Datensätze beilegen

Sie können Datensätze beilegen, indem Sie Schlüsselfelder in der Tabelle wie Status und Priorität aktualisieren. Aus der Ergebnisse-App heraus können Sie den gesamten Beilegungsprozess für Testausnahmen, Fragebogenantworten oder Ereignisberichte verwalten.

Funktionsweise

Was sind Datensätze?

Datensätze sind Datenobjekte, die ein oder mehrere Attribute enthalten, wie Titel, Beschreibung, Empfänger, Geldwert, Fragebogenantworten oder Anhänge. Je nachdem, wofür Sie Diligent One verwenden, kann eine Aufzeichnung eine Ausnahme bei einem Prüfungstest, einen IT-Sicherheitsvorfall oder etwas anderes darstellen, das Sie überwachen oder untersuchen müssen.

Wo findet Beilegung statt?

Innerhalb einer Sammlung stehen die Datensätze zur Verarbeitung in einer beliebigen Datenanalysetabelle zur Verfügung. Innerhalb jeder Ergebnisse-Sammlung können Sie eine Tabelle für die Beilegung öffnen, indem Sie auf ihren Titel oder rechts auf die Anzahl der Datensätze in dieser Tabelle klicken.

Wenn Sie einen oder mehrere Datensätze in der Tabelle auswählen, wird auf der rechten Bildschirmseite die Konsole Datensätze verarbeiten angezeigt. Über diese Konsole können Sie Datensätze einzeln oder in Massen prüfen und verarbeiten.

Nicht alle Tabellen sind für eine Beilegung vorgesehen

Einige Tabellen, wie z. B. die in Spezialsammlungen, werden vom System generiert und sind nicht für eine Beilegung gedacht. Sie speichern Daten, die andere Funktionen in Diligent One unterstützen.

Was bedeutet es, einen Datensatz beizulegen?

Bei der Beilegung von Datensätzen verarbeiten Sie diese, indem Sie Werte für Schlüsselinformationsspalten angeben, die der Tabelle hinzugefügt werden. Anhand dieser Spalten wird der Fortschritt eines Datensatzes durch den Korrektur-Workflow eines Unternehmens überwacht:

Informationsspalte	Beschreibung	Weitere Anmerkungen
Priorität (Zeichen)	Identifiziert die relative Wichtigkeit oder den Schweregrad von Datensätzen	Wenn Sie einen Datensatz verarbeiten, können Sie einen Prioritätswert zuweisen, der die relative Wichtigkeit oder den Schweregrad eines Datensatzes anzeigt. Es gibt vier vordefinierte Prioritäten: Niedrig Mittel Hoch Kritisch
Status (Zeichen)	Identifiziert den Zustand von Datensätzen ab dem Zeitpunkt, an dem diese importiert wurden, bis diese gemäß des Workflows Ihres Unternehmens vollständig verarbeitet worden sind Hinweis Wenn ein Status mit einem Statusfragebogen verknüpft ist, werden Sie aufgefordert, den Fragebogen zu beantworten, wenn Sie den Datenbankstatus in den verknüpften Wert ändern. Wenn der verknüpfte Status über einen Trigger für den Datensatz festgelegt wurde, wird der Fragebogen angezeigt, wenn Sie anschließend versuchen, den Datensatz zu verarbeiten. Verknüpfte Fragebögen werden in einer Konsole in der Tabellenansicht angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Datensatzstatus mit Datensätzen verlinken.	Wenn Sie einen Datensatz verarbeiten, können Sie einen Status zuweisen, der den Zustand des Datensatzes identifiziert. Es gibt fünf Standardstatusangaben: Neu Geöffnet Wird geprüft Geschlossen Falschmeldung
Veröffentlicht (Datum)	Zeigt das Datum, an dem die Datensätze angelegt wurden, an
Herausgeber (Zeichen)	Zeigt den Namen der Person, die den Datensatz angelegt hat, an
Aktualisiert (Datumzeit)	Zeigt das Datum und die Zeit an, an dem der Datensatz zuletzt geändert wurde	Das Feld Aktualisiert überwacht alle Änderungen an den Informations- und Datenspalten im der Tabelle. Hinweis Das Feld Aktualisiert protokolliert nicht, wenn Fragebögen versendet werden oder ein Fragebogen derselben Person zugewiesen oder eine Anmerkung zu einem Datensatz abgegeben wird.
Geschlossen (Datumzeit)	Zeigt das Datum und die Zeit an, an dem für den Status des Datensatzes „Geschlossen” festgelegt wurde	Wenn für den Status eines Datensatzes „Geschlossen” festgelegt wird, wird für den Wert Geschlossen Null festgelegt.
Empfänger (Zeichen)	Identifiziert die Person, die für den Datensatz verantwortlich ist	Sobald eine Workflow-Gruppe zugewiesen wurde, muss der Empfänger der Zuweisung Mitglied der Workflow-Gruppe sein.
Workflow-Gruppe (Zeichen)	Bestimmt die Sichtbarkeit des Datensatzes. Nur Mitglieder der zugewiesenen Workflow-Gruppe können den Datensatz prüfen. Wenn keine Workflow-Gruppe zugewiesen wurde, können alle Mitglieder der Sammlung mit ausreichenden Berechtigungen, den Datensatz anzeigen. Hinweis Benutzer mit den Rollen Fachmanager oder Fachbenutzer können alle Datensätze in der Sammlung unabhängig von der Workflow-Gruppenzuweisung anzeigen.	Nur Benutzer mit der Rolle Fachmanager oder Fachbenutzer können die Workflow-Gruppenzuweisung ändern.

Beilegung automatisieren

Sie können mit Hilfe von Triggern Teile des Korrektur-Workflows Ihres Unternehmens automatisieren. Wenn Ereignisse eintreten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, kann der Trigger Informationsspalten aktualisieren, oder Benutzer bzw. Workflow-Gruppen benachrichtigten oder diesen Datensätze zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisierte Aktivität auslösen.

Für eine vollständigere End-to-End-Datenautomatisierung verwenden Sie Robots, um Ihre Tabellen mit Daten zu füllen. Die Kombination von Robots und Triggern kann für einen robusten, weitgehend automatisierten End-to-End-Flow für jeden Datensatz sorgen.