Nachweise aus der Ergebnisse-App verknüpfen

Sie können im Anschluss an die Beilegung Daten aus der Ergebnisse-App mit Ihrer Dokumentation in der Projekte-App verknüpfen, um Informationen zu konsolidieren, über Bewertungen zu informieren und Abzeichnungen ohne großen Aufwand durchzuführen.

Vorbereitungen

Ihre Organisation muss sowohl die Projekte- als auch die Ergebnisse-App verwenden, und Sie müssen die folgenden Aufgaben für jede App ausführen:

App Aufgaben
Projekte/Frameworks
  1. Erstellen Sie ein Projekt oder ein Framework.
  2. Fügen Sie Ziele dem Projekt oder dem Framework hinzu.
  3. Definieren Sie Risiken oder Verfahren bzw. Risiken oder Kontrollen.
Ergebnisse

Erstellen Sie die Tabelle oder Metrik, die als Nachweis verknüpft werden soll.

Funktionsweise

Während jeder Bewertungsphase können Sie verschiedene Arten von Nachweisen verknüpfen, um Ihre Dokumentation zu untermauern. Durch die Verknüpfung von Nachweisen heben Sie Ausnahmen oder wichtige Informationen hervor, die im Zusammenhang mit einem Fehlschlag einer Kontrolle stehen, und verhindern Subjektivität bei den Risikobewertungen.

Sie können Nachweise auch verknüpfen, um Beilegungsstatus anzuzeigen und einfach zu abzeichnen, wenn alle Ausnahmen beigelegt wurden.

Welche Arten von Nachweisen können verknüpft werden?

Die folgenden Tabelle zeigt die verschiedenen Datenarten in der Ergebnisse-App, die mit Elementen in der Projekte-App verknüpft werden können:

Daten aus der Ergebnisse-App Elemente in der Projekte-App

Metrik

Tipp

Metriken überwachen die Daten in einer einzigen Tabellenspalte (Datenanalyse, Umfrage oder Ereignisbericht) über eine Zeitperiode unter Verwendung einer Aggregatfunktion.

Workflow Arbeitsplan:

  • Risiken in einem Projekt
  • Verfahren in einem Projekt ausführen

Workflow Interne Kontrolle:

  • Risiken in einem Projekt
  • Exemplarische Vorgehensweise in einem Projekt
  • Tests in einem Projekt

Tabellen:

  • Datenanalyse
  • Umfragen
  • Ereignisberichten

Workflow Arbeitsplan:

  • Risiken in einem Projekt oder Framework
  • Verfahren in einem Projekt ausführen

Workflow Interne Kontrolle:

  • Risiken in einem Projekt oder Framework
  • Exemplarische Vorgehensweise in einem Projekt
  • Tests in einem Projekt

Beispiele

Szenario

Sie müssen potenzielle Doppelzahlungen auf dieselbe Rechnung verfolgen, um unangemessene Zahlungen zu erkennen und zu verhindern. Als Teil Ihrer Aufgaben müssen Sie das Risiko laufend überwachen und alle Quartale melden, in denen es sich bei mehr als 11 % der Gesamtzahlungen um potenzielle doppelte Zahlungen handelt.

Prozess

Um diesen Schwellenwert zu überwachen, konfigurieren Sie in der Ergebnisse-App eine Risiko-Kennzahl, indem:

  1. Sie die Metrikdaten nach potenziellen doppelten Zahlungen filtern, sodass nur die potenziellen doppelten Zahlungen gemessen werden.
  2. Sie den Berechnungszeitraum der Metrik auf vierteljährlich einstellen.
  3. Sie die Metrik % von Gesamt erstellen, die die potenziellen doppelten Zahlungen als Prozentsatz der Gesamtzahlungen berechnet.
  4. Sie den Schwellenwert der Metrik auf größer als 11 festlegen.

Um die Metrik in der Projekte-App anzuzeigen, verknüpfen Sie die Metrik mit dem entsprechenden Risiko in einem Projekt.

Ergebnis

Wenn der prozentuale Anteil der potenziellen doppelten Zahlungen pro Quartal bei mehr als 11 % der Gesamtzahlungen beträgt, bedeutet das, der Schwellenwert wurde überschritten.

Tipp

Sie können Trigger festlegen, um wichtige Beteiligte zu informieren, wenn eine Metrik den Schwellenwert unter- oder überschreitet. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisierte Aktivität auslösen.

Szenario

Sie erstellen eine Datenanalyse mit einer Stichprobe von 100 Rechnungen. Als Teil der Analyse identifizieren Sie zwei Rechnungen, die nicht von den entsprechenden Sachbearbeitern genehmigt wurden, und erstellen eine Interpretation, die die Ausnahmedaten visualisiert.

Sie möchten diese Informationen als Nachweis innerhalb eines Kontrolltests beifügen, damit:

  • alle 100 Rechnungsdatensätze sichtbar sind UND
  • die zwei Ausnahmen deutlich gekennzeichnet sind

Prozess

Um die Datenanalyse in der Projekte-App anzuzeigen, verknüpfen Sie die Datenanalyse und die verbundene Interpretation mit dem entsprechenden Test.

