Zertifizierungen aufzeichnen

Zertifizierungen verwenden Fragebögen, mit denen Beteiligte um Informationen gebeten werden.

Funktionsweise

Wenn ein Mitarbeiter Zertifizierungen für ein Projekt aktiviert, wird automatisch eine Sammlung in der Ergebnisse-App erstellt, in der die Antworten auf den Fragebogen für das Projekt gespeichert werden. Sie können einen oder mehrere Fragebögen erstellen, die an die Beteiligten gesendet werden.

App Aktion
Projekte
  • Zertifizierungen aktivieren
  • Zertifizierungsprogramme konfigurieren und zertifizieren
  • Status von Zertifizierungsprogrammen anzeigen

Weitere Informationen zur Einrichtung der Zertifizierungsprogramme finden Sie unter Zertifizierungsprogramme erstellen.
Ergebnisse
  • Benutzerzugriff auf Sammlungen verwalten
  • Fragebögen erstellen
  • Alle Antworten in einer Tabelle anzeigen und Datensätze verarbeiten

Zertifizierungsdaten

Jedes Projekt, das Zertifizierungen verwendet, hat eine entsprechende Datenstruktur in der Ergebnisse-App. Wenn jemand Zertifizierungen für ein Projekt aktiviert, wird eine Sammlung mit einer Analyse und einer leeren Tabelle zur Ergebnisse-App hinzugefügt:

  • Der Name der Sammlung entspricht dem Projektnamen und wird aktualisiert, wenn Sie Ihr Projekt umbenennen.
  • Der Name der Analyse ist standardmäßig „Zertifizierungen“. Wenn Sie benutzerdefinierte Begriffe für den Projekttyp definiert haben, der diese Sammlung generiert hat, werden stattdessen Ihre benutzerdefinierten Begriffen verwendet. Diese können Sie in den Analyseeinstellungen umbenennen. Wenn Sie später einen benutzerdefinierten Begriff in der Projekte-App ändern, wird diese Änderung nicht im Analysennamen berücksichtigt.
  • Der Name der Tabelle ist standardmäßig „Antworten“. Sie können diese Einstellung in den Tabelleneinstellungen bearbeiten. Die Tabelle ist auch als Zertifizierungstabelle über dem Titel gekennzeichnet. Wenn Sie benutzerdefinierte Begriffe für den Projekttyp definiert haben, der diese Sammlung generiert hat, werden stattdessen Ihre benutzerdefinierten Begriffen verwendet. Wenn Sie später einen benutzerdefinierten Begriff in der Projekte-App ändern, wird diese Änderung im Tag und im Tabellentyp angezeigt, aber erst, wenn Sie eine Zertifizierung senden oder erneut senden.

Die Tabelle enthält alle Zertifizierungsdatensätze für dieses Projekt. Wenn den Zertifizierungen weitere Elemente hinzugefügt werden, werden Datensätze an diese Tabelle angehängt.

Hinweis

Die Zertifizierungstabellen sind ähnlich wie die Tabellen in der Ergebnisse-App. Sie können damit Standardfunktionen wie Trigger, Metriken und Visualisierungen nutzen. Zertifizierungstabellen enthalten Standard-Metadatenspalten wie Status und Priorität. Sie können Zertifizierungstabellen oder die Sammlungen und Analysen, die sie enthalten, nicht manuell löschen.

Hinweis

Wenn Sie für dasselbe Projekt Kontrollleistung und Zertifizierungen aktivieren, verwenden beide Funktionen dieselbe Sammlung in der Ergebnisse-App. Datensätze werden aber in unterschiedlichen Analysen und Tabellen gespeichert.

Kontextdaten werden in der Ergebnisse-App erfasst

Die folgenden Felder aus der Projekte-App werden als Kontextdaten in der Tabelle in der Ergebnisse-App erfasst:

Hinweis

Sie müssen für den Fragebogen in der Ergebnisse-App konfigurieren, so dass entweder Alle Datensatzfelder anzeigen oder Ausgewählte Datensatzfelder anzeigen festgelegt ist, damit diese Felder für die Mitarbeiter angezeigt werden, die Fragebögen beantworten. Weitere Informationen finden Sie unter Fragebögen erstellen.

