Contacten integreren uit Active Directory of een Adresboek

U kunt de Active Directory/ADFS/LDAP-gegevens van uw organisatie integreren in Diligent One, zodat gebruikers mensen kunnen vinden die Diligent One niet gebruiken en hen zaken kunnen toewijzen.

Hoe het werkt

Het importeren van Active Directory-contacten in Diligent One is een geautomatiseerd proces, maar het opzetten ervan vereist samenwerking tussen een Results Admin en een IT-medewerker of gegevensbeheerder die Active Directory in uw bedrijf beheert. Dit kan dezelfde persoon zijn, maar meestal zijn het verschillende mensen.

Standaard bevat Resultaten een referentiecollectie. Deze verzameling bevat een analyse genaamd Contacten en een tabel genaamd Contactboek. U stelt een robot in om gegevens uit Active Directory in deze tabel te halen met behulp van een script dat wij verstrekken. Zodra het is ingesteld, zal deze robot regelmatig gegevens synchroniseren van Active Directory naar Diligent One volgens een vast schema. Gebruikers in Diligent One kunnen vervolgens contacten vinden die zijn opgeslagen in uw contactenlijst en hun taken toewijzen.

ACL Robotics-abonnementsvereisten

  • Om het Active Directory-script dat wij leveren te gebruiken, hebt u ACL Robotics Enterprise Edition en een on-premise Robots Agent nodig.
  • Om een script te gebruiken dat u zelf maakt, kunt u elke editie van ACL Robotics gebruiken. Als u een Robots Agent in de cloud gebruikt, moet de gegevensbron zich in de cloud bevinden.

Welke gegevens u kunt raadplegen

Ons Active Directory-script haalt ObjectSid, naam, e-mailadres en een optioneel veld op. Dit optionele veld kan context bieden zoals afdeling of functie om Diligent One-gebruikers te helpen iemand te identificeren.

Filteren welke gegevens worden geïmporteerd

Standaard filtert ons Active Directory-script inactieve Active Directory-gebruikers uit. U kunt verder filteren welke gegevens u importeert door de parameter Objectcategorie te gebruiken bij het instellen van de robot. Aangepaste filters met behulp van ACLScript of SQL worden niet ondersteund.

Contactboek- en Diligent One-gebruikersaccounts zijn niet aan elkaar gekoppeld

Personen in uw contactenlijst hebben geen toegang tot Diligent One. Het primaire doel van het contactboek is om Diligent One-gebruikers in staat te stellen contacten te vinden uit Active Directory.

Als een Diligent One-gebruiker ook in het adresboek staat, toont Diligent One de Diligent One-gebruiker bij het toewijzen van zaken, niet hun equivalent uit het adresboek. Dit is gebaseerd op e-mailadres.

Het verkrijgen van contacten uit andere systemen dan Active Directory

Momenteel biedt Diligent alleen een complete Active Directory-oplossing aan. U kunt echter onze Active Directory-script aanpassen, of uw eigen script schrijven, en hetzelfde basisproces gebruiken om contacten op te halen uit andere systemen, uw CRM, of een ander adresboek dat u gebruikt. Voor hulp bij het schrijven van scripts, zie Scripting in Gegevensanalyse.

Machtigingen

  • Alleen Resultaten-beheerders kunnen de referentiecollectie met het contactboek bekijken en beheren.
  • Uw systeembeheerder, IT-professional of gegevensbeheerder die Active Directory in uw bedrijf beheert, heeft een Diligent One-account nodig dat Gegevensanalyse kan gebruiken, robots kan maken en beheren, en kan verifiëren dat gegevens in Resultaten worden ingevoerd.
    • Optie 1 (eenvoudiger) Diligent One Systeembeheerder met een Professional-abonnement en toegang tot Analytics.
    • Optie 2 (meer functiescheiding) Diligent One-gebruiker met een Professional-abonnement en een Resultaten-beheerder en een Robots-gebruiker of Robots-beheerder en toegang tot Analytics.

Beperkingen

Uw contactboek is onderhevig aan de beperkingen van de tabelgrootte in Resultaten.

Elke tabel bevat maximaal:

  • 100.000 records
  • 500 kolommen

    Opmerking

    U kunt maximaal 100 kolommen tegelijkertijd importeren. Vervolgens kunnen meer kolommen worden toegevoegd met behulp van gekoppelde vragenlijsten of exports van Analytics die een primaire sleutel gebruiken. Het gecombineerde aantal gegevenskolommen en vragenlijstkolommen mag niet groter zijn dan 500. Metagegevenskolommen zijn uitgesloten van deze limiet.

