Aan de slag met Projecten

Met deze gids leert u de verschillende verbindingen begrijpen waaruit de Projecten-app is samengesteld, en de workflows die aan de Projecten-app gekoppeld zijn.

Wat is Projecten?

Projecten is een app waarmee u het werk in uw team en organisatie kunt plannen, beheren, uitvoeren en rapporteren. De Projecten-app biedt u een volledig geautomatiseerde oplossing voor werkpapieren, die bedoeld is voor auditbeheer, nalevingsbeheer, operationeel risicobeheer, en monitoring van risico's en controles.

Waaruit bestaat Projecten?

De Projecten-app bestaat uit een reeks relaties tussen verschillende onderdelen.

Componenten

Elk onderdeel in de Projecten-app heeft een specifiek doel en is gerelateerd aan andere onderdelen.

Project

Een project is een beheersysteem waarmee gebruikers doelen, risico's en controles kunnen vaststellen, testen kunnen uitvoeren en informatie kunnen verzamelen voor rapportagedoeleinden. Projecten staan ook bekend als programma's of missies.

Doel

De doelen zijn de belangrijkste delen van een project, en de organisatiecontainers voor werk dat is gedaan binnen een project. Elk doel vermeldt het onderwerp dat wordt onderzocht en hoe prestaties worden beoordeeld. Doelen zijn ook wel bekend als onderdelen, cycli of controledoelen.

Beschrijving

Een beschrijving is een beschrijving van een doelstelling of deel dat beoordeeld wordt. Beschrijvingen staan ook bekend als beleidsregels, procesbeschrijvingen of controlegidsen.

Risico

Een risico is een effect van onzekerheden op een doel, waarbij het effect een positieve of negatieve afwijking heeft van wat er verwacht werd. Risico's zijn geordend op doelen, en kunnen met één of meer controles geassocieerd worden.

Controle

Een controle is een programma, beleid, routine of activiteit die bedoeld is om een risico te mitigeren. Controles zijn geordend op doelstellingen, en kunnen aan één of meer risico's gekoppeld worden. De Risicocontrolematrix wordt gedefinieerd door de combinatie van geïdentificeerde risico's en bijbehorende controles. Controles zijn ook wel bekend als procedures.

Testplan

Een testplan is een document dat gedetailleerd beschrijft hoe controles worden beoordeeld. Testplannen identificeren de testmethode of het type verkregen bewijs, geven de totale grootte van de steekproef op (gesplitst in meerdere testrondes), en illustreren teststappen of attributen.

Stapsgewijze beschrijving

Een stapsgewijze beschrijving is een reeks stappen die u uitvoert om de betrouwbaarheid van controles vast te stellen en het ontwerp van controles te testen. Elke controle die u definieert, heeft een bijbehorende stapsgewijze beschrijving die gebruikt wordt om te controleren of de controle goed ontworpen is. Stapsgewijze beschrijvingen zijn ook wel bekend als uitkomsten of procedureresultaten.

Test

Een test is een beoordeling die zorgt voor de operationele effectiviteit van de interne controles binnen een organisatie. Elke controle die u definieert, heeft een bijbehorende test (of serie testen, als er meerdere testrondes zijn).

Probleem

Een probleem is een probleem of uitzondering dat/die is vastgesteld in een project. U kunt problemen te allen tijde identificeren tijdens uw projectwerkzaamheden. Problemen zijn ook wel bekend als deficiënties, observaties of bevindingen.

Actie

Een actie is een activiteit of een opvolgingsplan dat bedoeld is om een probleem op te lossen. Acties zijn ook wel bekend als herstelactiviteiten of aanbevelingen.

Entiteitsrelaties

De volgende diagram van entiteitsrelaties kan u helpen uw processen in de Projecten-app in kaart te brengen.

Er zijn drie soorten entiteitsrelaties:

• One-to-one-relatie - hier is sprake van als een bovenliggende entiteit nul of slechts één onderliggende entiteit heeft.
• One-to-many-relatie - hier is sprake van als een bovenliggende entiteit meerdere onderliggende entiteiten heeft.
• Many-to-many-relatie - hier is sprake van als meerdere bovenliggende entiteiten meerdere onderliggende entiteiten hebben.

Hoe legt de Projecten-app verbinding met andere apps?

De Projecten-app legt verbinding met verschillende andere apps.

Hoe werkt de Projecten-app?

Alvorens u de Projecten-app gebruikt, dient een beheerder gebruikers aan Launchpad toe te voegen en gebruikers de juiste toegang toe te wijzen binnen de Projecten-app.

Zodra gebruikers de juiste toegang hebben gekregen, kunnen zij beginnen met werken in de Projecten-app. Overige installatie- en administratietaken zijn optioneel en kunnen op elk willekeurig moment worden voltooid.

In het diagram hieronder wordt een eenvoudige workflow weergegeven voor het uitvoeren van werkzaamheden in de Projecten-app:

1. Een project aanmaken

Bij het aanmaken van projecten hoort het kiezen van het juiste projecttype en het centraliseren van uw werkpapieren en communicatie. U kunt een project helemaal nieuw aanmaken, of op basis van een projectsjabloon, of door een bestaand project opnieuw te gebruiken ('rollforward').

2. Een project plannen

Bij het plannen van projecten hoort het toewijzen van de juiste toegang aan iedere persoon binnen een project, het invoeren van basisinformatie over het project en het bijvoegen van planningsbestanden.

Zodra u de planningsdocumentatie heeft voltooid, kunt u beginnen met het definiëren van doelen, risico's en controles binnen het project.

3. Bewijs verzamelen en evalueren

Bij het verzamelen en evalueren van bewijs hoort een reeks van diverse activiteiten, waaronder het uitvoeren van stapsgewijze beschrijvingen, testcontroles, het documenteren van observaties of problemen, het beoordelen of analyseren van bewijs, het opstellen van tussentijdse conclusies en aanbevelingen en het aanvragen van additionele informatie van klanten en overige teamleden, waar nodig.

4. Een project plannen en volgen

Bij het plannen en volgen van projecten hoort het beheren van tijdlijnen en data die aan alle actieve projecten binnen de organisatie gekoppeld zijn, het bijhouden van de bestede tijd aan en buiten een project (voor rapportagedoeleinden), en het volgen van de vorderingen binnen een project.

5. Een project afsluiten en aanhouden

Bij het afsluiten en aanhouden van projecten hoort het trekken van op feiten gebaseerde conclusies over de voltooide werkzaamheden binnen een project, waaronder aanbevelingen waar nodig, en het organiseren van projectwerkzaamheden waarmee het gemakkelijk kan worden teruggevonden, hergebruikt of verwijderd.

Werken met projecten in offline omgevingen

Als u in een offline of remote omgeving moet werken, hebt u twee opties:

Optie	Gedetailleerde informatie
Diligent HighBond voor iOS of Android	Diligent HighBond voor iOS of Android
Offline projecten	Offline projecten gebruiken

Volgende stap

Probeer een eenvoudige workflow uit in de Projecten-app: Uw eerste project maken