Mit Tabellen arbeiten

In Tabellen werden Daten in Zeilen und Spalten gespeichert. In bestimmten Fällen werden in Tabellen auch Daten und Metadaten, die andere Funktionen in Diligent One unterstützen, gespeichert. Wenn Sie eine Sammlung und Analyse erstellen, die eine Tabelle enthalten soll, erstellen Sie einen entsprechenden Tabellentyp und importieren Sie entweder Daten oder verteilen Sie den zugehörigen Fragebogen, um Antworten zu sammeln.

Tabellentypen

Es gibt in der Ergebnisse-App mehrere Tabellentypen. Jeder Typ ist für bestimmte Aufgaben und Datentypen geeignet. Wählen Sie also immer den Typ, der Ihren Anforderungen am ehesten entspricht.

• Datenanalyse speichert die Daten, die aus Analytics importiert wurden oder die ein unterstütztes Dateiformat haben. Dieser Typ ist ideal für die Verwaltung und Automatisierung von Beilegungen an Datensätzen, das Sammeln weiterer Informationen über Datensätze und das Speichern von Daten, die Sie zur Erstellung von Visualisierungen und Berichten verwenden können.

• Umfrage speichert die Antworten auf einen Fragebogen, die per E-Mail oder über einen anonymen Link verteilt werden.

• Ereignisbericht speichert die Antworten auf einen Fragebogen, der unter Verwendung eines anonymen Links verteilt wird.

• Projekte In diesen Tabellen werden Daten und Metadaten gespeichert, die die Funktionen der Projekte-App von Diligent One unterstützen. Sie ähneln den Standardtabellen, haben dabei aber bestimmte Merkmale oder Einschränkungen, die auf dem Zweck dieser Tabelle beruhen. Diligent One erzeugt diese bei Bedarf selbstständig, und Sie können Sie über die Ergebnisse-App möglicherweise nicht ändern oder löschen. Beispiel:

  • Die Ergebnisse-App verwendet diese Tabellen, um Antworten auf Fragebögen zur Kontrollleistung oder zur Zertifizierung für aktive Projekte zu speichern. Diese Tabellen werden automatisch erstellt, wenn Sie die Kontrollleistung oder Zertifizierungen in der Projekte-App aktivieren. Sie können sie über den Hyperlink Verknüpftes Projekt anzeigen in der Sammlung, zu der diese Tabelle gehört, identifizieren.

• System In bestimmten Fällen haben die Tabellen einen anderen Typ. In diesen Tabellen werden typischerweise Daten und Metadaten gespeichert, die andere Funktionen in Diligent One unterstützen und die je nach dem Zweck dieser Tabelle bestimmte Funktionen oder Einschränkungen haben können. Diligent One erzeugt diese Tabellen bei Bedarf selbstständig, und Sie können Sie über die Ergebnisse-App möglicherweise nicht ändern oder löschen. Beispiel:

  • In Referenztabellen werden Daten aus einem anderen System gespeichert, die von einem Robot mit Daten gefüllt werden und die Sie in Diligent One anzeigen und verwenden können.

Beschränkung der Tabellengröße

Jede Tabelle enthält maximal:

• 100.000 Datensätze
• 500 Spalten

  Hinweis

  Es können bis zu 100 Spalten gleichzeitig importiert werden. Weitere Spalten können dann über verknüpfte Fragebögen oder Exporte aus Analytics unter Verwendung eines Primärschlüssels hinzugefügt werden. Die kombinierte Anzahl der Daten- und Fragebogenspalten darf maximal 500 betragen. Für Metadaten-Spalten gilt diese Beschränkung nicht.

• 256 Zeichen pro Feldname, einschließlich Leerzeichen (gilt nicht für einzelne Datenfelder)

Vorbereitungen

Jede Tabelle muss Teil einer Analyse und Sammlung sein. Bevor Sie mit Tabellen arbeiten, stellen Sie sicher, dass diese übergeordneten Datenstrukturen existieren.

• Eine Sammlung anlegen
• Eine Analyse anlegen

Tabelle erstellen

Abhängig vom Workflow Ihres Unternehmens können Sie Tabellen über die Ergebnisse-App oder im Falle von Datenanalysetabellen auch in Analytics erstellen.

Tabellen über die Ergebnisse-App erstellen

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.

2. Navigieren Sie zu der Sammlung und Analyse, in der sich diese Tabelle befinden soll.

3. Wählen Sie Tabelle hinzufügen > Tabellentyp. Je nachdem, welches Diligent One-Produkt Sie verwenden, kann die Schaltfläche „Neue Tabelle“ auch „Umfrage hinzufügen“ oder „Ereignisbericht hinzufügen“ lauten.

4. Geben Sie die Details der Tabelle ein:

   • Geben Sie einen neuen Namen in das Feld Name ein.

   • Optional. In das Textfeld Beschreibung geben Sie weitere Informationen zur Tabelle ein.

