通过电子邮件发送报告

通过电子邮件发送报告，与其他报告应用程序用户以及无权访问报告应用程序的外部利益相关者共享数据。您只能通过电子邮件发送已被保存和激活的报告。

工作原理

保存报告时，您可以定义与报告关联的分发和安全设置。这些设置可让您指定是否可以通过电子邮件发送报告，以及用户通过电子邮件接收报告所需的访问权限级别。

通过电子邮件将报告发送给外部利益相者

要将报告通过电子邮件发送给无权访问报告应用程序的人员，您必须在保存报告时定义以下设置：

• 从详情选项卡中，将报告访问权限设置为公开。
• 从分发选项卡中，将电子邮件和群发安全性设置为不安全。

配置了分发和安全设置之后，您就可以通过电子邮件发送报告。

访问 Diligent One 数据

根据您输入报告收件人的方式，会发生以下情况：

如何输入收件人	会发生什么情况	示例
从下拉列表中选择用户 说明 只会列出已访问报告应用程序的用户。	报告应用程序使用用户令牌进行身份验证，并确定他们对 Diligent One 数据的访问权限。 报告只会显示用户在 Diligent One 中有权访问的数据。 其他情况 如果某用户访问了报告应用程序，并且随后在启动面板中被授予禁止访问报告应用程序的访问级别，则下拉列表中仍然会包含该用户，并且该用户能够根据自己在其他 Diligent One 应用程序中的权限访问相应的数据。 如果某用户访问了报告应用程序，并且随后已从 Diligent One 实例中移除，则下拉列表中仍然会包含该用户，但是该用户无法看到任何报告数据（无结果）。	场景Diligent One 实例中有五个项目，但用户只能访问一个项目。 结果报告仅向该收件人显示一个项目。
您手动输入电子邮件地址	报告应用程序会将此视为外部电子邮件地址。这同时适用于已获许可的 Diligent One 用户和（未获许可的）外部用户。 该报告会显示报告创建者，或者最后一个编辑该报告的人可以在 Diligent One 中访问的数据。	场景Diligent One 实例中有五个项目，但用户只能访问一个项目。发送该报告的人是管理员，并且可以访问全部五个项目。 结果该报告向收件人显示全部五个项目。

权限

只有报告管理员和报告撰写者可以通过电子邮件发送报告。

发件人电子邮件地址

收件人将看到您的作为报告来源的姓名和电子邮件。如果您的组织已设置自定义发件人，则那些设置不会受到报告应用程序的支持。

验证分发和安全设置

1. 打开报告应用程序。

   浏览页面随即打开。

2. 打开您想要通过电子邮件发送的报告。
3. 在工具栏中，单击共享 。

   共享对话框将打开。

4. 单击共享设置。
5. 确保电子邮件设置已打开，并且电子邮件和群发安全性设置正确。

   设置	描述
   电子邮件	可让您通过电子邮件分发报告
   电子邮件和群发安全性	可让您指定用户通过电子邮件接收报告所需的访问权限级别： 所有用户所有报告应用程序用户都可以通过电子邮件接收报告 不安全报告可被发送给无权访问报告应用程序的外部利益相关者 验证用户具有文件夹访问权限的所有用户都可以通过电子邮件接收报告

6. 单击返回共享。

通过电子邮件发送报告

1. 单击添加收件人字段，然后指定电子邮件收件人：
   • 要将报告发送给无权访问报告应用程序的外部利益相关者，请在搜索框中输入电子邮件，然后按回车键。
   • 要将报告发送给特定用户或用户组，请输入用户或用户组的名称，然后选择相应的用户或用户组。
   • 要查看所有用户和组的列表，请单击所有，然后选择相应的用户或组。
   • 要从用户列表中选择收件人，请单击仅人员，然后选择相应的用户。
   • 要从组列表中选择一个组，请单击仅组，然后选择相应的组。
2. 在名称字段中，输入该电子邮件的主题。

   默认情况下，报告名称显示为电子邮件主题。

3. 通过选择以下选项之一，在电子邮件中指定报告的格式：

   

   说明

   注意事项：

   • 如果您未选择选项，则报告将作为 HTML 内容被包含在电子邮件的正文中。
   • 如果您选择链接至内容 选项，则将通过电子邮件向收件人发送报告链接。他们登录 Diligent One 之后，可以使用该链接转到报告应用程序中的这个报告。任何无法访问报告应用程序的收件人，都无法访问该链接。
4. 可选。输入要随报告一起发送的附加信息。
5. 单击提交。

   结果已通过电子邮件将报告发送给指定的收件人。