Workflows im Risikomanager verwalten

Workflows steuern, wie verschiedene Objekte im Risikomanager, z. B. Risiken, Kontrollen, Prozesse und Ziele, ihre Lebenszyklen durchlaufen.

Funktionsweise

Jedes Bibliotheksobjekt im Risikomanager, z. B. Risiko, Kontrolle, Prozess und Ziel, ist mit einem Workflow verbunden, durch den sich das Objekt bewegt.

Workflow-Status

Ein Workflow besteht aus einer Reihe von Statusangaben, die unterschiedliche Zustände eines Objekts darstellen, während sie ihren Lebenszyklus in Diligent One durchlaufen. Die verschiedenen Statusangaben eines Workflows lauten wie folgt:

  • Entwurf (Standardstatus)

  • Identifizierung

  • Analyse

  • Bewertung

  • Antwort

  • Genehmigung

  • Überwachen

  • Archivieren

Der Standardstatus eines Workflows kann nicht gelöscht werden. Statusangaben können linear sein. Wenn Sie z. B. ein Risiko regelmäßig bewerten möchten,

können Sie den Status von Genehmigung zurück auf Bewertung setzen. Objekte müssen nicht unbedingt den gesamten Workflow durchlaufen.

Ereignisse und Handler

Jeder Status in einem Workflow kann mit einem Ereignis verknüpft werden, das wiederum mit einem Handler verknüpft werden kann. Ereignisse und Handler können aber auch unabhängig voneinander ablaufen, z. B. mit einem Skript oder einer Antwort in einem Fragebogen.

  • Ein Ereignis ist eine Verknüpfung zwischen einem Status und einem Handler. Es ermöglicht auch den Übergang eines Status auf einen anderen. Ein Ereignis erscheint als Schaltfläche im visuellen Workflow des Risikomanagers, mit der Sie ein Objekt in den nächsten Status überführen können.

  • Ein Handler besteht aus Bedingungen und Aktionen. Wenn ein Handler ausgeführt wird, überprüft er seine Bedingungen. Falls sie erfüllt sind, führt er Aktionen aus. Sie können beispielsweise einen Handler verwenden, um jemanden über eine Änderung oder ein Problem bei einem Risiko oder einer Kontrolle zu benachrichtigen.

Mit Ereignissen und Handlern können Sie für Ihre Objekte Aktivitäten automatisieren und Regeln durchsetzen. Sie können zum Beispiel prüfen, ob die erforderlichen Attribute ausgefüllt sind, oder einen Lieferanten aufgrund seiner Antwort im Fragebogen ablehnen.

Workflows mit vorhandenen Komponenten erstellen

Die Objekte im Risikomanager (Risiken, Kontrollen, Prozesse und Ziele) durchlaufen im Laufe ihres Lebenszyklus verschiedene Statusangaben. Indem Sie eine Workflow-Struktur entwerfen, können Sie die Lebenszyklen mit minimalen manuellen Eingriffen für maximale Effizienz verwalten und automatisieren.

Voraussetzungen

Bevor Sie einen Workflow erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf die Ereignisse und Handler haben, die Sie im Workflow verwenden möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Ereignisse erstellen und Handler erstellen.

So erstellen Sie einen Workflow:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf die Kachel Workflows. Die Seite Workflows wird angezeigt.
  4. Klicken Sie auf + Workflow hinzufügen. Das Dialogfeld Neuen Workflow hinzufügen wird angezeigt.
  5. Geben Sie dem Workflow einen Namen und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu.
  6. Klicken Sie auf + Workflow hinzufügen. Der neu erstellte Workflow wird in einer Workflow-Detailseite mit dem Bereich Allgemeine Informationen und darunter den leeren Bereichen Status, Anlagentypen, Ereignisse und Handler geöffnet. Sie können den Namen oder die Beschreibung des Workflows im Bereich Allgemeine Informationen ändern. Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Sie können den Workflow bei Bedarf auch sperren.
    7. Hinweis

    Statische Felder, wie Workflow-ID, API-Name, Angelegt am und Aktualisiert am, werden vom System erstellt und können nicht geändert werden.

