Dashboards in der Activity-Center-App verwalten

Nutzen Sie einfach Datasets der Projekte- und Ergebnisse-App, um Ihre eigenen benutzerdefinierten Dashboards in der Activity-Center-App zu erstellen. Kuratieren Sie Datenvisualisierungen, die Sie veröffentlichen und für andere Personen und für die Geschäftsleitung in Ihrer Organisation zur Zusammenarbeit und Übersicht freigeben können. Die Activity-Center-App basiert auf Amazon-QuickSight-Technologie. Mehr darüber erfahren Sie in der Dokumentation von Amazon QuickSight.

Funktionsweise

In der Activity-Center-App können Sie Dashboards aus den verfügbaren Datasets der Projekte- und Ergebnisse-App erstellen. Zu diesen Datasets in der Projekte-App gehören: Aktionen, Zertifizierungen, Kontrollen, Kontrollleistungen, Kontrolltests, Einsatz vor Ort, Probleme, Planungsdateien, Projekte, Anfragen, Reviews, Risiken, Stundennachweise und Aufgaben. Welche Datasets der Ergebnisse-App für die Dashboard-Erstellung verfügbar sind, hängt davon ab, was ein Administrator der Ergebnisse-App in der Activity-Center-App veröffentlicht. Weitere Informationen finden Sie unter Die Daten der Ergebnisse-App in der Activity-Center-App veröffentlichen.

Anhand dieser Datasets können Sie eine Analyse erstellen. Sie bereiten Daten in der Analyse vor, fügen Visualisierungen und Filter hinzu und veröffentlichen das Ganze als teilbares Dashboard. Diese Dashboards können außerdem optional mit Boards-Seiten verknüpft und freigegeben werden. Weitere Informationen dazu, woher die Datasets der Projekte-App bezogen werden, finden Sie unter Datasets der Projekte-App.

Rollen und Berechtigungen

Um benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen, müssen Sie ein Berichtsadministrator oder -ersteller (wie unter Verfügbare Rollen definiert) in der Berichte-App sein, um ein Dashboard in der Activity-Center-App zu erstellen und zu verwalten. Nur Benutzer mit den entsprechenden Rollen in einem Projekt können das Dataset in den Projektplanungsdaten lesen. Das sind die folgenden Rollen: „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“, „Beaufsichtigende Geschäftsleitung“, „Fachbenutzer mit eingeschränkten Rechten“, „Fachmanager“ und „Projektmanager-Administrator“. Weitere Informationen dazu, auf welche Inhalte die verschiedenen Rollen und Berechtigungen zugreifen können, finden Sie unter Rollen und Berechtigungen.

Ein Activity-Center-Dashboard erstellen

Zum Erstellen eines Dashboards benötigen Sie eine Analyse. Eine Analyse ist im Grunde genommen ein Dashboard-Entwurf, auf das nur Sie Zugriff haben, sofern Sie sie nicht für jemanden freigegeben haben. Dabei können Sie entweder eine neue Analyse erstellen oder eine vorhandene Analyse verwenden, um ein teilbares Dashboard zu erstellen.

1. Öffnen Sie die Activity-Center-App.
2. Klicken Sie auf Dashboards verwalten. Die Seite Analysen wird geöffnet.

3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Klicken Sie auf eine bestehende Analyse, wenn Sie ein neues Dashboard basierend auf einer vorherigen Sitzung erstellen möchten.
   • Klicken Sie auf Neue Analyse, um ein komplett neues Dashboard zu erstellen, beginnend mit der Dataset-Auswahl.

     Hinweis

     Um Dashboards mit Daten aus der Ergebnisse-App zu erstellen, müssen die Daten über die Ergebnisse-App durch einen Ergebnisse-Administrator als Datasets veröffentlicht werden. Der Ergebnisse-Administrator kann auch die automatische Veröffentlichung von Datasets aktivieren, wodurch standardmäßig alle 24 Stunden regelmäßige Datenaktualisierungen veröffentlicht werden. Siehe Die Daten der Ergebnisse-App in der Activity Center-App veröffentlichen.

