Dokumentation anfordern

Von Geschäftsinhabern und Interessengruppen Dokumente anfordern und relevante Diskussionen in der Projekte-App speichern.

Funktionsweise

Um Dokumentation anzufordern, fügen Sie eine Anfrage hinzu und weisen diese der entsprechenden Person zu. Nach der Zuweisung erhält die Person eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den sie auf die Anfrage zugreifen kann. Sie hat die Option, einen Anhang hinzuzufügen oder einen Kommentar einzugeben.

Wenn die zugewiesene Person eine Anfrage aktualisiert, erhält der Antragssteller eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie können die Diskussion mit der Person entweder fortsetzen, indem Sie zusätzliche Dateien anhängen oder einen Kommentar eingeben, oder die Anfrage schließen.

Beispiele

Anfragebeispiele

Entnehmen Sie der folgenden kurzen Liste einige unterschiedliche Dokumentationstypen, die häufig von Geschäftseigentümern angefordert werden:

  • Abschreibungspläne für Anlagevermögen
  • Ein Liste neu eingestellter und gekündigter Mitarbeiter des letzten Jahres
  • Eine Liste der Benutzerkonten mit einem Super-Admin-Zugriff auf das ERP-System
  • Die Ergebnisse des Self-Assessments für eine Transaktionsauswahl
  • Firewall-Netzwerkdiagramme
  • Dokumente über das Schließen von Büchern

Mit Anfragen arbeiten

Die folgende Tabelle beschreibt die Bereiche, in denen Sie in der Projekte-App mit Anfragen arbeiten können.

Bereich Beschreibung Informationen
Anfragekonsole Sie können eine neue Anfrage schnell hinzufügen, eine bestehende Anfrage aktualisieren und zu einer Anfrage gehörende Anhänge anzeigen oder herunterladen. Anfragen hinzufügen
Massenimportprogramm in Launchpad Sie können einen Massen-Upload von Anfragen in ein Projekt durchführen. Massenimport von Anfragen
Seite „Anfragenverfolgung“

Sie können neue Anfragen hinzufügen, bestehende Anfragen aktualisieren, zur Anfrage gehörende Anhänge anzeigen oder herunterladen und alle Anfragen innerhalb des Projekts überwachen.

 Anfragen verwalten
Aufgabenverfolgung

Sie können alle Aufgaben, Anfragen und Reviews für alle Projekte innerhalb der Diligent One-Instanz überwachen.

Zuständigkeit für Anfragen zuweisen

Sie können bestimmen, wer Zugriff auf eine Anfrage hat, indem Sie eine Person als Eigentümer zuweisen. Wenn zusätzliche Personen zu einer Anfrage beitragen sollen, können Sie diese in der Anfrage in das Feld „CC” eintragen.

Hinweis

Eigentümer und Mitwirkende von Anfragen müssen nicht als Benutzer zu einer Diligent One-Instanz hinzugefügt werden.

Hinweise

  • Begriffe der Benutzeroberfläche können angepasst werden, und auch Felder sowie Registerkarten sind einstellbar. In Ihrer Instanz von Diligent One können einige Begriffe, Felder und Registerkarten unterschiedlich sein.
  • Wenn ein erforderliches Feld leer bleibt, wird Ihnen eine Warnmeldung angezeigt: Dieses Feld ist obligatorisch. Einige benutzerdefinierte Felder verfügen möglicherweise über Standardwerte.

Dokumentation von der Personalabteilung anfordern

Szenario

Sie müssen zusätzliche Informationen aus der Personalabteilung über Mitarbeiter einholen, die während des letzten Jahres eingestellt wurden.

Prozess

Sie senden eine Anfrage an die Personalabteilung, in der Sie um eine Liste der neu eingestellten Mitarbeiter bitten:

  • Anfrager IhrName
  • CC Keine
  • Beschreibung Eine systemgenerierte Liste der Mitarbeiter, die während des Prüfungszeitraums eingestellt wurden (eine Stichprobe wird zur Testung ausgewählt)
  • Quelle Kontrolltest
  • Eigentümer Personalabteilung
  • Fälligkeitsdatum 02.04.18
  • Status Offen

Ergebnis

Die Personalabteilung erhält die Anfrage und kann Ihnen die erforderliche Dokumentation durch Anhängen einer Datei bereitstellen.