    • Eine Workflow-ID ist die eindeutige technische ID für diesen Workflow in der Organisation. Darüber wird er mit anderen Ressourcen verbunden.
    • Ein API-Name ist der eindeutige Name für einen Workflow in der Organisation. Darüber wird sichergestellt, dass Toolkits und Skripts keine Kopien desselben Workflows erstellen.
    • Gesperrte Workflows können bearbeitet aber nicht gelöscht werden. Gesperrte Workflows sind in der Regel von Diligent One erstellte oder von einem Systemadministrator gesperrte Workflows.

    • Kein Workflow ist ein vom System kontrollierter Standard-Workflow. Wenn beim Anlegen eines Anlagen- oder Datensatztyps kein anderer Workflow in der Organisation existiert, wird dieser Standard-Workflow zugewiesen. Dieser hat nur einen Status: Nicht zutreffend. Der vom System kontrollierte Workflow kann nicht aktualisiert oder gelöscht werden.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf der Workflows-Detailseite angezeigt.

Status zu einem Workflow hinzufügen

Nachdem Sie einen Workflow erstellt haben, müssen Sie ihm Statusangaben hinzufügen, damit die Risikomanager-Objekte (Risiko, Kontrolle, Prozess und Ziel) ihn durchlaufen können.

So können Sie für jeden Lebenszyklus eines Objekts Statusangaben hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf + Status hinzufügen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Neuen Status hinzufügen einen Namen, eine Beschreibung (optional) und die Sortierfolge (die Feldanordnung) des Status ein.
    Hinweis

    Die Reihenfolgennummer eines Status gibt die Sortierfolge an. Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolgennummer der korrekten Sortierfolge des Objekt-Lebenszyklus entspricht. Wenn Sie die Sortierfolge beim Erstellen von Status nicht kennen, verwenden Sie eine Platzhalternummer und aktualisieren Sie die Sortierfolge später. Siehe Allgemeine Informationen eines Status bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf Status hinzufügen. Die Statusdetailseite wird angezeigt.
  4. Wiederholen Sie diese Schritte für die restlichen Statusangaben, die Sie hinzufügen möchten. Die Statusangaben werden in einer Tabelle im Bereich Status auf der Seite Workflows angezeigt. In der Tabelle werden der Name, die Beschreibung und die Anordnung der Statusangaben angezeigt.

Ereignisse auf der Seite „Workflows“ zu Status hinzufügen

Sie können Ereignisse Statusangaben zuordnen, um ein Objekt von einem Status in einen anderen zu überführen. Ein Ereignis verknüpft einen Status mit Handlern. Sie können mithilfe der Seiten Workflows oder Ereignisse Workflows Ereignisse hinzufügen. Wenn Sie die Seite Workflows verwenden, können Sie nur Ereignisse verknüpfen. Wenn Sie hingegen die Seite Ereignisse verwenden, können Sie Ereignisse und Handler mit Workflows verknüpfen. Siehe Ereignisse und Handler von der Seite „Ereignisse“ zu Status hinzufügen weiter unten.

So fügen Sie Ereignisse auf der Seite „Workflows“ zu Status hinzu:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie die Kachel Workflows aus. Die Seite Workflows wird angezeigt.
  4. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus. Die Workflow-Detailseite wird angezeigt.
  5. Wählen Sie Sie den Namen des Status aus, mit dem Sie ein Ereignis verknüpfen möchten. Die Statusdetailseite wird angezeigt.
  6. Um einem Status Ereignisse hinzuzufügen, wählen Sie Verknüpfungen verwalten. Auf der Seite Links verwalten können Sie im Dropdown-Menü Ereignis verlinken die Ereignisse suchen, die mit dem Status verknüpft werden sollen.
  7. Wählen Sie ein Ereignis aus und klicken Sie auf Verknüpfen. Jetzt werden die Details des verknüpften Ereignisses in einer Tabelle angezeigt. Zu den Details gehören „Ereignistyp“, „Freigegeben“, „Position“, „Name des Administrators“ und „Beschreibung“.
  8. (Optional) Wiederholen Sie Schritt 7, um weitere Ereignisse hinzuzufügen.

Ereignisse und Handler von der Seite „Ereignisse“ zu Status hinzufügen

Sie können Ereignisse Statusangaben zuordnen, um ein Objekt von einem Status in einen anderen zu überführen. Ein Ereignis verknüpft einen Status mit Handlern. Auf der Seite Ereignisse können Sie Ereignisse verknüpfen, Handler verknüpfen und die Ausführungsreihenfolge der Handler reorganisieren.