     Aus Gründen der Datenintegrität müssen die Anzeigenamen der Ergebnisse-Datasets eindeutig sein. Andernfalls wäre es beim Öffnen einer Analyse im Activity Center zum Erstellen eines Dashboards schwierig, zwischen Feldern mit demselben Namen zu unterscheiden. Um dieses Szenario zu vermeiden, löscht der Ergebnisse-Connector im Falle eines Konflikts automatisch den Anzeigenamen und verwendet einen eindeutigen Spaltennamen für die betroffenen Felder. Daher werden Anzeigenamen möglicherweise anders angezeigt, da sie den Spaltennamen widerspiegeln, um die Nachverfolgung zu erleichtern und sicherzustellen, dass Feldnamen eindeutig sind.

   Zeigen wie das geht

   1. Klicken Sie auf Neue Analyse. Dadurch wird die Seite mit Ihren Datasets geöffnet.

      Hinweis

      Die Standard-Bildwiederholrate für Datensätze beträgt 45 Minuten.

   2. Wählen Sie das Dataset aus, für das Sie ein Dashboard gestalten möchten. Dadurch wird die Seite mit den Datasets geöffnet.

   Achtung

   Wenn Sie bestimmte Datasets für Ihre Dashboards verwenden und das Dashboard mit allen Benutzern in Ihrer Organisation teilen, haben Benutzer uneingeschränkten Zugriff auf Ihre Daten. Verwenden Sie die folgenden Datasets, um Dashboards mit eingeschränkten Datenzugriff zu erstellen: Aktionen, Zertifizierungen, Kontrolltests, Kontrollen, Kontrollleistungen, Einsatz vor Ort, Probleme, Planungsdateien, Projekte, Anfragen, Reviews, Risiken, Stundennachweise und/oder Aufgaben.

   3. Klicken Sie auf In Analyse verwenden. Dadurch wird eine neue Analyseseite für das ausgewählte Dataset angelegt, auf der Sie ein Diagramm gestalten können. Um mehr über Datensätze zu erfahren, auch über das Löschen von Datensätzen, siehe Datensätze löschen.

      Achtung

      Ein einmal gelöschter Datensatz kann nicht mehr wiederhergestellt werden und kann zu einem unwiderruflichen Verlust von Arbeit führen. Wenn ein Dataset gelöscht wird, werden abhängige Objekte nicht gelöscht. Wenn Sie jedoch das gelöschte Dataset mit einem identischen Dataset ersetzen, funktionieren die abhängigen Objekte nicht mehr. Aufgrund dieser Abhängigkeiten und Konsequenzen wird es nicht empfohlen, Datasets zu löschen. Wenn ein Dataset gelöscht werden muss, müssen Sie die Auswirkungen im Voraus einschätzen und entsprechend planen.

4. Um ein Diagramm zu erstellen, ziehen Sie Attributfelder per Drag-and-Drop von der Felderliste zum Diagrammbereich.
Hinweis

Wenn die Vorschaudaten nicht aktuell sind oder nicht existieren, muss das Dashboard möglicherweise veröffentlicht werden, um die Daten zu aktualisieren. Wenn dies der Fall ist, befolgen Sie Schritt 7, um das Dashboard zu veröffentlichen. Die Dataset-Aktualisierung auf einem veröffentlichten Dashboard kann bis zu 45 Minuten dauern. Sobald diese abgeschlossen ist, können Sie die aktualisierten Daten im veröffentlichten Dashboard und in der Analyse anzeigen.

5. Optional. Sie können Daten anhand von zahlreichen Funktionen wie Filtern und Gestaltungsvorlagen hervorheben. Informationen zu den QuickSight-Tools und -Funktionen, mit denen Sie ansprechende Dashboards anhand Ihrer Daten erstellen können, finden Sie unter Daten visualisieren. Zumindest die folgenden Schritte werden empfohlen:
• Optional. Überprüfen Sie, ob das automatisch angewendete Diagramm Ihrem Zweck entspricht oder wählen Sie eine andere Option unter Visualisierungstypen wie etwa das Balkendiagramm, die Heatmap, das Kreisdiagramm, usw. Wenn Sie Ihre Datenvisualisierung erstellen, wird automatisch ein Visualisierungstyp angewendet. Sie können verschiedene Typen ausprobieren, um den passenden zu finden. Siehe Visualisierungstypen.
• Optional. Benennen Sie die Analyse um, damit Sie sie später leichter wiederfinden. Eine Analyse hat einen Standardnamen, der auf dem verwendeten Dataset basiert. Wählen Sie Im Feld Analysenname in der Anwendungsleiste den aktuellen Namen aus und geben Sie einen neuen Namen ein.

