E-mailmeldingen vanuit Projecten
E-mails worden vanuit Projecten verzonden om gebruikers op de hoogte te stellen over:
- toegewezen aanvragen, beoordelingen, taken of acties
- wijzigingen aan projecten
Gebruikers die melden geen e-mailmeldingen te ontvangen, moeten mogelijk hun spamfilter controleren. E-mailmeldingen worden verzonden via notifications@highbond.com tenzij uw organisatie een aangepaste afzender heeft ingesteld. Voor meer informatie raadpleegt u Een aangepaste e-mailafzender instellen.
E-mailmeldingen in- of uitschakelen
U kunt e-mailmeldingen in- of uitschakelen in Launchpad. Voor meer informatie raadpleegt u E-mailmeldingen uitschakelen.
E-mailtaal
Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een adres dat bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de taalinstellingen van de gebruiker. Wanneer een e-mail wordt verzonden naar een e-mailadres dat niet bij een gebruiker hoort, wordt de e-mailinhoud weergegeven in de standaardtaalinstellingen van de organisatie.
Instellen hoe vaak herinneringen worden verzonden
Als u terugkerende herinneringen over acties en aanvragen moet verzenden, kunt u configureren hoe vaak e-mailmeldingen moeten worden verzonden naar eigenaren en personen in CC.
U kunt terugkerende herinneringen verzenden aan de hand van:
- een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse planning
- een aangepaste planning op basis van 'x' dagen vóór de vervaldatum
Voorbeeld
Terugkerende herinneringen configureren
Scenario
U maakt een aanvraag en geeft 3 mei 2019 op als de vervaldatum. Ook configureert u als volgt uw meldingsinstellingen:
- Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks
- Stuur herinneringen vóór de deadline 5, 3, 1, leeg, leeg
Resultaat
Herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden wekelijks verzonden (elke maandag) voorafgaand aan 3 mei 2019. Aanvullende herinnerings-e-mails voor de aanvraag worden ook 5 dagen, 3 dagen en 1 dag voorafgaand aan 3 mei 2019 verzonden.
Na 3 mei 2019 worden de herinnerings-e-mails aan de hand van een wekelijkse planning verzonden totdat de aanvraag wordt gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan de aanvraag wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden de herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stappen
-
Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.
De startpagina Projecten wordt geopend.
- Selecteer het tabblad Meldingen.
- Configureer de volgende velden en selecteer Opslaan:
Veld Standaard Opmerkingen Terugkerende herinneringen sturen Wekelijks Selecteer Dagelijks, Wekelijksof Maandelijks in de vervolgkeuzelijst om de frequentie aan te geven waarmee herinnerings-e-mails worden verzonden voor uitstaande items (open of vervallen acties/aanvragen).
Herinnerings-e-mails worden verzonden vanaf 00.00 UTC. Wekelijkse herinneringen worden verzonden op maandagen, en maandelijkse herinneringen worden verzonden op de eerste dag van de maand.
Herinnerings-e-mails over acties en aanvragen die zijn verzonden voor en na de deadline totdat de items worden gesloten, verwijderd of toegewezen aan een andere persoon. Als de persoon die is toegewezen aan het item, wordt verwijderd van het project, of als het project wordt gearchiveerd, worden herinnerings-e-mails ook niet meer verzonden.
Stuur herinneringen vóór de deadline Selecteer deze optie om een aangepaste planning in te stellen voor herinneringsmeldingen op basis van 'x' aantal dagen vóór de deadline van de actie/aanvraag. U kunt maximaal vijf aangepaste meldingsfrequenties opgeven.
Als de deadline van een actie/aanvraag is verstreken, of als er geen deadline is ingesteld, worden herinnerings-e-mails verzonden aan de hand van de standaardfrequentie (Wekelijks) of opgegeven terugkerende herinneringsfrequentie (Dagelijks of Maandelijks).
Opmerking
Opmerking: wanneer u enkel de regelmatig terugkerende herinneringse-mails inschakelt zonder aanvullende geplande herinneringen "x" dagen voor de uiterste datum, verstuurt Diligent One deze herinneringen zowel voor als na de uiterste datum.
Als u echter beide soorten meldingen inschakelt, verstuurt Diligent One alleen de herinneringen volgens de aangepaste planning vóór de vervaldatum, en verstuurt het alleen de aanvullende regelmatig terugkerende herinneringen nadat de vervaldatum is verstreken.
