Entitäts-Tagging einrichten
Über die Einrichtung einer Entitäts-Tagging lässt Sie über Probleme oder Ergebnisse aus bereichsübergreifenden Unternehmensabschnitten berichten und Unternehmensinteressenvertreter jeder Unternehmensebene erhalten die Informationen, die sie benötigen.
Funktionsweise
Entitäten können Geschäftseinheiten, Abteilungen, Standorte oder Schlüsselinitiativen innerhalb der Organisation sein. Entitäten haben eine hierarchische Struktur, die aus übergeordneten und untergeordneten Entitäten besteht. Sobald Sie Ihre verschachtelte Entitätsstruktur Ihrer Organisation eingerichtet haben, können Sie verschiedene Elemente mit Entitäten markieren (Taggen).
Elemente mit Entitäten markieren
Abhängig von Ihrer Rolle können Sie verschiedene Elemente mit Entitäten markieren.
Hinweis
- Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
- Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.
| Element | Rollen, die Elementen Tags zuweisen können | Schritte |
|---|---|---|
| Projekt/Framework | Fachmanager |
Projekt
Framework
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| Ziel |
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| Risiko |
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| Kontrolle |
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| Problem |
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Übernommene(s) Entität-Tag(s)
Ziele, Risiken, Kontrollen und Probleme übernehmen standardmäßig Entitätstags, die auf der Hierarchie in der Projekte-App und in der Frameworks-App basieren. Übernommene Entitäts-Tags können nicht entfernt werden.
Folgende Aussagen treffen hier zu:
- Projekt/Framework Keine übernommenen Entitäts-Tags.
- Ziel Ein Ziel, das mit einer Entität getaggt wurde, übernimmt die Entitätstags, die mit dem Projekt bzw. dem Framework in Verbindung stehen.
- Risiko Ein Risiko, das mit einer Entität getaggt wurde, übernimmt die Entitätstags, die mit dem Projekt/Framework und dem Ziel in Verbindung stehen.
- Kontrolle Eine Kontrolle, die mit einer Entität getaggt wurde, übernimmt die Entitätstags, die mit dem Projekt/Framework und dem Ziel in Verbindung stehen.
- Problem Probleme übernehmen Entitätstags in Abhängigkeit davon, wo diese in einem Projekt angelegt wurden.
Beispiel
Sie erstellen ein Problem auf der Seite Kontrolle und markieren das Problem mit einer Entität.
Ergebnis Das mit einer Entität markierte Problem übernimmt die mit dem Projekt, dem Ziel und der Kontrolle verbundenen Entitätstags:
| Element in der Projekte-App | Getaggt mit ... | Übernommene(s) Entität-Tag(s) |
|---|---|---|
| Projekt | Nordamerika | Nicht zutreffend |
|
Kanada | Nordamerika |
|
Britisch Kolumbien | Nordamerika, Kanada |
|
Britisch Kolumbien | Nordamerika, Kanada |
| Problem (erstellt auf der Seite Kontrolle) | Vancouver | Nordamerika, Kanada, Britisch-Kolumbien |
Berichterstattung über Entitäten
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie Sie über Entitäten in Ihrer Organisation Berichte erstellen können:
| Aktion | App | Detaillierte Informationen |
|---|---|---|
| Entitätsspezifische Berichte zu Problemen erstellen | Problemverfolgung | Vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichte herunterladen |
| Umfassende, entitätsspezifischer Bericht erstellen und Datensets mit Hilfe von Entitäten filtern | Berichte | |
|
Berichte über die projektübergreifende Abdeckung in einem Sicherungsplan nach Entitätskategorie oder Entität erstellen |
Sicherungspläne | Übersicht über Sicherungspläne |
Entitäten aktualisieren
Entitäten gelten für alle Frameworks und aktiven und archivierten Projekte in der Diligent One-Instanz. Aktualisierungen von Entitäten werden in den jeweiligen Frameworks und Projekten umgesetzt.
Projekte mit Frameworks synchronisieren
Bei allen Aktualisierungen von Entitäten, die mit Elementen in einem Framework verbunden sind, werden Sie nicht aufgefordert, die Elemente im Projekt zu aktualisieren und umgekehrt.
