Kontakte aus Active Directory oder einem Adressbuch integrieren

Sie können die Active Directory/ADFS/LDAP-Daten Ihrer Organisation in Diligent One integrieren, so dass Benutzer Personen, die nicht mit Diligent One arbeiten, finden und ihnen Aufgaben oder Elemente zuweisen können.

Funktionsweise

Die Übertragung von Active Directory-Kontakten in Diligent One ist ein automatisierter Prozess, aber seine Einrichtung erfordert die Zusammenarbeit zwischen einem Ergebnisse-App-Administrator und einem IT-Mitarbeiter oder Datenadministrator, der Active Directory in Ihrem Unternehmen verwaltet. Dabei kann es sich um dieselbe Person handeln, in der Regel sind es jedoch verschiedene Personen.

Die Ergebnisse-App enthält standardmäßig eine Referenzsammlung. Diese Sammlung enthält eine Analyse mit der Bezeichnung „Kontakte“ und eine Tabelle mit der Bezeichnung „Kontaktbuch“. Sie richten einen Robot ein, der mit Hilfe eines von uns bereitgestellten Skripts Daten aus Active Directory in diese Tabelle lädt. Nach der Einrichtung synchronisiert dieser Robot nach einem regelmäßigen Zeitplan die Daten aus Active Directory mit Diligent One. Benutzer in Diligent One können dann nach Kontakten suchen, die in Ihrem Kontaktbuch gespeichert sind, und ihnen Aufgaben und Elemente zuweisen.

Anforderungen an das ACL Robotics-Abonnement

  • Für die Verwendung des von uns bereitgestellten Active Directory-Skripts benötigen Sie ACL Robotics Enterprise Edition und einen lokalen Robots Agent.
  • Ein selbst erstelltes Skript können Sie mit jeder beliebigen Edition von ACL Robotics verwenden. Wenn Sie einen Cloud-basierten Robots Agent verwenden, muss sich die Datenquelle in der Cloud befinden.

Daten, auf die Sie zugreifen können

Unser Active Directory-Skript ruft ObjectSid, Name, E-Mail-Adresse und ein optionales Feld ab. Dieses optionale Feld kann kontextbezogene Informationen wie Abteilung oder Titel enthalten, um Diligent One-Benutzern die Identifizierung einer Person zu erleichtern.

Datensätze über Filter gezielt importieren

Standardmäßig werden inaktive Active Directory-Benutzer von unserem Active Directory-Skript herausgefiltert. Sie können weiter filtern, welche Datensätze importiert werden, indem Sie beim Einrichten des Robots den Parameter für die Objektkategorie verwenden. Benutzerdefinierte Filter mit ACLScript oder SQL werden nicht unterstützt.

Das Kontaktbuch und die Diligent One-Benutzerkonten sind nicht miteinander verbunden

Die Personen in Ihrem Kontaktbuch können nicht auf Diligent One zugreifen. Der Hauptzweck des Kontaktbuchs besteht darin, Diligent One-Benutzern die Möglichkeit zu geben, Kontakte aus Active Directory zu finden.

Wenn sich ein Diligent One-Benutzer auch im Kontaktbuch befindet, zeigt Diligent One beim Zuweisen von Aufgaben den Diligent One-Benutzer an und nicht sein Kontaktbuch-Äquivalent. Diese Angabe basiert auf der E-Mail-Adresse.

Kontakte aus anderen Systemen als Active Directory abrufen

Derzeit bietet Diligent nur eine komplette Active Directory-Lösung an. Sie können jedoch unser Active Directory-Skript modifizieren oder Ihr eigenes Skript schreiben und denselben grundlegenden Prozess verwenden, um Kontakte aus anderen Systemen, Ihrem CRM oder einem anderen von Ihnen verwendeten Adressbuch abzurufen. Hilfe zum Verfassen von Skripts finden Sie unter Skripterstellung in Analytics.

Berechtigungen

  • Nur Ergebnisse-App-Administratoren können die Referenzsammlung, die das Kontaktbuch enthält, anzeigen und verwalten.
  • Ihr Systemadministrator, IT-Experte oder Datenadministrator, der Active Directory in Ihrem Unternehmen verwaltet, benötigt ein Diligent One-Konto, das Analytics verwenden, Robots erstellen und verwalten und überprüfen kann, ob Daten in die Ergebnisse-App einfließen.
    • Option 1 (einfach) Diligent One-Systemadministrator mit einem Abonnement vom Typ „Professional“ und Zugriff auf Analytics.
    • Option 2 (stärkere Aufgabentrennung) Diligent One-Benutzer mit einem Abonnement vom Typ „Professional“ und ein Ergebnisse-App-Administrator und ein Robots-Benutzer oder Robots-Administrator und Zugriff auf Analytics.

