Betriebliche Risikobewertungen automatisieren

In der Projekte-App können Sie Bewertungsfaktoren auf Grundlage einer Metrik zur Automatisierung der Bewertungen operativer Risiken erstellen und bei Änderungen wichtige Beteiligte automatisch benachrichtigen.

Vorbereitungen

Sie können eine Risikobewertung erst dann automatisieren, nachdem Sie ein Projekt mit Zielen, Risiken und Kontrollen eingerichtet und die Risikoeinstufung konfiguriert haben. Um die Schaltfläche Automatisieren zu aktivieren, müssen Sie oder ein anderes Mitglied aus Ihrem Team die folgenden Aufgaben erledigen:

Metrik in der Ergebnisse-App erstellen, siehe Das Kennzahlen mit Metriken überwachen
Metrik mit der Bewertung in einem Projekt verknüpfen, siehe Nachweise aus der Ergebnisse-App verknüpfen

Funktionsweise

Nachdem Sie die vorbereitenden Aufgaben abgeschlossen haben, können Sie einen Bewertungsfaktor erstellen, indem Sie:

die Risikobewertung, die automatisiert werden soll, auswählen
die Wertebereiche für die Metrik definieren, wie verwendet werden, um die inhärenten Risikoeinstufungen für die Risikobewertung auszufüllen

Sobald Sie den Bewertungsfaktor erstellt haben, wird der Wert für die Bewertung automatisch aktualisiert, wenn der Wert der Metrik einen bestimmten Schwellenwert überquert. Bei allen Änderungen an dieser Risikobewertung werden Interessensgruppen über die tägliche Zusammenfassungs-E-Mail der Projekte-App benachrichtigt und können sie erforderliche Aktionen ergreifen.

Warum automatisieren Bewertungsfaktoren inhärente Risikoeinstufungen?

Bewertungsfaktoren automatisieren inhärente Risikoeinstufungen, um Sie über den aktuellen Risikograd Ihrer Organisation zu informieren. Da es sich bei Risikobewertungen um einen laufenden unter iterativen Prozess handelt, können sich inhärente Risikoeinstufungen mit der Zeit ändern.

Basierend auf der inhärenten Risikoeinstufung können Sie bestimmen, ob das Risiko eine Gefahr für Ihre Organisation darstellt, oder ob das Risiko weniger kritisch für Ihre Organisation ist. Zu den Optionen für die Risikobewältigung kann die Erhöhung und Verminderung der mit der Risikobehandlung verbundenen Ressourcen nach Bedarf gehören.

Welche Änderungen in der Projekte-App wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Bewertungsfaktoren arbeiten?

Abhängig von der Änderung werden Bewertungsfaktoren entweder aktiviert, deaktiviert, kopiert oder endgültig gelöscht.

Änderung	Auswirkung
Metrik in der Ergebnisse-App löschen, die mit einem Risiko in der Projekte-App verlinkt ist	Sobald die Metrik mit einem Bewertungsfaktor verbunden wurde, wird bei jeder Änderung, die Sie in der Ergebnisse-App an der Metrikkonfiguration vornehmen, die Automatisierung der Risikobewertung in der Projekte-App deaktiviert. Der letzte Wert wird für die inhärente Risikoeinstufung beibehalten, und die Risikobewertung wird zu einem manuellen Prozess. Hinweis Sie können die Probleme in der Ergebnisse- oder Projekte-App beheben und den Bewertungsfaktor wieder aktivieren.
Konfiguration einer Metrik in der Ergebnisse-App ändern
Skala im Zusammenhang mit dem Risikoeinstufungsfaktor ändern	Alle verbundenen Bewertungsfaktoren sind deaktiviert. Wenn sich der Wert für die Einstufung nicht ändert (d.h. vorheriger Wert 1 = Niedrig und nun 1 = Kein) wird dieselbe Einstufung beibehalten. Wenn der Wert für die Einstufung nicht mehr verfügbar ist (d.h. vorheriger Wert 5 = Sehr hoch; nun verwenden Sie eine 3-Punkte-Skala), die Einstufung wird entfernt, sodass Sie das Risiko neu bewerten können.
Projekte vorübergehend archivieren oder löschen	Alle verbundenen Bewertungsfaktoren sind deaktiviert. Die zuletzt erstellte inhärente Risikoeinstufung wird gespeichert.
Projektarchivierung rückgängig machen oder Projekte wiederherstellen	Alle verbundenen Bewertungsfaktoren, die vor der Archivierung des Projekts nicht von Hand deaktiviert wurden oder die nicht funktionsunfähig sind, werden automatisch wieder aktiviert. Die zuletzt erstellte inhärente Risikoeinstufung wird gespeichert.
Kontrollen importieren, Ziele klonen oder importieren oder Projekte übertragen	Alle verbundenen Bewertungsfaktoren und verlinkten Metriken werden kopiert: Wenn der Projekttyp des Quellprojekts und des Zielprojekts identisch sind von archivierten in aktive Projekte oder von aktiven in aktive Projekte innerhalb derselben Diligent One-Instanz Bewertungsfaktoren werden automatisch im Zielprojekt aktiviert. Wenn sich der Projekttyp des Quellprojekts und des Zielprojekts unterscheidet, werden Bewertungsfaktoren nicht in das Zielprojekt kopiert.
Verknüpfung zwischen einer Metrik und einem Risiko in der Projekte-App aufheben	Alle zugewiesenen Bewertungsfaktoren werden endgültig entfernt. Der letzte Wert wird für die inhärente Risikoeinstufung beibehalten, und die Risikobewertung wird zu einem manuellen Prozess.
Risikoeinstufungsfaktor löschen	Alle zugewiesenen Bewertungsfaktoren werden endgültig entfernt.
Ziel (das das Risiko enthält) aus einem Projekt löschen
Risiko aus einem Projekt löschen
Projekte endgültig löschen

Berechtigungen

Benutzer mit den Rollen „Fachmanager” und „Fachbenutzer” können Risikobewertung automatisieren. Benutzer mit alle anderen Rollen können automatisierte Risikobewertungen nur anzeigen.