6. Nehmen Sie alle anderen erforderlichen Änderungen vor und entscheiden Sie sich für eine der folgenden Optionen:

   • Speichen Sie Ihre Analyse, wenn Sie noch nicht bereit sind, ein teilbares Dashboard zu veröffentlichen. Eine Analyse ist im Grunde genommen ein Entwurfs-Dashboard. Speichern Sie Ihre Analyse entweder mit Speichern unter, oder wenn die Automatische Speicherung aktiviert ist, müssen Sie nichts weiter machen.
   Hinweis

   Sie können die Automatische Speicherung aktivieren oder deaktivieren. Da Sie sich nicht auf eine Option festlegen müssen, können Sie flexibel arbeiten. Mit der deaktivierten Automatischen Speicherung können Sie verschiedenen Sachen nachgehen, ohne die Analyse zu verändern. Auf der anderen Seite werden Ihre Änderungen bei der aktivierten Automatischen Speicherung automatisch gespeichert, jedoch können Sie bis zu 200 Änderungen rückgängig machen oder wiederholen. Weitere Informationen zur bestmöglichen Nutzung der Automatischen Speicherung finden Sie unter Änderungen an Analysen speichern.

   • Wenn Sie bereit für die Veröffentlichung sind, klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie Dashboard veröffentlichen aus. Das Dialogfeld Dashboard veröffentlichen wird angezeigt.

7. Entscheiden Sie sich für eine der folgenden Optionen, um ein Dashboard zu veröffentlichen:

   • Um ein neues Dashboard zu erstellen, wählen Sie Neues Dashboard veröffentlichen als aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Dashboard veröffentlichen. Ein Dashboard wird erstellt und veröffentlicht. Dieses ist dann im linken Navigationsbereich der Activity-Center-App verfügbar.
   • Um ein vorhandenes Dashboard zu ersetzen, wählen Sie Vorhandenes Dashboard ersetzen aus, wählen Sie das zu ersetzende Dashboard in der Dropdown-Liste aus, benennen Sie dieses Dashboard gegebenenfalls um und klicken Sie auf Dashboard veröffentlichen. Das ausgewählte vorhandene Dashboard wird durch das neue ersetzt. Dieses ist dann im linken Navigationsbereich der Activity-Center-App verfügbar.
   Hinweis

   Die Veröffentlichung kann etwas länger dauern. Wenn Ihre Änderungen nach ein paar Minuten noch nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.

Weitere Informationen zur Veröffentlichung eines Dashboards in QuickSight finden Sie unter Dashboards veröffentlichen.

Autorenbegrenzungen für Activity-Center-Dashboards verwalten

Derzeit liegt die Autorenbegrenzung für Dashboards bei 64 Dashboard-Autoren und kann aktuell nicht erhöht werden. Dabei werden nur die ersten 64 Autoren aufgenommen. Wenn Sie jedoch eine Fehlermeldung erhalten, dass die Obergrenze erreicht wurde und Sie den Autorenzugriff benötigen, muss ein Systemadministrator einen der bestehenden Autoren entfernen, um einem neuen Autor die Zugriffsberechtigung für die Dashboard-Erstellung zu erteilen. Siehe Benutzer hinzufügen und verwalten.

Activity Center-Dashboards freigeben

Wenn Sie ein Professional-Abonnement nutzen und Admin- oder Erstellerrechte für Berichte besitzen, können Sie Ihre Dashboards für andere Benutzer in der Organisation freigeben. Dashboards können außerdem mit Boards-Seiten verknüpfen und freigegeben werden. Siehe Activity-Center-Dashboards mit Boards-Seiten verknüpfen.