Beschränkungen

Ihr Kontaktbuch unterliegt den Tabellengrößenbeschränkungen in der Ergebnisse-App.

Jede Tabelle enthält maximal:

  • 100.000 Datensätze
  • 500 Spalten

    Hinweis

    Es können bis zu 100 Spalten gleichzeitig importiert werden. Weitere Spalten können dann über verknüpfte Fragebögen oder Exporte aus Analytics unter Verwendung eines Primärschlüssels hinzugefügt werden. Die kombinierte Anzahl der Daten- und Fragebogenspalten darf maximal 500 betragen. Für Metadaten-Spalten gilt diese Beschränkung nicht.

  • 256 Zeichen pro Feldname, einschließlich Leerzeichen (gilt nicht für einzelne Datenfelder)

Wenn die Anzahl der aktiven Benutzer die Begrenzung der Ergebnisse-App auf 100.000 Datensätze pro Tabelle überschreitet, können Sie mit dem Parameter ObjectCategory beim Einrichten des Robots auf eine Teilmenge der Daten filtern.

Erstmalige Einrichtung der Integration

Die Einrichtung dieses Prozesses erfordert die Zusammenarbeit von zwei Personen mit unterschiedlichen Verantwortlichkeiten.

1. Schritte des Ergebnisse-App-Administrators

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Suchen Sie die Tabellen-ID in der Tabelle Kontaktbuch. Notieren Sie sich diese ID. Sie müssen es an die nächste Person weitergeben.

    Hinweis

    Wenn Sie mehr als einen Kontaktbuchtabelle haben, wählen Sie einfach die Tabelle aus, die als Kontaktbuch verwendet werden soll.

  5. Vergewissern Sie sich, dass ein HighBond-API-Token für das zu verwendende Synchronisierungs-Skript vorhanden ist.

    Wenn ein HighBond-API-Token nicht vorhanden ist, erzeugen Sie einen. Da Token an Benutzerkonten und nicht an Ihr Unternehmen gebunden sind, empfehlen wir die Verwendung eines Tokens von einem allgemeinen Konto und nicht von Ihrem eigenen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Synchronisierungsprozess in Zukunft nicht unterbrochen wird, wenn Sie das Unternehmen verlassen oder andere Aufgaben übernehmen. Wenn Sie keinen Zugang zu einem allgemeinen Konto haben, wenden Sie sich an die Person, die Diligent One in Ihrer Organisation verwaltet, und bitten Sie sie um Hilfe.

  6. Wenden Sie sich an die Person, die in Ihrem Unternehmen für die Verwaltung des Active Directory verantwortlich ist. Dabei kann es sich um einen System- oder Datenadministrator handeln. Geben Sie die folgenden Informationen an:
    1. Diese Anweisungen: 2. Schritte des Datenadministrators/Systemadministrators.
    2. Die Tabellen-ID
    3. Das gewünschte optionale Feld (z.B. Titel oder Abteilung)
    4. Das HighBond-API-Token, das vom Synchronisierungs-Skript verwendet werden soll.
  7. Vergewissern Sie sich, dass der Systemadministrator, der Ihnen hilft, über ein Diligent One-Konto verfügt, zu der oder den Diligent One-Instanz(en), in der oder denen Sie Kontakte benötigen, hinzugefügt wurde und über die Berechtigungen verfügt, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen.

2. Schritte des Datenadministrators/Systemadministrators

Ihr Kollege hat Sie gebeten, Active Directory-Kontakte in Diligent One einzubinden. Für diejenigen, die sich mit Diligent One nicht auskennen, es handelt sich um eine Software-Plattform für Unternehmens-Governance, die für mehr Sicherheit, Risikomanagement, Compliance und Absicherung sorgt. Durch die Einbindung von Active Directory-Kontakten in Diligent One können Benutzer in Ihrem Unternehmen die Beteiligten leichter ausfindig machen und ihnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen. Im Gegenzug helfen diese Mitarbeiter Ihrer Organisation beim Risikomanagement und bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Um diese Schritte auszuführen, installieren Sie das Toolkit Robot für Active Directory-Kontakte und erstellen eine Aufgabe, um in regelmäßigen Abständen Active Directory-Daten abzurufen. Dann überprüfen Sie, ob der Robot korrekt funktioniert.

