在风险管理器中管理工作流

工作流用于管理风险管理器中的不同对象（如风险、控制、流程和目标）在其生命周期中的转换。

工作原理

风险管理器中的每个资源库对象（如风险、控制、过程和目标）都与某个工作流相关，这些对象均通过该工作流进行转换。

工作流状态

工作流拥有一系列状态，它们表示对象在 Diligent One 中所经历的生命周期的各种状态。工作流的各种状态如下所示：

  • 草稿（默认状态）

  • 识别

  • 分析

  • 评估

  • 响应

  • 审批

  • 监测

  • 存档

您不能删除工作流的默认状态。状态可以是线性的。例如，如果您想要定期评估某个风险，

可以将其状态从批准更改回评估。对象也不是必须经过整个工作流。

事件和处理程序

工作流中的每个状态都可以与某个事件相关联，进而与某个处理程序相关联。但是，事件和处理程序也可以独立运行，例如使用脚本或调查问卷响应。

  • 事件是状态和处理程序之间的链接，并且还可以实现从一种状态转换到另一种状态。事件在风险管理器的可视化工作流中显示为一个按钮，您可以使用该按钮将对象转换到下一个状态。

  • 处理程序是一组条件和操作。处理程序运行时会检查其条件，并在条件得到满足执行其操作。例如，您可以使用处理程序来提醒某人注意风险或控制中的变化或问题。

对于事件和处理程序，您可以自动执行活动或对对象强制执行规则。例如，您可以检查以确保填写了所需的属性，或者根据供应商对调查问卷的响应拒绝供应商。

使用现有组件创建工作流

风险管理器中的对象（风险、控制、过程和目标）在其整个生命周期中，在各种状态之间转换。通过设计工作流结构，您可以管理和帮助自动完成其生命周期，以最少的手动干预实现最高的效率。

先决条件

在创建工作流之前，请确保您拥有要在工作流中使用的事件和处理程序的访问权限。有关详细信息，请参阅创建事件和创建处理程序。

以下是创建工作流的方法：

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击工作流磁贴。随即显示工作流页面。
  4. 单击 +添加工作流。会出现添加新工作流对话框。
  5. 命名工作流，可以选择是否添加工作流描述。
  6. 单击添加工作流。新创建的工作流会在工作流详情页面打开，包含一般信息区域，接着是空白的状态、资产类型、事件和处理程序区域。您可以在一般信息区域中更改工作流的名称或描述。单击编辑，然后进行所需的更改。您还可以锁定工作流。
    7. 说明

    静态字段，例如工作流 ID、API 名称、创建时间以及更新时间均为系统创建，且无法更改。

    • 工作流 ID 是组织中这个特定工作流的技术唯一 ID。用于关联状态与其他资源。
    • API 名称是组织中工作流的唯一名称。可用于确保工具包和脚本不会创建相同工作流的副本。
    • 已锁定的工作流无法编辑，但可以删除。已锁定的工作流通常是由 Diligent One 用户创建的工作流，或是由系统管理员锁定的工作流。

    • 无工作流是系统控制的默认工作流。创建资产类型或记录类型时，如果组织中不存在其他工作流，则会分配此默认工作流。它只有一个状态：不适用。无法更新或删除此系统控制的工作流。

  7. 单击保存。所做的更改会出现在工作流详情页面上。

添加工作流状态

创建工作流后，必须为其添加状态，以便风险管理器对象（风险、控制、流程和目标）能够转换状态。

可以通过以下步骤为每个对象生命周期添加状态：

  1. 单击 +添加状态。
  2. 在添加新状态对话框中，输入状态的名称、描述（可选）和顺序（顺序字段）。
    说明

    状态序号表示各自的顺序。确保顺序编号与对象生命周期的正确顺序保持一致。如果在创建状态时不确定具体顺序，可以添加一个占位符，稍后再更新顺序。请参阅编辑状态的一般信息。

  3. 单击添加状态。状态详情页面随即显示。
  4. 对要添加的其余状态重复这些步骤。状态显示在工作流页面的状态区域的表中。表显示状态名称、描述及其顺序。

从工作流页面将事件添加到状态

您可以将事件与状态相关联，从而将对象从一种状态转换为另一种状态。事件会将状态链接到处理程序。您可以使用工作流或事件页面将事件添加到工作流。如果您使用工作流页面，则只能链接事件。但是，如果使用事件页面，可以将事件和处理程序链接到工作流。请参阅下方的从事件页面将事件和处理程序添加到状态。