1. Öffnen Sie die Activity-Center-App.
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich das benutzerdefinierte Dashboard aus, das Sie freigeben möchten.
3. Klicken Sie im Dashboard auf Freigeben. Das Dialogfeld [Dashboard-Name] freigeben wird geöffnet.
4. Wählen Sie Für alle Benutzer freigeben aus, um das Dashboard für alle Personen in der Organisation mit Zugriff auf die Activity Center-App freizugeben. Damit können Berichtsadministratoren zudem die Aktionen Bearbeiten, Freigeben und Mit Boards verbinden ausführen, unabhängig davon, ob sie das Dashboard erstellt haben.
   Hinweis

   Durch Auswahl von Für alle Benutzer freigeben werden wichtige Funktionen zur Dashboard-Verwaltung aktiviert. Damit können mehrere Berichtsadministratoren an demselben Dashboard zusammenarbeiten. Außerdem sind Verwaltungsfunktionen nicht mehr nur für den Dashboard-Ersteller verfügbar. Die Dashboard-Verwaltung kann jetzt auch übertragen werden, um zurückgelassene Dashboards zu vermeiden.

   Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, geben Sie das Dashboard nur für sich selbst frei. Diese Option ist jedoch nützlich, wenn Sie die Freigabe eines Dashboards effektiv widerrufen möchten.

Achtung

Wenn Sie bestimmte Datasets für Ihre Dashboards verwenden und das Dashboard teilen, haben alle Benutzer in Ihrer Organisation uneingeschränkten Zugriff auf die Daten. Die Benutzer können dann ohne Einschränkungen auf die Daten zugreifen und diese anzeigen. Verwenden Sie die folgenden Datasets, um Dashboards mit eingeschränkten Datenzugriff zu erstellen: Aktionen, Zertifizierungen, Kontrolltests, Kontrollen, Kontrollleistungen, Einsatz vor Ort, Probleme, Planungsdateien, Projekte, Anfragen, Reviews, Risiken, Stundennachweise und/oder Aufgaben.

5. Klicken Sie auf Freigeben. Das Dialogfeld wird geschlossen und das Dashboard ist für alle Benutzer in der Organisation mit Zugriff auf die Activity Center-App verfügbar. Das freigegebene Dashboard wird im linken Navigationsbereich angezeigt, wenn Sie Activity Center öffnen. Andere Berichtsadministratoren können die Funktionen Bearbeiten, Freigeben und Mit Boards verbinden für dieses Dashboard ebenfalls ausführen.

Activity Center-Dashboard bearbeiten

Führen Sie diese Schritte aus, um eine der folgenden Aktionen auszuführen:

• Neues Dashboard aus einem vorhandenen Dashboard erstellen
• Vorhandenes Dashboard durch ein neues ersetzen

1. Öffnen Sie die Activity-Center-App.
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich das benutzerdefinierte Dashboard aus, das Sie ändern möchten.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten. Die Seite Dashboard bearbeiten wird angezeigt.
4. Nehmen Sie die Änderungen vor, klicken Sie auf Freigeben und wählen Sie Dashboard veröffentlichen aus.

   Das Dialogfeld Dashboard veröffentlichen wird angezeigt.

5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

   • Um ein neues Dashboard zu erstellen, wählen Sie Neues Dashboard veröffentlichen als aus, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Dashboard veröffentlichen. Ein Dashboard wird erstellt und veröffentlicht. Dieses ist dann im linken Navigationsbereich der Activity-Center-App verfügbar.
   • Um ein vorhandenes Dashboard zu ersetzen, wählen Sie Vorhandenes Dashboard ersetzen aus, wählen Sie das zu ersetzende Dashboard in der Dropdown-Liste aus, benennen Sie dieses Dashboard gegebenenfalls um und klicken Sie auf Dashboard veröffentlichen. Das ausgewählte vorhandene Dashboard wird durch das neue ersetzt. Dieses ist dann im linken Navigationsbereich der Activity-Center-App verfügbar.
     Hinweis

     Die Veröffentlichung kann etwas länger dauern. Wenn Ihre Änderungen nach ein paar Minuten noch nicht angezeigt werden, aktualisieren Sie die Seite.

Weitere Informationen zur Veröffentlichung eines Dashboards in QuickSight finden Sie unter Dashboards veröffentlichen.