  • 256 tekens per veldnaam, inclusief lege tekens (is niet van toepassing op afzonderlijke gegevensvelden)

Indien het aantal actieve gebruikers de Resultaten-limiet van 100.000 records per tabel overschrijdt, gebruik dan de parameter ObjectCategory om te filteren op een subset van de gegevens tijdens het instellen van de robot.

Integratie voor de eerste keer instellen

Het opzetten van dit proces vereist dat twee personen met verschillende verantwoordelijkheden samenwerken.

1. Stappen voor Resultaten-beheerder

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Zoek naar het tabel-ID in de contactboektabel. Noteer dit ID. U zult het aan de volgende persoon moeten geven.

    Opmerking

    Als u meer dan één contactboektabel heeft, kiest u gewoon degene die u als uw contactboek wilt gebruiken.

  5. Zorg ervoor dat er een HighBond API-token beschikbaar is voor het synchronisatiescript om te gebruiken.

    Als er geen HighBond API-token bestaat, genereer er dan een. Aangezien tokens gekoppeld zijn aan gebruikersaccounts en niet aan uw bedrijf, raden wij u aan een token van een generiek account te gebruiken in plaats van uw eigen account. Dit zorgt ervoor dat het synchronisatieproces in de toekomst niet wordt onderbroken als u vertrekt of van functie verandert. Indien u geen toegang heeft tot een algemeen account, neem dan contact op met de persoon die Diligent One in uw organisatie beheert en vraag om hun hulp.

  6. Neem contact op met de persoon die verantwoordelijk is voor het beheer van Active Directory in uw bedrijf. Dit kan een systeembeheerder of gegevensbeheerder zijn. Geef hun de volgende informatie:
    1. Deze instructies: 2. Stappen voor gegevensbeheerder/systeembeheerder.
    2. de tabel-ID
    3. Welk optioneel veld u wilt (bijvoorbeeld titel of afdeling)
    4. Het HighBond API-token dat u wilt dat het synchronisatiescript gebruikt.
  7. Zorg ervoor dat de systeembeheerder die u helpt een Diligent One-account heeft, is toegevoegd aan de instantie(s) van Diligent One waarvan u contacten nodig heeft, en de machtigingen heeft die zij nodig hebben om hun taken te voltooien.

2. Stappen voor gegevensbeheerder/systeembeheerder

Uw collega heeft u gevraagd om Active Directory-contacten in Diligent One te importeren. Als u niet bekend bent met Diligent One, het is een bedrijfsgovernance softwareplatform dat zorgt voor betere beveiliging, risicobeheer, compliance en assurance. Door Active Directory-contacten toe te staan in Diligent One, kunnen gebruikers in uw bedrijf gemakkelijker belanghebbenden vinden en taken en verantwoordelijkheden aan hen toewijzen. Op hun beurt zullen deze mensen uw organisatie helpen bij het beheren van risico's en het naleven van wet- en regelgeving.

Om deze stappen te voltooien, installeert u de Active Directory Contacts Robot-toolkit en maakt u een taak om op regelmatige intervallen Active Directory-gegevens op te halen. Vervolgens zult u controleren of de robot correct functioneert.

Opmerking

De contactgegevens in Diligent One zijn een kopie. Het zal de brongegevens nooit wijzigen.

  1. Indien u het nog niet weet, verkrijg dan het volgende van de persoon die u heeft gevraagd deze taak uit te voeren:
    1. Een tabel-ID
    2. Welk optioneel veld zij willen toevoegen (bijvoorbeeld titel of afdeling)
    3. Diligent One-toegang met de rechten die u nodig hebt om uw taken te voltooien
    4. Een HighBond API-token
  2. Voer de volgende stappen uit om de Active Directory Contacts Robot toolkit te installeren.

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) en selecteer Marktplaats om het te openen.

      Als u zich al in Diligent One bevindt, kunt u via het navigatiemenu aan de linkerkant overschakelen naar Marktplaats.

    2. Selecteer de toolkit in de toolkitcatalogus en selecteer Installeren.

      Er wordt een deelvenster weergegeven met een voorbeeld van de toolkit.

      Belangrijk

      Selecteer de editie van de toolkit die overeenkomt met de editie van Robots-agent die door uw organisatie wordt gebruikt. De beschikbare opties zijn Niet-Unicode of Unicode. Voor meer informatie raadpleegt u Uw Robots-Agent-editie controleren.

