Fragebögen erstellen

Sie können einen Fragebogen erstellen, indem Sie Frage entwerfen, Layoutelemente einfügen und bedingte Logik definieren. Nachdem Sie den Fragebogen erstellt haben, können Sie diesen für Umfragen, Ereignisberichte und bei der Verarbeitung von Datensätzen verwenden. Sie können in Diligent One auch Fragebögen mit spezifischen Funktionen, wie z. B. Zertifizierungen, verwenden.

Hinweis

Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“ und „Fachbenutzer“ können diese Aufgaben ausführen.

Funktionsweise

Fragebogenlänge

Ein Fragebogen kann aus bis zu 500 Fragen bestehen. Wenn jedoch eine der mit dem Fragebogen verlinkten Tabellen insgesamt 500 Spalten erreicht, können Sie keine weiteren Fragen hinzufügen.

Beispiel, wenn eine Tabelle mit 100 Spalten mit einem Fragebogen verlinkt wird, kann der Fragebogen maximal 400 Fragen enthalten.

Einen Fragebogen erstellen

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Sammlung mit dem Fragebogen, den Sie ändern möchten.
  3. Klicken Sie auf Fragebögen.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie die folgenden Informationen ein:
    • Referenz – Optional. Geben Sie eine eindeutige ID für den Fragebogen ein. Anhand dieser ID können Benutzer des Massenimportprogramms und Toolkits den Fragebogen eindeutig identifizieren.
    • Name - Geben Sie einen aussagekräftigen Titel für den Fragebogen ein.
    • Anweisung - optional. Geben Sie Anweisungen für die Personen ein, die den Fragebogen erhalten. Sie können Ihre Antwort mit Hilfe der Optionen Fett, Kursiv, Aufzählung oder Link oberhalb des Textfeldes formatieren.
    • Optional. Dateien zu Fragebogenanweisungen hinzufügen Fügen Sie eine oder mehrere unterstützende Standarddateien hinzu, die mit dem Fragebogen gesendet werden sollen. Die Dateien sind verfügbar, wenn der Fragebogen beantwortet wird (sie werden im Fragebogen selbst als verbundene Dateien bezeichnet). Sie werden automatisch bei jeder Übermittlung an den Datensatz angehängt. Unterstützende Dateien können nicht nach Übermittlung einer Antwort geändert werden. Die Dateien werden in eine reservierte Spalte in der verbundenen Tabelle eingefügt.

      Hinweis

      Aus Sicherheitsgründen akzeptiert Diligent One keine Dateianhänge mit den folgenden Erweiterungen: .bat, .com, .dmg, .exe und .scr.

  5. Optional. Damit Benutzer aktualisierte Antworten auf zuvor zugewiesene Fragebögen ohne einen erklärenden Kommentar übermitteln können, wählen Sie Wiedervorlage des zugewiesenen Fragebogens ohne Kommentar möglich.

    Hinweis

    Diese Einstellung funktioniert nicht für Statusfragebögen.

  6. Wählen Sie, ob Empfänger Informationen über spezifische Datensätze sehen sollten.
    • Wählen Sie Alle Datensatzfelder anzeigen, wenn die Befragten alle Felder bei einem Datensatz sehen müssen. Dies ist im Allgemeinen eine gute Option, wenn alle Daten eines Datensatzes für den Empfänger relevant sind und nichts davon vertraulich ist.
    • Wählen Sie Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen, wenn die Befragten nur einige Felder bei einem Datensatz sehen müssen. Sie können die Felder, die die Empfänger sehen können, in den Einstellungen der Tabelle auswählen, aus der der Fragebogen versendet wird. Dies ist im Allgemeinen eine gute Option, wenn nur ein Teil der Daten eines Datensatzes für den Empfänger relevant ist oder einige Felder vertraulich sind und Sie sie dem Empfänger nicht zugänglich machen möchten.
    • Wählen Sie Alle Datensatzfelder ausblenden, wenn die Befragten die Daten nicht sehen müssen. Diese Option eignet sich im Allgemeinen für Umfragen und Ereignisberichte, bei denen die Details einzelner Datensätze keine Rolle spielen, aber sie kann zu Verwirrung führen, wenn Sie Fragen zu bestimmten Datensätzen in einer Tabelle stellen.