Benachrichtigungen

Im Zusammenhang mit Anfragen gibt es zwei Arten von Benachrichtigungen:

  • E-Mail-Benachrichtigungen
  • Benachrichtigungen innerhalb der Projekte-App

E-Mail-Benachrichtigungen

Sobald Sie eine Person als Eigentümer der Anfrage festlegen oder als Mitwirkende in das CC-Feld einschließen, erhalten diese Personen eine E-Mail-Benachrichtigung.

Benachrichtigungen innerhalb der Projekte-App

Anfrager, Eigentümer der Anfrage und Benutzer, die auf CC gesetzt wurden, werden über neue Anhänge () und Kommentare () auf der Seite Anfragenverfolgung und Aufgabenverfolgung benachrichtigt.

Die Benachrichtigung über neue Anhänge im Anfragebereich wird als Büroklammer mit rotem Punkt dargestellt ().

Wiederkehrende Erinnerungen versenden

Wenn Sie wiederholte Erinnerungen in Bezug auf Anfragen verschicken müssen, können Sie konfigurieren, wie oft E-Mail-Benachrichtigungen an Eigentümer von Anfragen und an CC-Personen geschickt werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie unter Wiederholte Anfrageerinnerungen versenden.

Gesperrte Anfragen

Wenn ein Abschnitt durch einen anderen Benutzer über Offline-Projekte oder Diligent One für iPad ausgecheckt ist, können Anfragen innerhalb des Abschnitts nur gelesen werden.

Gesperrte Anfragen sind auf der Seite Anfragenverfolgung und in der Aufgabenverfolgung neben der jeweiligen Anfrage durch ein Schlosssymbol  zu erkennen.

Sicherheitsfunktionen

Um sicheren und angemessenen Zugriff auf Anfragen zu gewährleisten, implementierte Diligent eine Reihe von Sicherheitsfunktionen.

Tokenisierte URL

Für jede Anfrage wird automatisch ein Anfragelink als tokenisierte URL erzeugt. Die tokenisierte URL besteht aus einer Kombination aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.

Hinweis

Die tokenisierte URL ist absichtlich als Schutzmaßnahme beim Datenzugriff komplex.

Achtung

Da die tokenisierte URL wie ein Kennwort funktioniert, ist es wichtig, dass Sie die URL nicht weitergeben und ihre Sicherheit schützen. Geben Sie die tokenisierte URL nicht an Dritte weiter.

Zugewiesener Zugriff

Sobald eine Anfrage zugewiesen wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung an den Befragten mit einem Link verschickt, über den er auf die Anfrage zugreifen kann.

  • Wenn Sie eine Anfrage einem Benutzer mit der Rolle „Mitwirkender Manager“, „Mitwirkender Tester” oder „Mitwirkender Benutzer“ zuweisen, müssen Sie auf den Link in der E-Mail klicken und sich mit Ihren Anmeldeinformationen für Launchpad anmelden, bevor Sie auf die Anfrage zugreifen können. Von Projekten gesendete E-Mail-Benachrichtigungen leiten Diligent One-Benutzer zur Bewertungen-App um. Jede Karte innerhalb der Bewertungen-App enthält einen Link, der Sie zurück zur Projekte-App führt. Benutzer, die nicht bei Diligent One registriert sind, erhalten eine öffentliche URL.
  • Wenn Sie eine Anfrage einer Person zuweisen, bei der es sich um einen nicht lizenzierten Benutzer handelt, wird dieser Person per E-Mail ein öffentlicher Link für den Zugriff auf die Anfrage zugeschickt.

Beschränkungen

Wenn der Befragte auf den Link in der E-Mail klickt, wird er auf die Detailseite der Anfrage umgeleitet und kann nur die folgenden Aktionen durchführen:

  • Anhänge hochladen oder anzeigen
  • Kommentare anfügen
  • Die folgenden Felder anzeigen: Anfrager, Beschreibung, Kontakt, Fälligkeitsdatum und Status.

Ablauf von Anfragelinks

Der Link für den Zugriff auf die Anfrage läuft ab, wenn

  • der Benutzer, der die Anfrage zugewiesen hatte, aus dem Projekt entfernt wird,
  • ein Projekt archiviert oder gelöscht wird
  • eine Anfrage wird einem anderen lizenzierten oder nicht lizenzierten Benutzer zugewiesen
  • eine Anfrage gelöscht wird.
  • eine Anfrage geschlossen wird.
    Hinweis

    Wenn die Anfrage erneut geöffnet wird, können Sie der jeweiligen Person eine neue Benachrichtigung zuschicken, wodurch automatisch ein neuer Link für die Anfrage erstellt wird.