So können Sie Ereignisse und Handler von der Seite „Ereignisse“ zu Status hinzufügen:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie Ereignisse aus.
  4. Wählen Sie auf der Liste der Ereignisse das Ereignis aus, das Sie verknüpfen möchten. Die Detailseite des Ereignisses wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Verknüpfungen verwalten.
  6. Gehen Sie auf der Seite „Links verwalten“ wie folgt vor:
    1. Wählen Sie in den entsprechenden Menüs den Workflow und den Status aus, den Sie mit dem Ereignis verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Verknüpfen. Die Details des Ereignisses werden in der Tabelle angezeigt. Sie können Informationen wie den Namen des Ereignisses, die Workflows und Statusangaben, mit denen das Ereignis freigegeben wurde, usw. anzeigen.
    2. Wählen Sie in dem Menü den Handler aus, den Sie verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Verknüpfen.
    3. (Optional) Wenn Sie mehrere Handler verknüpfen, werden diese der Reihe nach hinzugefügt. Um die Handler neu anzuordnen, ziehen Sie sie auf der Seite Links verwalten in die gewünschte Reihenfolge.

Allgemeine Informationen über einen Status bearbeiten

So können Sie die allgemeinen Informationen über einen Status bearbeiten:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie Workflows aus. Die Seite Workflows wird angezeigt.
  4. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus.
  5. Wählen Sie auf der Detailseite des Workflows den Namen des Status, den Sie bearbeiten möchten.
  6. Gehen Sie auf der Detailseite des Status wie folgt vor:
    1. Sie können den Namen, die Beschreibung, die Farbe und die Auftragsnummer im Bereich Allgemeine Informationen ändern. Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
    2. Außerdem können Sie den Status sperren, als Standard festlegen und/oder im Status-Tracker ausblenden.
    7. Hinweis

    Vom System generierte Felder wie die Status-ID, Angelegt am und Aktualisiert am können nicht geändert werden.

    • Eine Status-ID ist die eindeutige ID für diesen Status in der Organisation und wird zur Verknüpfung mit Objekten verwendet. Beim Festlegen einer Übergangsstatusaktion für einen Handler geben Sie diese ID an der erforderlichen Stelle im Seitenbereich ein.
    • Die Reihenfolgennummer eines Status gibt die Sortierfolge an. Stellen Sie sicher, dass die Reihenfolgennummer der korrekten Sortierfolge des Objekt-Lebenszyklus entspricht.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf der Statusdetailseite angezeigt.

Verknüpfte Objekte für einen Status bearbeiten

So können Sie verknüpfte Objekte für einen Status bearbeiten:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie Workflows aus. Die Seite Workflows wird angezeigt.
  4. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus.
  5. Wählen Sie auf der Detailseite des Workflows den Namen des Status, den Sie bearbeiten möchten.
  6. Gehen Sie auf der Detailseite des Status wie folgt vor:
    1. Um mit einem Status verknüpfte Ereignisse hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf Verknüpfungen verwalten.
    2. Auf der Seite Links verwalten:
    • Um Ereignisse hinzuzufügen, wählen Sie ein Ereignis im Dropdown-Menü Ereignis verlinken aus und klicken Sie auf Verknüpfen. In der Tabelle können Sie Details wie „Ereignistyp“, „Freigegeben“, „Position“, „Name des Administrators“ und „Beschreibung“ anzeigen.
    • Um Ereignisse zu entfernen, klicken Sie auf Verknüpfung aufheben. Das Ereignis wird nicht mehr in der Tabelle angezeigt.

Ereignistrigger für Feldaktualisierungen erstellen

Ein Trigger ist die Aktion, die zum Auslösen des Ereignisses erforderlich ist. Trigger können Benachrichtigungen auslösen und Robots ausführen. Sie rufen Ereignisse auf, durch die Handler ausgeführt werden.

