Fragebögen verteilen

Nachdem Sie einen Fragebogen erstellt haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, ihn zu verteilen.

Änderungen daran, was Datenempfänger sehen

Wenn Sie einen Fragebogen aus einem Datensatz oder als Teil der Kontrollleistung oder einer Zertifizierung senden, werden die Daten aus den Spalten der Tabelle für den Empfänger als Datensatzdetails zusammen mit dem Fragebogen angezeigt. Alle Empfänger (einschließlich Menschen, die Diligent One nicht verwenden) können Datensatzdaten sehen und Anhänge herunterladen. Dies beinhaltet:

  • unterstützende Dateien (für Empfänger als verbundene Dateien bezeichnet)
  • Anhänge in Feldern des aktuellen Datensatzes
  • Anhänge in Feldern anderer Datensätze (falls ein Fragebogen für mehrere Datensätze gleichzeitig verschickt wird)
  • Anhänge von früheren Befragten dieses Fragebogens (einschließlich der Antwortenentwürfe)

Um zu ändern, welche Daten und Anhänge im Fragebogen angezeigt werden, müssen Sie einige Einstellungen für den zu versendenden Fragebogen und die Tabelle, aus der er gesendet wird, ändern.

Schritt 1: Überlegen Sie, welche Daten die Empfänger sehen sollen

Bevor Sie Fragebögen versenden, überlegen Sie, welche Daten Sie den Empfängern zeigen wollen und welche nicht. Achten Sie besonders auf Sicherheits- oder Datenschutzbelange sowie auf den Kontext. Die EmpfängerInnen brauchen genügend Kontext, damit sie verstehen, was Sie von ihnen verlangen, aber zu viele Informationen könnten sie verwirren oder Informationen preisgeben, die nicht für sie bestimmt sind.

Schritt 2: Fragebogeneinstellungen ändern

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Öffnen Sie die Sammlung, die den zu ändernden Fragebogen enthält oder enthalten wird.
  3. Fügen Sie den zu sendenden Fragebogen hinzu oder bearbeiten Sie ihn.
  4. Wählen Sie beim Einrichten des Fragebogens unter Details zum Fragebogen die Option Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen für die Ansicht für die Befragten.

    Hinweis

    Sie können auch Alle Datensatzfelder ausblenden wählen. Dadurch wird jedoch Kontext entfernt, den der Empfänger möglicherweise benötigt, um die Fragen effektiv beantworten zu können. Dies verhindert auch nicht unbedingt, dass Felder in der E-Mail angezeigt werden, die jemanden auffordern, einen Fragebogen zu beantworten. Dies werden Sie im nächsten Schritt ändern.

  5. Speichern Sie den Fragebogen.

Schritt 3: Tabelleneinstellungen ändern

  1. Kehren Sie zur Sammlung zurück, die die Tabelle enthält, aus der Sie den Fragebogen versenden.
  2. Ändern Sie die Einstellungen für die Tabelle, aus der Sie den Fragebogen versenden möchten.
  3. Wählen Sie beim Einrichten der Tabelle unter Informationen zu E-Mail- und Fragebogendatensätzen die Felder aus, die Sie in den Fragebogen aufnehmen möchten.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Fragebogen verteilen

Siehe Einen Fragebogen aus einem Datensatz senden oder Andere Möglichkeiten zum Versenden von Fragebögen weiter unten.

Einen Fragebogen aus einem Datensatz senden

Sie können einen Fragebogen aus einem Datensatz senden, um zusätzliche Informationen über die Daten in diesem Datensatz zu sammeln. Sie können dies für einen einzelnen Datensatz oder für mehrere Datensätze gleichzeitig tun.

Für einzelne Datensätze

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Navigieren Sie zur entsprechenden Tabelle innerhalb einer Sammlung.
  3. Klicken Sie in der Tabelle auf den Datensatz, zu dem Sie einen Fragebogen versenden möchten. Auf der rechten Bildschirmseite wird Konsole Datensätze verarbeiten geöffnet. Sie können durch die Datensätze mit den Auf- und Ab-Pfeilen in der oberen rechten Ecke des Bereichs scrollen. Wenn Sie jedoch über die Spalte auf der linken Seite Datensätze ausgewählt haben, scrollen Sie mit diesen Pfeilen durch alle sichtbaren Datensätze, nicht nur durch alle Datensätze, die Sie ausgewählt haben.
  4. Klicken Sie unten im Bereich auf Datensatz #n verarbeiten.
  5. Klicken Sie auf Fragebogen senden. Der Bereich Fragebogen senden wird angezeigt.
  6. Geben Sie im Abschnitt Empfänger den Benutzer an, der den Fragebogen beantworten soll. Wenn Sie sich selbst auswählen, erhalten Sie keine Einladung per E-Mail, und der Fragebogen wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.
  7. Wählen Sie aus der Liste Fragebogen den zu verwendenden Fragebogen aus.