Hinweis

Bei den Kontaktdaten in Diligent One handelt es sich um eine Kopie. Die Quelldaten werden dadurch nicht verändert.

  1. Wenn Sie die folgenden Informationen nicht bereits haben, wenden Sie sich an die Person, die Sie gebeten hat, diese Aufgabe zu erledigen:
    1. Eine Tabellen-ID
    2. Das optionale Feld, das aufgenommen werden soll (z. B. Titel oder Abteilung)
    3. Diligent One-Zugang mit den Berechtigungen, die Sie zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen
    4. Ein HighBond-API-Token
  2. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Toolkit Robot für Active-Directory-Kontakte zu installieren.
    1. Öffnen Sie die Toolkits-App.
    2. Klicken Sie auf der Registerkarte Verfügbare Toolkits neben dem Toolkit, das installiert werden soll, auf Installieren.

      Ein Bereich mit einer Vorschau des Toolkits wird angezeigt.

      Wichtig

      Wählen Sie die Edition des Toolkits – Nicht-Unicode oder Unicode –, die mit der Edition des von Ihrer Organisation verwendeten Robots Agent übereinstimmt. Zur Überprüfung siehe Edition des Robots-Agent überprüfen.

      Der Installationsvorgang funktioniert nur, wenn die Editionen übereinstimmen.

    3. Klicken Sie auf Installieren.

      Die Installation kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

      Ergebnis Wenn die Installation abgeschlossen ist, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt.

      Hinweis

      Wenn während der Installation eine Fehlermeldung angezeigt wird, versuchen Sie die Installation erneut. Wenn die Installation erneut fehlschlägt, wenden Sie sich an den Support.

  3. Wechseln Sie zur Robots-App und aktivieren Sie die Skripts für die Robots.

    1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Robots-App aus, um sie zu öffnen.

      Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Robots-App wechseln.

    2. Machen Sie den Robot Integration von Active-Directory-Kontakten ausfindig und öffnen Sie ihn.

      Tipp

      Aktualisieren Sie die Seite, wenn der Robot nicht angezeigt wird. Wenn der Robot weiterhin angezeigt wird, wurde das Toolkit nicht erfolgreich installiert. Löschen Sie das Toolkit, das installiert werden sollte, und versuchen Sie die Installation erneut. Wenden Sie sich an den Diligent Support, sollte dies weiterhin nicht zum Erfolg führen.

    3. Klicken Sie auf Version aktivieren.

      Robots wechselt aus dem Produktions- in den Entwicklungsmodus.

    4. Wählen Sie auf der Registerkarte Skriptversionen Version 1.
    5. Wählen Sie im rechten Bereich Versionsdetails die Option Aktivieren aus.
    6. Optional. Geben Sie in das Feld Kommentar hinzufügen alle Informationen ein, die Sie mit der Aktivierung des Skripts angeben möchten.
    7. Klicken Sie auf V1 aktivieren.

      Ergebnis Die Skriptversion wird aktiviert und ist dann im Produktionsmodus verfügbar.

  4. Erstellen Sie eine Robot-Aufgabe.
    1. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Robots auf Produktion, um zurück in den Produktionsmodus zu wechseln.
    2. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgaben auf Aufgabe erstellen.
    3. Geben Sie der Aufgabe einen aussagekräftigen Namen wie „Active Directory-Kontakte synchronisieren“ und klicken Sie auf Speichern.
    4. Klicken Sie auf Alles aktivieren, um das Skript zu aktivieren.
    5. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil , um auf die Skript-Parameter zuzugreifen.
    6. Geben Sie die erforderlichen Parameter ein.

      Geben Sie bei Bedarf die optionalen Parameter ein, oder geben Sie nichts ein, um die Standardeinstellungen zu verwenden. Bei diesem Schritt benötigen Sie die Tabellen-ID, das HighBond API-Token und das optionale Feld, das Ihr Kollege zur Verfügung gestellt hat.