  1. Wählen Sie Ereignisse aus. Die Ereignisseite zeigt alle vorhandenen verfügbaren Ereignisse an.
  2. Wählen Sie einen Ereignisnamen aus. Die Detailseite des Ereignisses wird geöffnet.
  3. Wählen Sie Trigger hinzufügen aus. Daraufhin wird der Seitenbereich Trigger hinzufügen angezeigt.
  4. Geben Sie im Bereich Trigger hinzufügen die folgenden Details ein:
    1. Geben Sie dem Trigger einen Namen.
    2. Wählen Sie Feld aktualisiert als Triggertyp aus.
    3. Klicken Sie auf +Feldnamen hinzufügen und fügen Sie die Feldnamen ein. Sie können die Feldnamen von der Seite Attributtypen übernehmen.
  5. Wählen Sie Speichern.

Ereignistrigger für Fragebogenantwort erstellen

Lösen Sie Ereignisse aus, wenn ein Fragebogen eine Antwort erhält.

  1. Wählen Sie Ereignisse aus. Die Ereignisseite zeigt alle vorhandenen verfügbaren Ereignisse an.
  2. Wählen Sie einen Ereignisnamen aus. Die Detailseite des Ereignisses wird geöffnet.
  3. Wählen Sie Trigger hinzufügen aus. Daraufhin wird der Seitenbereich Trigger hinzufügen angezeigt.
  4. Geben Sie im Bereich Trigger hinzufügen die folgenden Details ein:
    1. Geben Sie dem Trigger einen Namen.
    2. Wählen Sie Feld aktualisiert als Triggertyp aus.
    3. Klicken Sie auf +Feldnamen hinzufügen und fügen Sie die Feldnamen ein. Sie können die Feldnamen von der Seite Attributtypen übernehmen.
  5. Wählen Sie Befragte Person aus.
  6. Fügen Sie Fragebogen-IDs hinzu.
    1. Öffnen Sie das Launchpad.
    2. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
    3. Wählen Sie den Namen der Sammlung mit dem Fragebogen, den Sie mit diesem Trigger verknüpfen möchten.
    4. Wählen Sie die Registerkarte Fragebögen aus. Eine Liste der verfügbaren Fragebögen wird angezeigt.
    5. Wählen Sie den Namen des gewünschten Fragebogens aus. Die Seite mit den Details zum Fragebogen wird angezeigt.
    6. Markieren und kopieren Sie die Fragebogen-ID-Nummer in der URL. Die ID-Nummer ist die Zahlenfolge nach dem letzten Schrägstrich in der URL.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Der neu hinzugefügte Trigger wird im Bereich Trigger angezeigt.
    Ereignistrigger und Aktionen (damit ein Ereignis ausgeführt wird) Benachrichtigen Übergangszustand Robot ausführen

    Fragebogen senden

    Manuelle Verteilung

    Fragebogen senden

    Automatisierte Verteilung

    Klick auf Schaltflächenereignis Ja Ja Ja Ja Nein
    Trigger „Feld aktualisiert“ Ja Nein Ja Nicht zutreffend Ja
    Trigger „Befragte Person“ Ja Nein Ja Nicht zutreffend Nein

Ereignistrigger bearbeiten

  1. Wählen Sie den Triggernamen aus. Der Seitenbereich Trigger bearbeiten wird geöffnet.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und wählen Sie Speichern. Die Änderungen werden auf den Trigger angewendet.

Ereignistrigger entfernen

  1. Wählen Sie den Triggernamen aus. Der Seitenbereich Trigger bearbeiten wird geöffnet.
  2. Wählen Sie Löschen. Der Trigger wird aus dem Bereich Trigger des Ereignisses entfernt.

    3. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen wird der Trigger endgültig gelöscht.

Ereignisse erstellen

Ein Ereignis ist eine Workflow-Komponente, die als Verknüpfung zwischen einem Status und einem Handler dient. Sie ermöglicht den Übergang eines Datensatzes von einem Status zu einem anderen.

So erstellen Sie Ereignisse:

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie Ereignisse aus. Die Ereignisseite mit allen vorhandenen verfügbaren Ereignissen wird geöffnet.
  4. Wählen Sie + Ereignis hinzufügen.
  5. Geben Sie im Dialogfeld Neues Ereignis hinzufügen die folgenden Details ein:
    • Name des Administrators
    • Beschreibung (optional)
    • Ereignistyp. Die verfügbaren Optionen sind:
      EreignistypBeschreibung

      Schaltfläche/Überlauf

      		Dieser Typ wird von einer Statusaktionsliste ausgelöst. Er wird ausgelöst, wenn in einem Objekt im Dropdown-Menü für den Status auf eine Statusschaltfläche geklickt wird.
      AusgeblendetDies sind ausgeblendete Ereignisse, die als Reaktion auf die Erfüllung von Triggerbedingungen reagieren. Sie können voreingestellt oder manuell konfiguriert werden.
    • Position
  6. Klicken Sie auf Ereignis hinzufügen. Dadurch wird die Detailseite geöffnet, auf der Sie allgemeine Informationen, verknüpfte Objekte (Status und Handler) und Trigger aufrufen und/oder bearbeiten können.