      Hinweis

      Wenn Sie Alle Datensatzfelder anzeigen oder Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen für einen Fragebogen auswählen, der mit einer Bewertungsumfrage oder einer Kontrollleistungs- oder Zertifizierungstabelle verknüpft ist, können die Befragten Kontextinformationen aus der Projekte-App anzeigen, z. B. die Beschreibung der Kontrolle. Weitere Informationen finden Sie unter:

  7. Optional. Wählen Sie die Sprache für alle von Diligent One generierten Texte (also Beschriftungen und Schaltflächen), die Fragebogenempfängern angezeigt werden, in der Liste Systembeschriftungs-Gebietsschema aus. Diese Einstellung überschreibt nur in diesem Fragebogen alle Spracheinstellungen für Benutzer und Organisationen. Fragen und Antworten innerhalb des Fragebogens werden dadurch nicht übersetzt. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen, zeigt Diligent One Systembeschriftungen in der Sprache an, die im Benutzerprofil festgelegt ist (wenn der Benutzer angemeldet ist), oder im Gebietsschema der Organisation (wenn der Empfänger nicht angemeldet ist).

    Hinweis

    Wenn Ihr Fragebogen sich an mehrere Zielgruppen mit unterschiedlichen Sprachen richtet, sollten Sie mehrere Kopien desselben Fragebogens erstellen, um Ihre wichtigsten Zielgruppen am effektivsten anzusprechen.

  8. Optional. Um den Fragebogen automatisch zu senden, wenn ein Datensatz einen bestimmten Status hat, wählen Sie den Status aus der Liste Verknüpfte Status.
  9. Optional. Fragebögen mit Tabellen verknüpfen:
    1. Wählen Sie eine oder mehrere Tabellen aus der Liste aus.
    2. Wählen Sie Dieser Fragebogen darf nur von verlinkten Tabellen für alle Rollen gesendet werden. Diese Option sorgt dafür, dass der Fragebogen bei der Verarbeitung von Datensätzen nur von Tabellen, mit denen er verlinkt ist, gesendet werden kann, jedoch nicht von anderen Tabellen. Weitere Informationen finden Sie unter Tabellen mit Fragebögen verlinken.

    Wenn ein Fragebogen mit einer Tabelle verlinkt ist, werden der Tabelle Spalten für jede Antwort im Fragebogen hinzugefügt. Sie können dann die Antworten erfassen, indem Sie bei der Verarbeitung von Datensätzen den Fragebogen zuweisen. Antworten sind mit dem Datensatz verbunden, von dem aus sie den Frageboge zuordnen. Weitere Informationen finden Sie unter Datensätze verarbeiten.

  10. Klicken Sie auf Speichern. Der Fragebogen wird gespeichert und auf der Seite Details zum Fragebogen angezeigt.

Fragen hinzufügen

Weitere Informationen über bestimmte Antworttypen siehe Fragebogenkomponenten.

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Sammlung mit dem Fragebogen, den Sie ändern möchten.
  3. Klicken Sie auf Fragebögen.
  4. Öffnen Sie den jeweiligen Fragebogen durch Klicken.

    Die Seite Details zum Fragebogen wird geöffnet.

  5. Optional. Schalten Sie die Option Verweise anzeigen ein, um das Referenzfeld in den Fragen und Antworten anzuzeigen.
  6. Klicken Sie neben Fragen auf Hinzufügen und wählen Sie einen Antworttyp aus.
  7. Füllen Sie die folgenden Felder aus:
    AntworttypFeldBeschreibung
    AlleReferenz

    Optional. Eine eindeutige ID für die Frage.

    Anhand dieser ID können Benutzer des Massenimportprogramms und Toolkits die Frage eindeutig identifizieren.