    Hinweis

    Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” oder „Mitwirkender Benutzer” können nur Fragebögen auswählen, die bereits mit der Tabelle verknüpft sind.

  8. Optional. Laden Sie unter Dateien zu Anweisungen hinzufügen eine oder mehrere unterstützende Dateien hoch, die an den versendeten Fragebogen angehängt werden. Die Dateien werden in eine reservierte Spalte in der verbundenen Tabelle eingefügt.

    Hinweis

    Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Diligent One keine Dateianhänge mit den folgenden Erweiterungen: .bat, .com, .dmg, .exe und .scr.

  9. Optional. Passen Sie im Abschnitt Fragebogen-E-Mail die E-Mail-Nachricht an, die der Empfänger erhält, wenn Sie den Fragebogen versenden:
    1. Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff den Text für die Betreffzeile ein.
    2. Geben Sie in das Feld E-Mail-Nachricht den Text für die E-Mail-Nachricht ein.

    Hinweis

    Dabei handelt es sich um eine Ad-hoc-Anpassung der E-Mail. Der hier eingegebene Text wirkt sich nicht auf die Standardvorlage aus, die für den Fragebogen verwendet wird. Informationen zum Anpassen der Standardvorlage für den Fragebogen finden Sie unter Fragebogen-E-Mails anpassen.

  10. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie den Fragebogen sich selbst zuweisen, klicken Sie auf Öffnen. Der Fragebogen wird in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
    • Wenn Sie den Fragebogen an einen bestimmten Empfänger senden, klicken Sie auf Senden.

    Antworten werden in der angegebenen Tabelle festgehalten, wobei jede Antwort als einzelnes Feld definiert wird. Weitere Informationen finden Sie unter Tabellen mit Fragebögen verlinken.

Für Massendatensätze

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Navigieren Sie zur entsprechenden Tabelle innerhalb einer Sammlung.
  3. Gehen Sie wie folgt vor, um Datensätze auszuwählen, zu denen Fragebögen in Massen versendet werden sollen:
    • Um alle angezeigten Datensätze zu verarbeiten, wählen Sie das Kontrollkästchen in der Spaltenüberschrift.
    • Um eine Teilmenge der angezeigten Datensätze zu verarbeiten, wählen Sie zwei oder mehr Datensätze:

    Auf der rechten Bildschirmseite wird die Konsole Datensätze verarbeiten geöffnet. Sie können durch die Datensätze mit den Auf- und Ab-Pfeilen in der oberen rechten Ecke des Bereichs scrollen. Mit diesen Pfeilen scrollen Sie durch alle sichtbaren Datensätze, nicht nur durch alle Datensätze, die Sie ausgewählt haben.

  4. Klicken Sie unten im Bereich Datensätze verarbeiten auf n markierte Datensätze verarbeiten. In der Tabellenansicht werden nur die ausgewählten Datensätze angezeigt, und Sie können sehen, welche Datensätze von einer von ihnen vorgenommenen mengenweisen Verarbeitung betroffen sind. Sie können den Review beenden, indem Sie auf Zurück zu allen Datensätzen im Bereich Datensätze verarbeiten klicken.
  5. Klicken Sie auf Fragebogen senden. Der Bereich Fragebogen senden wird angezeigt.
  6. Geben Sie im Abschnitt Empfänger den Benutzer an, der den Fragebogen beantworten soll. Wenn Sie sich selbst und einen Fragebogen für alle Datensätze auswählen, erhalten Sie keine Einladung per E-Mail, und der Fragebogen wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.
  7. Wählen Sie aus der Liste Fragebogen den zu verwendenden Fragebogen aus.

    Hinweis

    Benutzer mit der Rolle „Beaufsichtigende Geschäftsleitung” oder „Mitwirkender Benutzer” können nur Fragebögen auswählen, die bereits mit der Tabelle verknüpft sind.

  8. Optional. Laden Sie unter Dateien zu Anweisungen hinzufügen eine oder mehrere unterstützende Dateien hoch, die an jeden versendeten Fragebogen angehängt werden. Die Dateien werden in eine reservierte Spalte in der verbundenen Tabelle eingefügt.

    Hinweis

    Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Diligent One keine Dateianhänge mit den folgenden Erweiterungen: .bat, .com, .dmg, .exe und .scr.

