Vragenlijsten verspreiden

Als u een vragenlijst opstelt, zijn er verschillende manieren om deze te verspreiden.

• Bij het herstellen van records om aanvullende informatie over de gegevens in een record te verzamelen.
• Als een enquête, verzonden vanuit een vragenlijsttabel als e-mail of link.
• Als een evenementrapport, verzonden vanuit een evenementrapporttabel als een anonieme link.
• Als onderdeel van een beoordelingsenquête, prestatiebeheersingsprogramma, of certificeringsprogramma.

Wijzig wat gegevensontvanger zien

Wanneer u een vragenlijst verstuurt vanuit een record, of als onderdeel van controleprestaties of een certificering, worden gegevens uit de kolommen van de tabel voor de ontvanger weergegeven als recorddetails samen met de vragenlijst. Alle ontvangers (inclusief mensen die geen gebruik maken van Diligent One) kunnen recordgegevens bekijken en bijlagen downloaden. Dit omvat:

• ondersteunende bestanden (gelabeld als Gerelateerde bestanden voor ontvangers)
• bijlagen in velden van de huidige record
• bijlagen in velden van gekoppelde records (wanneer één vragenlijst voor meerdere records tegelijk wordt verstuurd)
• bijlagen van eerdere respondenten voor die vragenlijst (inclusief conceptantwoorden)

Om te wijzigen welke gegevens en bijlagen in de vragenlijst verschijnen, moet u enkele instellingen aanpassen in de vragenlijst die u verzendt, evenals in de tabel waaruit deze wordt verzonden.

Stap 1: Overweeg welke gegevens u wilt dat uw ontvangers zien

Overweeg, voordat u vragenlijsten verstuurt, welke gegevens u wilt dat ontvangers zien en welke gegevens niet. Let vooral op beveiligings- of privacybelangen en op de context. Ontvangers hebben voldoende context nodig om te begrijpen wat u van hen vraagt, maar te veel informatie kan hen verwarren of informatie blootleggen die niet voor hen bestemd is.

Stap 2: Wijzig vragenlijstinstellingen

1. Open de Resultaten-app.
2. Open de verzameling die de vragenlijst bevat, of zal bevatten, die u wilt wijzigen.
3. Toevoegen of bewerken van de vragenlijst die u wilt verzenden.
4. Kies bij het opzetten van de vragenlijst, onder Vragenlijstdetails, Geselecteerde recordvelden weergeven voor de Respondentweergave.
   

   Opmerking

   U kunt ook Alle recordvelden verbergen kiezen. Echter, door dit te doen verwijdert u context die de ontvanger nodig zou kunnen hebben om uw vragen effectief te beantwoorden. Bovendien verhindert dit niet noodzakelijkerwijs dat velden verschijnen in de e-mail die iemand uitnodigt om een vragenlijst in te vullen. U zult dit in de volgende stap wijzigen.

5. Sla de vragenlijst op.

Stap 3: Tabelinstellingen wijzigen

1. Ga terug naar de verzameling die de tabel bevat van waaruit u de vragenlijst verstuurt.
2. Wijzig de instellingen voor de tabel van waaruit u de vragenlijst wilt versturen.
3. Bij het instellen van de tabel, kies onder E-mail- en vragenlijstrecordinformatie de velden die u in de vragenlijst wilt opnemen.
4. Klik op Opslaan.

Stap 4: Verspreid de vragenlijst

Zie Een vragenlijst versturen vanuit een dossier of Andere manieren om vragenlijsten te verzenden hieronder.

Een vragenlijst versturen vanuit een dossier

U kunt een vragenlijst vanuit een dossier versturen om aanvullende informatie te verzamelen over de gegevens in dat dossier. U kunt dit doen voor één record of voor meerdere records tegelijkertijd.

Voor individuele gegevens

1. Open de Resultaten-app.
2. Navigeer naar de juiste tabel in een verzameling.
3. Klik in de tabel op het record waarover u een vragenlijst wilt versturen. Het deelvenster Records verwerken wordt aan de rechterkant van het scherm geopend. U kunt door records scrollen met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag in de rechterbovenhoek van het paneel. Als u echter records hebt aangevinkt in de linkerkolom, bladeren deze pijlen door alle zichtbare records, niet alleen door de geselecteerde.
4. Klik onderaan het paneel op Record #n verwerken.
5. Klik op Vragenlijst verzenden. Het deelvenster Vragenlijst versturen wordt geopend.
6. In de Ontvanger-sectie specificeert u de gebruiker die u de vragenlijst wilt laten beantwoorden. Als u uzelf selecteert, opent de vragenlijst zich meteen in een nieuw tabblad zonder dat er een e-mailuitnodiging aan te pas komt.
7. Kies in de lijst Vragenlijst welke enquête u wilt versturen.