      Het installatieproces werkt alleen als de edities overeenkomen.

    3. Selecteer Installeren.

      Het installeren kan even duren.

      Resultaat Wanneer de installatie is voltooid, wordt een bevestigingsbericht weergegeven.

      Opmerking

      Als een foutmelding wordt weergegeven tijdens de installatie, probeert u opnieuw te installeren. Als de installatie weer mislukt, neemt u contact op met Support.

      Om de geïnstalleerde inhoud te bekijken, moet u naar de specifieke secties in Diligent One navigeren en deze bekijken. Als een toolkit bijvoorbeeld een raamwerk en een collectie bevat, kunt u naar de Raamwerk-app gaan om het raamwerk te controleren en naar de Resultaten-app om de collectie te controleren.

  3. Schakel over naar de Robots-app en activeer de robotscripts.

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Robots-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Robots-app te switchen.

    2. Zoek en open de Active Directory Contacts Integration-robot.

      Tip

      Als de robot niet aanwezig is, probeer dan de pagina te vernieuwen. Indien de robot nog steeds niet verschijnt, is de installatie van de toolkit niet succesvol geweest. Verwijder de toolkit die u probeerde te installeren en probeer deze opnieuw te installeren. Indien het nog steeds niet lukt, neem dan contact op met Diligent Support.

    3. Klik op Versie activeren.

      Robots schakelt over van productie- naar ontwikkelingsmodus.

    4. Selecteer v1 op het tabblad Scriptversies.
    5. In het rechterdeelvenster Versiedetails selecteert u Activeren.
    6. Optioneel. In het veld Opmerking toevoegen voert u alle informatie in die u bij de scriptactivering wilt vermelden.
    7. Klik op v1 activeren.

      Resultaat De scriptversie wordt geactiveerd en wordt beschikbaar voor gebruik in productiemodus.

  4. Een robottaak aanmaken.
    1. Klik in de rechterbovenhoek van de robot op Productie om terug te schakelen naar de productiemodus.
    2. Klik op het tabblad Taken op Taak maken.
    3. Geef de taak een beschrijvende naam zoals "Active Directory-contacten synchroniseren" en klik op Opslaan.
    4. Klik op Alles activeren om het script in te schakelen.
    5. Klik op de pijl naar beneden om toegang te krijgen tot de scriptparameters.
    6. Voer de vereiste parameters in.

      Voer indien nodig de optionele parameters in, of laat deze leeg om de standaardwaarden te gebruiken. Deze stap is wanneer u het tabel-ID, het HighBond API-token en het optionele veld nodig heeft die uw collega heeft verstrekt.

      ParameterDefinitieVoorbeeld
      Voer de Active Directory-gebruikersnaam in de indeling domein\gebruikersnaam in.De unieke naam van een gebruiker. Samen met Wachtwoord wordt dit veld gebruikt om te authenticeren tegen de Active Directory-server.voorbeeld/jan_jansen
      Voer het wachtwoord in om toegang te krijgen tot Active Directory.

      Het wachtwoord voor de unieke naam van de gespecificeerde gebruiker. Samen met Gebruiker wordt dit veld gebruikt om te authenticeren tegen de Active Directory-server.

      Opmerking

      U kunt verbinding maken zonder een wachtwoord te verstrekken als uw Active Directory-server anonieme verbindingen toestaat. Gebaseerd op de beveiligingsconfiguratie van uw server kunnen mogelijk anonieme verbindingen de beschikbare tabellen weergeven. Echter, dergelijke verbindingen zijn mogelijk niet in staat om gegevens te selecteren uit sommige of alle vermelde tabellen. Voor meer informatie over uw Active Directory-beveiligingsconfiguratie kunt u contact opnemen met de beheerder van uw bedrijf.

      		Een sterk wachtwoord
      Voer de domeinnaam of het IP-adres van de Active Directory-server in.De domeinnaam of het IP-adres van de Active Directory-server. Dit hoeft niet het LDAP:\\ gedeelte te bevatten, alleen de server-domeinnaam of IP.192.0.2.255
      Voer de poort in waarop de Active Directory-server draait.De poort waarop de Active Directory-server draait. Samen met Server wordt deze eigenschap gebruikt om de Active Directory-server te specificeren.389
      Geef het basisgedeelte van de unieke naam op.