可以使用以下步骤从工作流页面将事件添加到状态：

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择工作流磁贴。工作流页面随即显示。
  4. 选择要使用的工作流。工作流详情页面随即显示。
  5. 选择要链接到事件的状态名称。状态详情页面随即显示。
  6. 要将事件添加到状态，请选择管理链接。可从管理链接页面搜索链接事件下拉菜单，查找要与状态关联的事件。
  7. 选择事件，然后单击链接。现在，链接的事件详细信息将会显示在表中。详细信息包括事件类型、共享内容、职位、管理员姓名和描述。
  8. （可选）重复执行步骤 7，添加其他事件。

从事件页面将事件和处理程序添加到状态

您可以将事件与状态相关联，从而将对象从一种状态转换为另一种状态。事件会将状态链接到处理程序。您可以从事件页面链接事件、链接处理程序，并重新组织处理程序的运行序列。

可以使用以下步骤从事件页面将事件和处理程序添加到状态：

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择事件。
  4. 从事件列表选择要链接的事件。事件详情页面随即显示。
  5. 单击管理链接。
  6. 在“管理链接”页面上，执行以下操作：
    1. 从相应的菜单中选择要链接到此事件的工作流和状态，然后单击链接。事件的详细信息将会显示在表中。您可以查看诸如事件名称、与之共享事件的工作流和状态等信息。
    2. 从菜单中选择要链接的处理程序，然后单击链接。
    3. （可选）如果链接多个处理程序，则会按顺序添加处理程序。要重新排列处理程序，请在管理链接页面上，按所需顺序拖放处理程序。

编辑状态的一般信息

可以使用以下步骤编辑状态的一般信息：

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择工作流。工作流页面随即显示。
  4. 选择要使用的工作流。
  5. 在工作流详情页面，选择要编辑的状态的名称。
  6. 在状态详情页面，进行以下操作：
    1. 您可以在一般信息区域中更改名称、描述、颜色和顺序编号。单击编辑，然后进行所需的更改。
    2. 您还可以锁定状态、将其设置为默认值，和/或在状态跟踪器中隐藏状态。
    7. 说明

    您无法修改系统生成的字段，例如状态 ID、创建时间和更新时间。

    • 状态 ID 是组织中这个特定状态的唯一 ID，用于与对象进行关联。在设置处理程序的转换状态操作时，需要在侧面板中的相应字段中提供此 ID。
    • 状态的顺序编号表示它们的序列。确保顺序编号与对象生命周期的正确顺序保持一致。
  7. 单击保存。所做的更改会出现在状态详情页面上。

编辑状态的链接对象

可以使用以下步骤编辑状态的链接对象：

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择工作流。工作流页面随即显示。
  4. 选择要使用的工作流。
  5. 在工作流详情页面，选择要编辑的状态的名称。
  6. 在状态详情页面，进行以下操作：
    1. 要添加或移除链接到状态的事件，请单击管理链接。
    2. 在管理链接页面：
    • 要添加事件，请从链接事件下拉菜单中选择事件，然后单击链接。您可以在表中查看事件类型、共享内容、职位、管理员姓名和描述等详细信息。
    • 要移除事件，请单击取消链接。表中不再列出事件。

创建字段更新的事件触发器

触发器是启动事件所需的操作。触发器可以触发通知并运行机器人。它们会调用导致处理程序运行的事件。

  1. 选择事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
  2. 选择事件名称。事件详情页面会打开。
  3. 选择添加触发器，随后会出现添加触发器侧面板。
  4. 在添加触发器面板上，输入以下详细信息：
    1. 命名触发器。
    2. 选择字段已更新作为触发器类型。
    3. 单击 +添加字段名称，输入字段名称并粘贴字段名称。可以从属性类型页面获取字段名称。
  5. 选择保存。

