Anfragen hinzufügen

Von Geschäftsinhabern und anderen Interessengruppen Dokumente anfordern.

Funktionsweise

Prüfer müssen häufig Dokumentation von Geschäftseigentümern und anderen Beteiligten anfordern, um weitere Informationen zu sammeln.

Um Dokumentation anzufordern, fügen Sie eine Anfrage hinzu und weisen diese der entsprechenden Person zu. Nach der Zuweisung erhält die Person eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den sie auf die Anfrage zugreifen kann. Sie hat die Option, einen Anhang hinzuzufügen oder einen Kommentar einzugeben.

Beispiel

Berechtigungen

Nur Benutzer mit den Rollen „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ und „Mitwirkender Tester“ können Anfragen hinzufügen.

Benutzer mit der Rolle „Mitwirkender Tester“ können Anforderungen von der Registerkarte „Anforderungen“ sowie von Kontrollen und Verfahren, deren Eigentümer sie sind, hinzufügen. Sie können nur Anforderungen anzeigen und aktualisieren, die sie selbst erstellt haben oder denen sie als Eigentümer der Anforderung zugewiesen sind, und sie können nur Anforderungen löschen, die sie selbst erstellt haben.

Schritte zum Hinzufügen einer neuen Anfrage

1. Wählen Sie auf der Launchpad-Startseite (www.highbond.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

   Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

2. Öffnen Sie ein Projekt.

   Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Planung, Einsatz vor Ort oder Ergebnisse in der Dienstprogramm-Symbolleiste oben rechts auf Anfragen.
4. Nachdem der Seitenbereich Anfragen geöffnet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Anfrage.
5. Geben Sie im Dialogfeld Anfragen die folgenden Informationen ein, und klicken Sie auf Speichern:

   Feld	Beschreibung
   Anfrager	Gibt den Namen der Person an, welche die Dokumentation anfordert
   Beschreibung	Beschreibt die angeforderten Informationen, wie den Namen des Dokuments, die Versionsnummer oder die Abteilung, in der Sie erwarten, die Informationen zu finden Hinweis Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren: Chrome, Firefox oder Safari STRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac Internet Explorer oder Microsoft Edge öffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtsschreibprüfung / Hervorhebung falsch geschriebener Wörter
   Eigentümer	Gibt den Namen der Person an, die für die Erfüllung der Anfrage verantwortlich ist Das Suchfeld funktioniert mit dem Vor- und/oder Nachnamen der Person. Wählen Sie Benutzer angeben... und führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Geben Sie einen Benutzer an Wählen Sie eine Person aus der Liste Benutzer aus, wenn die Person ein lizenzierter Benutzer innerhalb der Diligent One-Instanz ist. Geben Sie einen Kontakt an Wenn Ihre Organisation die Ergebnisse-App verwendet und eine Referenzsammlung konfiguriert hat, wählen Sie in der Liste Kontakte eine Person aus, um einen Kontakt Ihrer Organisation als Eigentümer der Anfrage anzugeben. Geben Sie den Namen der Person von Hand ein und drücken Sie die Eingabetaste Verwenden Sie diese Option, wenn die Person weder ein Benutzer noch ein Kontakt in einer Diligent One-Instanz ist. Neben dem Namen der Person können Sie deren E-Mail-Adresse von Hand in das Feld E-Mail-Adresse eingeben. Wenn doppelte E-Mail-Adressen vorliegen, weil es sich bei der Person sowohl um einen Benutzer als auch um einen Kontakt handelt, wird die E-Mail-Adresse des Kontakts aus den Suchergebnissen herausgefiltert und nur die E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt. Hinweis Wenn der Benutzer keinen Zugriff hat oder wenn ihm im Projekt die Rolle „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“ zugeordnet wurde, erhält der Benutzer per E-Mail einen nicht authentifizierten Link auf die Anfrage und kann auf die Anfrage reagieren.
   CC optional	Gibt eine oder mehrere Personen an, die zur Anfrage beitragen können Die auf CC gesetzten Personen müssen der Diligent One-Instanz nicht als Benutzer hinzugefügt sein. Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „mitwirkende Manager“ bzw. Benutzer, denen eine Rolle als mitwirkender Benutzer (Benutzer oder Tester) zugewiesen wurde, können dieses Feld verändern. Hinweis Wenn der Benutzer keinen Zugriff hat oder wenn ihm im Projekt die Rolle „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“ zugeordnet wurde, erhält der Benutzer per E-Mail einen nicht authentifizierten Link auf die Anfrage und kann auf die Anfrage reagieren. Tipp Sie können die Eingabe-, Leer-, Komma-, Tabulator- oder Semikolon-Taste drücken, um eine E-Mail-Adresse der CC-Liste hinzuzufügen. E-Mail-Adressen werden vor dem Speichern auf ihre Gültigkeit überprüft.
   Fälligkeitsdatum optional	Legt fest, wann die Anfrage beantwortet sein soll
   E-Mail-Betreff optional	Bietet die Möglichkeit, die Betreffzeile der E-Mail anzupassen. Hinweis Eingegebene Personalisierung wird der ursprünglichen Betreffzeile hinzugefügt.
   E-Mail-Nachricht optional	Bietet die Möglichkeit, den Text der E-Mail anzupassen. Hinweis Eingegebene Personalisierung wird dem ursprünglichen Text hinzugefügt.
   Benachrichtigung	Hinweis Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie eine bestehende Anfrage aktualisieren. Jetzt senden Sendet eine E-Mail sofort an den Eigentümer der Anfrage und die im Feld „CC“ enthaltenen Personen. [Häufigkeit] Erinnerung versenden Sendet eine E-Mail entsprechend einem festgelegten wiederholten Plan an den Eigentümer der Anfrage und die im Feld „CC“ enthaltenen Personen. Weitere Informationen zu wiederkehrenden Erinnerungen finden Sie unter Wiederholte Anfrageerinnerungen versenden.

Mehrere Anfragen hinzufügen

Informationen zum Hinzufügen mehrerer Anfragen auf einmal finden Sie unter Massenimport von Anfragen.