Arbeiten mit Sammlungen

Eine Sammlung ist ein Container, der verwendet wird, um Analysen zu organisieren, die sich auf unterschiedliche Abteilungen, Geschäftsprozesse oder Datensätze beziehen. Sammlungen sind die höchste Organisationsebene in der Ergebnisse-App.

Typen von Sammlungen

Standardsammlungen Sammlungen zum Organisieren von Daten, die aus einer Quelldatei oder einem Analytics-Skript importiert wurden. Diese Sammlungen werden direkt in der Ergebnisse-App erstellt.
Projekte-App-Sammlungen Diese Sammlungen speichern in der Regel Daten und Metadaten, die Funktionen der Diligent One-Projekte-App unterstützen. Sie ähneln den Standardsammlungen, können dabei aber bestimmte Merkmale oder Einschränkungen aufweisen, die auf dem Zweck dieser Sammlung beruhen. Diligent One erzeugt diese bei Bedarf selbstständig, und Sie können Sie über die Ergebnisse-App möglicherweise nicht ändern oder löschen. Beispiel:
- Die Ergebnisse-App verwendet Sammlungen, um Antworten auf Fragebögen zur Kontrollleistung oder zur Zertifizierung für aktive Projekte zu organisieren. Diese Sammlungen werden automatisch erstellt, wenn Sie die Kontrollleistung oder Zertifizierungen in der Projekte-App aktivieren. Sie können über den Hyperlink Verknüpftes Projekt anzeigen in der Sammlungsliste identifizieren.
Spezialsammlungen In diesen Sammlungen werden typischerweise Daten und Metadaten gespeichert, die andere Funktionen in Diligent One unterstützen und die je nach dem Zweck dieser Tabelle bestimmte Funktionen oder Einschränkungen haben können. Diligent One erzeugt diese bei Bedarf selbstständig, und Sie können Sie über die Ergebnisse-App möglicherweise nicht ändern oder löschen. Je nach Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen sehen Sie diese Sammlungen dabei möglicherweise nicht einmal. Beispiel:
- Die Referenzsammlung enthält Referenztabellen. Sie können kundenspezifische Daten, wie z. B. eine Liste von Kontakten, aus einer externen Quelle in diese Tabellen importieren, damit darauf in Diligent One Bezug genommen werden kann. Wir empfehlen den Einsatz von Robots, um diese Tabelle auf dem neuesten Stand zu halten.
Archivierte Sammlungen Sammlungen, die manuell archiviert wurden oder in denen Fragebogenantworten zur Kontrollleistung oder Zertifizierung für archivierte oder gelöschte Projekte gespeichert werden. Sammlungen für Leistungen der Kontrolle und Zertifizierungen werden automatisch archiviert, wenn Sie in der Projekte-App ein Projekt mit Kontrollleistung oder Zertifizierungen archivieren oder löschen.

Berechtigungen

Nur Ergebnisse-App-Administratoren können Sammlungen erstellen. Ergebnisse-App-Administratoren und Fachmanager können Sammlungen aktualisieren und löschen.

Eine Sammlung anlegen

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Klicken Sie auf der Startseite der Ergebnisse-App auf + Sammlung hinzufügen.
Geben Sie die folgenden Informationen ein:
- Name – Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für die Sammlung ein. Die maximale Anzahl der Zeichen beträgt 255.
- Beschreibung Optional. Geben Sie eine kurze Beschreibung der Sammlung ein. Sie können zwischen verschiedenen Formatierungsoptionen wählen, um den Textstil entsprechend festzulegen. Die Beschreibung wird unterhalb des Sammlungsnamens auf der Startseite der Ergebnisse-App sowie auf der Sammlungsseite angezeigt.
Optional. Wählen Sie unter Workflow aus der Liste die entsprechende Option aus. Weitere Informationen finden Sie unter Workflows in der Ergebnisse-App erstellen.
Klicken Sie auf Sammlung anlegen.

Sammlung suchen und öffnen

So öffnen Sie eine nicht archivierte Sammlung:

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Optional. Geben Sie einen Titel in die Suchleiste ein, um die Liste der Sammlungen nach Titel zu durchsuchen.
Klicken Sie auf die gewünschte Sammlung.

So öffnen Sie eine archivierte Sammlung:

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Klicken Sie in der unteren linken Ecke im Navigationsseitenbereich auf Sammlungsarchiv.
Optional. Geben Sie einen Titel in die Suchleiste ein, um die Liste der Sammlungen nach Titel zu durchsuchen.
Klicken Sie auf die gewünschte Sammlung.