Felder für Projekte Felder für Ziele Zertifizierungsfelder
  • Projektname
  • Projekt-ID (Systemfeld)
  • Projekt-URL
  • Ziel-ID (Systemfeld)
  • Zielreferenz ID (die ID, die von der Person vergeben wurde, die das Ziel erstellt hat)
  • Zielname
  • Ziel-URL
  • Typ (Ziel, Schilderung, Risiko oder Kontrolle)
  • Titel
  • URL
  • Name der Zertifizierung
  • Fälligkeitsdatum
  • Empfänger
  • Ziel-ID (Systemfeld)
  • Kontroll-ID (bei Zertifizierungen von Kontrollen ist dies die ID, die von der Person vergeben wird, die die Kontrolle erstellt hat)
  • Risiko-ID (bei Zertifizierungen von Risiken ist dies die ID, die von der Person vergeben wird, die das Risiko erstellt hat)

Für Beteiligte sichtbare Kontextdaten, die nicht in der Ergebnisse-App erfasst werden

Um den Kontext bei der Beantwortung von Zertifizierungsfragen zu verbessern, sehen Beteiligte im Fragebogen selbst zusätzliche Informationen über das Zertifizierungsprogramm. Diese Daten sind aber nicht in den Datensätzen erfasst, die in der Ergebnisse-App gespeichert sind.

  • Zusatzinformationen oder Anweisungen zur Zertifizierung.
  • Der Zertifizierung angehängte verbundene Dateien.
  • Die Beschreibung des Elements, das zertifiziert werden soll.
  • Um die SOX 302-Anforderungen ordnungsgemäß zu unterstützen, ermöglichen aufeinander folgende Zertifizierungen den Beteiligten die Einsicht in frühere Antworten auf einen Fragebogen, auch wenn die Fragefelder in den Einstellungen dieser Zertifizierungstabelle deaktiviert sind. Dadurch kann ein Kontrolleigentümer beispielsweise eine Kontrolle zertifizieren, woraufhin der Geschäftsführer diese Kontrolle nach Begutachtung der Antworten des Kontrolleigentümers zertifiziert, usw. Dies ergibt eine Zertifizierungskette bis zur abschließenden Genehmigung durch einen Vorgesetzten. Weitere Informationen zur Einrichtung sequenzieller Zertifizierungsprogramme finden Sie unter Zertifizierungsprogramme erstellen.

Tabellen oder Datensätze löschen

Sie können keine Tabellen oder Datensätze löschen, die von Diligent One zur Unterstützung von Zertifizierungen erstellt wurden. Sie können diese Tabellen oder Datensätze löschen, indem Sie das Projekt, in dem die Tabellen erzeugt wurden, in der Projekte-App löschen.

Zertifizierungen deaktivieren oder Elemente löschen

Wenn Sie in der Projekte-App die Zertifizierungen deaktivieren oder ein Element mit einer verbundenen Zertifizierung löschen, werden die Tabelle und die Datensätze in der Ergebnisse-App beibehalten. Allerdings laufen alle Links zu Zertifizierungsfragebögen aus und können nicht mehr zur Aufzeichnung zusätzlicher Datensätze verwendet werden.

Archivierte Projekte

Wenn ein Projekt, das Zertifizierungen verwendet, in der Projekte-App archiviert oder gelöscht wird, wird die verbundene Sammlung in der Ergebnisse-App ebenfalls archiviert. Weitere Informationen zu archivierten Sammlungen finden Sie unter Arbeiten mit Sammlungen.

Projekte übertragen

Wenn ein archiviertes Projekt mit Zertifizierungen in der Projekte-App übertragen wird, werden die Zertifizierungen in das neue Projekt kopiert.

In der Ergebnisse-App wird automatisch eine neue Sammlung erstellt, die alle Sammlungsmitglieder und zuvor erstellten Fragebögen enthält. Der Name und die Beschreibung der Analyse werden ebenfalls auf die neue Analyse innerhalb der neuen Sammlung kopiert. Das neue Projekt und die neue Sammlung werden automatisch verknüpft, die Zertifizierungen werden aber nicht erneut automatisch gesendet. Wenn Sie bereit sind, Zertifizierungen zu beginnen, können Sie jede Zertifizierung nach Bedarf erneut senden.