Massenimport von Anfragen

Führen Sie einen Massenimport von Anfragen in ein Projekt durch, um zeitaufwendige manuelle Dateneingaben zu vermeiden oder wenn Sie Daten aus einem anderen System migrieren möchten.

Mit Hilfe von Sitzungen können Sie im Massenimportprogramm auch mehrere Anfragen auf einmal aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Massen-Aktualisierung bestehender Anfragen.

Funktionsweise

Sie öffnen eine neue Massenimportprogramm-Sitzung und laden die Excel-Vorlage von der Seite „Massenimportprogramm“ im Launchpad herunter. Sie bereiten die Daten in der Vorlage vor und laden anschließend die Vorlage auf der Seite Massenimportprogramm hoch.

Sie können Massen-Uploads von Anfragen in Projekte oder in eine Komponente innerhalb eines Projekts, wie z. B. ein Ziel, einen Bericht usw., durchführen.

Wo befinden sich die hochgeladenen Anfragen?

Nachdem die Anfragen hochgeladen wurden, sind die Daten an folgenden Stellen verfügbar:

• Registerkarte Anfragen
• Aufgabenverfolgung-App
• die Komponente innerhalb des Projekts, wie z. B. das Ziel, die Schilderung, usw. (vorausgesetzt, targetType und targetId werden in der Vorlage erwähnt). Weitere Informationen finden Sie unter Daten in der Vorlage vorbereiten.

Vorbereitungen

Bevor Sie mit dem Import von Anfragen beginnen können, müssen Sie ein Projekt über das Massenimportprogramm erstellen, indem Sie das Arbeitsblatt Projects ausfüllen, oder über die Benutzeroberfläche.

Workflow

Berechtigungen

Nur Systemadministratoren können Diligent One-Ressourcen massenhaft über das Massenimportprogramm hochladen.

Massen-Upload neuer Anfragen

Neue Massenimportprogramm-Sitzung öffnen und die Excel-Vorlage herunterladen

1. Öffnen Sie Launchpad.

   Hinweis

   Wenn Ihr Unternehmen mehrere Instanzen im Launchpad verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Organisation aus.

   Wenn Organisation nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

3. Klicken Sie unter Massenimportprogramm auf Ressourcen massenweise verwalten.

   Eine neue Massenimportprogramm-Sitzung beginnt und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt.

   Achtung

   Beginnen Sie stets eine neue Sitzung, wenn Sie neue Ressourcen hinzufügen möchten. Andernfalls können Sie zuvor hochgeladene Daten verlieren.

   Erfahren Sie mehr

   Beispiel: Sie möchten 200 Entitäten in zwei Stapeln (100 +100) importieren. Wenn Sie die Stapel nacheinander in derselben Sitzung hochladen, werden die im ersten Stapel hochgeladenen Daten durch die im zweiten Stapel hochgeladenen Daten ersetzt. Um diesen Datenverlust zu vermeiden, laden Sie zunächst den ersten Stapel in einer Sitzung hoch und starten Sie dann eine neue Sitzung für den nächsten Stapel. Ebenso sollten Sie eine neue Sitzung beginnen, wenn Sie weitere neue Ressourcen hinzufügen möchten.

   Hinweis

   Sie können vorherige Sitzungen verwenden, um bereits hochgeladene Daten zu aktualisieren. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Aktualisierungsfunktion im Massenimportprogramm.

4. Wählen Sie unter Ressource auswählen im Ressourcentyp die Option Alle Ressourcen aus.

5. Klicken Sie auf .xlsx-Vorlage herunterladen.

   Die Excel-Vorlage wird auf dem lokalen Rechner gespeichert.

Daten in der Vorlage vorbereiten

1. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage (HighBond_Template.xlsx) und navigieren Sie zum Arbeitsblatt Requests.
2. Kopieren Sie Ihre Daten und fügen Sie diese in die Vorlage ein. Hilfe zur Dateneingabe finden Sie unter Tipps für die Vorbereitung von Inhalten.
   Hinweis

   • Wenn Sie das Add-In für Excel verwenden, stellen Sie sicher, dass die Option „ACL Add-In“ deaktiviert ist, bevor Sie die Excel-Vorlage ändern. Wie Sie dabei vorgehen, erfahren Sie unter Das Add-In für Excel konfigurieren.
   • Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts oder der Felder. Bei diesen Angaben wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Sie dürfen nicht geändert werden.
   • Die maximale Anzahl von Zeilen, die auf einmal hochgeladen werden können, beträgt 2000 (einschließlich aller Arbeitsblätter).