Ereignisse bearbeiten

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Wählen Sie Ereignisse aus. Die Seite mit der Ereignisliste wird angezeigt.
  4. Wählen Sie den Namen des Ereignisses, das Sie bearbeiten möchten.
  5. Gehen Sie auf der Detailseite des Ereignisses wie folgt vor:
    1. Sie können den Namen, die Beschreibung, den Ereignistyp und die Positionsnummer im Bereich Allgemeine Informationen ändern. Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
    2. Außerdem können Sie angeben, ob das Ereignis freigegeben ist.
    6. Hinweis

    Vom System generierte Felder wie Ereignis-ID, Angelegt am und Aktualisiert am können nicht geändert werden.

    Wenn ein Ereignis in mehreren Workflows verwendet wird, wählen Sie Freigegeben. Dies ermöglicht die Verfolgung von Ereignissen, die mit anderen Workflows verknüpft sind.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf der Ereignisdetailseite angezeigt.

Handler erstellen

Handler führen Aktionen aus, wenn Bedingungen erfüllt sind. Mithilfe von Handlern lassen sich beispielsweise Aufgaben wie das Versenden von Warnmeldungen bei der Änderung eines Objekts (Risiko, Kontrolle, Prozess, Ziel) automatisieren.

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Handler. Die Seite mit der Liste Handler wird angezeigt.
  4. Klicken Sie auf + Handler hinzufügen und geben Sie einen Namen und eine Beschreibung (optional) in das Dialogfeld Neuen Handler hinzufügen ein.
  5. Klicken Sie auf Handler hinzufügen.
  6. Gehen Sie auf der Detailseite des Handlers wie folgt vor:
    1. Sie können den Namen und die Beschreibung im Bereich Allgemeine Informationen ändern. Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
    2. Außerdem können Sie angeben, ob der Handler freigegeben ist.
    7. Hinweis

    Vom System generierte Felder wie Handler-ID, Angelegt am und Aktualisiert am können nicht geändert werden.

    Wenn ein Handler in mehreren Workflows verwendet wird, wählen Sie Freigegeben. Dies ermöglicht die Verfolgung von Handlern, die mit anderen Workflows verknüpft sind.

  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf der Handler-Detailseite angezeigt.

Objekte mit Handlern verknüpfen

  1. Wählen Sie den Handler aus, und wählen Sie auf der Detailseite des Handlers die Option Verknüpfungen verwalten. Die Seite Links verwalten wird angezeigt.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ereignis verlinken die Ereignisse aus, die Sie mit dem Handler verknüpfen möchten.
  3. Klicken Sie auf Verknüpfen. Das ausgewählte Ereignis wird auf der Seite Links verwalten angezeigt. Sie können mehrere Ereignisse hinzufügen.

Handler-Bedingungen erstellen

  1. Wählen Sie den Handler aus, und wählen Sie auf der Detailseite des Handlers die Option Bedingung hinzufügen. Der Seitenbereich Bedingung hinzufügen wird angezeigt.
  2. (Optional) Geben Sie einen Namen für den Handler ein.
  3. Wählen Sie einen Bedingungstyp aus. Führen Sie je nach ausgewähltem Bedingungstyp eine der folgenden Aktionen aus:
    • Wenn Sie Alle Felder sind erforderlich wählen, wählen Sie die Standard-Fehlermeldung und dann Speichern. Die neu hinzugefügte Bedingung wird im Bereich Bedingungen angezeigt.
    • Wenn Sie Feldwertvergleich festlegen, wählen Sie ein Feld und einen Operator aus und geben Sie einen Wert ein. Wählen Sie die Standard-Fehlermeldung und dann Speichern. Die neu hinzugefügte Bedingung wird im Bereich Bedingungen angezeigt.
    • Wenn Sie Bestimmte Felder sind erforderlich wählen, fügen Sie Feldnamen hinzu, wählen Sie die Standard-Fehlermeldung und dann Speichern. Die neu hinzugefügte Bedingung wird im Bereich Bedingungen angezeigt.
    Handler-Bedingungstyp Beschreibung
    Alle Felder sind auszufüllen Alle erforderlichen Attribute, die mit einem Objekt verknüpft sind, müssen Werte aufweisen.
    Feldwertvergleich

