Records corrigeren

Saneer records door belangrijke velden in de tabel bij te werken, zoals status en prioriteit. Vanuit de Resultaten-app kunt u het volledige saneringsproces beheren van testafwijkingen, antwoorden op vragenlijsten of evenementrapportages.

Hoe het werkt

Wat zijn records?

Records zijn gegevensobjecten die een of meer kenmerken bevatten, zoals een titel, beschrijving, toegewezen persoon, geldwaarde, antwoorden op vragenlijsten of bijlagen. Afhankelijk van waarvoor u Diligent One gebruikt, kan een record een uitzonderingsgeval bij een controletest, een IT-beveiligingsincident of iets anders vertegenwoordigen dat u moet controleren of onderzoeken.

Waar vindt sanering plaats?

In een verzameling zijn records beschikbaar voor verwerking in elke gegevensanalysetabel. In een Resultaten-verzameling kunt u een tabel openen voor correctie door op de titel ervan te klikken, of door aan de rechterkant te klikken op het aantal records dat die tabel bevat.

Wanneer u een of meer records selecteert in de tabel, wordt het deelvenster Records verwerken geopend aan de rechterkant van het scherm. U kunt records afzonderlijk beoordelen en verwerken, of u kunt ze in bulk beoordelen en verwerken vanuit dit deelvenster.

Niet alle tabellen zijn ontworpen voor sanering

Sommige tabellen, zoals die in Bijzondere verzamelingen, worden door het systeem gegenereerd en zijn niet bedoeld om gesaneerd te worden. Ze slaan gegevens op die andere functies in Diligent One ondersteunen.

Wat betekent het om een record te corrigeren?

Wanneer u records saneert, verwerkt u deze door waarden te specificeren voor belangrijke informatiekolommen die aan de tabel worden toegevoegd, en deze kolommen volgen de voortgang van een record door de saneringswerkflow van uw bedrijf:

Informatiekolom	Beschrijving	Aanvullende opmerkingen
Prioriteit (Karakter)	Identificeert het relatieve belang of de ernst van gegevens.	Wanneer u een record verwerkt, kunt u een prioriteitswaarde toekennen om het relatieve belang of de ernst van het record aan te geven. Er zijn vier vooraf gedefinieerde prioriteiten: Laag Gemiddeld Hoog Kritisch
Status (Karakter)	Identificeert de status van gegevens vanaf het moment dat ze worden geïmporteerd tot ze volledig zijn verwerkt volgens de workflow van uw bedrijf. Opmerking Als een status is gekoppeld aan een statusvragenlijst, wordt u gevraagd een vragenlijst te beantwoorden wanneer u de status van het record wijzigt naar de gekoppelde waarde. Als een trigger de record op de gekoppelde status heeft ingesteld, wordt de vragenlijst weergegeven wanneer u vervolgens probeert de record te verwerken. Gekoppelde vragenlijsten worden weergegeven in een paneel in de Tabelweergave. Voor meer informatie raadpleegt u Koppelen van recordstatussen aan vragenlijsten.	Wanneer u een record verwerkt, kunt u een status toewijzen om de toestand van het record te identificeren. Er zijn vijf standaardstatussen: Nieuw Open Wordt beoordeeld Gesloten Fout-positief
Gepubliceerd (Datum)	Toont de datum waarop de gegevens zijn aangemaakt
Uitgeversnaam (Personage)	Toont de naam van de persoon die het record heeft aangemaakt
Bijgewerkt (Datumtijd)	Toont de datum en tijd waarop het record voor het laatst is gewijzigd	Het veld Bijgewerkt houdt alle wijzigingen bij in de informatie- en gegevenskolommen van de tabel. Opmerking Het veld Bijgewerkt houdt niet bij wanneer vragenlijsten worden verzonden, wanneer dezelfde persoon een vragenlijst toegewezen krijgt, of wanneer er een opmerking bij een record wordt geplaatst.
Gesloten (Datumtijd)	Toont de datum en tijd waarop het record naar een afgesloten status werd verplaatst	Wanneer een record van een gesloten naar een open status wordt verplaatst, wordt de Gesloten-waarde bijgewerkt naar null.
Toegewezen gebruiker (Personage)	Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor de record	Als een workflowgroep is toegewezen, dan moet de toegewezen persoon lid zijn van de workflowgroep.
Workflowgroep (Karakter)	Bepaalt de zichtbaarheid van het record. Alleen leden van de toegewezen workflowgroep kunnen het record beoordelen. Als er geen workflowgroep is toegewezen, kunnen alle verzamelingsleden met voldoende rechten het record zien. Opmerking Gebruikers met de rol van Professional Manager of Professional User kunnen alle records in de Verzameling bekijken, ongeacht de toewijzing van workflowgroepen.	Als u geen professionele manager of professionele gebruiker bent, kunt u geen workflowgroeptoewijzing wijzigen.

Automatiseren van sanering

Door triggers te gebruiken, kunt u delen van de saneringsworkflow van uw bedrijf automatiseren met behulp van triggers. Wanneer gebeurtenissen plaatsvinden die aan bepaalde voorwaarden voldoen, kan de trigger informatie in kolommen bijwerken, iemand op de hoogte stellen, of records toewijzen aan gebruikers of workflowgroepen. Voor meer informatie raadpleegt u Automatische activiteit activeren.

Voor een meer volledige end-to-end gegevensautomatisering, gebruik robots om uw tabellen te vullen. De combinatie van robots en triggers kan zorgen voor een robuuste, grotendeels geautomatiseerde end-to-end stroom voor elk record.