      Het basisgedeelte van de unieke naam, gebruikt om resultaten te beperken tot specifieke substructuren.

      Het specificeren van een basis-DN kan de prestaties aanzienlijk verbeteren bij het ophalen van vermeldingen voor grote servers door het aantal te onderzoeken vermeldingen te beperken.

      		DC=myConnection,DC=com
      Selecteer de LDAP-versie om verbinding te maken en te communiceren met de server.De LDAP-versie die wordt gebruikt om verbinding te maken en te communiceren met de server. Geldige opties zijn 2 en 3 voor LDAP-versies 2 en 3.2
      Selecteer het te gebruiken authenticatiemechanisme.

      Het authenticatiemechanisme dat gebruikt moet worden bij het verbinden met de Active Directory-server:

      • SIMPLE standaard platte tekst-authenticatie wordt gebruikt om in te loggen op de server
      • DIGESTMD5 de veiligere DIGEST-MD5-authenticatie wordt gebruikt
      • NEGOTIATE NTLM/Negotiate-authenticatie wordt gebruikt
      		simpel
      Selecteer de reikwijdte.

      Of de reikwijdte van de zoekopdracht moet worden beperkt tot:

      • WholeSubtree de gehele subboom (BaseDN en al zijn afgeleiden)
      • SingleLevel een enkel niveau (BaseDN en zijn directe afgeleiden)
      • BaseObject het basisobject (alleen BaseDN)

      Tip

      Het beperken van de reikwijdte kan de zoekprestaties aanzienlijk verbeteren.

      		BaseObject
      Voer de Objectcategorie in om uit te sluiten.

      Gebruik deze waarde om records te importeren met een specifieke Objectcategorie. Bijvoorbeeld, "Computer" importeert alleen contacten met een ObjectCategory van "Computer". U kunt een door pijpen gescheiden lijst gebruiken om op meerdere waarden te matchen.

      Tip

      Als het aantal actieve gebruikers de Resultaten-limiet van 100.000 records per tabel overschrijdt, kunt u de ObjectCategory-parameter gebruiken om te filteren op een subset van de gegevens.

      		Computer|Persoon
      Selecteer het veld Optionele configuratie. Het optionele veld om mensen te helpen identificeren. Deze waarde had aan u verstrekt moeten worden door de Resultaten-beheerder die om uw hulp heeft gevraagd. Standaard beperkt ons Active Directory-script deze keuze tot functie, afdeling of manager. U kunt dit script echter aanpassen, of uw eigen script maken, als u meer opties nodig heeft.Titel
      Voer de controletest-ID en datacentrumcode van de Contacten-referentietabel in Resultaten in. De tabel-ID en regio voor uw Diligent One-instantie. Deze waarde had aan u verstrekt moeten worden door de Resultaten-beheerder die om uw hulp heeft gevraagd.12345@eu
      Voer het Diligent One-toegangstoken in. Het Diligent One-toegangstoken, zodat het script kan worden geverifieerd bij Diligent One. Deze waarde had aan u verstrekt moeten worden door de Resultaten-beheerder die om uw hulp heeft gevraagd. 
    7. Klik op Doorgaan.
    8. Klik op Uw taak in een planning zetten en voer een frequentie in. Over het algemeen is één keer per nacht voldoende.
    9. Klik op Doorgaan.
    10. Als u wilt dat iemand op de hoogte wordt gesteld als de taak om welke reden dan ook niet wordt uitgevoerd, klikt u op Meldingen verzenden bij mislukking en kiest u de persoon die deze e-mails moet ontvangen. Dit kunt u zijn, of het kan de Resultaten-beheerder zijn die u om hulp heeft gevraagd bij deze taak.
    11. Klik op Doorgaan.
    12. Controleer de instellingen. Als u wijzigingen wilt aanbrengen, klikt u op een van de Bewerken-knoppen. Als alles er goed uitziet, klik dan op Bevestigen en taak aanmaken.

Test de gegevensimport

Nu de robot gereed is, test u deze om er zeker van te zijn dat hij correct functioneert.

  1. Nog steeds op het tabblad Taken, klikt u op de nieuwe taak die u hebt aangemaakt.
  2. Vanuit het paneel Taakdetails klikt u op Nu uitvoeren.

    De taak wordt op de achtergrond uitgevoerd. U kunt de status ervan controleren onder Laatste resultaten, aan de linkerkant. Het zal slechts een minuut of twee duren.