    AlleFrage

    Der Text der Frage, die gestellt wird. Verwenden Sie in diesem Feld nur Klartext.

    Das Feld darf maximal 4096 Zeichen enthalten.

    • Einzelne Auswahl
    • Auswahlfrage
    • Dropdown-Liste
    		Antwortoptionen

    Optionen, die der Befragte auswählen kann:

    • Um weitere Optionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Eine weitere hinzufügen
    • Um eine andere Option anzugeben, wählen Sie 'Andere' zulassen aus und geben Sie eine Beschriftung an.

    Antwort Referenz

    Optional. Ein eindeutige ID für eine Antwortoption.

    Anhand dieser ID können Benutzer des Massenimportprogramms und Toolkits eine Antwortoption eindeutig identifizieren.

    AlleAnweisungen

    Weiterer Kontext für die Frage.

    Sie können den Anweisungstest über die Schaltflächen „Fett”, „Kursiv”, „Unterstreichen”, „Aufzählung” und „Link” formatieren. Um die Formatierung anzuwenden, heben Sie den zu formatierenden Text hervor und klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche.

    Numerische SkalaSkala

    Der Wertebereich, aus dem der Befragte eine Antwort auswählen kann.

    Sie können einen Skalenbereich zwischen 0 bis 10 wählen.

    Numerische SkalaBeschriftungen Legt die Beschriftungen für die Anfangs-, Mittel- und Endwerte fest, die auf einer Skala repräsentiert werden, z.B. "Niedrig", "Mittel", "Hoch".
    AlleSpaltenanzeigenameOptional. Legt den Namen der Spalte fest, in der die Antworten gespeichert werden.
    AlleLegt die Antwort als optional festOptional. Legt fest, dass die Befragten auswählen können, ob sie die Frage beantworten oder nicht, bevor sie im Fragebogen voranschreiten.
  8. Optional. Um einen Antworttyp zu ändern, wählen Sie aus der Liste Antworttyp einen anderen Typ aus.

    Für die Umwandlung verfügbare Typen hängen vom Typ der zu ändernden Frage ab. Sie können keine Frage mit vordefinierten Antworten in eine mit undefinierten Antworten und umgekehrt ändern.

  9. Um die Frage zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
  10. Optional. Um zusätzliche Fragen hinzuzufügen, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie einen Antworttyp aus. Wiederholen Sie dann die Schritte 2 bis 4.

Bedingte Logik anwenden

  1. Suchen Sie die Frage, der sie eine bedingte Zusatzfrage hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. Sowohl die Frage als auch die Zusatzfrage müssen vorhanden sein, um die bedingte Logik zu erstellen. Nur Fragen mit einem der folgenden Antworttypen unterstützen die bedingte Logik:
    • Einzelne Auswahl
    • Auswahlfrage
    • Dropdown

  2. Klicken Sie neben der Frage, die eine Zusatzfrage erhalten soll, auf Zusatzfrage festlegen und wählen Sie eine Frage aus der Liste Hinzufügen aus.

    Wenn in der Liste keine Fragen angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass Sie die auszuwählende Frage erstellt und gespeichert haben, und versuchen Sie es erneut. Sie können keine Zusatzfrage für eine bereits vorhandene Zusatzfrage angeben.

    Klicken Sie auf das Symbol Entfernen , um die Beziehung zu entfernen, wenn Sie die falsche Frage gewählt haben.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

    Die Zusatzfrage wird unter der Frage eingerückt angezeigt. Zusatzfragen werden nur den Befragten angezeigt, die die mit der Zusatzfrage verlinkte Antwort auswählen.

Layoutelement einfügen

  1. Klicken Sie auf der Seite Details zum Fragebogen auf Hinzufügen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Seitenumbruch

    • Abschnitt

      Um den Abschnitt mit Kontext zu versehen, geben Sie eine kurze Beschreibung an und klicken Sie auf Speichern.

