Koppelen van recordstatussen aan vragenlijsten
Om uw workflow aan te passen, koppelt u een of meer statussen aan een vragenlijst. Wanneer een record wordt gewijzigd naar een gekoppelde status, wordt de vragenlijst weergegeven.
Opmerking
Alleen professionele managers en professionele gebruikers kunnen deze taak voltooien.
Hoe het werkt
Status vragenlijstkoppeling
Vanaf de pagina Vragenlijstdetails kunt u een of meer statussen aan een vragenlijst koppelen. Wanneer een van de volgende situaties zich voordoet, wordt de gebruiker die het record verwerkt gevraagd om de vragenlijst in te vullen:
- een record wordt gewijzigd naar een van de gekoppelde statussen
- een record met een gekoppelde status wordt verwerkt
Dit kan gebeuren wanneer een trigger de record instelt op een gekoppelde status. De vragenlijst wordt weergegeven wanneer de toegewezen persoon vervolgens probeert het record te verwerken.
Een status kan slechts aan één vragenlijst tegelijk worden gekoppeld. Zodra de vragenlijst is beantwoord, wordt deze gekoppeld aan de tabel en kunnen toezichthoudende leidinggevenden en bijdragende gebruikers de gekoppelde vragenlijst niet verzenden bij het verwerken van records.
Opmerking
Als een record wordt gewijzigd naar een gekoppelde status nadat het eerder in deze staat verkeerde, dan is de vragenlijst opnieuw vereist. De vragenlijst is vooraf ingevuld met de antwoorden die de laatste keer zijn geregistreerd toen deze voor het record werd beantwoord. De gebruiker die het record verwerkt, kan vervolgens de antwoorden naar behoefte bijwerken.
Gekoppelde statussen en bulkverwerking van gegevens
Bij het verwerken van gegevens in bulk is één statusantwoord op de vragenlijst van toepassing op alle geselecteerde gegevens. Afhankelijk van hoe uw bedrijf workflows en workflowgroepen configureert, is het echter mogelijk dat de statusupdate niet van toepassing is op alle records:
- Als uw workflowregels toestaan dat alle geselecteerde records overgaan naar de geselecteerde status, zijn de antwoorden op de vragenlijst van toepassing op alle records
- Als uw workflowregels slechts toestaan dat bepaalde geselecteerde records overgaan naar de gekozen status, zijn de antwoorden op de vragenlijst alleen van toepassing op de toegestane records en worden de records die buiten de workflowregels vallen niet verwerkt
- Als u meerdere records selecteert om te verwerken en u de status niet wijzigt voordat u de vragenlijst beantwoordt, is het antwoord op de vragenlijst alleen van toepassing op het laatst geselecteerde record.
Opmerking
Als u het filter Status is Open toepast op de tabel en vervolgens de bulkrecords wijzigt naar een gesloten status met een gekoppelde vragenlijst, wordt de vragenlijst niet weergegeven omdat de records niet langer zijn opgenomen in de gefilterde tabel.
Voorbeeld
Vragenlijst voor goedkeuring van onkosten
Uw saneringsworkflow bevat een status genaamd Vereist goedkeuring. Wanneer nieuwe onkostenregistraties worden geüpload, wordt een trigger uitgevoerd en doet het volgende voor alle registraties waarbij het onkostenbedrag hoger is dan $100:
- stelt de recordstatus in op Goedkeuring vereist
- wijst het record toe aan de manager die verantwoordelijk is voor goedkeuringen
U maakt een goedkeuringsvragenlijst die de nodige informatie verzamelt om de goedkeuring van onkosten te rechtvaardigen. U koppelt vervolgens de status Goedkeuring vereist aan de vragenlijst.
Wanneer de goedkeurende manager de gegevens beoordeelt en deze probeert te verwerken, wordt de goedkeuringsvragenlijst weergegeven in de Tabelweergave en wordt het antwoord gekoppeld aan de onkostengegevens in de tabel.
Koppel een status aan een vragenlijst
- Open de Resultaten-app.
- Klik op de naam van de verzameling met de vragenlijst waarmee u wilt werken.
- Klik op Vragenlijsten.
- Klik en open de juiste vragenlijst.
- In de rechterbovenhoek klikt u op Bewerken.
- Selecteer een of meer statussen uit de lijst Gekoppelde statussen om aan de vragenlijst te koppelen.
Een status kan slechts aan één vragenlijst worden gekoppeld.
- Klik onderaan de pagina op Opslaan.
