Rapporten verzenden via e-mail

Verstuur een rapport per e-mail om gegevens te delen met andere Rapporten-gebruikers en met externe belanghebbenden die geen toegang hebben tot de Rapporten-app. U kunt alleen rapporten die zijn opgeslagen en geactiveerd verzenden via e-mail.

Hoe het werkt

Wanneer u een rapport opslaat, kunt u de distributie- en beveiligingsinstellingen voor het rapport definiëren. Met deze instellingen kunt u aangeven of het rapport per e-mail kan worden verzonden en welk toegangsniveau vereist is om het rapport per e-mail te kunnen ontvangen.

Rapporten via e-mail verzenden naar externe belanghebbenden

Als u een rapport per e-mail wilt verzenden naar een persoon die geen toegang heeft tot de Rapporten-app, moet u de volgende instellingen definiëren wanneer u het rapport opslaat:

• Stel op het tabblad Details de optie Rapporttoegang in op Openbaar.
• Stel op het tabblad Distributie de optie E-mail- en uitzendbeveiliging in op Onbeveiligd.

Nadat u de distributie- en beveiligingsinstellingen hebt geconfigureerd, kunt u het rapport per e-mail verzenden.

Toegang tot Diligent One-gegevens

Afhankelijk van de manier waarop u de ontvangers van het rapport invoert, gebeurt het volgende:

Hoe de ontvanger is ingevoerd	Wat er gebeurt	Voorbeeld
U selecteert een gebruiker in de vervolgkeuzelijst Opmerking Alleen gebruikers die toegang hebben gehad tot Rapporten worden weergegeven.	De Rapporten-app gebruikt het token van de gebruiker om te verifiëren en te bepalen of deze toegang heeft tot Diligent One-gegevens. Het rapport toont alleen de gegevens waartoe de gebruiker toegang heeft in Diligent One. Overige situaties Als een gebruiker de app Rapporten heeft geopend en later het toegangsniveau Geen toegang krijgt in Launchpad, wordt de gebruiker nog steeds opgenomen in de vervolgkeuzelijst en heeft hij of zij toegang tot gegevens op basis van de machtigingen in andere Diligent One-apps. Als een gebruiker de Rapporten-app heeft geopend en later uit de Diligent One-instantie wordt verwijderd, wordt de gebruiker nog steeds opgenomen in de vervolgkeuzelijst, maar kan hij geen rapportgegevens zien (Geen resultaten).	Scenario Er zijn vijf projecten in de Diligent One-instantie, maar de gebruiker heeft slechts toegang tot één project. Resultaat Het rapport toont alleen het ene project aan de ontvanger.
U typt handmatig een e-mailadres	De Rapporten-app behandelt dit als een extern e-mailadres. Dit geldt zowel voor gelicentieerde Diligent One-gebruikers als voor externe gebruikers (niet-gelicentieerd). Het rapport toont de gegevens waartoe de maker van het rapport of de laatste persoon die het rapport heeft bewerkt, toegang heeft in Diligent One.	Scenario Er zijn vijf projecten in de Diligent One-instantie, maar de gebruiker heeft slechts toegang tot één project. De persoon die het rapport verzendt, is een beheerder en heeft toegang tot alle vijf projecten. Resultaat Het rapport toont alle vijf projecten aan de ontvanger.

Machtigingen

Alleen rapportbeheerders en rapportschrijvers kunnen een rapport via e-mail verzenden.

E-mailadres van de afzender

Ontvangers zien uw naam en e-mailadres als bron van het rapport. Als uw organisatie een aangepaste afzender heeft ingesteld, worden deze instellingen niet ondersteund door de Rapporten-app.

Distributie- en beveiligingsinstellingen controleren

1. Open de app Rapporten.

   De pagina Bladeren wordt geopend.

2. Open het rapport dat u via e-mail wilt verzenden.
3. Klik in de werkbalk op Delen.

   Het dialoogvenster Delen wordt geopend.

4. Klik op Instellingen voor delen.
5. Zorg ervoor dat de instelling E-mail is ingeschakeld en dat de instellingen voor E-mail- en uitzendbeveiliging correct zijn.

   Instelling	Beschrijving
   E-mail	hiermee kunt u het rapport distribueren via e-mail
   E-mail- en broadcastbeveiliging	hiermee kunt u het toegangsniveau opgeven dat nodig is om het rapport per e-mail te kunnen ontvangen: Alle gebruikers alle Rapporten-gebruikers kunnen het rapport via e-mail ontvangen Onbeveiligd het rapport kan worden verzonden naar externe belanghebbenden die geen toegang hebben tot de Rapporten-app Gevalideerde gebruikers alle gebruikers met maptoegang tot het rapport kunnen het rapport via e-mail ontvangen

6. Klik op Terug naar delen.

Het rapport verzenden via e-mail

1. Klik in het veld Ontvangers toevoegen en geef de e-mailontvanger(s) op:
   • Als u het rapport wilt verzenden naar een externe belanghebbende die geen toegang heeft tot de Rapporten-app, voert u het e-mailadres in het zoekvak in en drukt u op Enter.
   • Als u het rapport naar een specifieke gebruiker of groep wilt verzenden, voert u de naam van de gebruiker of groep in en selecteert u de juiste gebruiker of groep.
   • Als u een lijst met alle gebruikers en groepen wilt bekijken, klikt u op Alles en selecteert u de juiste gebruiker of groep.
   • Als u een ontvanger uit een lijst met gebruikers wilt selecteren, klikt u op Alleen personen en selecteert u de juiste gebruiker.
   • Als u een groep uit een lijst met groepen wilt selecteren, klikt u op Alleen groepen en selecteert u de juiste groep.
2. Voer in het veld Naam een onderwerp voor de e-mail in.

   Standaard wordt de naam van het rapport weergegeven als onderwerp van de e-mail.

3. Geef de opmaak van het rapport in de e-mail op door een van de volgende opties te selecteren:

   

   Opmerking

   Overwegingen:

   • Als u geen optie selecteert, wordt het rapport als HTML-inhoud in de hoofdtekst van de e-mail opgenomen.
   • Als u de optie Koppeling naar inhoud selecteert, ontvangen ontvangers per e-mail een koppeling naar het rapport. Nadat ze zich hebben aangemeld bij Diligent One, kunnen ze via die koppeling naar het rapport in de Rapporten-app gaan. Ontvangers die geen toegang hebben tot de Rapporten-app, kunnen de koppeling niet gebruiken.
4. Optioneel. Voeg een extra bericht toe als bijlage bij het rapport.
5. Klik op Indienen.

   Resultaat Het rapport wordt via e-mail naar de opgegeven ontvanger(s) verzonden.