Automatische Risikobewertungen konfigurieren

Zu einem Risiko in einem Projekt navigieren

Hinweise

Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.
Öffnen Sie ein Projekt.
Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.
Klicken Sie auf den Reiter Einsatz vor Ort.
Machen Sie das entsprechende Ziel ausfindig, klicken Sie auf Nach und wählen Sie Risikokontrollmatrix.
Klicken Sie auf den Titel des entsprechenden Risikos.
Klicken Sie im Abschnitt Bewertung neben dem entsprechenden Risikoeinstufungsfaktor auf Risikoeinstufungsfaktor automatisieren .
Der Seitenbereich Bewertungsfaktoren wird geöffnet, wobei das Ziel, das Risiko und der Risikoeinstufungsfaktor vorab ausgewählt wurden.

Legen Sie eine Metrik fest und definieren Sie Wertebereiche

Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Metrik auswählen... und geben Sie die Metrik an, die zum Ausfüllen der inhärenten Risikobewertungen verwendet wird. Die Metrik muss einen numerischen Wert erzeugen. Sie können keine Metriken auf Grundlage von Terminen verwenden. Sie können nur Metriken wählen, die mit dem ausgewählten Risiko verlinkt sind.
Hinweis
Wenn Sie zuvor eine Metrik verknüpft und die Sammlung in der Ergebnisse-App, wo sich die Metrik befindet, archiviert haben, wird die Metrik schreibgeschützt. Es wurden keine Daten hinzugefügt oder geändert.
Wählen Sie den entsprechenden Operator (kleiner als oder größer als) und definieren Sie die Bedingungen, die erfüllt werden müssen, damit die Risikobewertung die angegebene Einstufung automatisch aktualisiert.
Während Sie Werte in die rechte Spalte eingeben, wird die linke Spalte automatisch mit dem nächsten sequenziellen Wert ausgefüllt, und die Einstufung ändert ihre Farbe, sobald Sie eine Nummer für die Zeile eingegeben.
Sie können eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen für jeden Wert eingeben. Beim Speichern werden jedoch nur zwei Dezimalstellen angezeigt.
Tipp
Mit Hilfe der Tab-Taste können Sie sich in der rechten Spalte schnell nach unten bewegen.
Optional. Deaktivieren Sie den Bewertungsfaktor , wenn Sie die Risikobewertung sofort automatisieren möchten.
Der Bewertungsfaktor ist standardmäßig aktiviert , und die Bewertung wird direkt nach dem Speichern automatisiert. Sobald der Bewertungsfaktor aktiviert ist, können Sie den Wert der Risikobewertung nicht mehr von Hand ändern.
Klicken Sie auf Speichern.
Ergebnis Die Risikobewertung ist automatisiert.
Hinweis
Sie müssen vor dem Speichern alle Wertebereiche für Metriken definieren.

Automatisierte Risikobewertungen anzeigen oder bearbeiten

Gehen Sie zum entsprechenden Risiko im Projekt.
Zeigen Sie unter dem Abschnitt Bewertung die automatisierten Risikobewertungen an:
- Wenn für eine Einstufung ein Automatisierungssymbol angezeigt wird, ist die Automatisierung der Risikobewertung aktiviert.
- Wenn für eine Einstufung ein Warnungssymbol angezeigt wird, ist die Automatisierung der Risikobewertung deaktiviert.
- Wenn für eine Einstufung ein Fehlersymbol angezeigt wird, ist ein Fehler aufgetreten.
  Weitere Informationen finden Sie unter Welche Änderungen in der Projekte-App wirken sich auf die Art und Weise aus, wie Bewertungsfaktoren arbeiten?
.
Um den Bewertungsfaktor zu bearbeiten oder zu aktivieren bzw. deaktivieren, klicken Sie auf Bearbeiten Risikoeinstufungsfaktor neben der entsprechenden Risikobewertung.
Der Seitenbereich Bewertungsfaktoren wird geöffnet, in der Sie den Bewertungsfaktor anzeigen und konfigurieren können.

Bewertungsfaktor löschen

Hinweis

Wenn Sie einen Bewertungsfaktor löschen, wird die letzte inhärente Risikoeinstufung beibehalten und die Risikobewertung wird zu einem manuellen Prozess.

Gehen Sie zum entsprechenden Risiko im Projekt.
Klicken Sie unter dem Abschnitt Bewertung auf Bearbeiten Risikobewertungsfaktor neben der entsprechenden Risikobewertung.
Der Seitenbereich Bewertungsfaktoren wird geöffnet.
Klicken Sie auf Löschen und klicken Sie dann im Bestätigungsdialogfeld erneut auf Löschen, um den Bewertungsfaktor zu löschen.
Der Bewertungsfaktor wird endgültig aus der Projekte-App entfernt.