Por que os dados em seu projeto ou estrutura foram alterados

À medida que seu projeto ou estrutura evolui, ou após o arquivamento ou exclusão temporária de um projeto, você pode observar alterações estruturais ou terminológicas. Você pode até perceber dados ausentes. Essas mudanças vêm de alguns lugares.

• Atualizações feitas nos tipos de projeto associados a um projeto ou estrutura
• Clonando e importando itens
• Sincronizar itens entre projetos e estruturas
• Alterações intencionais feitas por meio do Diligent One ou da API

Atualizando tipos de projeto

Todo projeto ou estrutura tem um tipo de projeto associado. Os tipos de projeto definem a organização de um projeto ou de uma estrutura, incluindo a terminologia utilizada no projeto ou na estrutura.

Criando e atualizando tipos de projeto

Se você recebeu o privilégio de Administrador de Projeto ou Administrador de Tipo de Projeto, pode criar um tipo de projeto para apoiar um projeto ou estrutura e fluxo de trabalho personalizados.

Você também pode atualizar os tipos de projeto padrão e existente para:

• personalizar termos para se alinhar com a terminologia preferida da sua organização
• exibir ou ocultar guias ou campos para alinhar com os requisitos de fluxo de trabalho da sua organização
• adicionar, atualizar e excluir campos personalizados
• configurar frequências de notificação de lembrete
• alterar o tipo de projeto para um tipo de projeto diferente

Onde minhas atualizações são aplicadas?

As atualizações que você faz em um tipo de projeto se aplicam a todos os associados:

• projetos ativos
• projetos arquivados
• projetos excluídos temporariamente
• estruturas

Espere. Os projetos arquivados não são somente leitura?

Os projetos arquivados são somente leitura na maioria das vezes, mas a atualização de um tipo de projeto associado a um projeto arquivado é uma exceção a esta regra. Todas as atualizações para entidades também são uma exceção a essa regra.

Se você arquivar um projeto e depois fizer alterações no tipo de projeto associado ao projeto, as alterações também serão aplicadas ao projeto arquivado.

Impedindo atualizações para projetos arquivados

Se você precisar preservar um projeto arquivado e quiser evitar atualizações adicionais, faça o seguinte:

1. Não faça nenhuma atualização adicional ao tipo de projeto associado ao seu projeto arquivado.
2. Crie um novo tipo de projeto.
3. Crie novos projetos e/ou aplique o novo tipo de projeto aos seus projetos ativos.

Resultado Seu projeto arquivado e projetos ativos agora têm tipos diferentes. Isso garante que nenhuma atualização feita no tipo de projeto associado aos seus projetos ativos afete seus projetos arquivados.

O que acontece se eu atualizar um tipo de projeto?

O impacto em projetos ativos, projetos arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas depende do tipo de atualização que você faz no tipo de projeto associado.

Atualizar	Impacto
Personalizando um termo	O novo termo é exibido em todos os projetos ativos, arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados. O termo também é exibido nos relatórios gerados a partir dos aplicativos Projetos e Estruturas. Observação Os termos personalizados para projetos e estruturas não são refletidos no Diligent HighBond para iOS ou Android.
Habilitando uma guia ou campo	A nova guia ou o novo campo é exibido em todos os projetos ativos, arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados. Todos os dados que você inseriu anteriormente são preservados. Os relatórios exibem todos os dados inseridos, independentemente de a guia/campo estar habilitada. Observação A ativação de uma guia ou campo no aplicativo Projetos não afeta o aplicativo Relatórios. Como as Visualizações são predefinidas no aplicativo Relatórios, todas as guias e campos estão disponíveis automaticamente, independentemente de estarem.
Desativando uma guia ou campo	A nova guia ou o novo campo é ocultado em todos os projetos ativos, arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados. Todos os dados que você inseriu anteriormente são preservados. Os relatórios exibem todos os dados inseridos, independentemente de a guia/campo estar desabilitada. Observação A desativação de uma guia ou campo no aplicativo Projetos não afeta o aplicativo Relatórios. Como as Visualizações são predefinidas no aplicativo Relatórios, todas as guias e campos estão disponíveis automaticamente, independentemente de estarem desativados.
Adicionando um campo personalizado	O novo campo é adicionado a todos os projetos ativos, arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados.
Atualizando um campo personalizado	A atualização é aplicada a todos os projetos ativos, projetos arquivados e estruturas associados. Se você atualizou uma opção de múltipla escolha ou opção de lista suspensa associada ao campo personalizado, os valores de campo definidos anteriormente serão preservados. No entanto, a partir de agora, apenas o valor de escolha atualizado pode ser selecionado.
Excluindo um campo personalizado	O campo personalizado é removido de todos os projetos ativos, arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados. Cuidado A exclusão de um campo personalizado remove permanentemente o campo. Depois de removidos, você não poderá restaurar esses dados.
Configurando notificações de lembrete	A atualização é aplicada a todos os projetos ativos e estruturas associados. A configuração de notificações de lembrete não se aplica a projetos arquivados. Se você arquivar um projeto, as notificações de lembrete serão interrompidas.
Alterando o tipo de projeto para um tipo de projeto diferente	O novo tipo de projeto se aplica a todos os projetos ativos, projetos arquivados, projetos excluídos temporariamente e estruturas associados. Você só pode mudar o tipo de projeto de um projeto ou estrutura para um tipo de projeto que pertence ao mesmo fluxo de trabalho (Controle Interno ou Plano de Trabalho). Cuidado Mudar o tipo do projeto remove permanentemente os dados da associados com os seguintes itens: drivers de avaliação fatores de pontuação de risco personalizados campos de data personalizados atributos personalizados Após a remoção, você não poderá restaurar nenhum desses itens.