5. Füllen Sie die Felder entsprechend dem Tabellentyp aus:

   Tabellentyp	Feld	Beschreibung
   Datenanalyse	Skriptname (optional)	Der Name des Skripts oder Prozesses, das bzw. der zum Generieren der Ergebnismenge verwendet wurde. Sie können den Skriptnamen aufzeichnen, um zu dokumentieren wie die Daten generiert wurden. Es besteht jedoch keine physische Zuordnung zwischen dem Skriptnamen in diesem Feld und der Skriptverarbeitung in Analytics.
   Ereignisbericht	Fragebogen	Der verlinkte Fragebogen, der zum Erfassen der Antworten verwendet wird, die in der Tabelle gespeichert werden. Sie können einen bestehenden Fragebogen auswählen oder Sie klicken auf Neu anlegen, um einen neuen Fragebogen anzulegen. Weitere Informationen finden Sie unter Antworten aus Fragebögen erfassen.
   Umfrage

6. Klicken Sie auf Erstellen.

   • Wenn Sie eine Datenanalyse erstellen, werden Sie auf die Seite Daten importieren weitergeleitet, wo Sie mit der Verarbeitung des Datenimports beginnen können. Weitere Informationen finden Sie unter Daten importieren und exportieren.

   • Wenn Sie einen Ereignisbericht oder eine Umfrage erstellen, werden Sie zur Sammlung weitergeleitet. Dort können Sie den Fragebogen weiterleiten und mit der Erfassung von Antworten beginnen. Weitere Informationen finden Sie unter Fragebögen verteilen

Tabelle außerhalb der Ergebnisse-App erstellen

Sie können eine Datenanalyse mithilfe von Analytics unter Verwendung des EXPORT-Befehls erstellen. Siehe Ausnahmen nach Diligent One exportieren.

Einstellungen einer Tabelle ändern

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.

2. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die aktualisiert werden soll.

3. Klicken Sie für diese Tabelle auf und dann auf Einstellungen.

4. Tabellendetails aktualisieren:

   • Geben Sie einen neuen Namen in das Feld Name ein.

   • In das Textfeld Beschreibung geben Sie weitere Informationen zur Tabelle ein.

5. Aktualisieren Sie die Felder entsprechend dem Tabellentyp:

   Tabellentyp	Feld	Beschreibung
   Datenanalysen und einige Systemtabellen (Kontrollleistung und Zertifizierungen)	Skriptname (optional)	Der Name des Skripts oder Prozesses, das bzw. der zum Generieren der Ergebnismenge verwendet wurde. Sie können den Skriptnamen aufzeichnen, um zu dokumentieren wie die Daten generiert wurden. Es besteht jedoch keine physische Zuordnung zwischen dem Skriptnamen in diesem Feld und der Skriptverarbeitung in Analytics.
   	Primärschlüssel	Das Feld, durch das Datensätze eindeutig identifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Primärschlüssel festlegen.
   	Informationen zu E-Mail- und Fragebogendatensätzen	Die Felder, die die Empfänger in den Fragebögen und den E-Mail-Benachrichtigungen zur Fragebogenzuordnung sehen können. Sie können beliebige importierte Daten, Ergebnisse-App-Metadatenfelder und Fragebogenfelder auswählen. Sie müssen mindestens ein Feld auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Fragebogen-E-Mails anpassen und Fragebögen aus Datensätzen versenden. Hinweis Wenn es sich um eine Tabelle aus der Zertifizierungen-App handelt, sehen Empfänger von aufeinanderfolgenden Zertifizierungen immer die vorherigen Antworten, auch wenn Sie hier die Fragebogenfelder ausschalten.
   Ereignisberichten	Fragebogen verwalten	Die Einstellungen für den verlinkten Fragebogen, der zum Erfassen der Antworten verwendet wird, die in der Tabelle gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Antworten aus Fragebögen erfassen.
   Umfragen

6. Optional. Wählen Sie Veröffentlichen Sie die Daten dieser Tabelle als Datensatz im Activity Center aus, um stets die neuesten Daten für die Verwendung bei der Dashboard-Erstellung zu veröffentlichen. Wenn Sie die automatische Veröffentlichung pausieren möchten, deaktivieren Sie diese Option.

Hinweis

Sobald das Dataset erstellt ist, haben Administratoren der Berichte-App Zugriff auf alle Datensätze der Tabelle in der Activity-Center-App. Die Tabelle der Ergebnisse-App wird in regelmäßigen Abständen veröffentlicht. Dieses Intervall ist standardmäßig auf 24 Stunden festgelegt.

7. Klicken Sie auf Speichern.

Die Daten der Ergebnisse-App in der Activity-Center-App veröffentlichen

Sie können Daten der Ergebnisse-App als Datasets in der Activity-Center-App veröffentlichen. Dort können die Daten von Benutzern mit Administratorzugriff auf die Berichte-App genutzt werden, um benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen und diese gegebenenfalls auf einer Boards-Seite veröffentlichen.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zur Sammlung, die die Daten enthält, die Sie in der Activity-Center-App veröffentlichen möchten, und wählen Sie sie aus. Daraufhin wird die Tabelle geöffnet.
3. Klicken Sie für diese Tabelle auf und wählen Sie Im Activity Center veröffentlichen aus. Es öffnet sich das Dialogfeld Im Activity Center veröffentlichen.
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen. Daraufhin wird das Dialogfeld geschlossen und das Dataset wird in der Activity-Center-App zur Verfügung gestellt.
Hinweis

Je nach Größe des Datasets kann es etwas dauern, bevor es in der Activity-Center-App angezeigt wird. Sobald das Dataset erstellt/aktualisiert ist, haben Administratoren der Berichte-App Zugriff auf alle Datensätze der veröffentlichten Tabelle in der der Activity-Center-App.