创建调查问卷回复的事件触发器

根据调查问卷是否收到回复来触发事件。

  1. 选择事件。事件页面会列出所有可用的现有事件。
  2. 选择事件名称。事件详情页面会打开。
  3. 选择添加触发器，随后会出现添加触发器侧面板。
  4. 在添加触发器面板上，输入以下详细信息：
    1. 命名触发器。
    2. 选择字段已更新作为触发器类型。
    3. 单击 +添加字段名称，输入字段名称并粘贴字段名称。可以从属性类型页面获取字段名称。
  5. 选择调查问卷已回复。
  6. 添加调查问卷 ID。
    1. 转到启动面板。
    2. 打开结果应用程序。
    3. 选择其中包含要与此触发器关联的调查问卷的集合名称。
    4. 选择调查问卷选项卡。随即显示可用的调查问卷列表。
    5. 选择您想要选择的调查问卷的名称。调查问卷详情页面打开。
    6. 在 URL 中，高亮显示并复制调查问卷 ID 编号。ID 编号是 URL 中最后一个正斜杠后面的数字集合。
  7. 单击保存。新添加的触发器会出现在触发器区域。
    事件触发器与操作（导致事件运行） 通知 过渡状态 运行机器人

    发送调查问卷

    手动分发

    发送调查问卷

    自动分发

    按钮事件点击 是 是 是 是 否
    字段已更新触发器 是 否 是 不适用 是
    调查问卷已回复触发器 是 否 是 不适用 否

编辑事件触发器

  1. 选择触发器名称。编辑触发器侧面板会打开。
  2. 完成所需的更改，然后选择保存。所做的更改将应用于触发器。

移除事件触发器

  1. 选择触发器名称。编辑触发器侧面板会打开。
  2. 选择删除。从事件的触发器区域移除触发器。

    3. 注意

    选择删除将永久删除触发器。

创建事件

事件是一个工作流组件，充当状态与处理程序之间的链接。它使记录在不同状态之间转换。

可以使用以下步骤创建事件：

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择事件。事件页面会打开，其中列出了所有可用的现有事件。
  4. 选择 +添加事件。
  5. 在添加新事件对话框中，输入以下详细信息：
    • 管理员姓名
    • 描述（可选）
    • 事件类型。可提供的选项有：
      事件类型描述

      按钮/溢出

      		这是从状态操作列表触发的。从对象的状态下拉列表中单击状态按钮时，将会触发此事件。
      隐藏这些是隐藏的事件，它们会对满足触发条件做出反应，可以预设或手动配置。
    • 位置
  6. 单击添加事件。这将打开详情页面，可在此访问和/或编辑一般信息、链接对象（状态与处理程序）以及触发器。

编辑事件

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 选择事件。随即显示事件列表页。
  4. 选择要编辑的事件名称。
  5. 在事件详情页面，进行以下操作：
    1. 您可以在一般信息区域更改名称、描述、显示名称、事件类型和位置编号。单击编辑，然后进行所需的更改。
    2. 还可以指示是否共享事件。
    6. 说明

    您无法更改系统生成的字段，例如事件 ID、创建时间和更新时间。

    如果在多个工作流中使用了事件，请选择已共享。这允许跟踪链接到其他工作流的事件。

  6. 单击保存。所做的更改会出现在事件详情页面上。

创建处理程序

如果满足条件，处理程序将会执行操作。例如，处理程序可以用于自动执行一些任务，例如在对象（风险、控制、流程、目标）被修改时发送警报。

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击处理程序。随即显示处理程序列表页。
  4. 单击 +添加处理程序，并在添加新处理程序对话框中输入名称和描述（可选）。
  5. 单击 +添加处理程序。
  6. 在处理程序详情页面，进行以下操作：
    1. 您可以在一般信息区域中更改名称和描述。单击编辑，然后进行所需的更改。
    2. 还可以指示是否共享处理程序。
    7. 说明

    您无法更改系统生成的字段，例如处理程序 ID、创建时间和更新时间。

    如果在多个工作流中使用了处理程序，请选择已共享。这允许跟踪链接到其他工作流的处理程序。

  7. 单击保存。所做的更改会出现在处理程序详情页面上。

将对象链接到处理程序

  1. 选择处理程序，然后从处理程序详情页面选择管理链接。随即出现管理链接页面。
  2. 从链接事件下拉菜单中，选择您想要与处理程序链接的事件。
  3. 单击关联。选定的事件会出现在管理链接页面上。可以添加多个事件。