  3. Wanneer de taak Geslaagd aangeeft, is deze met succes uitgevoerd.
    • Fouten en waarschuwingen worden geschreven naar Export_Summary.log, dat u kunt bekijken in het deelvenster Details taakuitvoering nadat de taak is uitgevoerd. De log zal ook advies geven voor het repareren van de brongegevens.
    • Ook als de taak succesvol is, raden wij u nog steeds aan om het logboek te bekijken. Er kunnen waarschuwingen zijn over misvormde en ontbrekende gegevens in uw database.
  4. Schakel over naar de app Resultaten.
  5. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  6. Klik op Referentieverzameling.

    Als u de Referentiecollectie niet ziet, beschikt u niet over Results Admin-rechten. U moet een Resultaten-beheerder zijn voordat u verder kunt gaan. Een Diligent One-systeembeheerder kan u deze rechten toekennen.

  7. Controleer of het aantal records in de referentieverzameling overeenkomt met het aantal records dat u verwachtte te importeren uit Active Directory. Optioneel kunt u op uw contactenboek klikken om de gegevens te inspecteren.
  8. Als alles er goed uitziet, laat het dan de Resultaten-beheerder weten. Zij zullen enkele stappen uitvoeren en u voor een laatste keer om assistentie vragen.

3. Stappen voor Resultaten-beheerder

Op dit punt zou uw systeembeheerder/gegevensbeheerder de robot die de Active Directory-integratie zal automatiseren, moeten hebben gemaakt en getest. Nu moet u uw adressenboek activeren zodat mensen het kunnen gebruiken.

Activeer het adressenboek

Voordat Diligent One-gebruikers gebruik kunnen maken van Active Directory-contacten, moet u deze tabel als het adressenboek instellen.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Klik op Contacten beheren voor de tabel die u als uw adressenboek wilt gebruiken.

    Het zijpaneel Adressenboek beheren wordt geopend. Als deze tabel interpretaties heeft, is er een vervolgkeuzelijst Interpretatie in het paneel Adressenboek beheren.

    • Door de tabel te kiezen wordt het adressenboek ingesteld om alle records in die tabel te gebruiken.

    • Het kiezen van een interpretatie stelt het adressenboek in om alleen de gegevens te gebruiken die overeenkomen met de filters die voor die interpretatie zijn ingesteld. Als er geen interpretaties zijn, ga dan verder naar stap 5.

  5. Selecteer de kolommen voor naam en e-mail.
  6. Als u een optioneel veld gebruikt, kies het dan hier ook en voer een beschrijvende naam in voor wat het vertegenwoordigt (bijvoorbeeld "Titel" of "Afdeling"). Gebruikers van Diligent One zullen dit label en deze waarde zien wanneer zij naar contacten zoeken in het systeem.
  7. Klik op Activeren of Opslaan.

Set a primary key on the table

Om in de toekomst de gegevens in deze tabel bij te werken, moet u een primaire sleutel instellen.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Voor de tabel die uw adressenboek is, klikt u op en vervolgens op Instellingen.
  5. Klik op het vervolgkeuzemenu Primaire sleutelveld en kies een primaire sleutel. Wij adviseren u om de primaire sleutel van deze tabel nu in te stellen op een kolom met een unieke gebruikers-ID. Als u ons standaard actieve-directory-synchronisatiescript gebruikt, is het veld dat u moet gebruiken ObjectSID.
  6. Klik op Opslaan.

U bent klaar

Misschien wilt u een herinnering instellen om later te controleren of de robot zijn taak volgens planning uitvoert. Als het logboek waarschuwingen aangaf voor de Active Directory-gegevens, is dit een goede gelegenheid om die gegevens op te schonen en ervoor te zorgen dat gebruikers niet in de war raken. Zie Fouten en waarschuwingen oplossen voor hulp.

Als uw organisatie een beperkt aantal licenties heeft, kunt u contact opnemen met de beheerder van deze licenties om hen te informeren dat uw account gedeactiveerd kan worden zodra u zeker weet dat u de uwe niet meer nodig heeft.

Fouten en waarschuwingen oplossen

Wanneer de robot de taak uitvoert om het adressenboek te vullen, kan deze fouten en waarschuwingen rapporteren op basis van de Active Directory-gegevens.

  • Fouten kunnen ervoor zorgen dat de taak mislukt. Zo niet, dan lopen zij het risico het in een onvolledige staat achter te laten.
  • Waarschuwingen zullen er niet toe leiden dat de taak mislukt, maar ze weerspiegelen gegevensproblemen die gebruikers in verwarring kunnen brengen.