   Feld	Beschreibung
   referenceId obligatorisch	Gibt eine eindeutige ID für die Ressource an. Dabei muss es sich um einen eindeutigen Wert für jede Reihe im Arbeitsblatt handeln. Er kann eine Kombination aus Text und Zahlen enthalten, die maximale Länge beträgt 255 Zeichen. Dieses Feld ist der Primärschlüssel für jede Reihe in der Vorlage. Sie benötigen diesen Schlüssel, wenn Sie diese Ressource erneut aktualisieren möchten. Wichtig Mit Referenz-IDs können Sie Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können beispielsweise ein neues Projekt und ein neues Ziel erstellen, das beim gleichen Hochladevorgang mit diesem Projekt verknüpft wird. Erstellen Sie dazu einen Link zwischen dem Projekt und dem Ziel, indem Sie referenceId in das geforderte Feld eingeben. Weitere Informationen über die Verknüpfung von Diligent One-Ressourcen im Massenimportprogramm finden Sie unter Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm. Hinweis Referenz-IDs sind erforderlich, wenn Sie mit dem Massenimportprogramm Ressourcen hinzufügen oder aktualisieren. Sie sind nicht verfügbar, wenn Sie Ressourcen über die Benutzeroberfläche von Diligent One hinzufügen/aktualisieren.
   ccContacts	Gibt die E-Mail-IDs der Benutzer an, die für die Erfüllung der Anfrage verantwortlich sind. Tipp Sie können mehrere E-Mail-IDs durch Komma getrennt hinzufügen.
   description obligatorisch	Beschreibt die angeforderten Informationen, wie zum Beispiel den Namen des Dokuments, die Versionsnummer oder die Abteilung, in der die Informationen wahrscheinlich gefunden werden können. Tipp HTML-Tags verwenden, um Text zu formatieren. Beispiel: <b>, <i>, <ol>, <ul>. Informationen zu Anfragen finden Sie unter Dokumentation anfordern.
   dueDate	Legt fest, wann die Anfrage beantwortet sein soll. Das Datum muss das Format JJJJ-MM-TT aufweisen.
   emailMessage	Bietet die Möglichkeit, den Text der E-Mail anzupassen.
   emailSubject	Bietet die Möglichkeit, die Betreffzeile der E-Mail anzupassen.
   Eigentümer Bedingt obligatorisch	Gibt den Namen der Person an, die für die Erledigung der Anfrage verantwortlich ist. Dieses Feld ist am besten geeignet, um Benutzer hinzuzufügen, die Diligent One nicht nutzen. Dieses Feld wird zum Pflichtfeld, wenn ownerUser leer gelassen wird.
   ownerEmail bedingt obligatorisch	Gibt die E-Mail-Adresse der Person an, die für die Erledigung der Anfrage zuständig ist. Dieses Feld ist am besten geeignet, um Benutzer hinzuzufügen, die Diligent One nicht nutzen.
   ownerUser bedingt obligatorisch	Gibt die Benutzer-ID (UID) oder E-Mail-Adresse der Person an, die für die Erledigung der Anfrage verantwortlich ist. Erfahren Sie, wie Sie die Nutzer-ID eines Benutzers abrufen können. Sie können keine Benutzer, die Diligent One nicht nutzen, zu diesem Feld hinzufügen. Dieses Feld wird zum Pflichtfeld, wenn owner leer gelassen wird. Beachten Sie, dass die Angabe von ownerUser die Werte in den Feldern owner und ownerEmail außer Kraft setzt. Hinweis Vergewissern Sie sich, dass der Benutzer, den Sie zu diesem Feld hinzufügen möchten, bereits dem entsprechenden Projekt bzw. Framework zugewiesen wurde. Informationen über die Zuweisung von Benutzerrollen finden Sie unter Rollen für Benutzer in Projekten und Frameworks zuweisen
   position	Gibt die Reihenfolge an, in der die Anfrage angezeigt wird.
   projectId obligatorisch	Gibt die ID des Projekts an, in dem diese Anfrage platziert werden muss. Zum Beispiel:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/dashboard, wobei 90305 die Projekt-ID ist. Hinweis Alternativ können Sie in diesem Feld eine Referenz-ID eines neuen Projekts angeben, das Sie in der aktuellen Vorlage hinzugefügt haben. Damit wird die Anfrage beim Hochladen der Vorlage dem Projekt zugeordnet. Weitere Informationen über die Verknüpfung von Diligent One-Ressourcen im Massenimportprogramm finden Sie unter Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm.
   received	Gibt den Status der Anfrage an: True: Erhalten. False: Offen. Der Standardwert ist „false“.r
   equestorUser obligatorisch	Gibt die Benutzer-ID (UID) oder E-Mail-Adresse der Person an, die die Dokumentation anfordert. Erfahren Sie, wie Sie die Nutzer-ID eines Benutzers abrufen können.
   sendRecurrentNotifications	Gibt an, ob eine E-Mail an den Anfrageeigentümer und die auf CC gesetzten Personen auf Basis eines sich wiederholenden Ablaufplans gesendet werden soll. True: Die E-Mail wird nach einem sich wiederholenden Ablaufplan gesendet. False: Der Ablaufplan für E-Mails wird deaktiviert. Weitere Informationen über wiederkehrende Erinnerungen finden Sie unter Wiederholte Anfrageerinnerungen versenden.
   ccUsers	Gibt die Benutzer-IDs (UIDs) oder E-Mail-Adressen von internen Benutzern an, die zu der Organisation gehören, die für die Erfüllung der Anfrage verantwortlich ist. Erfahren Sie, wie Sie die Nutzer-ID eines Benutzers abrufen können.
   targetType	Gibt den Komponententyp an, in dem diese Anfrage platziert werden muss. Der Zieltyp muss einer der folgenden Werte sein: projects project_files objectives narratives risks controls walkthroughs control_test_plans control_tests issues walkthrough_summaries project_plannings project_results risk_control_matrices testing_rounds Der Standardwert ist „projects“. Wichtig Verwenden Sie die genaue Terminologie wie oben beschrieben. Hinweis Verwenden Sie nur englische Standardwerte für dieses Feld. Benutzerdefinierte englische Werte und lokalisierte (nicht englische) Werte werden noch nicht im Massenimportprogramm unterstützt. Welche Ziel-ID für welche Komponente zu verwenden ist, erfahren Sie unter Zieltyp und Ziel-ID für Projektkomponenten
   targetId obligatorisch	Gibt die ID der Ressource an, in die diese Anfrage eingeordnet werden muss. Sie finden die Ressourcen-ID in der URL. Zum Beispiel:  https://stark.projects.highbond.com/audits/ 90305/objectives/94778, wobei 90305 die Projekt-ID und 94778 die Ziel-ID ist. Sie können im Feld targetId einen der folgenden Schritte ausführen: Die Angabe der Projekt-ID, wenn Sie das Problem unter dem Projekt einordnen möchten (dies ist die gleiche ID wie im Feld projectId angegeben). Die Angabe der Komponenten-ID (im obigen Beispiel die Objektiv-ID), wenn Sie das Problem unter die Komponente eines Projekts einordnen möchten. Beachten Sie, dass die Projekt-ID im Feld projectId angegeben werden muss. Welche Ziel-ID für welche Komponente zu verwenden ist, erfahren Sie unter Zieltyp und Ziel-ID für Projektkomponenten