Soorten e-mailmeldingen
| Meldingstype | E-mailonderwerp | E-mailgebeurtenis | Rollen die de e-mail kunnen ontvangen |
|---|---|---|---|
| Gebruikerswachtwoord opnieuw instellen | Uw wachtwoord opnieuw instellen |
wanneer een Projectbeheerder het wachtwoord van een gebruiker opnieuw instelt Opmerking
Projectbeheerders kunnen het wachtwoord van een gebruiker opnieuw instellen via Systeembeheer > Gebruikers beheren. |
Elke rol |
| In bulk uploaden | Items geüpload | wanneer risico's of controles in bulk worden geüpload naar een project of raamwerk, of wanneer problemen in bulk worden geüpload naar een project | Professioneel beheerder |
| Back-up | Download uw projectback-up | wanneer een back-up van een project is voltooid | Professioneel beheerder |
| Projectback-up mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het maken van een back-up van een project | Professioneel beheerder | |
| Project maken | Project maken is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het maken van een project binnen een garantieplan |
|
| Project gearchiveerd of doorgestuurd | Project gearchiveerd | wanneer een project is gearchiveerd | Professioneel beheerder |
| Archiveren van projectnaam mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een project is gearchiveerd en een probleem optreedt | Professioneel beheerder | |
| Doorsturen van project voltooid | wanneer een project is doorgestuurd | Professioneel beheerder | |
| Project verwijderd | Project verwijderd | wanneer een project is verwijderd en permanent wordt verwijderd over 30 dagen |
|
| Importeren, klonen en kopiëren | Normen en regelgevingen geïmporteerd | wanneer normen of regelgevingen worden geïmporteerd in een nalevingskaart |
|
| Importeren naar nalevingskaart is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer normen of regelgevingen niet goed worden geïmporteerd in een nalevingskaart |
|
|
| Importeren uit de contentbibliotheek is mislukt: probeer het opnieuw | wanneer een probleem optreedt tijdens het importeren vanuit de contentbibliotheek |
|
|
|
Wanneer een probleem optreedt tijdens het importeren, klonen, doorsturen of kopiëren |
|
|
| Geautomatiseerde beoordelingen | Updates voor geautomatiseerde beoordelingen |
|
|
| Beoordelen | Gebruikersnaam heeft u toegewezen als een beoordelaar |
wanneer de volgende beoordelaar wordt toegewezen om een van de volgende zaken te beoordelen:
|
|
| Taken | Gebruikersnaam heeft een taak aan u toegewezen | wanneer een taak aan u is toegewezen | Elke rol |
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een taak | wanneer een persoon een opmerking plaatst bij een taak | Elke rol | |
|
Een taak sluiten |
wanneer een persoon een taak wist |
Elke rol | |
| Gebruikersnaam heeft een taak gesloten | wanneer een persoon een taak sluit | Elke rol | |
| Acties, aanvragen, certificeringen en toewijzingen |
Naam_toewijzende_gebruiker heeft een actie-item toegewezen aan Naam_toegewezen_gebruiker |
wanneer u bent toegewezen om te reageren op of bij te dragen aan een actie | Elke rol |
| Gebruikersnaam heeft een actie-item bijgewerkt |
wanneer iemand een actie bijwerkt Deze e-mail wordt verzonden naar de maker van de actie, de actie-eigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die de actie heeft geüpdatet ontvangt deze e-mail niet. |
Elke rol | |
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een actie-item |
wanneer iemand een reactie plaatst bij een actie Deze e-mail wordt verzonden naar de maker van de actie, de actie-eigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die de opmerking heeft geplaatst, ontvangt deze e-mail niet. |
Elke rol | |
|
Antwoorden op een aanvraag Opmerking
Dit e-mailonderwerp kan worden aangepast. |
wanneer u bent toegewezen om te reageren op of bij te dragen aan een aanvraag | Elke rol | |
| Gebruikersnaam heeft een aanvraag bijgewerkt |
wanneer een bestand bij een aanvraag is gevoegd Deze e-mail wordt verzonden aan de maker van de aanvraag, de aanvraageigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die het bestand heeft bijgevoegd ontvangt deze e-mail niet. |
Elke rol | |
| Gebruikersnaam heeft gereageerd op een aanvraag |
wanneer er wordt gehandeld naar aanleiding van een aanvraag (opmerking toegevoegd) Deze e-mail wordt verzonden aan de maker van de aanvraag, de aanvraageigenaar en alle gebruikers in CC. De persoon die de opmerking heeft geplaatst, ontvangt deze e-mail niet. |
Elke rol | |
|
Gebruikersnaam heeft een Itemnaam aan u toegewezen |
wanneer een gebruiker is toegewezen als Eigenaar, Eigenaar in de rol van executive of Toegewezen gebruiker voor een doel, controle, test of gepubliceerd probleem |
|
|
|
Reageren op Naam_vragenlijst |
wanneer een controleprestatietaak wordt verzonden naar een controleur |
Elke rol | |
| Reageren op Naam_beoordelingsenquête | wanneer een beoordelingsenquête wordt verzonden naar een controle-eigenaar | Elke rol | |
|
userName vraagt uw certificering aan Opmerking
Dit e-mailonderwerp kan worden aangepast. |
wanneer een certificeringsaanvraag naar iemand wordt verzonden | Elke rol | |
| Herinnering | Reageren op actie-items |
wanneer de status van een actie 'open' is, worden terugkerende herinneringen verzonden op basis van de geconfigureerde instellingen |
Elke rol |
|
wanneer de status van een aanvraag 'open' is, worden terugkerende herinneringen verzonden op basis van de geconfigureerde instellingen |
Elke rol |