    Attributvergleich (z. B. risk_score >=5).
    Spezifische Felder sind auszufüllen Ausgewählte Attributtypen müssen ausgefüllt werden.
  4. Legen Sie fest, ob beliebige oder aller der folgenden Bedingungen im Dropdown-Menü unter dem Bereich Bedingungen gelten.
  5. Wählen Sie Ihre bevorzugte Aktion, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist. Wählen Sie entweder Alle Handler für dieses Ereignis stoppen oder Diesen Handler für den aktuellen Artikel stoppen aus.
  6. Wählen Sie die Option Standard-Fehlermeldung anzeigen.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf der Handler-Detailseite angezeigt.

Handler-Aktionen erstellen

  1. Klicken Sie auf der Detailseite des ausgewählten Handlers auf Aktion hinzufügen. Der Seitenbereich Aktion hinzufügen wird angezeigt.
  2. (Optional) Geben Sie einen Namen für die Aktion ein.
  3. Wählen Sie einen Aktionstyp aus. Abhängig vom ausgewählten Aktionstyp können unterschiedliche Felder ausgefüllt werden. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie Übergangszustand auswählen, fügen Sie die Status-ID hinzu, wählen Sie die Standard-Erfolgsmeldungsoption aus und klicken Sie auf Speichern. Die neu hinzugefügte Aktion wird im Bereich Aktionen angezeigt. Mit der Handler-Aktion Übergangszustand wird ein Objekt in einen anderen Status im Workflow verschoben. Anweisungen zum Abrufen der Status-ID finden Sie unter Status-ID abrufen und eingeben für einen Handler mit dem Aktionstyp „Übergangszustand“.
    • Wenn Sie Benachrichtigen auswählen, wird mit dieser Aktion eine E-Mail an eine angegebene Adresse gesendet. Fügen Sie anschließend E-Mail-Adresse, Betreff und Nachrichtentext hinzu und klicken Sie auf Speichern. Die neu hinzugefügte Aktion wird im Bereich Aktionen angezeigt.
    • Wenn Sie Robot ausführen auswählen, fügen Sie die Aufgaben-ID eines Workflow-Robots hinzu (siehe Aufgaben-ID abrufen und eingeben für einen Handler mit dem Aktionstyp „Robot ausführen“) und klicken Sie auf Speichern. Die neu hinzugefügte Aktion wird im Bereich Aktionen angezeigt. Über einen Workflow-Robot können Sie ein benutzerdefiniertes Skript ausführen, das Aktionen in Ihrer Risikomanager-Umgebung ausführt. Weitere Informationen finden Sie unter Mit Dateien in einem HighBond-Robot oder einem Workflow-Robot arbeiten.
    • Wenn Sie Fragebogen senden auswählen, können Sie festlegen, ob Fragebögen manuell oder automatisch veröffentlicht werden:
      • Wenn Fragebögen manuell (also über eine API oder die Benutzeroberfläche) gesendet werden, fügen Sie Fragebogen-IDs und Fragebogen-Kontextfelder hinzu und klicken Sie auf Speichern. Durch Klicken auf eine Schaltfläche wird ein Fragebogen an den ausgewählten Benutzer gesendet.
      • Wenn Fragebögen automatisch gesendet werden, wählen Sie ein Feld aus, in dem die E-Mail-Adresse oder die Benutzerinformationen des Empfängers gespeichert sind, fügen Sie Fragebogen-IDs und Fragebogen-Kontextfelder hinzu und klicken Sie auf Speichern. Die neu hinzugefügte Aktion wird im Bereich Aktionen angezeigt. Ein vordefinierter Frageboden wird automatisch an einen festgelegten Benutzer und/oder eine festgelegte E-Mail-Adresse gesendet. Die automatisierte Verteilung ist derzeit nur verfügbar, wenn sie zusammen mit einem ausgeblendeten Ereignis und einem Trigger vom Typ „Feld aktualisiert“ verwendet wird.
Hinweis

Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt, wenn Aktionstypen erfolgreich abgeschlossen werden. Das ist besonders nützlich, da einige dieser Aktionen im Hintergrund stattfinden. So wissen Sie, dass alle Aktionen erfolgreich ausgeführt werden.