  9. Treffen Sie eine Auswahl unter den folgenden Möglichkeiten:
    • Ein Fragebogen pro Datensatz Der Empfänger muss einen Fragebogen für jeden ausgewählten Datensatz beantworten. Jede Antwort wird gesondert für jeden Datensatz aufgezeichnet.
    • Ein Fragebogen für alle Datensätze Der Empfänger muss einen Fragebogen beantworten. Die eine Antwort wird für alle ausgewählten Datensätze aufgezeichnet.
  10. Optional. Passen Sie im Abschnitt Fragebogen-E-Mail die E-Mail-Nachricht an, die der Empfänger erhält, wenn Sie den Fragebogen versenden:
    1. Geben Sie in das Feld E-Mail-Betreff den Text für die Betreffzeile ein.
    2. Geben Sie in das Feld E-Mail-Nachricht den Text für die E-Mail-Nachricht ein.

    Hinweis

    Dabei handelt es sich um eine Ad-hoc-Anpassung der E-Mail. Der hier eingegebene Text wirkt sich nicht auf die Standardvorlage aus, die für den Fragebogen verwendet wird. Informationen zum Anpassen der Standardvorlage für den Fragebogen finden Sie unter Fragebogen-E-Mails anpassen.

  11. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie den Fragebogen sich selbst zuweisen, klicken Sie auf Öffnen. Der Fragebogen wird in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
    • Wenn Sie den Fragebogen an einen bestimmten Empfänger senden, klicken Sie auf Senden.

Einen Fragebogen als Umfrage senden

Umfragen sind Tabellen, in denen die Antworten auf Fragebögen gespeichert werden. Sie können den Fragebogen an eine Liste bekannter Empfänger senden oder als anonymen Link verteilen, damit diese von unbekannten Befragten ausgefüllt werden können. Jede Antwort wird als Datensatz in der Umfrage gespeichert, und Sie können den Bericht anhand dieser Datensätze verarbeiten.

Vorbereitungen

Bevor Sie einen Fragebogen als Umfrage einsetzen, müssen Sie das Folgende tun:

  1. Erstellen Sie einen Fragebogen und fügen Sie Fragen hinzu siehe Fragebögen erstellen
  2. Erstellen Sie eine Umfragetabelle, siehe Mit Tabellen arbeiten

Was Datenempfänger sehen

Wenn Sie einen Fragebogen von einer Ereignisberichtstabelle aus senden, sehen die Befragten keine spezifischen Feldinformationen, auch wenn für den Fragebogen die Anzeige von Feldern festgelegt ist.

Verteilungsoptionen

Sie können Fragebögen für Umfragen an eine E-Mail-Adresse oder als anonymen Link verteilen.

E-Mail-Adressen

Sie geben eine Liste bekannter Empfänger an, einschließlich Benutzer, die Diligent One nicht verwenden. Diese Benutzer erhalten eine E-Mail mit einem sicheren, einzigartigen Link auf den Fragebogen. Die Befragten können jeweils einmal antworten, und Sie können den Status der Antworten überwachen.

Hinweis

Befragte, mit einem verbundenen Diligent One-Konto, die Mitglieder der Organisation sind, müssen sich authentifizieren, wenn sie auf den Link klicken, um die Umfrage abzuschließen.

Anonymer Link

Sie stellen den potenziellen Befragten einen sicheren Link zur Verfügung. Dieser Link verweist auf eine zentrale Position, z.B. ein Webformular. Befragte greifen auf den Fragebogen zu, indem sie auf den Link klicken und sie können den Fragebogen mehrmals beantworten, so lange, bis Sie den Link deaktivieren. Die Antworten erfolgen anonym, und Sie können den Status der Befragten nicht überwachen.

Nachdem Sie auf Umfrage verteilen geklickt haben, bleibt der anonyme Link aktiv, bis Sie ihn deaktivieren.

Die Umfrage verbreiten

Hinweis

Nur Ergebnisse-App-Administratoren, Fachmanager oder Fachbenutzer können diese Aufgabe ausführen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Wechseln Sie zu der Sammlung, die die Umfrage enthält.
  3. Klicken Sie unter dem Namen der Umfrage auf Umfrage verteilen.

    Hinweis

    Wenn Sie stattdessen die Schaltfläche Fragen hinzufügen sehen, bedeutet dies, dass der verknüpfte Fragebogen keine Fragen enthält. Fügen Sie Fragen hinzu, bevor Sie den Ereignisbericht verteilen.

  4. Sie können die Umfrage unter Verwendung einer der beiden Methoden verteilen:
    • Um einen anonymen Link zu erhalten, den Sie potenziellen Befragten verfügbar machen können, klicken Sie auf Kopieren und fügen Sie den Link an die Verteilungsstelle ein.