Änderungen an Entitäten überwachen
Wenn eine Entität (die mit einem Projekt/Framework, einem Ziel, einem Risiko, einer Kontrolle oder einem Problem verbunden ist) explizit geändert wird, wird die Änderung auf der relevanten Seite unter Verlauf protokolliert. Änderungen an verbundenen untergeordneten Entitäten werden ebenfalls überwacht.
Änderungen an Entitäten unter Systemadministration > Entitäten verwalten werden nicht überwacht.
Weitere Informationen zur Überwachung von Änderungen in der Projekte-App finden Sie unter Aktivitätsprotokollierung in der Projekte-App.
Entitäten löschen
Wenn Sie eine Entität löschen, wird sie aus allen Frameworks und allen aktiven und archivierten Projekten gelöscht. In archivierten Projekten werden frühere Entitätskonfigurationen vom Zeitpunkt der Archivierung des Projekts nicht gespeichert.
Beispiel
Verschachtelte Entitäten
Szenario
Sie sind ein leitender Angestellte eines Vertriebsunternehmens und müssen Berichte zu Problemen in verschiedenen Regionen, Ländern, Provinzen und Städten erstellen.
Sie definieren die folgenden Beziehungen unter Verwendung von verschachtelten Entitäten:
Prozess
Sie taggen ein Projekt mit der Entität Nordamerika und ein Problem innerhalb des Projekts mit der Entität Victoria.
Ergebnis
Indem Sie das Projekt mit einer übergeordneten Entität, Nordamerika, taggen, wird das Projekt automatisch mit allen untergeordneten Entitäten (Kanada, Britisch-Kolumbien, Vancouver und Victoria) getaggt. Sie können bestimmte untergeordnete Entitäten deselektieren, die nicht zutreffen.
Indem Sie das Problem mit Victoria taggen, wird das Problem automatisch mit der übergeordneten Entität (Nordamerika) und allen angestammten untergeordneten Entitäten (Kanada und Britisch-Kolumbien) getaggt.
Berechtigungen
Nur Projekte-App-Administratoren können eine verschachtelte Entitätsstruktur für die Organisation einrichten.
Entitätskategorien hinzufügen
Die Entitäten Ihrer Organisation können in aussagekräftigen Gruppen kategorisiert werden.
Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Unter Systemadministration klicken Sie auf Entitäten verwalten.
- Klicken Sie auf Kategorien verwalten.
- Klicken Sie auf Neue Kategorie.
- Geben Sie die relevanten Informationen ein und klicken Sie auf Speichern:
Feld Beschreibung Kategorie Der Name der neuen Entitätskategorie
Die maximale Länge beträgt 60 Zeichen.
Beschreibung
Optional
Die Beschreibung der neuen Entitätskategorie Ergebnis Die zuletzt hinzugefügte Kategorie wird am Ende der Kategorienliste dargestellt.
Sie können die Kategorien anders anordnen, indem Sie ein Kategorieelement an eine neue Position verschieben. Alternativ können Sie auf den Spaltentitel Kategorie klicken, um die Liste alphabetisch aufsteigend oder absteigend zu sortieren.
Mehrere Entitätskategorien hinzufügen
Informationen zum Hinzufügen mehrerer Entitätskategorien auf einmal finden Sie unter Massenimport von Entitätskategorien.
Entitätskategorien verwalten
Die bestehenden Entitäten Ihrer Organisation können verwaltet und in aussagekräftigen Gruppen kategorisiert werden.
Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Klicken Sie auf Kategorien verwalten.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie neben der Kategorie, die Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
- In der Spalte Kategorie klicken Sie auf die gewünschte Kategorie.
- Aktualisieren Sie die relevanten Informationen und klicken Sie auf Speichern:
Feld Beschreibung Kategorie Der Name der Entitätskategorie
Die maximale Länge beträgt 60 Zeichen.
Beschreibung
Optional
Die Beschreibung der Entitätskategorie Entitäten in dieser Kategorie
Optional
Gibt die Entitäten an, die mit der Kategorie verbunden sind.
Wenn Sie noch keine Entitäten hinzugefügt haben, klicken Sie auf + Neue Entität hinzufügen. Sie können Entitäten aus einer Kategorie hinzufügen und entfernen, indem Sie die Entitäten auswählen, die Sie hinzufügen möchten, bzw. die Entitäten abwählen, die Sie entfernen möchten. Ausgewählte Entitäten sind grün hinterlegt.