创建处理程序条件

  1. 选择处理程序，然后从处理程序详情页面选择添加条件。随即出现添加条件侧面板。
  2. （可选）为处理程序输入一个名称。
  3. 选择条件类型。根据所选的条件类型，完成以下一项操作：
    • 如果您选择所有字段均为必填项，选择默认失败消息，然后选择保存。新添加的条件会出现在条件区域。
    • 如果选择字段值比较，则选择字段，然后选择运算符并输入一个值。选择默认失败消息，然后选择保存。新添加的条件会出现在条件区域。
    • 如果您选择特定字段均为必填项，添加字段名称，选择默认失败消息，然后选择保存。新添加的条件会出现在条件区域。
    处理程序条件类型 描述
    所有字段均为必填项 与对象关联的所有必填属性都必须拥有相应的值。
    字段值比较

    属性比较（例如，风险评分 >=5）。
    特定字段为必填项 必须填充选定的属性类型。
  4. 从条件区域的下拉菜单中，选择是否适用以下任一或所有条件。
  5. 选择不满足条件时的首选操作。选择停止此事件的所有处理程序或停止当前项目的此处理程序。
  6. 选择显示默认失败消息选项。
  7. 单击保存。所做的更改会出现在处理程序详情页面上。

创建处理程序操作

  1. 从选定的处理程序详情页面，单击添加操作。会出现添加操作侧面板。
  2. （可选）为操作输入一个名称。
  3. 选择操作类型。可供填写的字段不同，具体取决于选定的操作类型。执行以下操作之一：
    • 如果选择过渡状态，则请添加状态 ID，选择默认成功消息选项，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。过渡状态处理程序操作会将对象更改为所指定工作流中的不同状态。有关如何检索状态 ID 的说明，请参阅检索和输入具有过渡状态操作类型的处理程序的状态 ID。
    • 如果选择通知，则此操作会向您指定的地址发送电子邮件。选择通知之后，请添加电子邮件地址、主题、正文，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。
    • 如果选择运行机器人，则请添加工作流机器人的任务 ID（请参阅检索和输入具有运行机器人操作类型的处理程序的任务 ID），然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。工作流机器人让您能够运行自定义脚本，在风险管理器环境中执行自定义操作。有关详细信息，请参阅在 HighBond 机器人或工作流机器人中处理文件。
    • 如果选中发送调查问卷，则可选择手动或自动发送调查问卷：
      • 如果手动发送调查问卷（例如，通过 API 或 UI），则请添加调查问卷 ID 和调查问卷上下文字段，然后单击保存。单击按钮，即会向您选择的用户发送一份调查问卷。
      • 如果自动发送调查问卷，则请选中存储收件人电子邮件或用户信息的字段，添加发送的调查问卷 ID 和调查问卷上下文字段，然后单击保存。新添加的操作会出现在操作区域。自动向指定的用户和/或电子邮件地址发送预定义的调查问卷。目前，仅在与使用“字段已更新”触发器设置的隐藏事件搭配使用时，自动分发类型才可用。
说明

当操作类型成功完成时，会显示一则成功消息。特别是因为其中一些操作是在后台进行。这种方式让您能够了解事情是否按预期的那样正常运行。

检索和输入具有过渡状态操作类型的处理程序的状态 ID

如果想要将对象更改为另一种状态，则需要指定在对控制这些条件的处理程序进行操作时，它将要转换到的目标状态 ID。

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击工作流。工作流页面会打开。
  4. 单击要使用的工作流。这将打开工作流详情页面。
  5. 单击您希望对象转换到的目标状态。这将会打开状态详情页面。
  6. 在一般信息区域，高亮显示并复制状态 ID 下的唯一标识符。
  7. 返回到工作流，单击要更改的状态。这将会打开状态详情页面。
  8. 单击相应的事件。事件详情页面会打开。
  9. 单击相应的处理程序。处理程序详情页面会打开。
  10. 单击添加操作。添加操作侧面板将会打开。
  11. 可选。添加一个名称，清楚指明该操作应该完成的任务，例如“转换到 x 状态”。
  12. 选择过渡状态作为操作类型。
  13. 在状态 ID 中，粘贴风险或控制应该转换到的目标状态的唯一标识符。
  14. 选择显示默认成功消息选项，然后单击保存。