  2. Klicken Sie auf das Layoutelement und ziehen Sie es in der Liste der Fragen an die entsprechende Position.

    Die Anzahl der Abschnitte oder Seitenumbrüche, die Sie in einem Fragebogen einfügen können, ist nicht begrenzt.

Vorschau des Fragebogens anzeigen

Nachdem Sie die Komponenten Ihres Fragebogens hinzugefügt haben, können Sie anhand einer Vorschau überprüfen, wie der Fragebogen den Befragten angezeigt wird. Klicken Sie auf der Seite Details zum Fragebogen auf Vorschau.

Über die Vorschau des Fragebogens können Sie den Fragebogen testen und mit dem Fragebogen interagieren, ohne, dass die Antworten gespeichert werden.

Fragebögen bearbeiten

Sie können einen Fragebogen jederzeit bearbeiten. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

Aufgabe Schritt Bemerkungen
Namen, Anweisungen, Layout, Systembeschriftungssprache oder verlinkte Statuswerte und Tabellen eines Fragebogens bearbeiten Klicken Sie auf der Seite Details zum Fragebogen auf Bearbeiten.

Wählen Sie Alle Datensatzfelder anzeigen, wenn die Befragten alle Felder bei einem Datensatz sehen müssen. Dies ist im Allgemeinen eine gute Option, wenn alle Daten eines Datensatzes für den Empfänger relevant sind und nichts davon vertraulich ist.

Wählen Sie Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen, wenn die Befragten nur einige Felder bei einem Datensatz sehen müssen. Sie können die Felder, die die Empfänger sehen können, in den Einstellungen der Tabelle auswählen, aus der der Fragebogen versendet wird. Dies ist im Allgemeinen eine gute Option, wenn nur ein Teil der Daten eines Datensatzes für den Empfänger relevant ist oder einige Felder vertraulich sind und Sie sie dem Empfänger nicht zugänglich machen möchten.

Wählen Sie Alle Datensatzfelder ausblenden, wenn die Befragten die Daten nicht sehen müssen. Diese Option eignet sich im Allgemeinen für Umfragen und Ereignisberichte, bei denen die Details einzelner Datensätze keine Rolle spielen, aber sie kann zu Verwirrung führen, wenn Sie Fragen zu bestimmten Datensätzen in einer Tabelle stellen.

Hinweis

Wenn Sie Alle Datensatzfelder anzeigen oder Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen für einen Fragebogen auswählen, der mit einer Bewertungsumfrage oder einer Kontrollleistungs- oder Zertifizierungstabelle verknüpft ist, können die Befragten Kontextinformationen aus der Projekte-App anzeigen, z. B. die Beschreibung der Kontrolle. Weitere Informationen finden Sie unter:
Frage bearbeiten

Klicken Sie auf der Seite Details zum Fragebogen auf die entsprechende Frage, um sie zu öffnen.

  
Fragen umordnen Ziehen Sie auf der Seite Details zum Fragebogen jede Frage an die gewünschte Position.

Wenn Fragen in einem Fragebogen neu geordnet werden:

  • werden alle dazugehörigen Spalten in der Tabelle in derselben Reihenfolge anzeigt
  • werden die Fragen innerhalb des Seitenbereichs des Fragebogens in derselben Reihenfolge angezeigt (wird dem Empfänger angezeigt)

Wenn die Tabelle Fragen aus mehreren Fragebögen enthält, werden in der Tabelle zuerst die Spalten für die Fragen des ältesten Fragebogens angezeigt und die des jüngsten Fragebogens zuletzt.
Frage löschen

Klicken Sie auf der Seite Details zum Fragebogen neben der zu löschenden Frage auf das Papierkorbsymbol .

Wenn Sie eine Frage löschen, wird sie aus dem Fragebogen entfernt und künftige Befragte können diese Frage im Fragebogen nicht beantworten. Die im Fragefeld der Tabelle erfassten Daten werden dabei nicht entfernt.

Eine Frage kann nicht gelöscht werden, wenn diese in einem Fragebogen verwendet wird, der zwar gespeichert, aber noch nicht abgesendet wurde.