      ParameterDefinitionBeispiel
      Geben Sie den Active Directory-Benutzernamen im Format Domäne\Benutzername ein.Der Distinguished Name eines Benutzers. Zusammen mit Password wird dieses Feld zur Authentifizierung gegenüber dem Active Directory-Server verwendet.example/john_smith
      Geben Sie das Kennwort für den Zugriff auf Active Directory ein.

      Das Kennwort für den Distinguished Name des angegebenen Benutzers. Zusammen mit dem Benutzer wird dieses Feld für die Authentifizierung mit dem Active-Directory-Server verwendet.

      Hinweis

      Falls Ihr Active-Directory-Server anonyme Verbindungen gestattet, ist es möglich, dass Sie sich ohne ein Kennwort verbinden können. Je nach der Sicherheitskonfiguration Ihres Servers ist es möglich, dass verfügbare Tabellen bei anonymen Verbindungen aufgelistet werden. Unter Umständen sind solche Verbindungen aber nicht in der Lage, Daten aus einigen oder allen aufgelisteten Tabellen auszuwählen. Weitere Informationen zur Sicherheitskonfiguration für Active Directory erhalten Sie vom Administrator Ihres Unternehmens.

      		aStrongPassword
      Geben Sie den Domänennamen oder die IP-Adresse des Active Directory-Servers ein.Der Domänenname oder die IP des Active-Directory-Servers. Dabei muss nicht der LDAP:\\-Teil eingegeben werden, sondern nur der Server-Domänenname oder die IP-Adresse.192.0.2.255
      Geben Sie den Port ein, auf dem der Active Directory-Server läuft.Der Port, den der Active-Directory-Server verwendet. Zusammen mit „Server“ wird diese Eigenschaft verwendet, um den Active Directory-Server anzugeben.389
      Geben Sie den Basisteil des Distinguished Name ein.

      Der Basisteil des Distinguished Name, der verwendet wird, um die Ergebnisse auf bestimmte Unterstrukturen zu begrenzen.

      Die Angabe eines Basis-DN kann die Performance erheblich verbessern, wenn Einträge großer Server zurückgegeben werden, indem die Anzahl der zu untersuchenden Einträge begrenzt wird.

      		DC=myConnection,DC=com
      Wählen Sie die LDAP-Version für die Verbindung und Kommunikation mit dem Server aus.Die LDAP-Version, die für die Verbindung mit dem Server und die Kommunikation verwendet wird. Gültige Optionen sind 2 und 3 für die LDAP-Versionen 2 und 3.2
      Wählen Sie den zu verwendenden Authentifizierungsmechanismus aus.

      Der Authentifizierungsmechanismus, der für die Verbindung mit dem Active-Directory-Server verwendet werden soll:

      • SIMPLE Es wird eine standardmäßige Nur-Text-Authentifizierung zur Anmeldung am Server verwendet.
      • DIGESTMD5 Es wird die sichere DIGEST-MD5-Authentifizierung verwendet.
      • NEGOTIATE NTLM/Negotiate authentication wird verwendet.
      		SIMPLE
      Wählen Sie den Umfang.

      Ob der Umfang der Suche eingeschränkt werden soll:

      • WholeSubtree der gesamte Teilbaum (BaseDN und alle Abkömmlinge)
      • SingleLevel eine einzige Ebene (BaseDN und ihre direkten Abkömmlinge)
      • BaseObject das Basisobjekt (nur BaseDN)

      Tipp

      Die Begrenzung des Umfangs kann die Suchleistung erheblich verbessern.

      		BaseObject
      Geben Sie die auszuschließende Objektkategorie ein.

      Importieren Sie mit diesem Wert Datensätze mit einer bestimmten ObjectCategory. Beispielsweise importiert „Computer“ nur Kontakte mit einer ObjectCategory von „Computer“. Sie können eine durch Pipe-Zeichen (Trennstriche) getrennte Liste verwenden, um eine Übereinstimmung für mehrere Werte zu erzielen.

      Tipp

      Wenn die Anzahl aktiver Benutzer die Ergebnisgrenze von 100.000 Datensätzen pro Tabelle überschreitet, können Sie mit Hilfe des ObjectCategory-Parameters nach einer Teilmenge der Daten filtern.