   Opmerking

   Als u een Supervisie-executive of Bijdragergebruiker bent, kunt u alleen vragenlijsten selecteren die al aan de tabel zijn gekoppeld.

8. Optioneel. Onder Bestanden toevoegen aan instructies, upload één of meer ondersteunende bestanden om aan de vragenlijstindiening toe te voegen. Bestanden zijn opgenomen in een gereserveerde kolom in de bijbehorende tabel.

   Opmerking

   Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

9. Optioneel. In de Vragenlijst e-mail sectie kunt u het e-mailbericht aanpassen dat de ontvanger krijgt wanneer u de vragenlijst verzendt:
   1. Voer in het veld E-mailonderwerp de tekst voor de onderwerpregel in.
   2. Voer in het veld E-mailbericht de tekst van het e-mailbericht in.

   Opmerking

   Dit is een ad-hocaanpassing van de e-mail. De tekst die u levert, wordt eenmalig gebruikt en heeft geen invloed op de standaardsjabloon die bij de vragenlijst wordt gebruikt. Om de standaardsjabloon voor de vragenlijst aan te passen, zie Vragenlijst-e-mails aanpassen.

10. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als u de vragenlijst aan uzelf toewijst, klik dan op Openen. De vragenlijst opent in een nieuw browservenster.
    • Als u de vragenlijst naar een aangewezen ontvanger stuurt, klik dan op Verzenden.

    Reacties worden vastgelegd in de opgegeven tabel met elke vraag gedefinieerd als een afzonderlijke kolom. Voor meer informatie raadpleegt u Tabellen koppelen aan vragenlijsten.

Voor bulkrecords

1. Open de Resultaten-app.
2. Navigeer naar de juiste tabel in een verzameling.
3. Om de records te selecteren waarvoor u in bulk vragenlijsten wilt versturen, doet u een van de volgende dingen:
   • Om alle zichtbare records te verwerken, selecteert u het selectievakje in de kolomkop.
   • Om een subset van zichtbare records te verwerken, selecteert u twee of meer records.

   Het deelvenster Records verwerken wordt aan de rechterkant van het scherm geopend. U kunt door records scrollen met behulp van de pijltjes omhoog en omlaag in de rechterbovenhoek van het paneel. Dit zijn echter pijlen die door alle zichtbare gegevens scrollen, niet alleen door de gegevens die u hebt geselecteerd.

4. Klik onderaan het deelvenster Records verwerken op Verwerk n geselecteerde processen. De Tabelweergave toont alleen de geselecteerde records, en u kunt zien welke records onderworpen zijn aan elke bulkverwerkingsactie die u uitvoert. U kunt de beoordeling afsluiten door op Terug naar alle records te klikken in het paneel Records verwerken.
5. Klik op Vragenlijst verzenden. Het deelvenster Vragenlijst versturen wordt geopend.
6. In de Ontvanger-sectie specificeert u de gebruiker die u de vragenlijst wilt laten beantwoorden. Als u ervoor kiest om zelf alle gegevens in te vullen, wordt er geen e-mailuitnodiging verstuurd. In plaats daarvan opent de vragenlijst direct in een nieuw tabblad.
7. Kies in de lijst Vragenlijst welke enquête u wilt versturen.

   Opmerking

   Als u een Supervisie-executive of Bijdragergebruiker bent, kunt u alleen vragenlijsten selecteren die al aan de tabel zijn gekoppeld.

8. Optioneel. Onder Bestanden toevoegen aan instructies, upload één of meer ondersteunende bestanden om aan elke vragenlijstindiening toe te voegen. Bestanden zijn opgenomen in een gereserveerde kolom in de bijbehorende tabel.

   Opmerking

   Om beveiligingsredenen accepteert Diligent One geen bestandsbijlagen met de volgende extensies: .bat, .com, .dmg, .exe of .scr.