检索和输入具有运行机器人操作类型的处理程序的任务 ID

为了运行机器人，需要提供任务 ID。

  1. 打开启动面板。
    说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 打开机器人应用程序。
  3. 单击工作流机器人。
  4. 选择相应的机器人。
  5. 单击任务名称。任务详情侧面板将会打开。
  6. 高亮显示并复制唯一标识符编号。
  7. 返回风险管理器配置页面，然后在选定的处理程序详情页面中单击添加操作。
  8. 选择运行机器人作为操作类型并将任务 ID 粘贴到任务 ID 区域。
  9. 选择显示默认成功消息选项，然后单击保存。

编辑连接到处理程序的链接对象

  1. 单击管理链接。管理链接页面会打开。
  2. 从链接事件下拉菜单中，选择要链接到处理程序的事件。
  3. 单击关联。选定的事件会出现在管理链接页面上。可以添加多个事件。
  4. （可选）单击要移除的事件旁边的取消链接。从表中移除该事件。

编辑处理程序条件

  1. 要编辑条件，请单击处理程序详情页面上的条件名称。编辑条件侧面板打开。
  2. 完成所需的更改，然后单击保存。所做的更改将应用于条件。有关可以对处理程序条件所做更改的详细信息，请参阅创建处理程序条件。

移除处理程序条件

  1. 要移除条件，请单击条件名称。编辑条件侧面板打开。
  2. 单击删除。从条件区域移除条件。

    3. 注意

    选择删除将永久移除条件。此项操作无法撤消。

编辑处理程序操作

  1. 要编辑操作，请单击处理程序详情页面上的操作名称。编辑操作侧面板打开。
  2. 完成所需的更改，然后单击保存。所做的更改将应用于操作。有关可以对处理程序操作所做更改的详细信息，请参阅创建处理程序操作。

移除处理程序操作

  1. 要移除操作，则单击操作名称。编辑操作侧面板打开。
  2. 单击删除。从处理程序的操作区域移除操作。

    3. 注意

    选择删除将永久移除操作。此项操作无法撤消。

删除工作流与工作流组件

如果不再需要工作流并且希望通过移除工作流来随时更新运行环境并保持井井有条，则可以删除整个工作流。还可删除工作流组件（例如，状态和事件）作为管理和/或迭代现有工作流的一种方式。即便如此，需要注意的是，删除工作流或工作流组件是永久性操作，且无法撤消。

删除工作流

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击工作流。工作流页面会打开。
  4. 单击要删除的工作流。工作流详情页面会打开。
  5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

    6. 注意

    如果选择删除工作流，则将永久删除工作流及其状态和事件链接。但是，不会删除链接的事件和/或处理程序。此外，也无法删除链接到资产类型、资产记录类型、由系统锁定和/或控制的工作流。

  6. 单击删除。这将删除工作流，并且不再出现在工作流列表中。

删除状态

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击工作流。工作流页面会打开。
  4. 单击要删除的工作流名称。工作流详情页面会打开。
  5. 单击要删除的状态名称。状态详情页面会打开。
  6. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

    7. 注意

    选择删除将永久删除状态和任何事件链接。然而，无法删除链接到资产类型、资产记录类型、系统锁定/控制，和/或包含工作流默认状态的状态。

  7. 单击删除。已删除状态。

删除事件

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击事件。事件页面会打开，其中列出了所有可用的现有事件。
  4. 单击要删除的事件名称。事件详情页面会打开。
  5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

    6. 注意

    选择删除将永久删除状态和任何链接的触发器。此项操作无法撤消。

  6. 单击删除。成功删除事件，并且不再列出该事件。

删除处理程序

  1. 打开启动面板。
    2. 说明

    如果贵公司在 Diligent One 中使用多个实例，请确保相应的实例处于活动状态。

  2. 选择平台设置 > 配置。
  3. 单击处理程序。处理程序页面会打开，其中列出了所有可用的现有处理程序。
  4. 单击要删除的处理程序名称。处理程序详情页面会打开。
  5. 单击删除。会出现确认删除？提示对话框，其中包含警告消息。

    6. 注意

    选择删除将永久移除处理程序以及相关的条件和操作。此项操作无法撤消。

  6. 单击删除。处理程序已删除。