Ergebnis

Die Datenanalyse wird im entsprechenden Test angezeigt. Die Datenanalyse zeigt die gesamte Population der Rechnungen in der Stichprobe, während die Interpretation zwei wichtige Datensätze aus der Analyse hervorhebt.

Berechtigungen

Um Daten aus de Ergebnisse-App mit einem Element in der Projekte-App zu verknüpfen, müssen Sie:

  • für das Projekt oder das Framework in der Projekte-App die Rolle „Fachmanager" oder „Fachbenutzer” haben
  • Anzeigezugriff auf die entsprechenden Daten innerhalb der Sammlung in der Ergebnisse-App haben

Schritte

Navigation zum entsprechenden Element in einem Projekt oder Framework

Element Schritte
Risiko
  1. Projekt oder Framework öffnen
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einsatz vor Ort oder innerhalb eines Frameworks auf die Registerkarte Ziele.
  3. Klicken Sie neben dem entsprechenden Prozess auf Nach und wählen Sie Risikokontrollmatrix.
  4. Klicken Sie auf Risiken neben der Beschriftung Ansicht nach.
  5. Klicken Sie auf den Titel des entsprechenden Risikos.
Verfahrensausführung
  1. Klicken Sie innerhalb eines Projekts auf die Registerkarte Einsatz vor Ort.
  2. Klicken Sie auf Nach neben dem zu bearbeitenden Ziel und wählen Sie dann Verfahrensausführungen.
  3. Klicken Sie auf Anzeigen/Bearbeiten neben dem Verfahren, das Sie bearbeiten möchten.
Exemplarische Vorgehensweise
  1. Klicken Sie innerhalb eines Projekts auf die Registerkarte Einsatz vor Ort.
  2. Klicken Sie auf Nach neben dem entsprechenden Prozess und wählen Sie Exemplarische Vorgehensweisen.
  3. Klicken Sie auf Anzeigen/Bearbeiten neben der exemplarischen Vorgehensweise, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.
Test
  1. Klicken Sie innerhalb eines Projekts auf die Registerkarte Einsatz vor Ort.
  2. Klicken Sie auf Nach neben dem entsprechenden Prozess und wählen Sie Test.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte für die Testrunde, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie neben dem entsprechenden Kontrolltest auf Test aktualisieren.

Nachweise verlinken

Hinweis

Sie können keine Nachweise aus archivierten Sammlungen in der Ergebnisse-App verknüpfen. Wenn Sie zuvor einen Beleg verknüpft und in der Sammlung in der Ergebnisse-App, wo sich der Beleg befindet, archiviert haben, wird der Beleg schreibgeschützt.

  1. Klicken Sie unter Unterstützende Dateien auf Hinzufügen/Entfernen neben Metriken, Datenanalysen, Umfragen oder Ereignisberichte.
  2. Suchen Sie nach der Metrik nach Name oder klicken Sie auf die Dropdown-Liste Alle Sammlungen und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Geben Sie ein Schlüsselwort ein, um nach einer Tabelle zu suchen.
    • Wählen Sie die entsprechende Option aus der Dropdown-Liste aus, um die Tabellen nach Sammlungen zu filtern.
  3. Wählen Sie die entsprechende Metrik oder Tabelle aus der Liste aus.

    Wenn Sie eine Datenanalyse auswählen, werden standardmäßig alle Interpretationen ausgewählt.

    Hinweis

    Sie können Ergebnisse aus der Ergebnisse-App auf Datenanalyse- oder Interpretationsebene verknüpfen. Eine Datenanalyse kann den gesamten Satz aller Datenanalysen enthalten, während eine Interpretation eingesetzt werden kann, um nur die wichtigsten Datensätze einer Analyse hervorzuheben.

  4. Optional. Wenn Sie eine Datenanalyse ausgewählt haben, heben Sie die Auswahl der Interpretationen auf, die Sie ausschließen möchten:
    1. Klicken Sie auf den Testtitel.
    2. Deaktivieren Sie die entsprechenden Interpretationen.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Die verlinkten Nachweise werden unter Metriken, Datenanalysen, Umfragen oder Ereignisberichte angezeigt.

Verlinkte Nachweise anzeigen, hinzufügen oder entfernen

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Um die Zusammenfassung für einen Test anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten  oder zeigen Sie einfach die Anzahl der aktiven und aufgelösten Datensätze im Test an.
  • Um detaillierte Statusinformationen für aktive und aufgelöste Datensätze anzuzeigen, bewegen Sie die Maus über das Informationssymbol .
  • Um zur Konfiguration der Metrik in der Ergebnisse-App weitergeleitet zu werden, klicken Sie auf Daten anzeigen.
  • Klicken Sie auf den Link „Test“, um zu den Datensätzen in der Ergebnisse-App weitergeleitet zu werden.
  • Klicken Sie auf den Link „Interpretationen“, um zur Visualisierungen in der Ergebnisse-App weitergeleitet zu werden.
  • Um verknüpfte Metriken oder Tabellen hinzuzufügen oder zu löschen, klicken Sie auf Hinzufügen/Entfernen.

    Wenn Sie Metriken oder Tabellen entfernen, werden nur die Links in der Projekte-App entfernt. Die Daten in der Ergebnisse-App werden beibehalten.