Führen Sie einen Massenimport von Entitätskategorien durch, um zeitaufwendige manuelle Dateneingaben zu vermeiden oder wenn Sie Daten aus einem anderen System migrieren möchten.

Mit Hilfe von Sitzungen können Sie im Massenimportprogramm auch mehrere Entitätskategorien auf einmal aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Massen-Aktualisierung bestehender Entitätskategorien.

Sie öffnen eine neue Massenimportprogramm-Sitzung und laden die Excel-Vorlage von der Seite „Massenimportprogramm“ im Launchpad herunter. Sie bereiten die Daten in der Vorlage vor und laden anschließend die Vorlage auf der Seite Massenimportprogramm hoch.

Wo befinden sich die hochgeladenen Entitätskategorien?

Nachdem die Entitätskategorien hochgeladen wurden, sind die Daten an folgenden Stellen verfügbar:

Projekte-App

Workflow

Nur Systemadministratoren können Diligent One-Ressourcen massenhaft über das Massenimportprogramm hochladen.

Hinweis

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Neue Massenimportprogramm-Sitzung öffnen und die Excel-Vorlage herunterladen

  1. Öffnen Sie Launchpad.

    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

    Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

  3. Klicken Sie unter Massenimportprogramm auf Ressourcen massenweise verwalten.

    Eine neue Massenimportprogramm-Sitzung beginnt und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

    Achtung

    Beginnen Sie stets eine neue Sitzung, wenn Sie neue Ressourcen hinzufügen möchten. Andernfalls können Sie zuvor hochgeladene Daten verlieren.

    Hinweis

    Sie können vorherige Sitzungen verwenden, um bereits hochgeladene Daten zu aktualisieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aktualisierungsfunktion im Massenimportprogramm.

  4. Wählen Sie unter Ressource auswählen im Ressourcentyp die Option Alle Ressourcen aus.

  5. Klicken Sie auf .xlsx-Vorlage herunterladen.

    Die Excel-Vorlage wird auf dem lokalen Rechner gespeichert.

Daten in der Vorlage vorbereiten

  1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage (HighBond_Template.xlsx) und navigieren Sie zum Arbeitsblatt EntityCategory.
  2. Kopieren Sie Ihre Daten und fügen Sie diese in die Vorlage ein. Hilfe zur Dateneingabe finden Sie unter Tipps für die Vorbereitung von Inhalten.
    Hinweis
    • Wenn Sie das Add-In für Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass die Option „ACL Add-In“ deaktiviert ist, bevor Sie die Excel-Vorlage ändern. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Das Add-In für Excel konfigurieren.
    • Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts oder der Felder. Bei diesen Angaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie dürfen nicht geändert werden.
    • Die maximale Anzahl von Zeilen, die auf einmal hochgeladen werden können, beträgt 2000 (einschließlich aller Arbeitsblätter).
    FeldBeschreibung

    referenceId

    obligatorisch

    Gibt eine eindeutige ID für die Ressource an. Dabei muss es sich um einen eindeutigen Wert für jede Reihe im Arbeitsblatt handeln.

    Er kann eine Kombination aus Text und Zahlen enthalten, die maximale Länge beträgt 255 Zeichen.

    Dieses Feld ist der Primärschlüssel für jede Reihe in der Vorlage. Sie benötigen diesen Schlüssel, wenn Sie diese Ressource erneut aktualisieren möchten.

    Wichtig

    Mit Referenz-IDs können Sie Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können beispielsweise ein neues Projekt und ein neues Ziel erstellen, das beim gleichen Hochladevorgang mit diesem Projekt verknüpft wird. Erstellen Sie dazu einen Link zwischen dem Projekt und dem Ziel, indem Sie referenceId in das geforderte Feld eingeben.

    Weitere Informationen über die Verknüpfung von Diligent One-Ressourcen im Massenimportprogramm finden Sie unter Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm.

    Hinweis

    Referenz-IDs sind erforderlich, wenn Sie mit dem Massenimportprogramm Ressourcen hinzufügen oder aktualisieren. Sie sind nicht verfügbar, wenn Sie Ressourcen über die Benutzeroberfläche von Diligent One hinzufügen/aktualisieren.

    title

    obligatorisch

    Gibt den Titel der Entitätskategorie an.

    Weitere Informationen über die Entitätskategorie finden Sie unter Entitäts-Tagging einrichten

    description

    Gibt eine detaillierte Beschreibung der Entitätskategorie an.

    Tipp

    HTML-Tags verwenden, um Text zu formatieren. Beispiel: <b>, <i>, <ol>, <ul>.

  3. Speichern und schließen Sie die Vorlage.

Tipps für die Vorbereitung von Inhalten

Die Vorbereitung von Inhalten umfasst:

  • Kopieren und Einfügen der Quelldaten in die Excel-Vorlage
  • Daten, falls erforderlich, manuell in die Excel-Vorlage eingeben
  • Die Vorlage zur Vorbereitung auf den Massen-Upload speichern

Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm

„Reference ID“ ist ein Feld in der zum Massenimportprogramm gehörenden Excel-Vorlage. Das Feld findet sich in allen Arbeitsblättern und ist für alle Ressourcen verfügbar. Es handelt sich um einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz im Arbeitsblatt.

Mit Referenz-IDs können Sie Diligent One-Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können z. B. ein Projekt und ein Ziel, das mit dem Projekt verknüpft ist, im selben Import erstellen. Sie können dies tun, indem Sie referenceId in das erforderliche Feld eingeben.