      		Computer|Person
      Wählen Sie das optionale Konfigurationsfeld. Das optionale Feld dient zur leichteren Identifizierung von Personen. Dieser Wert sollte vom Ergebnisse-App-Administrator, der Ihre Hilfe angefordert hat, bereitgestellt worden sein. Standardmäßig beschränkt unser Active Directory-Skript diese Auswahl auf Titel, Abteilung oder Manager. Sie können dieses Skript jedoch modifizieren oder Ihr eigenes Skript erstellen, wenn Sie weitere Optionen benötigen.Titel
      Geben Sie die Kontrolltest-ID und den Code des Rechenzentrums der Kontaktreferenztabelle in der Ergebnisse-App ein. Die Tabellen-ID und die Region für die Diligent One-Instanz. Dieser Wert sollte vom Ergebnisse-App-Administrator, der Ihre Hilfe angefordert hat, bereitgestellt worden sein.12345@eu
      Geben Sie den HighBond-Zugangstoken ein. Der Zugangstoken für HighBond für die Authentifizierung des Skripts bei Diligent One. Dieser Wert sollte vom Ergebnisse-App-Administrator, der Ihre Hilfe angefordert hat, bereitgestellt worden sein. 
    7. Klicken Sie auf Weiter.
    8. Klicken Sie auf Aufgabe auf einen Ablaufplan setzen und geben Sie die Häufigkeit ein. Im Allgemeinen ist jede Nacht ausreichend.
    9. Klicken Sie auf Weiter.
    10. Wenn Sie möchten, dass jemand benachrichtigt wird, wenn diese Aufgabe aus irgendeinem Grund nicht ausgeführt wird, klicken Sie auf Benachrichtigungen bei Fehler senden und wählen Sie die Person aus, die diese E-Mails erhalten soll. Dabei kann es sich um Sie handeln, oder den Ergebnisse-App-Administrator, der Ihre Unterstützung bei dieser Aufgabe erbeten hat.
    11. Klicken Sie auf Weiter.
    12. Überprüfen Sie die Einstellungen. Wenn Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf eine der Schaltflächen Bearbeiten. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf Aufgabe bestätigen und erstellen.

Datenimport testen

Nun, da der Robot bereit ist, sollten Sie ihn testen, um sich zu vergewissern, dass er richtig funktioniert.

  1. Immer noch auf der Registerkarte Aufgaben, klicken Sie auf die neue Aufgabe, die Sie erstellt haben.
  2. Klicken Sie im Bereich Einzelheiten zur Aufgabe auf Jetzt ausführen.

    Die Aufgabe wird im Hintergrund ausgeführt. Auf der linken Seite unter Letzte Ergebnisse können Sie den Status verfolgen. Das sollte nur ein oder zwei Minuten dauern.

  3. Wenn die Aufgabe als Erfolg angezeigt wird, wurde sie erfolgreich ausgeführt.
    • Fehler und Warnungen werden in die Datei Export_Summary.log geschrieben, die Sie im Bereich Details zur Aufgabenausführung anzeigen können. Das Protokoll enthält auch Hinweise zur Korrektur der Quelldaten.
    • Auch bei erfolgreicher Aufgabenausführung sollten Sie sich das Protokoll ansehen. Möglicherweise werden Warnungen über fehlerhafte oder fehlende Daten in der Datenbank angezeigt.
  4. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  5. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  6. Klicken Sie auf Referenzsammlung.

    Wenn Sie die Referenzsammlung nicht sehen, verfügen Sie nicht über die Berechtigungen eines Ergebnisse-App-Administrators. Sie können erst fortfahren, wenn Ihnen die Berechtigungen eines Ergebnisse-App-Administrators zugewiesen wurden. Ein Diligent One-Systemadministrator kann Ihnen diese Berechtigungen zuweisen.

  7. Vergewissern Sie sich, dass die Anzahl der Datensätze in der Referenzsammlung mit der Anzahl der Datensätze übereinstimmt, die Sie voraussichtlich aus Active Directory importieren werden. Optional können Sie auf Ihr Kontaktbuch klicken, um die Datensätze einzusehen.
  8. Wenn alles gut aussieht, informieren Sie den Ergebnisse-App-Administrator. Er wird einige Schritte durchführen und Sie ein letztes Mal um Unterstützung bitten.

3. Schritte des Ergebnisse-App-Administrators

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Systemadministrator/Datenadministrator den Robot für die Automatisierung der Active Directory-Integration erstellt und getestet haben. Jetzt sollten Sie Ihr Kontaktbuch aktivieren, damit es von den Mitarbeitern benutzt werden kann.