Desativando ou excluindo tipos de projeto

Se não quiser mais usar um tipo de projeto, é possível desabilitá-lo ou excluí-lo.

• Se o tipo de tipo de projeto estiver associado a projetos ativos, arquivadas ou temporárias, ou a estruturas, não é possível excluir o tipo de projeto. No entanto, você pode desativá-lo para evitar que seja associado a projetos futuros.

  Para obter mais informações, consulte Desabilitar um tipo de projeto

• Se o tipo de tipo de projeto não estiver associado a nenhum projeto ou estrutura atual, é possível excluí-lo.

  Para obter mais informações, consulte Excluir um tipo de projeto

Clonando e importando itens

A clonagem e importação de itens também podem afetar projetos ativos, projetos arquivados e estruturas. A maneira como os itens são copiados baseia-se em se os tipos de projeto associados ao projeto/estrutura são diferentes ou iguais.

Como os itens são copiados quando os tipos de projeto são diferentes

Quando você clona ou importa um item, se o projeto/estrutura de destino tiver um campo obrigatório em branco, o primeiro valor disponível no campo obrigatório será escolhido.

Itens copiados apenas quando os tipos de projeto são os mesmos

Os seguintes itens são copiados apenas se o tipo de projeto do projeto de origem e do projeto de destino for o mesmo:

• drivers de avaliação e métricas vinculadas
• fatores de pontuação de risco personalizados
• campos de data personalizados
• atributos personalizados

Se o tipo de projeto do projeto/estrutura de origem e do projeto/estrutura de destino não for o mesmo, apenas os valores de campo dos itens acima serão copiados.

Mais ajuda

Para obter mais informações sobre clonagem e importação, consulte os seguintes tópicos:

• Clonando e importando objetivos
• Importar narrativas
• Importação de riscos
• Importação de procedimentos ou controles
• Propagação de projetos

Sincronização entre projetos e estruturas

Importar um item de uma estrutura para um projeto cria um link entre o item na estrutura e o item no projeto. Este link pode sofrer alterações de dados não intencionais em dois casos.

• Mudar ou atualizar o tipo de projeto de uma estrutura também pode deixar os itens fora de sincronia no projeto.
• Fazer alterações na estrutura e no projeto e, em seguida, sincronizar os dados e substituir as alterações mais recentes no destino de sincronização.

Práticas recomendadas

Se precisar sincronizar projetos com estruturas:

• Certifique-se de que a estrutura de origem e o projeto de destino tenham os campos e atributos personalizados necessários. O tipo de projeto da estrutura e do projeto pode ser diferente. No entanto, para uma experiência de sincronização ideal, os dois tipos de projeto devem conter os atributos e os campos personalizados necessários.

• Para evitar alteração ou perda de dados acidentais, examine cuidadosamente o resultado previsto de cada sincronização antes de prosseguir.

Exemplo de cenário

Nos dois cenários abaixo, o controle é marcado como não atualizado no projeto até você sincronizar as mudanças com a estrutura.

Cenário 1	Cenário 2
Você importa um controle de uma estrutura para um projeto. Você atualiza um atributo de controle personalizado na estrutura. Você altera o tipo de projeto da estrutura.	Você importa um controle de uma estrutura para um projeto. Você atualiza um atributo de controle personalizado na estrutura. Você remove um atributo de controle personalizado do tipo de projeto da estrutura.

Alterações intencionais

Às vezes, os dados são alterados ou excluídos intencionalmente por meio do Diligent One ou da API do Diligent One. Você pode investigar isso em mais detalhes no log de atividades.