Einstellungen einer Sammlung ändern

Hinweis

Nur Ergebnisse-App-Administratoren und Fachmanager können diese Tätigkeit ausführen.

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Optional. Geben Sie einen Titel in die Suchleiste ein, um die Liste der Sammlungen nach Titel zu durchsuchen.
Suchen Sie die Sammlung, die Sie ändern möchten, klicken Sie auf und klicken Sie auf Einstellungen.
Führen Sie eine der folgenden Schritte aus:
- Um den Namen der Sammlung zu aktualisieren, geben Sie einen neuen Namen in das Textfeld Name ein.
- Um die Beschreibung der Sammlung zu aktualisieren, geben Sie alle weiteren Informationen über die Sammlung in das Textfeld Beschreibung ein. Die Beschreibung wird unterhalb des Sammlungsnamens auf der Startseite der Ergebnisse-App angezeigt.
- Um einen Workflow auf eine Sammlung anzuwenden, wählen Sie den entsprechenden Workflow aus der Liste aus.
Klicken Sie auf Speichern. In einer Benachrichtigung wird bestätigt, dass die Sammlung erfolgreich aktualisiert wurde.

Sammlungen löschen

Wenn Sie eine Sammlung löschen, werden alle Analysen und Tabellen, die mit der Sammlung verknüpft sind, unwiderruflich gelöscht.

Hinweis

Um eine Projektsammlung zu löschen, müssen Sie das verknüpfte Projekt dauerhaft löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Projekte löschen und wiederherstellen.

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Optional. Geben Sie einen Titel in die Suchleiste ein, um die Liste der Sammlungen nach Titel zu durchsuchen.
Suchen Sie die Sammlung, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf und klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf Sammlung löschen. Ein Dialogfeld mit einer Warnmeldung wird angezeigt, in dem Sie das Löschen der Sammlung bestätigen müssen.

Achtung

Beim Löschen einer Sammlung werden alle zugehörigen Elemente (Tabelle, Trigger, Metriken und Visualisierungen) endgültig entfernt. Sie können diese Elemente dann nicht mehr aufrufen oder wiederherstellen.

Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen. Die Sammlung wird gelöscht und aus der Liste entfernt.

Sammlungen archivieren

Wenn Sie eine Sammlung nicht mehr benötigen, können Sie die Sammlung und den gesamten Inhalt schreibgeschützt archivieren. Archivierte Sammlungen werden im Sammlungsarchiv gespeichert. Die Daten behalten dort ihre Integrität, nachdem die Arbeit abgeschlossen ist.

Wenn Sie die Rolle „Fachmanager“ haben, können Sie Sammlungen auf der Seite Sammlungseinstellungen archivieren. Nach der Archivierung wird die Sammlung von der Startseite entfernt und in das Sammlungsarchiv verschoben. Alle Daten und Konfigurationen in der archivieren Sammlung werden schreibgeschützt.

Welche Aktionen sind verfügbar, wenn eine Sammlung archiviert wurde?

Wenn Sie Zugriff auf die Sammlung haben, können Sie alle Daten anzeigen, die Ihre Rolle zulässt. Es gibt nur zwei weitere Arten von Änderungen, die von Benutzern mit der Rolle eines Fachmanagers vorgenommen werden können:

Benutzerzugriff auf die archivierte Sammlung verwalten
Archivierung der Sammlung rückgängig machen

Was passiert mit den Daten in der archivierten Sammlung?

Archivierte Sammlungen sind geschützt und der Zugriff ist nur schreibgeschützt möglich. Nach der Archivierung können in einer Sammlung keine Daten mehr hinzugefügt oder geändert werden. Das umfasst Exporte aus Analytics oder Analytics Exchange.

Elemente aus archivierten Sammlungen sind nicht in anderen Apps wie Storyboards, Strategie oder Projekte verfügbar. Alles ausstehenden Fragebogenverknüpfungen werden deaktiviert und alle Trigger laufen nicht mehr.

So archivieren Sie die Sammlung

Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
Optional. Geben Sie einen Titel in die Suchleiste ein, um die Liste der Sammlungen nach Titel zu durchsuchen.
Suchen Sie die Sammlung, die Sie archivieren möchten, klicken Sie auf und klicken Sie auf Einstellungen.
Klicken Sie auf der Seite Sammlungseinstellungen in der unteren rechten Ecke auf Archivieren. Ein Dialogfeld mit einer Warnmeldung wird angezeigt, in dem Sie das Archivieren der Sammlung bestätigen müssen.