Status-ID abrufen und eingeben für einen Handler mit dem Aktionstyp „Übergangszustand“

Wenn Sie ein Objekt in einen anderen Status versetzen möchten, müssen Sie die Status-ID angeben, die verwendet wird, wenn der Handler, der diese Bedingungen kontrolliert, ausgelöst wird.

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Workflows. Die Seite Workflows wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf den gewünschten Workflow. Dadurch wird die Workflow-Detailseite geöffnet.
  5. Klicken Sie auf den Status, in den das Objekt verschoben werden soll. Die Detailseite des Status wird geöffnet.
  6. Markieren und kopieren Sie die eindeutige ID im Bereich Allgemeine Informationen unter Status-ID.
  7. Gehen Sie zurück zum Workflow und klicken Sie auf den Ausgangsstatus. Die Detailseite des Status wird geöffnet.
  8. Klicken Sie auf das entsprechende Ereignis. Die Seite mit den Ereignisdetails wird geöffnet.
  9. Klicken Sie auf den entsprechenden Handler. Die Seite mit den Handler-Details wird geöffnet.
  10. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen. Der Seitenbereich Aktion hinzufügen wird geöffnet.
  11. Optional. Geben Sie einen Namen an, der den Zweck der Aktion eindeutig beschreibt, wie z. B. „Übergang zu Status x“.
  12. Wählen Sie Übergangszustand als Aktionstyp aus.
  13. Fügen Sie die eindeutige ID des Status, in den das Risiko oder die Kontrolle versetzt werden soll, in Status-ID ein.
  14. Wählen Sie die Option Standard-Erfolgsmeldung anzeigen und klicken Sie auf Speichern.

Aufgaben-ID abrufen und eingeben für einen Handler mit dem Aktionstyp „Robot ausführen“

Zur Ausführung eines Robots benötigen Sie eine Aufgaben-ID.

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Öffnen Sie die Robots-App.
  3. Klicken Sie auf Workflow-Robots.
  4. Wählen Sie den entsprechenden Robot aus.
  5. Klicken Sie auf den Aufgabennamen. Der Seitenbereich Details zur Aufgabe wird geöffnet.
  6. Markieren und kopieren Sie die Nummer unter Eindeutige Kennung.
  7. Wechseln Sie zurück zur Seite für die Risikomanager-Konfiguration und klicken Sie auf der Detailseite der ausgewählten Handler auf Aktion hinzufügen.
  8. Wählen Sie Robot ausführen als Aktionstyp aus und fügen Sie die Aufgaben-ID in den Bereich Aufgaben-ID ein.
  9. Wählen Sie die Option Standard-Erfolgsmeldung anzeigen und klicken Sie auf Speichern.

Mit Handlern verknüpfte Objekte bearbeiten

  1. Klicken Sie auf Verknüpfungen verwalten. Dadurch wird die Seite Links verwalten geöffnet.
  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Ereignis verlinken Ereignisse aus, die mit dem Handler verknüpft werden sollen.
  3. Klicken Sie auf Verknüpfen. Das ausgewählte Ereignis wird auf der Seite Links verwalten angezeigt. Sie können mehrere Ereignisse hinzufügen.
  4. (Optional) Klicken Sie neben einem Ereignis auf Verknüpfung aufheben, wenn Sie es entfernen möchten. Das Ereignis wird aus der Tabelle entfernt.

Handler-Bedingungen bearbeiten

  1. Um Bedingungen zu bearbeiten, klicken Sie auf der Seite mit den Handler-Details auf den Namen einer Bedingung. Der Seitenbereich Bedingung bearbeiten wird geöffnet.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf die Bedingung angewendet. Weitere Einzelheiten zu den möglichen Änderungen an Handler-Bedingungen finden Sie unter Handler-Bedingungen erstellen.

Handler-Bedingungen entfernen

  1. Um Bedingungen zu entfernen, klicken Sie auf den Namen einer Bedingung. Der Seitenbereich Bedingung bearbeiten wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Löschen. Die Bedingung wird aus dem Bereich Bedingungen entfernt.

