Benutzer Workflow-Gruppen zuweisen

Sie können Benutzer Workflow-Gruppen zuweisen, um mehrere Benutzer zu definieren, die Datensätze bearbeiten können.

Was sind Workflow-Gruppen?

Workflow-Gruppen sind eine Berechtigungsfunktion, die es möglich macht, dass Sie mehrere Benutzer als Mitglieder einer bestimmten Gruppe definieren. Ein einzelner Benutzer kann mehreren Workflow-Gruppen angehören.

Warum sollte man Workflow-Gruppen anlegen?

Sie können Datensätze einer Workflow-Gruppe zuordnen und allen Benutzer, die in der Gruppe definiert sind, erlauben, die zugewiesenen Datensätze zu bearbeiten. Wenn Sie Datensätze einer Workflow-Gruppe zuordnen, erhalten alle Mitglieder der Gruppe eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link auf die zugewiesenen Datensätze.

Sie können einer Workflow-Gruppe Datensätze aus der Tabellenansicht zuweisen.

Workflow-Gruppen anlegen oder verwalten

Hinweis

Nur Systemadministratoren mit einem Professional-Abonnement oder Ergebnisse-App-Administratoren können diese Tätigkeit ausführen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Klicken Sie auf der Startseite der Ergebnisse-App im Seitenbereich „Navigation“ auf Einstellungen.
  3. Klicken Sie auf Workflow-Gruppen.
  4. Gruppe anlegen:
    1. Klicken Sie auf Neu, geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Workflow-Gruppe ein und klicken Sie auf Speichern.
    2. Identifizieren Sie die Benutzer, die in der Workflow-Gruppe enthalten sein sollen, indem Sie die entsprechenden Benutzer aus der Dropdown-Liste Benutzer der Workflow-Gruppe hinzufügen auswählen.

      Die Benutzer werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

      Hinweis

      Benutzer, die keiner Workflow-Gruppe angehören, haben keinen Zugriff auf Statusangaben. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows in der Ergebnisse-App erstellen.

    3. Klicken Sie auf Fertig.

      Die ausgewählten Benutzer werden in die Workflow-Gruppe aufgenommen.

  5. Workflow-Gruppen verwalten:
    • Um die Workflow-Gruppen(n) anzuzeigen, der bzw. denen ein Benutzer angehört, geben Sie den Namen des Benutzers oder den Namen der Workflow-Gruppe in das Feld Nach Workflow-Gruppe oder Namen filtern... ein.
    • Um eine bestehende Workflow-Gruppe zu bearbeiten, klicken Sie neben der entsprechenden Workflow-Gruppe auf Bearbeiten.
    • Um eine bestehende Workflow-Gruppe zu löschen, klicken Sie neben der betreffenden Workflow-Gruppe auf das Papierkorbsymbol , und klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf OK.
      Vorsicht

      Wenn Sie eine Workflow-Gruppe löschen, wird sie von allen verbundenen Workflows entfernt.

Workflow-Gruppen und Trigger

Neben der manuellen Zuweisung von Datensätzen zu einer Workflow-Gruppe, können Sie auch einen Trigger anlegen, der Datensätze der Workflow-Gruppe automatisch zuordnet; so können Sie den Korrektur-Workflow automatisieren.

Workflow-Gruppen und Trigger können für einfache Prozesse angelegt werden, wie zum Beispiel Workflow-Gruppenmitgliedern zu ermöglichen, auf neue Datensätze zu reagieren, die in eine Datenanalyse importiert wurden. Workflow-Gruppen und Trigger können aber auch für spezifischere Ereignisse angelegt werden, wobei Datensätze zum Beispiel einer Workflow-Gruppe von Führungskräften jedes Mal zugewiesen werden, wenn ein Mitarbeiter in einem Fragebogen angibt, dass er noch nicht an einer Schulung zu Unternehmensrichtlinien teilgenommen habe.

Hinweis

Vor dem 19. Januar 2016 konnten sie einer Workflow-Gruppe über einen Trigger Datensätze zuweisen und eine Eskalationssequenz definieren, die festlegt, wer als Erster, Zweiter, Dritter usw. auf den Datensatz zu reagieren hat. Diligent die Eskalationssequenzfunktion entfernt, um eine flexiblere Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Workflow-Gruppenmitgliedern zu ermöglichen und jedem Gruppenmitglied die Gelegenheit zu geben, jederzeit auf einen Datensatz reagieren zu können.

Beispiele

Beispiel 1: Review-Prozess mit Hilfe von Workflow-Gruppen automatisieren

Szenario

Eine Reihe von Datensätzen soll von Mike, Bob oder Joan revidiert werden - alle sind Prüfer in der Region Asien-Pazifik.

Prozess

Sie legen unter Einstellungen eine Workflow-Gruppe an, die Sie „Asien-Pazifik“ nennen, und der Sie Mike, Bob und Joan zuordnen. Sie können ebenfalls einen Trigger erstellen, um nach Datensätze zu suchen, die als "Kritisch" gekennzeichnet wurden, diese der Workflow-Gruppe zuweisen und so den Prüfprozess automatisieren.

Ergebnis

Wenn ein Trigger basierend auf bestimmten Bedingungen ausgelöst wird, erhält jedes Workflow-Gruppenmitglied eine E-Mail-Benachrichtigung und kann so auf die zugewiesenen Datensätze zugreifen und entsprechend agieren.

Workflow zum Review-Prozess mit Hilfe von Workflow-Gruppen automatisieren

Beispiel 2: Eskalationssequenz zum Review von Datensätzen festlegen

Szenario

Alle Datensätze müssen durch einen ersten Kontrollprüfer (Sarah), einen zweiten Kontrollprüfer (Jill) und einen Manager (Eric) geprüft werden. Legen Sie unter Einstellungen drei Workflow-Gruppen an und weisen Sie jeder Workflow-Gruppe eine Person zu:

  • Eskalationsstufe 1 - Sarah
  • Eskalationsstufe 2 - Jill
  • Eskalationsstufe 3 - Eric

Prozess

Legen Sie dann drei Trigger an:

  • Trigger #1 - Sucht nach neuen Datensätzen. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, wird der Trigger ausgelöst und die neuen Datensätze der "Eskalationsstufe 1" zugewiesen.
  • Trigger #2 - Sucht nach neuen Datensätzen, die seit zwei Tagen inaktiv sind. Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, wird der Trigger ausgelöst und diese Datensätze der "Eskalationsstufe 2" zugewiesen.
  • Trigger #3 - Sucht nach neuen Datensätzen, die seit vier Tagen inaktiv sind. Wenn beide Bedingungen erfüllt sind, wird der Trigger ausgelöst und diese Datensätze der "Eskalationsstufe 3" zugewiesen.

Ergebnis

Wenn der Trigger zum ersten Mal aufgrund der spezifizierten Bedingungen ausgelöst wird, wird Sarah per E-Mail benachrichtigt. Wenn der Trigger zum zweiten Mal aufgrund der spezifizierten Bedingungen ausgelöst wird, wird Jill per E-Mail benachrichtigt. Wenn der Trigger zum dritten Mal aufgrund der spezifizierten Bedingungen ausgelöst wird, wird Eric per E-Mail benachrichtigt.

Workflow, der eine Eskalationssequenz zum Review von Datensätzen festlegt