Wichtig

Das Dataset in der Activity-Center-App wird nicht automatisch aktualisiert, wenn Änderungen an der entsprechenden Tabelle in der Ergebnisse-App vorgenommen werden. Sie müssen das Dataset erneut in der Activity-Center-App veröffentlichen, um Änderungen im Dataset zu übernehmen und Berichte auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Optional. Wenn Sie Administratorzugriff auf die Berichte-App haben, können Sie benutzerdefinierte Dashboards, die mit Boards-Seiten verknüpft werden können, in der Activity-Center-App erstellen und freigeben. Siehe Dashboards in der Activity-Center-App verwalten und Diligent One: Activity-Center-Dashboards mit Boards-Seiten verknüpfen .

Daten der Ergebnisse-App automatisch in der Activity Center-App veröffentlichen

Ein Administrator der Ergebnisse-App kann die Aktualität der Daten sicherstellen, indem er die automatische Veröffentlichung von Datasets der Ergebnisse-App aktiviert. Auf diese Weise müssen Sie neue Daten, die für die Erstellung aktueller Dashboards mit der Activity Center-App geteilt werden müssen, nicht manuell veröffentlichen.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die aktualisiert werden soll.
3. Klicken Sie für diese Tabelle auf und dann auf Einstellungen.
4. Wählen Sie Veröffentlichen Sie die Daten dieser Tabelle als Datensatz im Activity Center aus, um stets die neuesten Daten für die Verwendung bei der Dashboard-Erstellung zu veröffentlichen.
Hinweis

Sobald das Dataset erstellt ist, haben Administratoren der Berichte-App Zugriff auf alle Datensätze der Tabelle in der Activity-Center-App. Die Tabelle der Ergebnisse-App wird in regelmäßigen Abständen veröffentlicht. Dieses Intervall ist standardmäßig auf 24 Stunden festgelegt.

5. Klicken Sie auf Speichern.

Automatische Veröffentlichung von Daten der Ergebnisse-App in der Activity Center-App pausieren

Ein Administrator der Ergebnisse-App kann die automatische Veröffentlichung von Daten der Ergebnisse-App in der Activity Center-App jederzeit pausieren.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die aktualisiert werden soll.
3. Klicken Sie für diese Tabelle auf und dann auf Einstellungen.
4. Deaktivieren Sie Veröffentlichen Sie die Daten dieser Tabelle als Datensatz im Activity Center, um die automatische Veröffentlichung zu pausieren.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Tabelle löschen

Wenn Sie eine Tabelle löschen, werden alle mit der Tabelle in Verbindung stehenden Trigger und Datensätze unwiderruflich gelöscht.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zu der Sammlung und der Analyse mit der Tabelle, die gelöscht werden soll.
3. Klicken Sie für diese Tabelle auf und dann auf Einstellungen.
4. Führen Sie unten auf der Seite eine der folgenden Aufgaben aus:
   • Um alle Datensätze aus der Tabelle zu löschen, klicken Sie auf Datensätze löschen.
     Hinweis

     Diese Option entfernt alle Datensätze aus der Tabelle und alle aus einer anderen Quelle importierten Datenspalten. Das Folgende wird nicht entfernt:

     • Von Diligent One generierte Spalten wie Metadaten oder Spalten aus verknüpften Fragebögen
     • Einstellungen für diese Tabelle
     • Interpretationen und Visualisierungen (Sie können keine Interpretationen öffnen, bis die für die Erstellung der Interpretation erforderlichen Daten verfügbar sind)
     • Metriken
     • Trigger
   • Um alle Datensätze und die Tabelle zu löschen, klicken Sie auf Alles löschen.
5. Klicken Sie in dem Bestätigungsdialogfeld auf Löschen.

Tabellen-IDs anzeigen oder ausblenden

Gelegentlich müssen Sie die ID einer Tabelle kennen, damit Sie mit ihr durch Automatisierung interagieren können, z. B. wenn Sie mit Hilfe der API von Diligent One ein Skript schreiben oder einen Robot einrichten. Sie können diese IDs neben dem Namen jeder Tabelle in jeder Sammlung in der Ergebnisse-App anzeigen.

1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
2. Navigieren Sie zu der Sammlung, die die benötigte Tabelle mit einer ID enthält.
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf Tabellen-IDs anzeigen, um Anzeige der IDs ein- oder auszuschalten. Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird neben dem Tabellennamen die ID der einzelnen Tabellen angezeigt.