    3. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen wird eine Bedingung endgültig entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Handler-Aktionen bearbeiten

  1. Um Aktionen zu bearbeiten, klicken Sie auf der Seite mit den Handler-Details auf den Namen einer Aktion. Der Seitenbereich Aktion bearbeiten wird geöffnet.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern. Die Änderungen werden auf die Aktion angewendet. Weitere Einzelheiten zu den möglichen Änderungen an Handler-Aktionen finden Sie unter Handler-Aktionen erstellen.

Handler-Aktionen entfernen

  1. Um Aktionen zu entfernen, klicken Sie auf den Namen einer Aktion. Der Seitenbereich Aktion bearbeiten wird geöffnet.
  2. Klicken Sie auf Löschen. Die Aktion wird aus dem Bereich Aktionen des Handlers entfernt.

    3. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen wird eine Aktion endgültig entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Workflows und Workflow-Komponenten löschen

Sie können ganze Workflows löschen, wenn Sie diese nicht mehr benötigen und von Ihrer Umgebung entfernen möchten. Sie können auch Workflow-Komponenten (z. B. Status und Ereignisse) löschen, um vorhandene Workflows zu verwalten oder wiederzuverwenden. Beachten Sie allerdings, dass das Löschen eines Workflows oder einer Workflow-Komponente endgültig ist und nicht rückgängig gemacht werden kann.

Workflows löschen

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Workflows. Die Seite Workflows wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf den Workflow, den Sie löschen möchten. Die Seite mit den Workflow-Details wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird das Dialogfeld Löschen bestätigen? mit einer Warnmeldung geöffnet.

    6. Achtung

    Beim Löschen eines Workflows wird dieser zusammen mit seinen Status und Links zu Ereignissen endgültig gelöscht. Verknüpfte Ereignisse und/oder Handler werden jedoch nicht gelöscht. Außerdem können Sie keine Workflows löschen, die mit einem Anlagentyp oder Anlagendatensatztyp verknüpft bzw. gesperrt sind und/oder vom System kontrolliert werden.

  6. Klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird der Workflow gelöscht und aus der Workflow-Liste entfernt.

Statusangaben löschen

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Workflows. Die Seite Workflows wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf den Namen des Workflows, den Sie löschen möchten. Die Seite mit den Workflow-Details wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf den Namen des Status, den Sie löschen möchten. Die Detailseite des Status wird geöffnet.
  6. Klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird das Dialogfeld Löschen bestätigen? mit einer Warnmeldung geöffnet.

    7. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen werden der Status und jegliche Verknüpfungen zu Ereignissen endgültig gelöscht. Sie können jedoch keine Status löschen, die mit einem Anlagentyp oder Anlagendatensatztyp verknüpft bzw. gesperrt sind, vom System kontrolliert werden und/oder den Standardstatus eines Workflows darstellen.

  7. Klicken Sie auf Löschen. Der Status wird gelöscht.

Ereignisse löschen

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Ereignisse. Die Seite Ereignisse mit allen vorhandenen verfügbaren Ereignissen wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf den Namen des Ereignisses, das Sie löschen möchten. Die Seite mit den Ereignisdetails wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird das Dialogfeld Löschen bestätigen? mit einer Warnmeldung geöffnet.

    6. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen werden das Ereignis und alle verknüpften Trigger endgültig gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

  6. Klicken Sie auf Löschen. Das Ereignis wird gelöscht und aus der Liste entfernt.

Handler löschen

  1. Öffnen Sie Launchpad.
    2. Hinweis

    Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz in Diligent One verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

  2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Konfiguration aus.
  3. Klicken Sie auf Handler. Die Seite Handler mit allen vorhandenen verfügbaren Handlern wird geöffnet.
  4. Klicken Sie auf den Namen des Handlers, den Sie löschen möchten. Die Seite mit den Handler-Details wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Löschen. Dadurch wird das Dialogfeld Löschen bestätigen? mit einer Warnmeldung geöffnet.

    6. Achtung

    Durch Auswahl von Löschen werden der Handler sowie seine Bedingungen und Aktionen endgültig entfernt. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

  6. Klicken Sie auf Löschen. Der Handler wird gelöscht.