Kontaktbuch aktivieren

Bevor Diligent One-Benutzer die Vorteile von Active Directory-Kontakten nutzen können, müssen Sie diese Tabelle als Kontaktbuch festlegen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Klicken Sie bei der Tabelle, die als Kontaktbuch verwendet werden soll, auf Kontakte verwalten.

    Der Seitenbereich „Kontaktbuch verwalten“ wird geöffnet. Wenn diese Tabelle Interpretationen enthält, gibt es im Bereich „Kontaktbuch verwalten“ die Dropdown-Liste Interpretation.

    • Bei Auswahl der Tabelle wird das Kontaktbuch so eingerichtet, dass alle Datensätze in dieser Tabelle verwendet werden.

    • Bei Auswahl einer Interpretation wird das Kontaktbuch so eingerichtet, dass nur die Datensätze verwendet werden, die den für diese Interpretation festgelegten Filtern entsprechen. Wenn es keine Interpretationen gibt, fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  5. Wählen Sie die Spalten „Name“ und „E-Mail-Adresse“.
  6. Wenn Sie ein optionales Feld verwenden, wählen Sie es ebenfalls hier aus und geben Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Inhalt beschreibt, ein (z. B. „Titel“ oder „Abteilung“). Diligent One-Benutzer sehen diese Bezeichnung und diesen Wert, wenn sie im System nach Kontakten suchen.
  7. Klicken Sie auf Aktivieren oder Speichern.

Primärschlüssel für die Tabelle festlegen

Damit die Datensätze in dieser Tabelle in Zukunft zu aktualisiert werden können, müssen Sie einen Primärschlüssel festlegen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Für die Tabelle, bei der es sich um Ihr Kontaktbuch handelt, klicken Sie auf und dann auf Einstellungen.
  5. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Primärschlüsselfeld und wählen Sie einen Primärschlüssel. Wir empfehlen, dass Sie für den Primärschlüssel dieser Tabelle jetzt eine Spalte mit einer eindeutigen Benutzer-ID festlegen. Wenn Sie unser standardmäßiges Synchronisierungs-Skript für Active Directory verwenden, sollten Sie das Feld ObjectSID verwenden.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Sie sind fertig.

Vielleicht sollten Sie sich eine Erinnerung notieren, damit Sie sich noch einmal vergewissern, dass der Robot die Aufgabe ordnungsgemäß ausgeführt hat. Wenn das Protokoll Warnungen für die Active Directory-Daten anzeigt, dann ist dies eine gute Gelegenheit, diese Daten zu bereinigen und sicherzustellen, dass die Benutzer keine falschen Daten erhalten. Hilfe finden Sie unter Fehler und Warnungen beheben.

Wenn Ihre Organisation nur über eine begrenzte Anzahl von Lizenzen verfügt, können Sie, sobald Sie sicher sind, dass Sie Ihre Lizenz nicht mehr benötigen, die Person, die diese Lizenzen verwaltet, kontaktieren und ihr mitteilen, dass Ihr Konto deaktiviert werden kann.

Fehler und Warnungen beheben

Während der Robot die Aufgabe ausführt und das Kontaktbuch mit Daten füllt, können dabei Fehler und Warnungen basierend auf den Active Directory-Daten gemeldet werden.

  • Fehler können dabei zum Scheitern der Aufgabe führen. Wenn nicht, sind die Daten eventuell in einem unvollständigen Zustand.
  • Warnungen führen nicht zum Scheitern der Aufgabe, sind aber ein Hinweis auf Datenprobleme, die Benutzer verwirren könnten.

In beiden Fällen sollten Sie versuchen, die Probleme in den Quelldaten so schnell wie möglich zu lösen. Fehler und Warnungen werden in die Datei Export_Summary.log geschrieben, die Sie nach der Ausführung der Aufgabe im Fenster Details zur Aufgabenausführung anzeigen können. Das Protokoll enthält auch Hinweise zur Korrektur der Quelldaten.

Kontakte auf dem neuesten Stand halten

Sie können den Robot so einrichten, dass die Kontaktbuchtabelle in Diligent One mit allen Änderungen in Active Directory nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan aktualisiert wird. Sie können den Robot manuell ausführen, müssen es aber nicht.

