Datensatzstatus mit Datensätzen verlinken

Um Ihren Workflow anzupassen, verknüpfen Sie einen oder mehrere Status mit einem Fragebogen. Der Fragebogen wird angezeigt, wenn für einen Datensatz der verknüpfte Status aktiviert wird.

Hinweis

Nur „Fachmanager“ und „Fachbenutzer“ können diese Aufgabe ausführen.

Funktionsweise

Status-Fragebogen-Verknüpfung

Sie können auf der Seite Details zum Fragebogen einen oder mehrere Status mit einem Fragebogen verlinken. Wenn das Folgende eintritt, wird der Benutzer, der den Datensatz verarbeitet, aufgefordert, den Fragebogen auszufüllen:

  • Der Status des Datensatzes wird in einen der verlinkten Status geändert
  • Ein Datensatz mit einem verlinkten Status wird verarbeitet

    Dies tritt ein, wenn ein Trigger für den Datensatz einen verlinkten Status festlegt. Der Fragebogen wird angezeigt, wenn der Bevollmächtigte versucht, im Anschluss den Datensatz zu verarbeiten.

Ein Status kann gleichzeitig nur mit einem Fragebogen verknüpft werden. Sobald der Fragebogen beantwortet wird, wird er mit der Tabelle verknüpft und „beaufsichtigende Geschäftsleitung“ sowie „mitwirkende Benutzer“ können den verknüpften Fragebogen nicht versenden, solange Datensätze verarbeitet werden.

Hinweis

Wenn ein Datensatz in einen verlinkten Status geändert wird, nachdem dieser zuvor bereits in diesem Status war, ist der Fragebogen erneut erforderlich. Der Fragebogen wird mit den bei letzten Mal, als dieser für den Datensatz beantwortet wurde, aufgezeichneten Antworten vorausgefüllt. Der Benutzer, der den Datensatz verarbeitet, kann die Antworten bei Bedarf aktualisieren.

Verknüpfte Status und Massenverarbeitung von Datensätzen

Bei einer Verarbeitung von Datensätzen in Massen wird eine Statusfragebogenantwort auf alle ausgewählten Datensätze angewendet. Abhängig davon, wie Ihr Unternehmen Workflows und Workflow-Gruppen konfiguriert, gilt die Statusaktualisierung u. U. nicht für alle Datensätze:

  • Wenn Ihre Workflow-Regeln es zulassen, dass alle ausgewählten Datensätze in den ausgewählten Status übergehen, gelten die Fragebogenantworten für alle Datensätze
  • Wenn Ihre Workflow-Regeln es nur zulassen, dass einige ausgewählte Datensätze in den ausgewählten Status übergehen, gelten die Fragebogenantworten nur für die zulässigen Datensätze und die Datensätze, die nicht von den Workflow-Regeln abgedeckt werden, werden nicht verarbeitet
  • Wenn Sie mehrere Datensätze zur Bearbeitung auswählen und den Status vor dem Beantworten des Fragebogens nicht ändern, gilt die Fragebogenantwort nur für den zuletzt ausgewählten Datensatz.

Hinweis

Wenn Sie den Filter Status ist „Offen“ auf eine Tabelle anwenden und dann den Status für die Massendatensätze mit einem verknüpften Fragebogen in „Geschlossen“ ändern, wird der Fragebogen nicht mehr angezeigt, da die Datensätze nicht mehr in der gefilterten Tabelle enthalten sind.

Beispiel

Fragebogen zur Genehmigung von Ausgaben

Ihr Korrektur-Workflow beinhaltet einen Status mit der Bezeichnung Genehmigung erforderlich. Wenn neue Ausgabendatensätze hochgeladen werden, wird ein Trigger ausgeführt, der allen Datensätze mit einem Ausgabenbetrag von über $100 zur Wiedervorlage markiert:

  • Legt für den Datensatzstatus Genehmigung erforderlich fest
  • Weist den Datensatz dem für Genehmigungen verantwortlichen Manager zu

Sie erstellen einen Genehmigungsfragebogen, der die notwendigen Informationen zur Rechtfertigung der Ausgabengenehmigung sammelt. Sie verlinken den Status Genehmigung erforderlich mit dem Fragebogen.

Wenn der genehmigende Manager die Datensätze prüft und versucht, sie zu verarbeiten, wird der Genehmigungsfragebogen in der Tabellenansicht angezeigt, und die Antwort wird mit den Ausgabendatensätzen in der Tabelle verbunden.

Status mit einem Fragebogen verlinken

  1. Öffnen Sie die Ergebnisse-App.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Sammlung mit dem Fragebogen, mit dem Sie arbeiten möchten.
  3. Klicken Sie auf Fragebögen.
  4. Öffnen Sie den jeweiligen Fragebogen durch Klicken.
  5. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Bearbeiten.
  6. Wählen Sie einen oder mehrere Status aus der Liste Verknüpfte Status einen oder mehrere Status zum Verlinken mit dem Fragebogen.

    Ein Status kann gleichzeitig nur mit einem Fragebogen verknüpft werden.

  7. Klicken Sie unten auf der Seite auf Speichern.