9. Selecteer een van de volgende opties:
   • Eén vragenlijst per record de ontvanger moet één vragenlijst beantwoorden voor elk geselecteerd record. Elke reactie wordt afzonderlijk vastgelegd voor elk dossier.
   • Eén vragenlijst voor alle records de ontvanger moet één vragenlijst beantwoorden. De enkele respons wordt geregistreerd voor alle geselecteerde records.
10. Optioneel. In de Vragenlijst e-mail sectie kunt u het e-mailbericht aanpassen dat de ontvanger krijgt wanneer u de vragenlijst verzendt:
    1. Voer in het veld E-mailonderwerp de tekst voor de onderwerpregel in.
    2. Voer in het veld E-mailbericht de tekst van het e-mailbericht in.

    Opmerking

    Dit is een ad-hocaanpassing van de e-mail. De tekst die u levert, wordt eenmalig gebruikt en heeft geen invloed op de standaardsjabloon die bij de vragenlijst wordt gebruikt. Om de standaardsjabloon voor de vragenlijst aan te passen, zie Vragenlijst-e-mails aanpassen.

11. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Als u de vragenlijst aan uzelf toewijst, klik dan op Openen. De vragenlijst opent in een nieuw browservenster.
    • Als u de vragenlijst naar een aangewezen ontvanger stuurt, klik dan op Verzenden.

Een vragenlijst als enquête verzenden

Enquêtes zijn tabellen waarin antwoorden op vragenlijsten worden opgeslagen. U kunt de vragenlijst naar een lijst van bekende ontvangers sturen, of een anonieme link verspreiden voor onbekende respondenten om in te vullen. Elke reactie wordt opgeslagen als een record in de Vragenlijst en u kunt deze records verwerken of erover rapporteren.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst als enquête implementeert, moet u:

1. Maak een vragenlijst en voeg er vragen aan toe zie Vragenlijsten maken
2. Maak een tabel voor enquêtes zie Werken met tabellen

Wat gegevensontvangers zien

Wanneer u een vragenlijst verzendt vanuit een evenementenrapportagetabel, zien respondenten geen specifieke veldinformatie, zelfs niet als de vragenlijst is ingesteld om velden weer te geven.

Distributieopties

U kunt vragenlijsten versturen naar een e-mailadres of als een anonieme link.

E-mailadressen

U verstrekt een lijst van bekende ontvangers, inclusief niet-Diligent One-gebruikers, die een e-mail ontvangen met een beveiligde, unieke link naar de vragenlijst. Respondenten kunnen één keer antwoorden, en u kunt de responsstatus bijhouden.

Anonieme link

U stelt een enkele, veilige link beschikbaar voor potentiële respondenten op een centrale locatie zoals een webformulier. Deelnemers kunnen de vragenlijst invullen door op de link te klikken. Ze mogen de enquête zo vaak invullen als ze willen, totdat u besluit de link te deactiveren. Antwoorden zijn anoniem en u kunt de status van respondenten niet volgen.

Zodra u Enquête distribueren hebt geselecteerd, is de anonieme koppeling actief totdat u deze uitschakelt.

Verspreid de enquête

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.

   Opmerking

   Als u een knop Vragen toevoegen ziet, betekent dit dat de gekoppelde vragenlijst geen vragen bevat. Voeg vragen toe voordat u de enquête verspreidt.

4. Selecteer de gebruikersoptie waarmee u de enquête wilt delen:
   • Iedereen (zelfs niet-gebruikers) Iedereen met de koppeling kan toegang krijgen tot de enquête, zelfs mensen die geen Diligent One-account hebben.
   • Gebruikersgroepen Selecteer de gebruikersgroepen (Launchpad- / Workflowgroepen) waarmee u de enquête wilt delen. De enquête is dan alleen toegankelijk voor deze gebruikersgroepen.
5. Verdeel de enquête met behulp van een van de volgende methoden:
   • Om een anonieme link te verkrijgen die u aan mogelijke deelnemers kunt verstrekken, klikt u op Kopiëren en plakt u deze link vervolgens op de gewenste locatie om hem te delen.
     

     Opmerking

     Wanneer u een distributielink bezoekt, wordt u doorgestuurd naar een uniek exemplaar van de enquête met een eigen URL. Zorg ervoor dat u de link die u rechtstreeks van de verzamelingspagina kopieert, verspreidt. Deel de URL die u ziet na het klikken op de distributielink niet.