Daten hochladen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Ziehen Sie die Vorlage mit der Maus in das Browserfenster.
  • Klicken Sie auf Wählen Sie auf Ihrem Computer aus und wählen Sie die aktualisierte Vorlage von Ihrem Computer aus.

    Nur eine Excel-Vorlage gleichzeitig kann hochgeladen werden (jede Datei wird separat validiert).

    • Ergebnis Je nach Ergebnis des Vorgangs wird eine Erfolgs- oder Fehlermeldung angezeigt, und die letzte Sitzung wird in der Tabelle Sitzungen aktualisiert.

Sitzungen im Massenimportprogramm

Eine Sitzung im Massenimportprogramm besteht aus einer Reihe von Benutzerinteraktionen für den Import von Diligent One-Ressourcen. Jede Benutzersitzung wird in der Tabelle Sitzungen aufgezeichnet.

Die Sitzungstabelle enthält die folgenden Informationen:

Feldname

Beschreibung

Web-Sitzungen

Zeigt die Liste der Web-Sitzungen an.

Eine Websitzung stellt eine Sitzung dar, die über die Benutzeroberfläche des Massenimportprogramms abgehalten wird. Jedes Mal, wenn Sie die Seite Massenimportprogramm öffnen, beginnt eine neue Sitzung .

API-Sitzungen

Zeigt die Liste der API-Sitzungen an.

Eine API-Sitzung stellt eine Sitzung dar, die über eine API-Plattform wie Postman usw. abgehalten wird.

Aktualisieren

 Ladt die Tabelle Sitzungen neu.

Sitzungs-ID

Bezeichner der Sitzung.

In Websitzungen können Sie auf die Sitzungs-ID klicken, um zu einer bestimmten Sitzung zu gelangen, und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

Beispiel: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, wobei
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc die Sitzungs-ID ist.

Hinweis

Sitzungs-IDs von Web- und API-Sitzungen sehen ähnlich aus. Achten Sie also darauf, die IDs nicht zu verwechseln.

Datum

Zeigt Datum und Uhrzeit der Sitzung an. Sie können das Datum in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.

Hochgeladen von

Zeigt den Namen des Benutzers an.

Status

Zeigt den Status des Uploads an und ob er erfolgreich war oder nicht.

Sie können auf den Status klicken, um die ausgefüllten Importeinzelheiten anzuzeigen.

Dateiname

Zeigt den Namen der hochgeladenen Vorlage/das Fehlerprotokoll an. Beispiel: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Vorlage Sie können die Vorlage anklicken und herunterladen, um bereits hochgeladene Daten zu korrigieren.

Fehlerprotokoll Ein Fehlerprotokoll wird erstellt, wenn ein Upload fehlschlägt. Sie können im Fehlerprotokoll nachschauen, um die Fehler zu beheben und die Vorlage erneut hochzuladen.

Hinweis
  • Die Vorlage und das Fehlerprotokoll sind bis zu 18 Monate nach dem Upload-Datum zum Herunterladen verfügbar.
  • Der Link zum Herunterladen der Vorlage ist für Sitzungen im Massenimportprogramm ab 13. Mai 2022 verfügbar. Sie können die Vorlage nicht für Sitzungen herunterladen, die vor diesem Datum stattfanden.

Sie können im Massenimportprogramm mit Hilfe von Sitzungen mehrere Elemente auf einmal aktualisieren.

Hinweis

Sie können nur Ressourcen, die Sie mit dem Massenimportprogramm hochgeladen haben, aktualisieren.

Sie können das Fehlerprotokoll aus der Tabelle „Sitzungen“ herunterladen und darin nachschauen. Verstehen Sie, welche Fehler beim Massen-Upload häufig auftreten und lernen Sie, diese Fehler zu beheben.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste der möglichen Fehler, die beim Hochladen der Vorlage auftreten können.

Fehler Lösung(en)
Es können dabei mehr als 2000 Zeilen in der hochgeladenen Datei enthalten sein (einschließlich aller Arbeitsblätter). Entfernen Sie die zusätzlichen Reihen aus der Vorlage und laden Sie sie erneut hoch.
Obligatorische Felder wurden nicht ausgefüllt oder fehlen in der hochgeladenen Datei. Vergewissern Sie sich, dass alle obligatorischen Felder (in der Vorlage durch rote und orangefarbene Spaltennamen gekennzeichnet) ausgefüllt sind.
Hinweis

Wenn Sie keine Daten in die Pflichtfelder eingeben, wird die Reihe nicht verarbeitet.
Daten sind ungültig.

Stellen Sie sicher, dass die Daten in Textfeldern gültig sind und die maximale Feldlänge nicht übersteigen: 255 Zeichen.

Rich-Text-Felder weisen keine Zeichengrenzen auf.
Die Datenwerte sind ungültig oder stimmen nicht mit den Dropdown-Werten überein.

Beispiel: Der Wert für die Felder received und sendRecurrentNotifications im Blatt Requests muss True oder False sein.
Ungültige Felder in der Vorlage.
  • Fügen Sie der Vorlage keine neuen Felder hinzu.
  • Entfernen Sie keine Felder aus der Vorlage.
Die Vorlage hat nicht das erwartete Format.

Vergewissern Sie sich, dass das Dateiformat .xlsx ist.
Ungültige Arbeitsblattnamen.

Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts.
Die Sitzung ist abgelaufen.

Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie den Upload erneut.
Möglicherweise ist die Sitzungs-ID ungültig. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Websitzungs-ID verwenden.