In beide gevallen is het het beste om te proberen de problemen in de brongegevens snel op te lossen. Fouten en waarschuwingen worden geschreven naar Export_Summary.log, dat u kunt bekijken in het deelvenster Details van taakuitvoering nadat de taak is uitgevoerd. De log biedt ook advies voor het corrigeren van de brongegevens.

Houd contactpersonen actueel

Als u de robot hiervoor instelt, zal deze het adressenboek in Diligent One bijwerken met eventuele wijzigingen in Active Directory volgens het door u gekozen schema. U kunt de robot handmatig bedienen, maar dat hoeft niet.

Alle contactpersonen bekijken

Zodra u een adressenboek hebt ingesteld, kunt u iedereen erin bekijken.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Klik op de titel van het adressenboek.

Wijzig de tabel voor het adresboek

Het is mogelijk om meerdere tabellen met contactpersonen te hebben, maar slechts één kan op een bepaald moment het actieve adressenboek zijn. Doorgaans zou u een aparte tabel kunnen gebruiken om wijzigingen te testen voordat u een nieuwe lijst met contactpersonen beschikbaar stelt aan Diligent One-gebruikers. Om dit te doen, moet u de huidige adressenboek-tabel deactiveren en vervolgens de nieuwe activeren.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Zoek de huidige adressenboek-tabel en klik op Contactpersonen beheren. Het zijpaneel Adressenboek beheren wordt geopend.
  5. Klik op Deactiveren. De zijpaneel voor het beheren van het adressenboek sluit.
  6. Zoek de tabel die u wilt gebruiken als adressenboek en klik op Contactpersonen beheren.

    Het zijpaneel Adressenboek beheren wordt geopend. Als deze tabel interpretaties heeft, is er een vervolgkeuzelijst Interpretatie in het paneel Adressenboek beheren. Een interpretatie is een gebundelde verzameling filters, visualisaties en statistieken gebaseerd op een tabel in een verzameling.

    • Door de tabel te kiezen wordt het adressenboek ingesteld om alle records in die tabel te gebruiken.

    • Het kiezen van een interpretatie stelt het adressenboek in om alleen de gegevens te gebruiken die overeenkomen met de filters die voor die interpretatie zijn ingesteld. Als er geen interpretaties zijn, ga dan verder naar stap 7.

  7. Selecteer de kolommen voor naam en e-mail.
  8. Als u een optioneel veld gebruikt, voer dan een beschrijvende naam in voor wat het vertegenwoordigt (bijvoorbeeld "Functie" of "Afdeling"). Gebruikers van Diligent One zullen dit label en deze waarde zien wanneer zij naar contacten zoeken in het systeem.
  9. Klik op Activeren of Opslaan.

Adressenboek-configuraties bijwerken

U kunt aanpassen hoe velden uit uw adressenboek worden gekoppeld en het label van het optionele veld voor het bestaande adressenboek wijzigen.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Resultaten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

  2. Open het deelvenster Bijzondere verzamelingen als het gesloten is.
  3. Klik op Referentieverzameling.
  4. Zoek de tabel die u als adressenboek gebruikt en klik op Contactpersonen beheren. Het zijpaneel Adressenboek beheren wordt geopend.
  5. Als deze tabel interpretaties heeft, kiest u degene die u wilt gebruiken. Zo niet, ga door naar stap 6.
  6. Selecteer de kolommen voor naam en e-mail. Als u een optioneel veld wilt gebruiken, kiest u dat hier ook en voert u een beschrijvende naam in voor wat het vertegenwoordigt (bijvoorbeeld "Functie" of "Afdeling").
  7. Klik op Opslaan.

Wat gebeurt er wanneer u contactpersonen verwijdert of bijwerkt

Elke keer dat u een adressenboek verwijdert, of een rij uit dat adressenboek bewerkt of verwijdert, blijven items die aan die contactpersoon zijn toegewezen nog steeds aan die contactpersoon toegewezen, maar de contactpersoon wordt statisch en zal niet langer worden bijgewerkt.

Bijvoorbeeld, een actie in Projecten wordt toegewezen aan john.smith@example.com. Vervolgens wordt John uit het adressenboek verwijderd. De actie is nog wel toegewezen aan john.smith@example.com, en dat blijft zo totdat iemand de actie opnieuw toewijst.