   • Om de enquête naar bekende deelnemers te sturen, voert u in het veld Verzenden naar ontvangers een lijst met e-mailadressen in, gescheiden door een komma, spatie of nieuwe regel, en klikt u vervolgens op Verzenden.

Bijhouden van responsstatus

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.
4. Klik op het tabblad Volgen. Een Beantwoord bericht wordt weergegeven naast de ontvangers die antwoorden op de enquête hebben ingediend. Een In behandeling-bericht wordt weergegeven naast de ontvangers die nog geen antwoorden op de enquête hebben ingediend.
5. Optioneel. Klik op Opnieuw verzenden om ontvangers eraan te herinneren de enquête in te vullen.

Anonieme link deactiveren

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling die de enquête bevat.
3. Klik onder de naam van de enquête op Enquête verspreiden.
4. Klik op Deactiveren. Er wordt een nieuwe link gegenereerd en de oorspronkelijke link wordt uitgeschakeld op elke locatie waar deze is geïmplementeerd. Deelnemers die op de oorspronkelijke link klikken, kunnen niet langer toegang krijgen tot de enquête.

Een vragenlijst als een gebeurtenisrapport verzenden

Evenementrapportages zijn tabellen waarin antwoorden op vragenlijsten worden opgeslagen. U kunt de vragenlijst versturen door een anonieme link te verspreiden die onbekende deelnemers kunnen invullen. Elke reactie wordt opgeslagen als een record in het Evenementrapport en u kunt deze records verwerken of er verslag over uitbrengen.

Voordat u begint

Voordat u een vragenlijst uitzet, moet u:

• Maak een vragenlijst en voeg er vragen aan toe zie Vragenlijsten maken
• Een evenementrapporttabel maken zie Werken met tabellen

Wat gegevensontvangers zien

Wanneer u een vragenlijst verzendt vanuit een evenementenrapportagetabel, zien respondenten geen specifieke veldinformatie, zelfs niet als de vragenlijst is ingesteld om velden weer te geven.

Verspreid het evenementrapport

Zodra u het evenementrapport aan de vragenlijst hebt gekoppeld, kunt u het evenementrapport verspreiden.

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling die het evenementrapport bevat.
3. Klik op Evenementrapport verspreiden onder de naam van het gebeurtenisrapport. De anonieme koppeling blijft actief totdat u deze uitschakelt.

   Opmerking

   Als u een knop Vragen toevoegen ziet, betekent dit dat de gekoppelde vragenlijst geen vragen bevat. Voeg vragen toe voordat u het evenementrapport verspreidt.

4. Selecteer de gebruikersoptie waarmee u het gebeurtenisrapport wilt delen:
   • Iedereen (zelfs niet-gebruikers) Iedereen met de koppeling kan toegang krijgen tot het gebeurtenisrapport, zelfs mensen die geen Diligent One-account hebben.
   • Gebruikersgroepen Selecteer de gebruikersgroepen (Launchpad- en Workflowgroepen) waarmee u het gebeurtenisrapport wilt delen. Het gebeurtenisrapport is dan alleen toegankelijk voor deze gebruikersgroepen.
5. Om een anonieme link te verkrijgen die u aan mogelijke deelnemers kunt verstrekken, klikt u op Kopiëren en plakt u deze link vervolgens op de gewenste locatie om hem te delen.

   Opmerking

   Wanneer u een distributielink bezoekt, wordt u doorgestuurd naar een uniek exemplaar van het evenementrapport dat zijn eigen URL heeft. Zorg ervoor dat u de link die u rechtstreeks van de verzamelingspagina kopieert, verspreidt. Deel de URL die u ziet na het klikken op de distributielink niet.

Anonieme link deactiveren

1. Open de Resultaten-app.
2. Ga naar de verzameling die het evenementrapport bevat.
3. Klik op Evenementrapport verspreiden onder de naam van het evenementrapport. De anonieme link blijft actief totdat u deze uitschakelt.
4. Om de bestaande anonieme link te deactiveren, klik op Deactiveren. Er wordt een nieuwe link gegenereerd en de oorspronkelijke link wordt uitgeschakeld op elke locatie waar deze is geïmplementeerd. Deelnemers die op de oorspronkelijke link klikken, kunnen het Evenementrapport niet openen.

Andere manieren om vragenlijsten te verzenden

U kunt ook een vragenlijst verspreiden als onderdeel van een beoordelingsenquête, controleprestaties of certificering, als u deze functies gebruikt.