分配待办事项

分配待办事项，以设置提醒，添加评论注释以及与他人合作。

工作原理

待办事项是团队伙伴和审核者之间的协作工具。您可以向项目或框架中的一个 Diligent One 用户分配待办事项。

分配待办事项之后，待办事项将会添加到您的待办事项列表以及被分配者的待办事项列表。被分配待办事项的人员会通过电子邮件获得通知，并可以更新待办事项和添加注释。如果您给您自己分配待办事项，则不会收到电子邮件。

如果您在待办事项添加注释，则被分配者会通过电子邮件获得通知。同样，如果被分配者添加注释，您也将通过电子邮件收到通知。

说明

要维护审计轨迹的完整性，您不能删除注释。

图标

待办事项带有以下图标：

图标 描述 图标显示的位置
状态为打开的待办事项 - 该图标还会显示打开的待办事项数量

单击右侧实用程序工具栏中的待办事项，可访问待办事项侧面板，位于：

  • 外勤工作页面
  • 计划选项卡
  • 结果选项卡
新的或未读的待办事项
  • 项目主页（优先级）
  • 任务跟踪器
逾期的待办事项

状态

待办事项可以具有以下状态：

状态 描述 项目应用程序中会发生什么？
已打开 在创建和分配待办事项时显示

被分配待办事项的人员将通过电子邮件获得通知。

被分配者可以单击电子邮件中的链接，更新待办事项或添加注释。
已清除 您确认已完成待办事项并准备好关闭时会显示

待办事项状态从已打开更新为已清除。

负责待办事项的人员将收到一封电子邮件，以确认待办事项已被完成，可以关闭待办事项。
已关闭 在关闭待办事项标记时显示

待办事项状态从已清除更新为已关闭。

被分配待办事项的人员会收到一封电子邮件确认，指出待办事项已关闭。待办事项被从待办事项面板中删除，但仍保留在项目的待办事项列表中（可通过待办事项项目管理选项卡和任务跟踪器访问。

使用引文模式创建嵌入的待办事项

审计报告经常面临不同受众的大量审查。在起草最终报告时，您通常需要与其他团队成员合作，确保以适当的语气、细节、事实和立场传达最终信息。

为了方便审核过程，您可以使用引文模式创建嵌入的待办事项，为报告的原作者提供辅导说明。

有关详细信息，请参阅引用证据。

示例

创建审核说明

场景

您的同事已分配您审核审计程序的结果。在审核时，您认为结果文档不够全面。您希望为您的同事创建审核记录，以便他们能够跟进和提供其他信息。

流程

从执行程序页面，单击待办事项侧面板中的添加。您在审核记录中提供以下信息：

  • 描述请提供与此审计程序相关的分析数据。
  • 分配给您的同事
  • 到期日预计完成日期

结果

待办事项已被创建并自动被分配待办状态。被分配待办事项的人员会获得电子邮件通知，并可以更新待办事项和添加注释。

权限

专业经理、专业用户和监督高级主管可以分配和管理 Diligent One 实例中所有项目和框架的待办事项。

贡献者经理、贡献者测试者和贡献者用户可以使用贡献者仪表盘，在他们可以访问的任何位置创建、修改或查看待办事项。例如，如果用户是控制所有者，他们可以在控制页面上创建待办事项。

创建并分配待办事项

创建一个新的待办事项，并分配适当的人员执行待办事项。

  1. 执行下列操作之一：

    在项目中

    1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

      如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    2. 打开项目。

    在框架中

    1. 打开框架应用程序。
    2. 打开框架。
  2. 执行以下操作之一：
    • 在项目中创建待办事项从上下文特定的外勤工作页面，或从计划或结果选项卡：
      1. 在右侧实用程序工具栏中，单击待办事项。
      2. 在待办事项侧面板中，单击 +添加待办事项。
    • 在框架中创建待办事项从上下文特定的外勤工作页面，或从计划选项卡：
      1. 在右侧实用程序工具栏中，单击待办事项。
      2. 在待办事项侧面板中，单击 +添加待办事项。
  3. 在创建待办事项表单中输入详情。
  4. 单击保存。

    结果 待办事项显示在待办事项面板中。

维护待办事项列表

在单个项目或框架中管理待办事项。

  1. 执行下列操作之一：

    在项目中

    1. 从启动面板主页 (www.highbond.com) 中，选择项目应用程序以将其打开。

      如果您已经进入 Diligent One，可以使用左侧导航菜单切换到项目应用程序。

    2. 打开项目。

    在框架中

    1. 打开框架应用程序。
    2. 打开框架。
  2. 单击待办事项项目管理选项卡。

    显示待办事项列表。

  3. 执行下列任一操作，找到待办事项：
    • 搜索或应用过滤器来限制待办事项列表。
    • 单击列标题对待办事项进行排序。
  4. 通过执行下列任一操作来管理待办事项：
    • 查看创建待办事项的页面单击转到。
    • 更新待办事项的状态或添加注释单击待办事项旁的更新。
    • 删除待办事项单击删除和确定。

      结果 待办事项列表被更新。

管理全部待办事项

管理多个项目和框架中已分配给您和您分配的待办事项。

  1. 打开任务跟踪器应用程序。

    任务跟踪器页面显示分配给您的待处理的待办事项列表，并按最近到期日排序。

    黄色时钟 表示逾期项。红点 表示未读项。

  2. 执行下列任一操作，找到待办事项：
    • 搜索或应用过滤器来限制待办事项列表。
    • 单击列标题旁的 ，将项目排序。
  3. 调整待办事项的状态，查看表中的信息，或单击待办事项描述以更新待办事项。
    提示

    您可以分别单击项目或源列下方的链接，导航到创建待办事项的项目或创建待办事项的源页面。

    说明

    待办事项项目只能重新分配给可以访问包含待办事项的项目的 Diligent One 用户。

    结果已更新待办事项。