de optie Vervangen.

   Opmerking

   Voordat u gegevenssets vervangt, moet u ervoor zorgen dat de gegevensset van uw organisatie alle vereiste kolommen voor de dashboardsjabloon bevat. Ontbrekende kolommen kunnen een negatief effect hebben op de functionaliteit van de sjabloon.

7. Selecteer in de lijst met vervangende gegevenssets de dataset die u wilt gebruiken in plaats van de demogegevensset.

8. Controleer of er sprake is van mismatches in velden en hiërarchieën en selecteer Veldtoewijzing bijwerken.

9. Nadat de datasets zijn vervangen en de velden zijn toegewezen, selecteert u Dashboard publiceren.

Een Activiteitencentrum-dashboard bewerken

Volg deze stappen om een van de volgende handelingen uit te voeren:

• Een nieuw dashboard maken vanuit een bestaand dashboard.
• Een bestaand dashboard vervangen met een nieuw dashboard.

1. Open de app Activiteitencentrum.
2. Selecteer in het linkernavigatievenster het aangepaste dashboard waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen.
3. Klik op Bewerken. De pagina Dashboard bewerken wordt weergegeven.
4. Breng uw wijzigingen aan, klik op Delen en selecteer Dashboard publiceren.

   Het dialoogvenster Een dashboard publiceren wordt weergegeven.

5. Voer een van de volgende handelingen uit:

   • Als u een nieuw dashboard wilt maken, selecteert u Nieuw dashboard publiceren als, voert u een naam in en klikt u op Dashboard publiceren. Een dashboard wordt gemaakt, gepubliceerd en is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum
   • Als u een bestaand dashboard wilt vervangen, selecteert u Een bestaand dashboard vervangen, selecteert u het dashboard dat u wilt vervangen in de vervolgkeuzelijst, hernoemt u dat dashboard indien gewenst en klikt u op Dashboard publiceren. Het geselecteerde bestaande dashboard wordt vervangen met het nieuwe en is beschikbaar in het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.
     Opmerking

     Het publiceren kan wat tijd kosten. Vernieuw de pagina als u uw wijzigingen na een paar minuten nog niet ziet.

Meer informatie over het publiceren van een dashboard in QuickSight is te vinden in Dashboards publiceren.

6. Optioneel. Meer informatie over het delen van dashboards is te vinden in Dashboards delen.

Let op

Als een dashboard is gekoppeld aan Boards-sites met een goedgekeurde status, wordt de goedgekeurde status ingetrokken zodra een dashboard wordt bijgewerkt. Het gevolg daarvan is dat het dashboard niet meer kan worden bekeken door bestuurders en opnieuw het goedkeuringsproces moet doorlopen.

Een Activiteitencentrum-dashboard verwijderen

Volg deze stappen om een dashboard te verwijderen.

1. Open de app Activiteitencentrum.
2. Klik op Dashboards beheren. De pagina Analyses wordt geopend.
3. Klik op Dashboards. De pagina Dashboards wordt geopend en de beschikbare dashboards worden hierop weergegeven.
4. Klik op de drie puntjes op het dashboard dat u wilt verwijderen, selecteer Verwijderen en klik op Verwijderen. Het dashboard wordt verwijderd uit het linkernavigatievenster van de app Activiteitencentrum.

Let op

Als u Verwijderen selecteert, wordt het dashboard permanent verwijderd uit het account en verdwijnt dit uit alle mappen (als u mappen hebt gebruikt om uw dashboards in te delen). Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. U kunt echter wel nog andere dashboards openen en maken uit de analyse van waaruit het verwijderde dashboard is gepubliceerd.

Gegevenssets van de Projecten-app

De volgende tabel biedt een overzicht van de koppeling tussen gegevenssets van de Projecten-app die zijn gebruikt voor het maken van dashboards en waar de gegevens uit worden gehaald in de Projecten-app. Elk project in de Projecten-app heeft de volgende tabbladcategorieën om projecten in te delen en te beheren: Dashboard, Planning, Veldwerk, Controles, Beoordelingen, Resultaten en Problemen. De gegevenssets die worden gebruikt voor dashboards zijn afkomstig van de gegevens die worden gevolgd in deze tabbladen, evenals de bijbehorende subtabbladen en secties.

Gegevensset van de Projecten-app	Overeenkomende gegevensopname Projecten-app
Planningsbestanden	Deze gegevensset haalt de gegevens uit de subset op het subtabblad Planningsbestanden van het tabblad Planning.
Veldwerk	Deze gegevensset haalt de gegevens uit het tabblad Veldwerk.
Controles	Controlegegevens worden beheerd onder het tabblad Veldwerk. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de schakelaar Controle van de Risicocontrolematrix.
Risico's	Risicogegevens worden beheerd onder het tabblad Veldwerk. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de schakelaar Risico van de Risicocontrolematrix.
Controleprestaties	Controleprestatiegegevens worden beheerd onder het tabblad Veldwerk. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Controleprestaties van het subtabblad Stapsgewijze beschrijving van een controle.
Controletests	Controletestgegevens worden beheerd onder het tabblad Veldwerk.
Beoordelingen	Deze gegevensset haalt de gegevens uit het tabblad Beoordelingen.
Resultaten	Deze gegevensset haalt de gegevens uit het tabblad Resultaten.
Problemen	Deze gegevensset haalt de gegevens uit het tabblad Problemen.
Taken	Gegevens van taken worden beheerd onder het tabblad Problemen. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Takenlijsten van project van het subtabblad Taak.
Aanvragen	Gegevens van aanvragen worden beheerd onder het tabblad Problemen. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Volgen van aanvraaglijst van het subtabblad Aanvragen.
Tijdpagina's	Gegevens van tijdpagina's worden beheerd onder het tabblad Problemen. Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Volgen van tijd en budget van het subtabblad Tijdpagina's.
Acties	Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Acties van het subtabblad Opvolging en correctie, dat deel uitmaakt van de sectie Details van het probleem onder het tabblad Problemen.
Certificeringen	Deze gegevensset haalt de gegevens uit de sectie Certificering van het tabblad Dashboard.
Projecten	Deze gegevensset haalt de gegevens uit de tabel Alle projecten.