3. Speichern und schließen Sie die Vorlage.

Tipps für die Vorbereitung von Inhalten

Die Vorbereitung von Inhalten umfasst:

• Kopieren und Einfügen der Quelldaten in die Excel-Vorlage
• Daten, falls erforderlich, manuell in die Excel-Vorlage eingeben
• Die Vorlage zur Vorbereitung auf den Massen-Upload speichern

Verwendung von Referenz-IDs zur Verknüpfung von Ressourcen im Massenimportprogramm

„Reference ID“ ist ein Feld in der zum Massenimportprogramm gehörenden Excel-Vorlage. Das Feld findet sich in allen Arbeitsblättern und ist für alle Ressourcen verfügbar. Es handelt sich um einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz im Arbeitsblatt.

Mit Referenz-IDs können Sie Diligent One-Ressourcen schnell miteinander verknüpfen. Sie können z. B. ein Projekt und ein Ziel, das mit dem Projekt verknüpft ist, im selben Import erstellen. Sie können dies tun, indem Sie referenceId in das erforderliche Feld eingeben.

Zieltyp und Ziel-ID für Projektkomponenten

Der folgende Abschnitt zeigt den Zieltyp und die Ziel-ID für die jeweilige Projektkomponente.

Auf Basis der Komponente, in der Sie die Anfrage platzieren möchten, verwenden Sie den entsprechenden Zieltyp und die Ziel-ID in der Excel-Vorlage.

Daten hochladen

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

• Ziehen Sie die Vorlage mit der Maus in das Browserfenster.
• Klicken Sie auf Wählen Sie auf Ihrem Computer aus und wählen Sie die aktualisierte Vorlage von Ihrem Computer aus.

  Nur eine Excel-Vorlage gleichzeitig kann hochgeladen werden (jede Datei wird separat validiert).

Ergebnis Je nach Ergebnis des Vorgangs wird eine Erfolgs- oder Fehlermeldung angezeigt, und die letzte Sitzung wird in der Tabelle Sitzungen aktualisiert.

Sitzungen im Massenimportprogramm

Eine Sitzung im Massenimportprogramm besteht aus einer Reihe von Benutzerinteraktionen für den Import von Diligent One-Ressourcen. Jede Benutzersitzung wird in der Tabelle Sitzungen aufgezeichnet.

