Rapporten uitzenden via e-mail

Zend een rapport uit om het rapport volgens een terugkerend schema per e-mail naar bepaalde ontvangers te verzenden. U kunt rapporten uitzenden naar Rapporten-gebruikers en externe belanghebbenden die geen toegang hebben tot de Rapporten-app.

Hoe het werkt

Het uitzenden van een rapport is een effectieve manier om gegevens op terugkerende basis met andere personen te delen. U kunt meerdere uitzendschema's voor één rapport instellen, zodat u indien nodig verschillende doelgroepen kunt bereiken. U kunt alleen rapporten uitzenden die zijn opgeslagen en geactiveerd.

Wanneer u een rapport opslaat, kunt u de distributie- en beveiligingsinstellingen voor het rapport definiëren. Met deze instellingen kunt u aangeven of het rapport wel of niet kan worden uitgezonden en welk toegangsniveau vereist is om het uitgezonden rapport via e-mail te kunnen ontvangen.

Rapporten uitzenden naar externe belanghebbenden

Als u een rapport wilt uitzenden naar een persoon die geen toegang heeft tot de Rapporten-app, moet u de volgende instellingen definiëren wanneer u het rapport opslaat:

• Stel op het tabblad Details de optie Rapporttoegang in op Openbaar.
• Stel op het tabblad Distributie de optie E-mail- en uitzendbeveiliging in op Onbeveiligd.

Nadat u de distributie- en beveiligingsinstellingen hebt geconfigureerd, kunt u het rapport uitzenden.

Toegang tot Diligent One-gegevens

Afhankelijk van de manier waarop u de ontvangers voor het uitzenden van het rapport invoert, gebeurt het volgende:

Hoe de ontvanger is ingevoerd	Wat er gebeurt	Voorbeeld
U selecteert een gebruiker in de vervolgkeuzelijst Opmerking Alleen gebruikers die toegang hebben gehad tot Rapporten worden weergegeven.	De Rapporten-app gebruikt het token van de gebruiker om te verifiëren en te bepalen of deze toegang heeft tot Diligent One-gegevens. Het rapport toont alleen de gegevens waartoe de gebruiker toegang heeft in Diligent One. Overige situaties Als een gebruiker de app Rapporten heeft geopend en later het toegangsniveau Geen toegang krijgt in Launchpad, wordt de gebruiker nog steeds opgenomen in de vervolgkeuzelijst en heeft hij of zij toegang tot gegevens op basis van de machtigingen in andere Diligent One-apps. Als een gebruiker de Rapporten-app heeft geopend en later uit de Diligent One-instantie wordt verwijderd, wordt de gebruiker nog steeds opgenomen in de vervolgkeuzelijst, maar kan hij geen rapportgegevens zien (Geen resultaten).	Scenario Er zijn vijf projecten in de Diligent One-instantie, maar de gebruiker heeft slechts toegang tot één project. Resultaat Het rapport toont alleen het ene project aan de ontvanger.
U typt handmatig een e-mailadres	De Rapporten-app behandelt dit als een extern e-mailadres. Dit geldt zowel voor gelicentieerde Diligent One-gebruikers als voor externe gebruikers (niet-gelicentieerd). Het rapport toont de gegevens waartoe de maker van de rapportuitzending of de laatste persoon die de rapportuitzending heeft bewerkt, toegang heeft in Diligent One.	Scenario Er zijn vijf projecten in de Diligent One-instantie, maar de gebruiker heeft slechts toegang tot één project. De persoon die de rapportuitzending verzendt, is een beheerder en heeft toegang tot alle vijf projecten. Resultaat Het rapport toont alle vijf projecten aan de ontvanger.

E-mailadres van de afzender

Ontvangers zien notifications@highbond.com als afzender. Als uw organisatie een aangepaste afzender heeft ingesteld, worden deze instellingen niet ondersteund door de Rapporten-app.

Machtigingen

Alleen rapportbeheerders en rapportschrijvers kunnen rapporten uitzenden.

Een nieuwe uitzending creëren

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Open het rapport dat u wilt uitzenden.
3. Klik op Uitzenden.

   Het dialoogvenster Uitzenden wordt geopend. Als de uitzendinstellingen niet zijn ingeschakeld voor het rapport, moet u Uitzenden inschakelen en op Opslaan klikken om door te gaan.