6. Optional. Informationen zum Freigeben von Dashboards finden Sie unter Dashboards freigeben.

Achtung

Wenn ein Dashboard mit Boards-Seiten verknüpft sind, die einen genehmigten Status aufweisen, wird der genehmigte Status widerrufen, sobald ein Dashboard aktualisiert wird. Das heißt, dass das Dashboard nicht mehr von einem Leiter angezeigt werden kann und den Genehmigungsprozess erneut durchlaufen muss.

Ein Activity-Center-Dashboard löschen

Führen Sie diese Schritte aus, um ein Dashboard zu löschen.

1. Öffnen Sie die Activity-Center-App.
2. Klicken Sie auf Dashboards verwalten. Die Seite Analysen wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Dashboards. Die Seite Dashboards wird mit den verfügbaren Dashboards angezeigt.
4. Klicken Sie bei dem zu löschenden Dashboard auf die drei Punkte , wählen Sie Löschen aus und klicken Sie dann auf Löschen. Das Dashboard wird gelöscht und aus dem linken Navigationsbereich der Activity-Center-App entfernt.

Achtung

Wenn Sie Löschen auswählen, wird das Dashboard endgültig aus dem Konto gelöscht und aus allen Ordnern entfernt (wenn Sie Ordner verwendet haben, um Ihre Dashboards zu organisieren). Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie können jedoch weiterhin über die Analyse, mit der das gelöschte Dashboard veröffentlicht wurde, auf andere Dashboards zugreifen und Dashboards erstellen.

Datasets der Projekte-App

Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über die Verbindung zwischen Datasets der Projekte-App, die für die Dashboard-Erstellung verwendet werden, und dem Ort, von dem die Daten in der Projekte-App abgerufen werden. Jedes Projekt in der Projekte-App hat die folgenden Registerkartenkategorien für die Organisation und Verwaltung von Projekten: Dashboard, Planung, Einsatz vor Ort, Kontrollen, Reviews, Ergebnisse und Probleme. Die für Dashboards verwendeten Datasets stammen aus den in diesen Registerkarten sowie in den zugehörigen Unterregisterkarten und Abschnitten überwachten Daten.

Dataset der Projekte-App	Entsprechende Datenerfassung aus der Projekte-App
Planungsdateien	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Unterregisterkarte Planungsdateien der Registerkarte Planung ab.
Einsatz vor Ort	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Registerkarte Einsatz vor Ort ab.
Kontrollen	Kontrolldaten werden unter der Registerkarte Einsatz vor Ort verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Umschalter Kontrolle der Risikokontrollmatrix ab.
Risiken	Risikodaten werden unter der Registerkarte Einsatz vor Ort verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Umschalter Risiko der Risikokontrollmatrix ab.
Kontrollleistung	Kontrollleistungsdaten werden unter der Registerkarte Einsatz vor Ort verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Kontrollleistung der Unterregisterkarte Exemplarische Vorgehensweise einer Kontrolle ab.
Kontrolltests	Kontrolltestdaten werden unter der Registerkarte Einsatz vor Ort verwaltet.
Reviews	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Registerkarte Reviews ab.
Ergebnisse	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Registerkarte Ergebnisse ab.
Probleme	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Registerkarte Probleme ab.
Aufgaben	Aufgabendaten werden unter der Registerkarte Probleme verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Projektaufgabenlisten der Unterregisterkarte Aufgabe ab.
Anfragen	Anfragedaten werden unter der Registerkarte Probleme verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Anfragelistenverfolgung der Unterregisterkarte Anfragen ab.
Stundennachweise	Stundennachweisdaten werden unter der Registerkarte Probleme verwaltet. Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Zeit- & Budgetverfolgung der Unterregisterkarte Stundennachweise ab.
Aktionen	Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Aktionen der Unterregisterkarte Wiedervorlage & Beilegung ab, die wiederum Teil des Abschnitts Problemdetails unter der Registerkarte Probleme ist.
Zertifizierungen	Dieses Dataset ruft seine Daten vom Abschnitt Zertifizierung der Registerkarte Dashboard ab.
Projekte	Dieses Dataset ruft seine Daten von der Tabelle Alle Projekte ab.