Die Sitzungstabelle enthält die folgenden Informationen:

Feldname	Beschreibung
Web-Sitzungen	Zeigt die Liste der Web-Sitzungen an. Eine Websitzung stellt eine Sitzung dar, die über die Benutzeroberfläche des Massenimportprogramms abgehalten wird. Jedes Mal, wenn Sie die Seite Massenimportprogramm öffnen, beginnt eine neue Sitzung.
API-Sitzungen	Zeigt die Liste der API-Sitzungen an. Eine API-Sitzung stellt eine Sitzung dar, die über eine API-Plattform wie Postman usw. abgehalten wird.
Aktualisieren	Lädt die Tabelle Sitzungen neu.
Sitzungs-ID	Bezeichner der Sitzung. In Websitzungen können Sie auf die Sitzungs-ID klicken, um zu einer bestimmten Sitzung zu gelangen, und die Sitzungs-ID wird an die URL angehängt. Beispiel: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, wobei bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc die Sitzungs-ID ist. Hinweis Sitzungs-IDs von Web- und API-Sitzungen sehen ähnlich aus. Achten Sie also darauf, die IDs nicht zu verwechseln.
Datum	Zeigt Datum und Uhrzeit der Sitzung an. Sie können das Datum in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge sortieren.
Hochgeladen von	Zeigt den Namen des Benutzers an.
Status	Zeigt den Status des Uploads an und ob er erfolgreich war oder nicht. Sie können auf den Status klicken, um die ausgefüllten Importeinzelheiten anzuzeigen.
Dateiname	Zeigt den Namen der hochgeladenen Vorlage/das Fehlerprotokoll an. Beispiel: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx. Vorlage Sie können die Vorlage anklicken und herunterladen, um bereits hochgeladene Daten zu korrigieren. Fehlerprotokoll Ein Fehlerprotokoll wird erstellt, wenn ein Upload fehlschlägt. Sie können im Fehlerprotokoll nachschauen, um die Fehler zu beheben und die Vorlage erneut hochzuladen. Hinweis Die Vorlage und das Fehlerprotokoll sind bis zu 18 Monate nach dem Upload-Datum zum Herunterladen verfügbar. Der Link zum Herunterladen der Vorlage ist für Sitzungen im Massenimportprogramm ab 13. Mai 2022 verfügbar. Sie können die Vorlage nicht für Sitzungen herunterladen, die vor diesem Datum stattfanden.

Massen-Aktualisierung bestehender Anfragen

Sie können im Massenimportprogramm mit Hilfe von Sitzungen mehrere Elemente auf einmal aktualisieren.

Problembehandlung

Sie können das Fehlerprotokoll aus der Tabelle „Sitzungen“ herunterladen und darin nachschauen. Verstehen Sie, welche Fehler beim Massen-Upload häufig auftreten und lernen Sie, diese Fehler zu beheben.

Die folgende Tabelle enthält eine Liste der möglichen Fehler, die beim Hochladen der Vorlage auftreten können.

Fehler	Lösung(en)
Es können dabei mehr als 2000 Zeilen in der hochgeladenen Datei enthalten sein (einschließlich aller Arbeitsblätter).	Entfernen Sie die zusätzlichen Reihen aus der Vorlage und laden Sie sie erneut hoch.
Obligatorische Felder wurden nicht ausgefüllt oder fehlen in der hochgeladenen Datei.	Vergewissern Sie sich, dass alle obligatorischen Felder (in der Vorlage durch rote und orangefarbene Spaltennamen gekennzeichnet) ausgefüllt sind. Hinweis Wenn Sie keine Daten in die Pflichtfelder eingeben, wird die Reihe nicht verarbeitet.
Daten sind ungültig.	Stellen Sie sicher, dass die Daten in Textfeldern gültig sind und die maximale Feldlänge nicht übersteigen: 255 Zeichen. Rich-Text-Felder weisen keine Zeichengrenzen auf.
Die Datenwerte sind ungültig oder stimmen nicht mit den Dropdown-Werten überein.	Beispiel: Der Wert für die Felder received und sendRecurrentNotifications im Blatt Requests muss True oder False sein.
Ungültige Felder in der Vorlage.	Fügen Sie der Vorlage keine neuen Felder hinzu. Entfernen Sie keine Felder aus der Vorlage.
Die Vorlage hat nicht das erwartete Format.	Vergewissern Sie sich, dass das Dateiformat .xlsx ist.
Ungültige Arbeitsblattnamen.	Ändern Sie nicht den Namen des Arbeitsblatts.
Die Sitzung ist abgelaufen.	Aktualisieren Sie die Seite und versuchen Sie den Upload erneut.
Möglicherweise ist die Sitzungs-ID ungültig.	Stellen Sie sicher, dass Sie eine Websitzungs-ID verwenden.