4. Selecteer Nieuwe maken > Uitzenden.

Rapportontvangers definiëren

Kies een van de volgende opties en klik in het veld Ontvangers om de ontvangers van het rapport te definiëren:

Optie	Beschrijving	Opmerkingen
Basis	hiermee worden de gebruikers, gebruikersgroepen en e-mailadressen opgegeven die het uitgezonden rapport zullen ontvangen.	Om een e-mailadres op te geven, voert u het e-mailadres in het veld Ontvangers in en drukt u op Enter. Indien gewenst, kunt u uzelf als ontvanger definiëren.
Geavanceerd	hiermee worden bestaande rapporten weergegeven die een lijst met e-mailadressen bevatten die kunnen worden gebruikt om het rapport te verzenden.	De e-mailadressen hoeven niet per se van gebruikers te zijn. Andere kolommen in het rapport kunnen als filters aan een hoofdrapport worden gekoppeld. Dit resulteert in een uniek gefilterd rapport dat naar elk e-mailadres wordt verzonden. De kolom in het rapport die de lijst met e-mailadressen bevat, moet worden opgemaakt als E-mailadres Voor meer informatie raadpleegt u Opmaakkolommen in rapporten.

Het e-mailadres voor uitzenden instellen

1. Voer in het veld E-mailonderwerp een onderwerp voor de e-mail in.
2. Geef de opmaak van het rapport in de e-mail op door een van de volgende opties te selecteren:

   

   • Uitzenddatum toevoegen Als u een andere optie dan HTML selecteert, kunt u ervoor kiezen om de uitzenddatum van het rapport toe te voegen aan de naam van het document.
   • Beveiligde PDF Als u PDF selecteert, kunt u een wachtwoord opgeven dat nodig is om het document te openen.
   • Als u geen optie selecteert, wordt het rapport als HTML-inhoud in de hoofdtekst van de e-mail opgenomen.
3. Optioneel. Voer in het veld E-mailtekst een extra bericht in dat bij het rapport hoort.

Rapportfilters opgeven

Als uw rapport filters bevat, geeft u aan welke filters u op het uitzendingsrapport wilt toepassen.

• Huidige filterwaarden filtert gegevens op basis van de waarden wanneer het rapport wordt uitgevoerd

  Als de ontvanger van een rapport het rapport opent en andere waarden invoert, worden de laatste waarden gebruikt wanneer het rapport de volgende keer wordt uitgevoerd.

• Standaardfilterwaarden retourneert de standaardfilterwaarden die zijn gedefinieerd onder Filteropmaak > Invoerstijl > Standaardwaarde.

  Als er geen waarden zijn gedefinieerd, wordt het ongefilterde rapport geretourneerd.

Afleveringsregels definiëren

1. Selecteer een van de volgende opties:
   • Doorlopend het rapport wordt afgeleverd op basis van het vastgestelde schema
   • Melding het rapport wordt op basis van het gedefinieerde schema afgeleverd als de resultaten overeenkomen met de meldingsregels
2. Als u Waarschuwing hebt opgegeven, voert u de volgende stappen uit:
   1. Klik op Afleveringsregels voor waarschuwingen toevoegen.

      Het dialoogvenster Afleveringsregels wordt geopend.

   2. Selecteer een van de volgende opties:
      • Eén of meer rijen moeten voldoen aan de voorwaarde die wordt toegepast op de waarde die in elke rij van het veld wordt gevonden
      • Samenvoegen tegen de gehele resultatenset. De voorwaarde wordt toegepast op de samengevoegde waarde in het veld
   3. Selecteer het veld waarop u de voorwaarde wilt toepassen, klik op + Veld toevoegen en definieer de voorwaardelijke logica.
   4. Klik op Indienen.

      Resultaat De voorwaardelijke logica wordt weergegeven onder Waarschuwingsgebaseerde uitzending.

De uitzendplanning definiëren

1. Onder Frequentie definieert u hoe vaak en wanneer het rapport moet worden uitgezonden.
2. Optioneel. Als u een specifieke tijd en tijdzone voor het uitzendschema wilt definiëren, klikt u op Geavanceerde instellingen en definieert u de uitzendplanning zoals vereist:
   • Met Planningsperiode beperken wordt de uitzendplanning beperkt tot een bepaalde periode. Opmerking: de optie Melding van fouten wordt niet ondersteund.
     Opmerking

     De optie Melding van fouten wordt niet ondersteund.

3. Klik op Indienen.

   Resultaat De uitzendplanning is vastgesteld.

Een uitzendplanning bewerken of verwijderen

1. Open het rapport met de uitzendplanning die u wilt bewerken of verwijderen.
2. Klik op Uitzenden.

   Het dialoogvenster Uitzenden wordt geopend.

3. Klik op de juiste uitzending.

   De ontvangers, planningsinformatie en het aantal keren dat het rapport de afgelopen 90 dagen is uitgezonden, worden weergegeven.

4. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Als u de uitzendplanning wilt bewerken, klikt u op Bewerken en werkt u de uitzendplanning indien nodig bij.
   • Om de uitzendplanning te verwijderen, klikt u op Verwijderen en klikt u nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.