将用户分配到工作流组

将用户分配到工作流组可定义多个可对记录采取操作的用户。

什么是工作流组？

工作流组是一种权限功能，它使您可以将用户定义为特定组的成员。单个用户可以属于多个工作流组。

为什么要创建工作流组？

您可以将记录分配给工作流组，以使该组中已定义的任何用户可以对所分配的记录采取操作。当您向某个工作流组分配记录后，该组中的所有成员都会收到一个电子邮件通知，其中包含指向所分配记录的链接。

您可以从表视图将记录分配到工作流组。

创建或管理工作流组

说明

只有拥有专家订阅的系统管理员或结果应用程序管理员可以完成此任务。

打开结果应用程序。
在结果应用程序主页的导航侧面板上，单击设置。
单击工作流组。
创建组：
1. 单击新建，输入工作流组的描述性名称，然后单击保存。
2. 确定要添加到工作流组中的用户，操作方法是从将用户添加到工作流组下拉列表中选择相应的用户。
  用户按字母顺序排列。
  说明
  不属于任何工作流组的用户无权访问任何状态。有关详细信息，请参阅在结果应用程序中创建工作流。
3. 单击完成。
  所选用户被包含在该工作流组中。
管理工作流组：
- 要查看用户所属的工作流组，请在按工作流组或名称过滤...框中输入用户名或工作流组名称。
- 要编辑现有工作流组，请单击相应工作流组旁边的编辑。
- 要删除现有工作流组，请单击相应工作流组旁边的垃圾桶图标，然后在确认对话框中单击确定。
  注意
  删除一个工作流组会从任何关联工作流中移除它。

工作流组和触发器

除了将记录手动分配到工作流组以外，您还可以创建一个触发器以将记录分配到工作流组，从而使您可以自动执行您的补救工作流。

您可以为基本流程创建工作流组和触发器，比如，使工作流组成员能够对被导入到数据解析的新记录采取操作。工作流您还可以为特定事件创建组和触发器，例如，每当员工在调查问卷中说明其尚未接受过政策培训时，就将记录分配给经理工作流组。

说明

在 2016 年 1 月 19 日以前，您通过触发器将记录分配到工作流组，并且您定义一个上报顺序以指定对记录采取操作的顺序。Diligent 已经删除了上报上报顺序功能，以便允许工作流组成员之间进行更加灵活的合作，并且允许任何工作流组成员随时对记录采取操作。

示例

示例 1：使用工作流组自动执行审核流程

场景

您需要由 Mike、Bob 或 Joan（他们是亚太地区的所有审计员）审核一组记录。

流程

您在设置下创建了一个名为“亚太”的工作流组，并且将 Mike、Bob 和 Joan 分配到该工作流组。您还创建了一个触发器以搜索任何被标记为“紧急”的记录，并且将这些记录分配到该工作流组，以使您能够自动执行审核流程。

结果

当该触发器根据指定的条件运行时，该工作流组中的每个成员都会收到电子邮件通知，使其能够访问所分配的任何记录并对其采取操作。

使用工作流组自动执行审核流程的工作流

示例 2：定义用于审核记录的上报顺序

场景

所有记录都需要由主审核者 (Sarah)、辅助审核者 (Jill) 和经理 (Eric) 审核。您在设置下创建了三个工作流组，并且向每个工作流组都分配了一个人：

上报一级 - Sarah
上报二级 - Jill
上报三级 - Eric

流程

然后，您创建三个触发器：

触发器 #1 - 搜索新记录。如果此条件被满足，则触发器启动并且将记录分配到“上报一级”。
触发器 #2 - 搜索已经空闲两天的新记录。如果这两个条件都被满足，则触发器启动并且将记录分配到“上报二级”。
触发器 #3 - 搜索已经空闲四天的新记录。如果这两个条件都被满足，则触发器启动并且将记录分配到“上报三级”。

结果

当该触发器首次基于指定的条件运行时，将通过电子邮件通知 Sarah。当该触发器第二次基于指定的条件运行时，将通过电子邮件通知 Jill。当该触发器第三次基于指定的条件运行时，将通过电子邮件通知 Eric。