Alle Kontakte anzeigen

Sobald Sie ein Kontaktbuch eingerichtet haben, können Sie alle darin enthaltenen Einträge anzeigen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Klicken Sie auf den Titel des Kontaktbuchs.

Tabelle ändern, die für das Kontaktbuch verwendet wird

Es ist möglich, mehrere Tabellen mit Kontakten zu haben, aber nur eine kann jeweils das aktive Kontaktbuch sein. Dabei können Sie in der Regel eine separate Tabelle zum Testen von Änderungen verwenden, bevor Sie den Diligent One-Benutzern eine neue Liste von Kontakten zur Verfügung stellen. Dazu müssen Sie die aktuelle Kontaktbuchtabelle deaktivieren und dann die neue Tabelle aktivieren.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Machen Sie die aktuelle Kontaktbuchtabelle ausfindig und klicken Sie auf Kontakte verwalten. Der Seitenbereich „Kontaktbuch verwalten“ wird geöffnet.
  5. Klicken Sie auf Deaktivieren. Der Seitenbereich „Kontaktbuch verwalten“ wird geschlossen.
  6. Machen Sie die Tabelle, die als Kontaktbuch verwendet werden soll, ausfindig und klicken Sie auf Kontakte verwalten.

    Der Seitenbereich „Kontaktbuch verwalten“ wird geöffnet. Wenn diese Tabelle Interpretationen enthält, gibt es im Bereich „Kontaktbuch verwalten“ die Dropdown-Liste Interpretation. Eine Interpretation ist eine gebündelte Sammlung von Filtern, Visualisierungen und Statistiken, die auf einer Tabelle in einer Sammlung basiert.

    • Bei Auswahl der Tabelle wird das Kontaktbuch so eingerichtet, dass alle Datensätze in dieser Tabelle verwendet werden.

    • Bei Auswahl einer Interpretation wird das Kontaktbuch so eingerichtet, dass nur die Datensätze verwendet werden, die den für diese Interpretation festgelegten Filtern entsprechen. Wenn es keine Interpretationen gibt, fahren Sie mit Schritt 7 fort.

  7. Wählen Sie die Spalten „Name“ und „E-Mail-Adresse“.
  8. Wenn Sie ein optionales Feld verwenden, geben Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Inhalt beschreibt, ein (z. B. „Titel“ oder „Abteilung“). Diligent One-Benutzer sehen diese Bezeichnung und diesen Wert, wenn sie im System nach Kontakten suchen.
  9. Klicken Sie auf Aktivieren oder Speichern.

Kontaktbuch-Konfigurationen aktualisieren

Sie können anpassen, wie Felder aus Ihrem Kontaktbuch zugeordnet werden, und die Bezeichnung des optionalen Feldes für das vorhandene Kontaktbuch ändern.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie den Bereich Spezialsammlungen, falls dieser geschlossen ist.
  3. Klicken Sie auf Referenzsammlung.
  4. Machen Sie die Tabelle, die als Kontaktbuch verwendet wird, ausfindig und klicken Sie auf Kontakte verwalten. Der Seitenbereich „Kontaktbuch verwalten“ wird geöffnet.
  5. Wenn es in dieser Tabelle Interpretationen gibt, wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden möchten. Andernfalls, fahren Sie mit Schritt 6 fort.
  6. Wählen Sie die Spalten „Name“ und „E-Mail-Adresse“. Wenn Sie ein optionales Feld verwenden möchten, wählen Sie es ebenfalls hier aus und geben Sie einen aussagekräftigen Namen, der den Inhalt beschreibt, ein (z. B. „Titel“ oder „Abteilung“).
  7. Klicken Sie auf Speichern.

Was passiert, wenn Kontakte gelöscht oder aktualisiert werden

Jedes Mal, wenn Sie ein Kontaktbuch löschen oder eine Zeile aus diesem Kontaktbuch bearbeiten oder löschen, werden die diesem Kontakt zugewiesenen Elemente weiterhin diesem Kontakt zugewiesen, aber der Kontakt wird statisch und wird nicht mehr aktualisiert.

Beispielsweise wird in der Projekte-App eine Aktion john.smith@example.com zugewiesen. Dann wird John Smith aus dem Kontaktbuch entfernt. Die Aktion ist immer noch john.smith@example.com zugewiesen, und das wird so bleiben, bis jemand die Aktion neu zuweist.