Ergebnis Die Kategorie für die Entitäten wird aktualisiert.
Entitäten hinzufügen
So können Entitäten hinzufügen, um über Probleme oder Ergebnisse aus bereichsübergreifenden Unternehmensabschnitten zu berichten.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Unter Systemadministration klicken Sie auf Entitäten verwalten.
- Klicken Sie auf Neue Entität.
- Geben Sie die relevanten Informationen ein und klicken Sie auf Speichern:
Feld Beschreibung Name Der Name der neuen Entität
Die maximale Länge beträgt 60 Zeichen.
Hinweis
Alle Entitätsnamen, die Kommas enthalten, werden in der Berichte-App als zwei verschiedene Entitäten dargestellt. Wenn Sie in der Projekte-App z. B. Washington, DC als Entitätsname festlegen, wird daraus in der Berichte-App Washington und DC. Um zu verhindern, dass in Berichten falsche Daten angezeigt werden, geben Sie in der Projekte-App kein Komma in den Namen der Entität ein.
Kategorie
Optional
Gibt die mit der neuen Entität verbundene Kategorie an.
Übergeordnete Entität
Optional
Legt fest, dass die Entität ein direkter Vorfahre der neuen Entität ist. Untergeordnete Entität
Optional
Legt fest, dass die Entität ein direkter Abkömmling der neuen Entität ist. Beschreibung
Optional
Die Beschreibung der neuen Entität Ergebnis Die neue Entität wird in der verschachtelten Baumstruktur angezeigt.
Mehrere Entitäten hinzufügen
Informationen zum Hinzufügen mehrerer Entitäten auf einmal finden Sie unter Massenimport von Entitäten.
Entitäten verwalten
Sie können vorhandene Entitäten verwalten, um über Probleme oder Ergebnisse aus bereichsübergreifenden Unternehmensabschnitten zu berichten.
-
Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die App Projekte aus, um sie zu öffnen.
Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.
Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
- Unter Systemadministration klicken Sie auf Entitäten verwalten.
- Optional. Sie können Entitäten nach Kategorien filtern.
- Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie neben der Entität, die Sie bearbeiten möchten, auf Bearbeiten.
- Klicken Sie unter der Spalte Name auf die gewünschte Entität.
- Führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:
- Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Übergeordnete Entität auswählen.
- Wählen Sie eine Entität aus.
Wenn Sie einen neuen übergeordneten Eintrag hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link in der Dropdown-Liste Neue Entität hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Kategorie wählen und wählen Sie die gewünschte Kategorie für die Entität.
Wenn Sie eine Kategorie hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link in der Dropdown-Liste Neue Kategorie hinzufügen.
- Klicken Sie auf das Textfeld unter Name und geben Sie einen neuen Namen für die Entität ein.
- Klicken Sie auf das Textfeld unter Beschreibung und geben Sie eine neue Beschreibung für die Entität ein.
- Klicken Sie auf Hinzufügen/Entfernen neben Mit dieser Entität verbundene Projekte.
Wenn Sie ein neues Projekt zuordnen möchten, klicken Sie auf Projekt auswählen.
- Sie können Projekte hinzufügen oder entfernen, in dem Sie die Projekte, die Sie Projekte auswählen, die Sie hinzufügen möchten, und die Projekte abwählen, die Sie entfernen möchten.
Ausgewählte Projekte sind grün hinterlegt.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie unten auf der Seite auf Entität löschen.
- Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.
| Aktionen | Schritte |
|---|---|
|
Übergeordnete Entität aktualisieren |
|
|
Kategorie, Namen oder Beschreibung einer Entität aktualisieren |
|
| Untergeordnete Entität aktualisieren |
Klicken Sie auf Hinzufügen/Entfernen neben der untergeordneten Entität und wählen Sie eine Entität aus. Wenn Sie eine neue untergeordnete Entität hinzufügen möchten, klicken Sie auf Untergeordnete Entität hinzufügen. |
| Projekt mit einer verschachtelten Entitätenstruktur assoziieren |
|
| Entität löschen |
|
