Création d’un nouveau livre
La page détaille les premières étapes pour créer un livre. Ces premières étapes consistent à nommer le livre, fixer la date de la réunion, ajouter les informations relatives à la conférence et définir les autorisations d’accès au livre.
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Dans la plateforme Livres en cours, sélectionnez Créer un livre.
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L’assistant Créer un livre démarre. Choisissez un titre.
Note
Toutes les informations saisies peuvent être modifiées ultérieurement.
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Choisissez une date de début de réunion. Lorsque vous sélectionnez ce champ, une interface de calendrier s’ouvre ; vous pouvez y choisir une date.
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Le champ date de fin de réunion est par défaut la date de début que vous avez sélectionnée. Pour les réunions qui s’étendent sur plusieurs jours, sélectionnez le champ pour modifier la date.
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Cochez la case Autoriser l’impression ou l’exportation du livre pour permettre aux membres du conseil d’imprimer ou d’exporter le livre.
Note
Si cette option n’est pas présente, l’impression et l’exportation ne sont pas activées pour votre site.
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Pour ajouter un lien de visioconférence et d’autres informations accessibles aux membres du conseil directement depuis la bibliothèque, activez l’option Inclure les détails de la conférence à distance. Reportez-vous à la page Ajout à un livre des informations sur une conférence pour obtenir des instructions complètes.
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Sélectionnez Continuer.
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Utilisez les boutons radio de cet écran pour définir les autorisations d’accès du livre pour les groupes de réunion. Trois options d’autorisation sont disponibles pour les groupes :
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Aucun accès : personne dans ce groupe ne peut voir le livre.
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Accès autorisé : les membres du conseil et gestionnaires de ce comité pourront consulter le livre. Les gestionnaires de ce comité ne peuvent pas modifier le livre.
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Les gestionnaires peuvent modifier : les gestionnaires de ce groupe peuvent modifier le livre, et les membres de conseil peuvent consulter le livre après publication.
Note
Au moins un groupe de réunion doit bénéficier de l’accès Les gestionnaires peuvent modifier.
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Sélectionnez l’onglet Utilisateurs pour définir les autorisations d’affichage au niveau de chaque utilisateur. Cette option est utile si, par exemple, un ou deux utilisateurs d’un groupe bloqué doivent accéder au livre.
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Ouvrez le menu Personnaliser l’accès en sélectionnant son option actuelle. Cette option est réglée par défaut sur Utiliser l’accès par défaut du comité.
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Si seuls certains utilisateurs doivent être autorisés à afficher le livre, sélectionnez Afficher le livre aux utilisateurs sélectionnés. Pour empêcher certains utilisateurs de consulter le livre, sélectionnez Cacher le livre aux utilisateurs sélectionnés. Ces paramètres prévalent sur les paramètres appliqués aux groupes.
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Une fois l’une des options ci-dessus activée, les cases à cocher apparaissent à côté de chaque nom d’utilisateur. Cochez la case pour chaque utilisateur à qui vous souhaitez appliquer l’autorisation d’affichage sélectionnée.
Note
Pour définir les autorisations d’afficher ce document, consultez la page Gestion de la visibilité des documents.
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Une fois que tous les réglages sont corrects, sélectionnez Terminer. L’éditeur de livre apparaît. Pour en savoir plus sur l’élaboration de la structure de votre livre et l’ajout de documents, consultez la rubrique Structuration du livre.
Note
Une fois que vous avez créé au moins un livre, vous pouvez le copier et le modifier pour de futures réunions. Pour obtenir des instructions complètes, reportez-vous à la rubrique Copier un livre existant.