      Hinweis

      Wenn Sie auf ein Verteilungs-Link klicken, werden Sie zu einer eindeutigen Instanz der Umfrage mit einer eigenen URL weitergeleitet. Stellen Sie sicher, dass Sie nur den Link, den Sie direkt von der Sammlungsseite kopieren, verteilen. Teilen Sie nicht die URL, die nach dem Klicken auf den Verteilungs-Link angezeigt wird.

    • Um die Umfrage an bekannte Befragte zu senden, geben Sie in das Feld An Empfänger senden eine durch Kommata, Leerzeichen oder neue Zeile getrennte Liste der E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden.

Status der Antworten überwachen

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Wechseln Sie zu der Sammlung, die die Umfrage enthält.
  3. Klicken Sie unter dem Namen der Umfrage auf Umfrage verteilen.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Überwachen. Neben dem jeweiligen Empfänger erscheint die Nachricht Geantwortet, wenn dieser Empfänger Antworten auf die Umfrage eingereicht hat. Neben dem jeweiligen Empfänger erscheint die Nachricht Ausstehend, wenn dieser Empfänger noch keine Antworten auf die Umfrage eingereicht hat.
  5. Optional. Um Empfänger daran zu erinnern, die Umfrage zu beantworten, klicken Sie auf Erneut senden.

Anonymen Link deaktivieren

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Wechseln Sie zu der Sammlung, die die Umfrage enthält.
  3. Klicken Sie unter dem Namen der Umfrage auf Umfrage verteilen.
  4. Klicken Sie auf Deaktivieren. Ein neuer Link wird generiert und der ursprüngliche Link wird deaktiviert. Befragte, die auf den ursprünglichen Link klicken, können nicht mehr auf die Umfrage zugreifen.

Einen Fragebogen als Ereignisbericht senden

Ereignisberichte sind Tabellen, in denen die Antworten auf Fragebögen gespeichert werden. Sie können den Fragebogen versenden, indem Sie einen anonymen Link verteilen, den unbekannte Befragte ausfüllen müssen. Jede Antwort wird als Datensatz im Ereignisbericht gespeichert, und Sie können den Bericht anhand dieser Datensätze verarbeiten.

Hinweis

Nur Ergebnisse-App-Administratoren, Fachmanager oder Fachbenutzer können diese Aufgabe ausführen.

Vorbereitungen

Bevor Sie einen Fragebogen bereitstellen, müssen Sie:

Was Datenempfänger sehen

Wenn Sie einen Fragebogen von einer Ereignisberichtstabelle aus senden, sehen die Befragten keine spezifischen Feldinformationen, auch wenn für den Fragebogen die Anzeige von Feldern festgelegt ist.

Den Ereignisbericht verteilen

Nachdem Sie den Ereignisbericht mit dem Fragebogen verknüpft haben, können Sie den Ereignisbericht verteilen.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Wechseln Sie zu der Sammlung, die den Ereignisbericht enthält.
  3. Klicken Sie unter dem Namen des Ereignisberichts auf Ereignisbericht verteilen. Der anonyme Link bleibt solange aktiv, bis Sie ihn deaktivieren.

    Hinweis

    Wenn Sie stattdessen die Schaltfläche Fragen hinzufügen sehen, bedeutet dies, dass der verknüpfte Fragebogen keine Fragen enthält. Fügen Sie Fragen hinzu, bevor Sie den Ereignisbericht verteilen.

  4. Um einen anonymen Link zu erhalten, den Sie potenziellen Befragten verfügbar machen können, klicken Sie auf Kopieren und fügen Sie den Link an die Verteilungsstelle ein.

    Hinweis

    Wenn Sie auf ein Verteilungs-Link klicken, werden Sie zu einer eindeutigen Instanz des Ereignisberichts mit einer eigenen URL weitergeleitet. Stellen Sie sicher, dass Sie nur den Link, den Sie direkt von der Sammlungsseite kopieren, verteilen. Teilen Sie nicht die URL, die nach dem Klicken auf den Verteilungs-Link angezeigt wird.

Anonymen Link deaktivieren

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Wechseln Sie zu der Sammlung, die den Ereignisbericht enthält.
  3. Klicken Sie unter dem Namen des Ereignisberichts auf Ereignisbericht verteilen. Der anonyme Link bleibt solange aktiv, bis Sie ihn deaktivieren.
  4. Um einen bestehenden anonymen Link zu deaktivieren, klicken Sie auf Deaktivieren. Ein neuer Link wird generiert und der ursprüngliche Link wird deaktiviert. Befragte, die auf den ursprünglichen Link klicken, können nicht auf den Ereignisbericht zugreifen.

Andere Möglichkeiten zum Versenden von Fragebögen

Sie können auch einen Fragebogen als Teil einer Bewertungsumfrage, Kontrollleistung oder Zertifizierung verteilen, wenn Sie diese Funktionen nutzen.